提升檔案服務能力建設的探索思考

戈妍妍

摘 要：高校的檔案工作是高校工作中的一個重要部分，為高校的改革與發(fā)展提供了重要的服務保障與支撐作用。本文闡述了信息化時代高校檔案工作服務創(chuàng)新的意義，從筆者所在檔案館的現(xiàn)狀出發(fā)，對檔案信息化下服務轉(zhuǎn)變及創(chuàng)新進行了深入探索思考。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化；服務

當今時代，信息技術(shù)的觸角已延伸到了社會的各個領(lǐng)域，涉及全社會人員工作、生活的方方面面，伴隨著這股信息化浪潮的沖擊，數(shù)字化校園已經(jīng)成為我國高校發(fā)展的一大趨勢。數(shù)字化校園建設也給高校檔案建設和發(fā)展帶來了新的機遇，高校檔案館應如何抓住機遇，提高服務能力，是所有高校檔案工作人員必須認真思考的問題。

1 我館檔案管理現(xiàn)狀

目前我館大力開展以檔案目錄級數(shù)據(jù)庫建設、檔案全文數(shù)據(jù)庫建設以及館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描為重點的檔案信息化基礎工作。2010年開始，我館開始通過網(wǎng)絡在線接收我校應屆碩士學位論文全文。與此同時，我們還不斷加強檔案館專屬網(wǎng)站建設，為檔案利用者提供一個檔案信息服務的重要平臺。為了更好的服務用戶，我們提供電話預約和網(wǎng)絡預約查詢服務，對于不方便及時到館拿取檔案的外地檔案利用者，我們還提供了郵寄快遞服務。通過我們的不斷努力，盡量使檔案利用者有檔可查，查詢方便。

因為檔案館管理服務水平和管理條件的限制，檔案信息的提供程度、利用方式等方面還落后于當今社會高速信息化發(fā)展的需求：

一方面，檔案館無法實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索與利用服務，檔案館網(wǎng)站僅僅能提供有限類別檔案的題錄信息檢索，并不能提供具體檔案的信息檢索。為了具體檔案的查詢，檔案用戶仍需要親自到檔案館進行查閱。盡管我館已完成了部分檔案的數(shù)字化掃描工作，由于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲的問題，而不能很好的建立全文數(shù)據(jù)檢索庫，即使某些檔案全文已作為附件上傳到“南大之星檔案管理系統(tǒng)”中，但由于該系統(tǒng)不具備OCR識別和全文檢索功能，導致不能向用戶提供全文檢索服務。

另一方面，由于紙質(zhì)檔案從整理到入庫需要一定的時間周期，處在這一時期的檔案既無檔號可查，也沒有切實可行的檢索機制，而相應的電子檔案又得不到實時、全面、有效的采集，使得用戶對這些檔案及時利用的需求得不到滿足。

2 信息化背景下高校檔案館信息服務工作的發(fā)展方向

2.1 優(yōu)化館藏質(zhì)量，為服務工作提供資源基礎

館藏是檔案館的基礎，豐富館藏數(shù)量、優(yōu)化館藏質(zhì)量是提升檔案館信息服務能力的資源保障。豐富館藏應該廣泛收集、征集與利用者切身利益相關(guān)的、需求量大的檔案、名人檔案名人日記、書信、手稿、照片等。通過購買、接受捐贈等形式收集各種歷史記錄，這樣，我們檔案館的檔案才真正做到了“有血有肉”，豐富的館藏為檔案館贏得了大批利用者，使其成為真正的檔案館。但豐富館藏，絕非無區(qū)別地盲目收藏。豐富館藏數(shù)量的同時要注意優(yōu)化館藏質(zhì)量，改善館藏結(jié)構(gòu)。檔案館應征集最為需要又具有特色的檔案，這樣才能為提升檔案館信息服務能力。

