淺析建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題及改進(jìn)對策

黃思梅

摘 要：當(dāng)前我國部分建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過程中存在著“檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展水平相脫離”的問題，筆者認(rèn)為之所以會(huì)出現(xiàn)這樣的問題，一是由于相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)負(fù)責(zé)人對于檔案管理的重要性缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)知，二是缺乏專業(yè)的檔案管理人才。對此，本文將針對這兩方面原因以及由此生成的問題與現(xiàn)象，分別從四個(gè)角度提出針對性的解決措施，望能促使建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性之所在，從細(xì)微之處做起，提升檔案管理能力和工作水平。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目檔案管理；信息化建設(shè)；檔案管理進(jìn)程

隨著我國當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升以及市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，傳統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目在投資、開發(fā)、管理以及建設(shè)等方面也出現(xiàn)了一系列的變化，而這些變化也促使相應(yīng)環(huán)節(jié)當(dāng)中的檔案管理工作也必須面對社會(huì)現(xiàn)狀，有所調(diào)整和變革，有所發(fā)展與創(chuàng)新。

1 脫離項(xiàng)目發(fā)展客觀實(shí)際的問題呈現(xiàn)

（一）缺乏高水平的專屬項(xiàng)目檔案管理人才

當(dāng)前我國從事建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的人員當(dāng)中，普遍存在著整體素質(zhì)不高的現(xiàn)象。因?yàn)楹芏囗?xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案管理工作缺乏清晰和準(zhǔn)確的認(rèn)知，片面認(rèn)為其只是簡單的收集資料、歸納整理類的行政工作，誤以為任何人都可以勝任，導(dǎo)致該崗位真正意義上對于建筑學(xué)、工程學(xué)甚至造價(jià)成本管理有所理解的寥寥無幾。所以現(xiàn)有的檔案管理工作并不能真正意義上服務(wù)于項(xiàng)目建設(shè)，以至于項(xiàng)目前期開發(fā)備案、工程施工、后期竣工驗(yàn)收、試生產(chǎn)使用等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的大量檔案文件，并不能得到很好而系統(tǒng)的歸納和分類，造成后期查找利用的困難；加上有的基層單位檔案人員變動(dòng)頻繁，項(xiàng)目資料缺乏持續(xù)有效的管理，于是很多項(xiàng)目在最終完成交工的時(shí)候，檔案資源七零八落、難以收拾，完整性也較差。

（二）檔案管理重視程度不足

建設(shè)項(xiàng)目管理人員對于檔案工作重視程度的缺乏除了表現(xiàn)在人才選擇和引入方面，還有在投入和管理方面的不以為然和無所作為。檔案管理作為建設(shè)項(xiàng)目過程中從頭相伴到尾的一項(xiàng)工作內(nèi)容，環(huán)環(huán)相扣、關(guān)聯(lián)性極強(qiáng)，竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)必然會(huì)影響到日后的銷售或生產(chǎn)使用、項(xiàng)目用地規(guī)劃必然會(huì)影響到后期的建筑規(guī)劃，土地開發(fā)必然會(huì)影響到之后的用地規(guī)劃，如果前一個(gè)環(huán)節(jié)投入的精力不足，那么后續(xù)工作必然將會(huì)以更加復(fù)雜、更加繁瑣的狀態(tài)展開，從而造成難以想象的成本消耗與浪費(fèi)。例如企業(yè)年檢或者資質(zhì)辦理時(shí)，需要用到大量的建設(shè)項(xiàng)目批復(fù)、規(guī)劃許可等文件，如果前期做好掃描件備份，那么后期整理報(bào)送材料即便可省時(shí)省力，否則臨時(shí)調(diào)檔，各種復(fù)印、資料收集，繁瑣且耗時(shí)。

