基于檔案數(shù)字化建設(shè)實踐與發(fā)展策略研討

摘 要：隨著社會的不斷進(jìn)步，我國的檔案建設(shè)工作也面臨了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，檔案管理工作一直是國家的基礎(chǔ)工作，為國家生產(chǎn)生活提供基礎(chǔ)的保障，檔案數(shù)字化建設(shè)是我國檔案管理工作的必然出路，有利于我國檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。文章簡要分析了檔案數(shù)字化的基本含義以及檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，在此基礎(chǔ)上闡述了我國檔案建設(shè)的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢，希望能夠為我國檔案數(shù)字化發(fā)展提供一些借鑒，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；建設(shè)；發(fā)展策略

我國在檔案數(shù)字化建設(shè)上已經(jīng)取得了相應(yīng)的成效，相繼建立了一些檔案系統(tǒng)等。但是，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識到，我國檔案數(shù)字化建設(shè)仍處于初始階段，未來要面臨的路很長，相關(guān)工作人員應(yīng)該積極應(yīng)對挑戰(zhàn)，積極參與到檔案數(shù)字化建設(shè)中去。

1 對檔案數(shù)字化與檔案數(shù)字化建設(shè)的理解

1.1 檔案數(shù)字化的含義

數(shù)字化技術(shù)是伴隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息通訊技術(shù)發(fā)展起來的，目前數(shù)字化技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，就是檔案數(shù)字化。在檔案管理中，將檔案的信息內(nèi)容以數(shù)字化的形式儲存在計算機(jī)系統(tǒng)程序中，將傳統(tǒng)的檔案中的文字、圖片、聲音等形式的數(shù)據(jù)以數(shù)字化的形式儲存于計算機(jī)信息系統(tǒng)中，節(jié)省了的能干儲存的實體空間，查找更加便捷、簡單、直觀，而且實現(xiàn)了檔案的共享性，更加利于檔案的調(diào)取，實現(xiàn)了信息資源的合理配置。

1.2 檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

在檔案數(shù)字化的應(yīng)用對象上來看，檔案數(shù)字化的具體對象主要包括兩個方面：（1紙質(zhì)檔案，我國原有的檔案管理模式主要是以紙質(zhì)形式體現(xiàn)的，存放于專門的檔案管理處，檔案數(shù)字化要求將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，上傳到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。（2目前我國許多高校。企事業(yè)單位都建立了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，檔案數(shù)字化要求檔案數(shù)據(jù)的真實、準(zhǔn)確、及時性，保障檔案信息數(shù)據(jù)的完整。

從檔案數(shù)字化的應(yīng)用程度上來看，檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容主要包括以下連個方面：（1建立一個檔案管理部門的目錄索引數(shù)據(jù)庫，方便檔案管理工作人員查找檔案，更加便捷化。（2建立檔案管理部門所管理的大男的全部內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫，包括目錄索引，使檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容更加全面。

從檔案數(shù)字化的應(yīng)用過程上來看，檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該包括檔案的收集、整理、上傳、存儲、查閱等方面，這些方面的工作需要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)技術(shù)的輔助，才能夠完成，在存儲工具上，可以選擇磁盤、硬盤、光盤等便于保存的存儲工具。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及意義

檔案在我國的日常生產(chǎn)與生活中具有重要的地位，于個人而言，檔案是學(xué)習(xí)生活的記錄，對學(xué)習(xí)工作具有重大意義。于社會而言，檔案是重要的社會信息資源，為日常的生產(chǎn)生活提供基本保障。檔案的數(shù)字化建設(shè)對我國數(shù)字信息時代的發(fā)展和知識經(jīng)濟(jì)時代的發(fā)展具有重要的意義，檔案數(shù)字化建設(shè)工作已經(jīng)成為我國檔案管理工作的重中之重，是當(dāng)下檔案建設(shè)管理工作的首要問題。

