城市公立醫(yī)院綜合改革與檔案管理工作

福建省腫瘤醫(yī)院游昌財

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城市公立醫(yī)院綜合改革與檔案管理工作

福建省腫瘤醫(yī)院
游昌財

[摘要]該文從城市公立醫(yī)院綜合改革的背景和重點任務，確定城市公立醫(yī)院綜合改革檔案的歸檔范圍，實行統(tǒng)一管理，分析當前城市公立醫(yī)院綜合改革檔案管理中存在的檔案管理和服務意識不強、檔案信息資源難以整合利用、檔案信息化工作沒有統(tǒng)一規(guī)范等主要問題，并提出相關(guān)對策和措施。

[關(guān)鍵詞]公立醫(yī)院 綜合改革 檔案管理

2010年2月以來，我國先后確定了100個公立醫(yī)院改革國家聯(lián)系試點城市，現(xiàn)在大多數(shù)地區(qū)已全面啟動綜合改革。城市公立醫(yī)院改革的不斷深入和拓展，給涉及改革的相關(guān)部門和醫(yī)院的格局和利益帶來調(diào)整和影響，同時也給檔案工作提出新內(nèi)涵和新要求。面對新形勢，相關(guān)檔案管理工作者如何去適應挑戰(zhàn)、抓住機遇，是當前我們所面對的新任務、新課題。筆者結(jié)合近年來自身工作實踐，就加強城市公立醫(yī)院綜合改革檔案管理作些初步探討。

1 城市公立醫(yī)院綜合改革的背景和重點任務

1.1 改革背景

公立醫(yī)院是我國醫(yī)療服務體系的主體，城市公立醫(yī)院(地級市轄區(qū)及以上城市公立醫(yī)院)在基本醫(yī)療服務提供、急危重癥和疑難病癥診療、培養(yǎng)醫(yī)療衛(wèi)生人才等方面發(fā)揮著重要的、不可替代的作用，是解決群眾看病難、看病貴問題的主戰(zhàn)場。推進城市公立醫(yī)院綜合改革是深化醫(yī)改的重要任務，也是一項長期而又艱巨復雜的系統(tǒng)工程。城市公立醫(yī)院綜合改革涉及管理體制、運行機制、補償機制、人事和分配制度等諸多方面，既需要公立醫(yī)院內(nèi)部綜合改革，又需要外部配合支持，還要與醫(yī)保制度、藥品供應保障、基層綜合改革等工作緊密銜接，是醫(yī)改中最難啃的“硬骨頭”。2010年2月，經(jīng)國務院常務會審議通過，原衛(wèi)生部等5部門聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于公立醫(yī)院改革試點的指導意見》(衛(wèi)醫(yī)管發(fā)(2010)20號)，在全國確定了17個國家聯(lián)系試點城市，城市公立醫(yī)院改革試點工作正式啟動。2014年4月，國家衛(wèi)生計生委、財政部、國務院醫(yī)改辦聯(lián)合印發(fā)通知，新增了第二批17個國家聯(lián)系試點城市。2015年，城市公立醫(yī)院綜合改革試點地區(qū)擴大到100個地級以上城市[1]。

1.2 重點任務

城市公立醫(yī)院改革重點任務包括7個方面：一是改革公立醫(yī)院管理體制。建立高效的政府辦醫(yī)體制，完善多方監(jiān)管機制。二是建立維護公益性、調(diào)動積極性、保障可持續(xù)的公立醫(yī)院運行新機制。三是強化醫(yī)保支付和監(jiān)控作用。深化醫(yī)保支付方式改革，逐步提高保障績效。四是建立符合醫(yī)療行業(yè)特點的人事薪酬制度。深化編制人事制度改革，合理確定醫(yī)務人員薪酬水平，強化醫(yī)務人員績效考核。五是構(gòu)建各類醫(yī)療機構(gòu)協(xié)同發(fā)展的服務體系。推進社會力量參與公立醫(yī)院改革，強化分工協(xié)作機制，加強人才隊伍培養(yǎng)和提升服務能力。六是推動建立分級診療制度。構(gòu)建分級診療服務模式，完善相應的醫(yī)保政策。七是加快推進醫(yī)療衛(wèi)生信息化建設。加強區(qū)域醫(yī)療衛(wèi)生信息平臺建設，推進醫(yī)療信息系統(tǒng)建設與應用。

2 城市公立醫(yī)院綜合改革檔案的歸檔與管理

2.1 確定歸檔范圍

城市公立醫(yī)院改革歸檔范圍可以考慮從以下幾方面入手：

（1）組織領(lǐng)導、工作機制和輿論宣傳，領(lǐng)導批示，人大建議、政協(xié)提案答復，領(lǐng)導小組有關(guān)會議記錄、會議紀要等材料。