另外，大部分項(xiàng)目從土地批復(fù)開始，整個(gè)建設(shè)期呈現(xiàn)出戰(zhàn)線之長，涉及施工隊(duì)伍之多、人口流動(dòng)頻繁的特點(diǎn)，這就導(dǎo)致了項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案資料的交接、轉(zhuǎn)移，管理人員直接的交接溝通，時(shí)常處于混亂無序的狀態(tài)，尤其是在沒有明確檔案管理交接轉(zhuǎn)移流程制度或者相關(guān)規(guī)定的時(shí)候，建設(shè)工程中項(xiàng)目對接人員的變動(dòng)、施工用料、設(shè)計(jì)圖紙和其它用料技術(shù)的變化不能夠?qū)崿F(xiàn)快速準(zhǔn)確的對接，故而項(xiàng)目建設(shè)過程中，因?yàn)闄n案管理權(quán)責(zé)不明確所引發(fā)的大量的工程變動(dòng)與更改失誤，一旦發(fā)生，將給整個(gè)項(xiàng)目造成巨大的損失。

2 針對建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的改進(jìn)策略

（一）創(chuàng)新檔案專業(yè)人才管理機(jī)制，加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。

項(xiàng)目檔案管理工作質(zhì)量如何歸根結(jié)底要由人來決定。要整體提高現(xiàn)有項(xiàng)目檔案隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平，可采取“培養(yǎng)現(xiàn)有人才，引進(jìn)專業(yè)人才”的方法。首要環(huán)節(jié)是加大檔案人才的培養(yǎng)力度，努力提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作人員的素質(zhì)。對現(xiàn)有的檔案人員，可以通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)提高檔案人員的敬業(yè)精神，不斷拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握管理項(xiàng)目檔案所需要的相關(guān)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能。同時(shí)引進(jìn)與培養(yǎng)相結(jié)合，要加強(qiáng)引進(jìn)檔案專業(yè)中高級人才，既要引進(jìn)有深厚檔案理論功底的科班出身的專業(yè)人員，也要考慮有項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專門人才。只有這樣，才能使企業(yè)檔案管理部門具有合理的人才結(jié)構(gòu)，以滿足新時(shí)期檔案工作的需要，為項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。此外，項(xiàng)目檔案的管理具有時(shí)間跨度較長、連續(xù)性較強(qiáng)、專業(yè)性要求較高等特點(diǎn)，應(yīng)制定合理的競爭機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，適當(dāng)提高項(xiàng)目檔案從業(yè)人才的待遇，吸引人才，留住人才，保證檔案從業(yè)人員的相對穩(wěn)定。

（二）提高對于檔案管理的重視程度，管理好與檔案產(chǎn)生的每一個(gè)項(xiàng)目環(huán)節(jié)的收、歸工作

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作貫徹項(xiàng)目建設(shè)的始終，因此對于項(xiàng)目管理者而言，要充分重視對其的管理工作，充分把握好項(xiàng)目“從無到有，從有到終”過程中所生成的所有重要文件的管理工作。而對于具體的管理人員而言，要基于建設(shè)項(xiàng)目的具體特征，根據(jù)其建設(shè)的固有規(guī)律，對整個(gè)建設(shè)過程做好統(tǒng)一、完整的規(guī)劃，對于能夠預(yù)料到的資料、文件及時(shí)收集、妥善管理；對于建設(shè)過程中非正常流程所形成的檔案，也要盡可能地收集、做好分類保管，因?yàn)檫@些“始料未及”的資料很有可能會(huì)成為日后項(xiàng)目驗(yàn)收或者項(xiàng)目改擴(kuò)建的重要資源，且與后續(xù)項(xiàng)目流程亦存在一定的關(guān)聯(lián)性。從細(xì)節(jié)來說，檔案管理工作者首先要從項(xiàng)目建設(shè)的初始階段介入到工程的各個(gè)方面，對項(xiàng)目文件進(jìn)行全生命周期的管理，做到“四同步”；其次，應(yīng)在合同中明確各方在基建檔案管理中的責(zé)任，以便其能夠準(zhǔn)確予以配合；再次，由于施工與檢查同步、收集與管理并存，檔案資料的收集是一個(gè)不斷豐富、不斷補(bǔ)充的過程，因此管理人員必須隨時(shí)隨地做好盤點(diǎn)整理、定期進(jìn)行抽查檢驗(yàn)，保持檔案的完整性、及時(shí)性和快速更新，以備不時(shí)之需。