2.1 檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時代發(fā)展的迫切要求

伴隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，我國的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平和通信技術(shù)水平都有了迅猛的發(fā)展，我國社會也在其促進(jìn)下進(jìn)入了信息時代，人們的生活方式和工作方式也受到了影響，信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)生活中的各個領(lǐng)域，在這種背景下，檔案管理工作也必須向信息化靠攏，才能夠滿足人們?nèi)找嫣岣叩膶n案方面的需求。因此，檔案數(shù)字化建設(shè)是必然的，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比較，數(shù)字化檔案管理具有更加便捷、清晰、先進(jìn)等特點，更易于檔案信息資源的分享與利用，更符合時代的發(fā)展需求。

2.2 檔案數(shù)字化建設(shè)是社會發(fā)展的實際需要

檔案是我們學(xué)習(xí)、工作生活中最直接的表現(xiàn)，包含了我們學(xué)習(xí)生活中的一些具體數(shù)據(jù)、資料，以文字、圖片等形式表現(xiàn)在檔案記錄中，這些數(shù)據(jù)對我們的生活具有重要的作用，與此同時，這些數(shù)據(jù)也是重要的社會信息資源，的具有重要的社會價值。伴隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對檔案的準(zhǔn)確性、時效性、查閱的便捷性等有了更高的要求，在這種情況下，檔案數(shù)字化建設(shè)刻不容緩。檔案數(shù)字化有利于檔案的查取，不會損壞檔案，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入時，準(zhǔn)確、快速，增加了時效性，而且檔案的數(shù)字化管理有利于檔案的共享，方便有關(guān)部門及個人及時查閱更新的檔案數(shù)據(jù)信息，利于檔案管理工作。

2.3 檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

我國傳統(tǒng)的檔案管理儲存工作都是以紙質(zhì)形式體現(xiàn)的，往往儲存的信息量大、內(nèi)容多，導(dǎo)致儲存不便、時效性不高，由于年限問題，紙質(zhì)檔案的保存時間短、易受損，受損后不易恢復(fù)，在使用紙質(zhì)檔案時，查找、翻閱工作十分不便，浪費時間，與之相比，數(shù)字化檔案具有更多的優(yōu)點：（1儲存空間大。（2數(shù)字化檔案可以進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，在檔案丟失后，易于恢復(fù)，不會造成損失。（3數(shù)字化檔案在查找、翻閱時十分方便，利用計算機(jī)即可，沒有過多的繁瑣工作。

3 我國檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀與發(fā)展方向

3.1 我國檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

我國最早開始檔案數(shù)字化建設(shè)的地區(qū)是北京、天津、的、青島等地區(qū)，作為試點地區(qū)，這些城市在檔案數(shù)字化建設(shè)上的先進(jìn)性領(lǐng)先于我國其他地區(qū)，在目前這些地區(qū)已經(jīng)基本上實現(xiàn)了檔案數(shù)字化的建設(shè)，且標(biāo)準(zhǔn)化、準(zhǔn)確性、及時性、便捷性程度高。雖然我國的一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)已經(jīng)實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化建設(shè)，且水平較高，但仍應(yīng)清楚地認(rèn)識到，我國數(shù)字化檔案建設(shè)的總體水平不高，許多地區(qū)仍處在探索階段。

3.2 我國檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向與趨勢

在目前知識經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的前提下，我國人們對經(jīng)濟(jì)、社會的發(fā)展中的各種信息資源的需求越來越大，而且，數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，也相應(yīng)的推動了我國檔案建設(shè)的進(jìn)程，對檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，有利于我國檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，有利于保障檔案管理工作的質(zhì)量以及準(zhǔn)確性。檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為我國檔案建設(shè)工作的必然發(fā)展方向。目前檔案數(shù)字化建設(shè)可以選擇一些有經(jīng)驗的計算機(jī)行業(yè)公司來進(jìn)行外包作業(yè)，通過這些專業(yè)的部門進(jìn)行數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建設(shè)，這樣既節(jié)約人力，又能夠保障質(zhì)量，檔案數(shù)字化建設(shè)的外包已經(jīng)成為我國檔案數(shù)字化建設(shè)的主要發(fā)展趨勢。

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作者簡介

沈芳（1980-），女，湖北十堰，廊坊市人才交流中心。