（2）指導意見、實施方案及相關(guān)配套文件，大事 記、宣傳單、簡報、階段性工作的總結(jié)。

（3）各級領(lǐng)導、專家指導、評估、考核、督導檢查工作的講話、指示等材料。

（4）本單位的文件、工作部署、記錄等以及向上級機關(guān)報送的總結(jié)匯報、形勢分析等材料。

（5）改革的好經(jīng)驗、好做法、交流材料等及有關(guān)人員問責處分材料。

（6）改革中形成的照片、錄音帶、錄像帶等聲像材料。

（7）公立醫(yī)院內(nèi)部加強管理和改革如財務會計、服務管理、信息公開等材料。

（8）社會資本辦醫(yī)等與城市公立醫(yī)院改革相關(guān)的其他材料。

2.2 實行統(tǒng)一管理

從城市公立醫(yī)院改革重點任務可以看出，城市公立醫(yī)院改革主要涉及組織、編制管理、人事、發(fā)改（物價）、財政、衛(wèi)生、醫(yī)保等部門，這些部門和單位形成的城市公立醫(yī)院綜合改革檔案應由其所在部門和單位的綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。把在工作中自身形成的和上級下發(fā)的改革業(yè)務性文件和資料等各種文件材料進行統(tǒng)一歸檔。一是把以紙質(zhì)為載體的體制機制改革材料，通過收集、整理、加工等程序，進行編號后用專門的檔案裝具（盒、柜）存放。排列順序一般為：領(lǐng)導批示、請示、處理單、調(diào)研報告、督查報告及調(diào)研督查過程中的有關(guān)材料。二是把數(shù)字檔案一并歸檔，對以光盤、硬盤等新型介質(zhì)為載體的相關(guān)改革內(nèi)容檔案進行歸檔。按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并復制拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文、電子公文的存儲載體一同歸檔，使兩者建立互聯(lián)，做好準確、可靠的標識關(guān)系，按照年度、類目進行壓縮、拷貝，并貼上標簽統(tǒng)一存檔。

3 存在的主要問題

3.1 檔案管理和服務意識不強

目前城市公立醫(yī)院改革相關(guān)部門和醫(yī)院偏重于硬件設施投入，輕機制建設和管理，對相關(guān)檔案的整理、歸檔等管理工作不夠重視，存在歸檔不及時、材料不全、保管不當、交接不清等現(xiàn)象，部分管理人員未充分認識到檔案管理的重要性及敏感性。部分機關(guān)單位，由于辦公條件限制，沒有獨立的檔案庫房，有的單位將檔案隨意存放在雜物間，未采取防范措施，保管條件極為簡陋，存在較大安全隱患。有些單位檔案管理人員不足、綜合素質(zhì)不高、服務意識不強，未能實現(xiàn)檔案的專門管理，多數(shù)單位的檔案人員為兼職，更換頻繁，檔案管理的交接工作沒有做好，出現(xiàn)新人不管舊賬情況。

3.2 檔案信息資源難以整合利用

城市公立醫(yī)院改革涉及面廣，各個部門和單位形成的檔案資料分散在檔案形成部門，也主要是為本單位領(lǐng)導和本單位工作服務。盡管檔案法律法規(guī)要求部門檔案要按規(guī)定及時移送到各級國家檔案館，以便及時向社會公眾開放。但在實際工作中，一些部門形成的檔案資料的移送，并沒有得到較好地執(zhí)行，使得檔案資料不能及時地與社會公眾見面。由于受到行政管理部門條條和塊塊的分割，城市公立醫(yī)院改革檔案信息資源不系統(tǒng)、不完整，各級檔案部門也難以做好涉及這些改革檔案信息的整合工作，更難以構(gòu)建覆蓋全體城鄉(xiāng)居民的醫(yī)改檔案信息資源庫。這與經(jīng)濟社會發(fā)展的要求相比，與信息時代發(fā)展的趨勢相比，與人民群眾不斷提高的服務需求相比，很不協(xié)調(diào)、不適應。

3.3 檔案信息化工作沒有統(tǒng)一規(guī)范

目前，許多醫(yī)改部門和單位在檔案數(shù)字化過程中忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設，使檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為深化醫(yī)改服務的有力支撐。主要表現(xiàn)在：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃，軟件通用性、實用性嚴重不足，檔案信息規(guī)范化分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；缺乏技術(shù)支持、系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡技術(shù)支撐；醫(yī)改檔案信息交流的范圍和程度受到制約，直接影響著檔案信息化建設的步伐。[2]由于沒有統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標準規(guī)范，而且對開展檔案信息化建設缺乏系統(tǒng)指導和培訓，涉及醫(yī)改的有關(guān)部門和單位開展信息化建設只好各自為政，各行其是，導致信息化推進緩慢，也為檔案數(shù)字信息的長期保管、快速查找和交流留下后患。