2.2 對內(nèi)提高服務能力

高校檔案館是為學校的行政、教學、科研提供信息服務的部門。隨著數(shù)字化的不斷發(fā)展以及辦公自動化的實現(xiàn)，學校各個行政部門、教學單位、科研機構(gòu)以及師生個人等要求檔案信息公開，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化服務的呼聲越來越高。因此，高校檔案館必須改變傳統(tǒng)的信息服務模式，變被動服務為主動服務，根據(jù)用戶的需求提高服務能力，拓展服務空間。提高檔案信息的收集和整理能力，提高館藏檔案的數(shù)據(jù)庫建設能力，深入挖掘館藏檔案信息資源，根據(jù)用戶需求構(gòu)建特色數(shù)據(jù)庫，提供個性化服務，使高校檔案館成為高校信息資源庫中的重要組成部分，便于高校檔案利用主體能夠在任何時間、任何地點利用高校檔案信息資源。

2.3 對外拓展服務功能

高校檔案館既是所在單位的內(nèi)部機構(gòu)，又有義務承擔著公共檔案館的某些職能。因此，我們應加大向社會公眾開放的程度，拓展檔案信息的社會服務功能。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟、科技的發(fā)展，高校與外界聯(lián)系日益增多，逐步形成了校外用戶群體，包括歷屆畢業(yè)生、外調(diào)人員、兄弟院校和外事部門等。用戶范圍的擴大打破了以往服務對象單一的局面。特別是在信息化的背景下，社會對高校檔案信息需求呈現(xiàn)出社會化廣泛化的特征。這就要求高校檔案館要遵循時代的要求，主動拓展服務功能。根據(jù)自身的優(yōu)勢和特點，對外擴展信息服務內(nèi)容，如學歷認證服務、出具檔案證明、科研成果推廣應用服務以及檔案寄存、轉(zhuǎn)遞等服務。為了全面拓展檔案服務功能的公共性，我們需要改善我們現(xiàn)有的服務手段。要樹立服務群眾的理念，可采取以下措施：合理解密降密，減少開放禁區(qū)，向高校師生、校友、畢業(yè)生開放珍貴檔案；合理放寬對檔案利用的限制，簡化手續(xù)、改善服務，讓更多的人走進檔案館的大門；開展已公開的現(xiàn)行業(yè)務、跟蹤服務；舉辦主題展覽、專題史料展覽等，增強大家的檔案意識，為檔案館與公眾搭建溝通的橋梁。

2.4 樹立現(xiàn)代化服務理念

樹立以提供檔案信息服務質(zhì)量、效率和能力作為檔案館服務水平標準的觀念。樹立超前意識、參與意識，服務意識；現(xiàn)代化的服務理念要求我們不僅僅要具備高水平的專業(yè)檔案知識和計算機網(wǎng)絡技術(shù)，還要培勤勤懇懇、愛崗敬崗的職業(yè)道德，發(fā)揚吃苦耐勞、無私奉獻、積極進取的精神；與時俱進，不斷的學習并應用新知識，不斷提高自身素質(zhì)，只有這樣，通過廣大檔案館人員的辛勤勞動和不懈努力，才能使檔案館的服務功能得以有效實現(xiàn)。

2.5 建立健全數(shù)字檔案信息資源庫

應積極建立局域網(wǎng)乃至互聯(lián)網(wǎng)，為公眾提供更方便的在檔案管理中的應用。利用現(xiàn)代化技術(shù)和手段，使檔案信息可以存儲在光盤和磁盤上供使用者利用，也可將檔案信息公布在網(wǎng)站上供利用者檢索查閱，這些服務方式的實現(xiàn)都是以數(shù)字檔案信息資源庫作為基礎，逐步實現(xiàn)全文檢索，為使用者提供極大的便利，這是提升高校檔案服務能力的強有力的手段。

3 結(jié)論

高校檔案管理工作在信息化時代必須要走創(chuàng)新與變革的道路。高校檔案工作者應以積極向上的工作服務態(tài)度認清形勢，搶抓機遇，迎接挑戰(zhàn)，加快高校檔案管理技術(shù)與管理方式的創(chuàng)新步伐。

參考文獻

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