（三）制定檔案管理制度，對項(xiàng)目進(jìn)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案生成與管理進(jìn)行有效規(guī)定

以筆者所在的石油化工行業(yè)的項(xiàng)目為例，其整個(gè)建設(shè)過程涉及到項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計(jì)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、竣工驗(yàn)收、試生產(chǎn)使用等多個(gè)環(huán)節(jié)的工作過程，而且多數(shù)情況下這些工作流程分屬于不同的團(tuán)隊(duì)，整個(gè)建設(shè)過程中，用料的更換、設(shè)計(jì)圖紙的調(diào)整、方案的選擇與實(shí)施，都不是僅靠一個(gè)團(tuán)隊(duì)就能決定或選擇的，而當(dāng)不同的團(tuán)隊(duì)共同來進(jìn)行一項(xiàng)內(nèi)容的變更和選擇時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生新舊檔案之間的交替，在這個(gè)過程中就需要制定完善的檔案管理制度，將交接人、經(jīng)手人、接收者進(jìn)行明確的安排以及工作內(nèi)容的說明，將檔案產(chǎn)生以及交接過程中所涉及到的方方面面進(jìn)行嚴(yán)格而明確的規(guī)定以及權(quán)責(zé)的落實(shí)。例如在項(xiàng)目檔案管理當(dāng)中，勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求，對歸檔文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。由于項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)具有動(dòng)態(tài)性，項(xiàng)目檔案就要相應(yīng)的進(jìn)行不斷的修改和補(bǔ)充，設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位要建立有效的控制措施，以確保在工程建設(shè)過程中文件版本的有效性。這樣做一來是保證對于項(xiàng)目建設(shè)的嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)，二來是避免個(gè)人決策失誤為項(xiàng)目建設(shè)帶來難以預(yù)估的損失。

（四）加強(qiáng)檔案管理的信息化進(jìn)程，提升工作效率和質(zhì)量

隨著當(dāng)前項(xiàng)目建設(shè)節(jié)奏頻率的不斷提升，檔案管理必須隨時(shí)保持一種便捷高效的狀態(tài)才能適應(yīng)快速發(fā)展的建設(shè)工程需求，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)成為了順勢之舉。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理最不便捷之處在于存儲(chǔ)需要占據(jù)大量的空間，以及查找使用時(shí)的不便，鑒于此筆者認(rèn)為，當(dāng)前建設(shè)項(xiàng)目的檔案存儲(chǔ)可以充分引入電子介質(zhì)，廣泛采用電子檔案、數(shù)字存儲(chǔ)、多媒體記錄、網(wǎng)絡(luò)查詢以及電子調(diào)閱等。比如國外諸多發(fā)達(dá)國家，項(xiàng)目建設(shè)的電子化檔案管理已經(jīng)成為一種全面普及和使用的管理方法，我國的建設(shè)項(xiàng)目可以與此進(jìn)行充分借鑒，在保障檔案信息安全的情況下，逐步實(shí)現(xiàn)信息化進(jìn)程，推動(dòng)項(xiàng)目建設(shè)的后勤后備工作更加快速、便捷地開展。

3 結(jié)論

綜上所述，項(xiàng)目檔案管理工作是輔助日后各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)展開的重要基礎(chǔ)，而為了使其能夠更好地服務(wù)于項(xiàng)目建設(shè)工作，檔案管理人員必須充分認(rèn)知其重要性，認(rèn)真跟蹤項(xiàng)目建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，讓不同步驟的檔案環(huán)環(huán)相扣、有效統(tǒng)一，依托現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，逐步推行檔案管理的現(xiàn)代化與信息化，在不斷推行和落實(shí)檔案管理制度的過程中，讓其真正意義上成為推動(dòng)項(xiàng)目建設(shè)的有力保障。

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