4 對策措施

4.1 加強檔案管理制度健全和監(jiān)督指導

4.1.1 建立健全檔案管理制度。城市公立醫(yī)院改革有關(guān)部門和單位要制定好本單位改革文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期表，建立檔案人員崗位責任制、歸檔、檔案保管、保密、借閱利用、銷毀鑒定等管理制度，保障檔案工作制度化、規(guī)范化、科學化。加大檔案經(jīng)費投入，改善檔案工作條件，切實解決檔案工作中存在的實際問題，成立綜合檔案室，改善檔案工作環(huán)境，保證機關(guān)檔案工作的順利開展。

4.1.2 加強檔案工作監(jiān)督指導。城市公立醫(yī)院綜合改革有關(guān)單位系統(tǒng)內(nèi)部要做好檔案工作監(jiān)督指導工作，尤其是醫(yī)改辦、衛(wèi)生計生、財政、發(fā)改、人力資源社會保障、編辦等部門要加強對本系統(tǒng)改革檔案工作的監(jiān)督指導，督促檔案管理人員及時完成接收任務，將檔案工作列入年度績效考核，進行系統(tǒng)內(nèi)部案卷質(zhì)量檢查。同時，檔案行政管理部門要委派專人定期到有關(guān)部門監(jiān)督檢查檔案管理制度、工作機制執(zhí)行情況，嚴格工作考核標準，確保綜合改革檔案歸檔完整、準確。

4.2 加快推進檔案資源整合和共享共用

4.2.1 高度重視城市公立醫(yī)院綜合改革與檔案資源整合。城市公立醫(yī)院綜合改革綜合性、系統(tǒng)性、協(xié)同性強，改革檔案因其資料的連續(xù)性、地域性，相互關(guān)聯(lián)密切，需要逐步整合，統(tǒng)一納入檔案資源體系，實現(xiàn)共享共用，最大限度發(fā)揮其存在的社會經(jīng)濟效益。這就要求通過對城市公立醫(yī)院改革檔案進行物理資源整合、數(shù)據(jù)資源整合、應用系統(tǒng)整合等方式，進一步理順檔案行政管理部門與有關(guān)部門在專業(yè)檔案工作中的關(guān)系，建立以檔案行政管理部門為主體，各有關(guān)部門配合的檔案監(jiān)管體制，變專業(yè)檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館集中統(tǒng)一管理，最大限度地優(yōu)化配置檔案資源和發(fā)揮其作用。

4.2.2 積極推動城市公立醫(yī)院綜合改革檔案資源共享共用。城市公立醫(yī)院綜合改革是對醫(yī)療衛(wèi)生體制的創(chuàng)新和改革，涉及改革的部門和醫(yī)院檔案工作者要順應改革的發(fā)展和要求，樹立檔案資源開發(fā)利用觀念，積極拓展工作服務范圍，適應改革新常態(tài)，創(chuàng)新管理意識和管理能力，各級醫(yī)改辦（體改部門）檔案人員要做好檔案收集歸檔工作，注意統(tǒng)一收集文書檔案、聲像、實物檔案，并統(tǒng)一管理，不可只重視文書檔案，而忽視聲像、實物檔案。加強醫(yī)改檔案的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

4.3 加大檔案信息化建設和人才培養(yǎng)力度

4.3.1 構(gòu)建信息化模式管理下的檔案管理工作。檔案信息化是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化、科學化的重要支撐。推進檔案信息化工作，有利于高效便捷查檔，為方便利用檔案提供強有力的技術(shù)保障。在保證檔案基礎設施建設的前提下檔案，應加大對高科技信息化設備投入，安裝檔案軟件，購置專用檔案軟件網(wǎng)絡，配置掃描儀、計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全文檔案數(shù)字化，逐步將本單位檔案進行全文數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫。城市公立醫(yī)院還可對病歷檔案進行全文數(shù)字化處理。

4.3.2 加大檔案人才培養(yǎng)培訓力度。醫(yī)改各相關(guān)單位和醫(yī)院要創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有管理基礎和專業(yè)技能的檔案人才，組織檔案管理人員充分運用網(wǎng)上培訓、實地集中培訓等各種有效形式，培養(yǎng)培訓一批檔案人才，不斷提高檔案管理能力，為檔案信息化建設提供人才支持。要讓檔案人才留住，還應建立適合人才發(fā)展的人事薪酬制度和激勵機制，適當提升檔案工作人員的薪酬待遇，充分調(diào)動他們的積極性。

參考文獻:

[1] 國務院醫(yī)改辦.關(guān)于城市公立醫(yī)院綜合改革試點的指導意見政策問答, 2015.

[2] 游昌財.“十二五”期間推進醫(yī)改檔案信息化建設的思考[J].海峽科學，2012 （4）：45.