淺議電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法

摘 要：電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制越來(lái)越被相關(guān)工作者所重視，本文從電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)控制出發(fā)，提出了電子信息檔案可能存在的風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)措施，希望能為以后的研究者提供一定的思路和啟蒙。

關(guān)鍵詞：電子信息檔案；風(fēng)險(xiǎn)控制；檔案管理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的今天，很多檔案信息都由紙質(zhì)版向電子信息檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，電子信息檔案固然存在很多優(yōu)勢(shì)，但是不可忽略的是電子信息檔案的潛在風(fēng)險(xiǎn)要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)紙質(zhì)版的檔案信息資源，而如何在電子信息檔案管理工作過(guò)程中加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制是相關(guān)工作和研究人員需要重視的問(wèn)題。

1 電子信息檔案的特點(diǎn)和功能

電子信息檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案相比具有方便、快捷、易于存儲(chǔ)、易于傳遞等特點(diǎn)，并且在查詢速度和準(zhǔn)確度方面更勝一籌。電子信息檔案主要具備以下功能：

1.1 復(fù)制

普通的檔案信息資源復(fù)制過(guò)程是十分繁瑣的，勞民傷財(cái)?shù)耐瑫r(shí)還有可能對(duì)原始的檔案信息造成不同程度的損壞，而電子信息檔案可以在短時(shí)間內(nèi)完成復(fù)制，用戶可以得到與原始檔案完全相同的備份資料，更具有快捷性和方便性，而且不會(huì)損壞原始數(shù)據(jù)。此外，檔案管理部門可以將電子檔案信息進(jìn)行各種格式的轉(zhuǎn)換，方便大眾的使用[1]。

1.2 傳輸

傳統(tǒng)的檔案信息資源存在傳輸?shù)恼系K，一方面檔案資料很難離開檔案管理部門，另一方面不同地域的不同用戶同時(shí)需要查閱檔案信息資源時(shí)還會(huì)面臨沖突的問(wèn)題，而電子信息檔案則解決了這一問(wèn)題，同一份檔案可以復(fù)制成多份后，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)向每一個(gè)需要的用戶同時(shí)傳遞，而且檔案館之間還可以建立一個(gè)資源共享的平臺(tái)，互通有無(wú)。

1.3 訪問(wèn)

以往的檔案資料無(wú)法通過(guò)有效的途徑向大眾進(jìn)行檔案資料的展示，而電子檔案信息管理部門可以將用戶需要的電子檔案信息資源直接發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)中供用戶進(jìn)行查看，用戶通過(guò)訪問(wèn)頁(yè)面的信息技術(shù)對(duì)所需的內(nèi)容進(jìn)行檢索和查閱，并且通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)查閱檔案還可以有效的解決不同時(shí)間不同地點(diǎn)的問(wèn)題，更符合現(xiàn)代用戶對(duì)于方便快捷的檔案信息資源訪問(wèn)的需求。

2 電子信息檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)不容忽視

如今信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，電腦和智能手機(jī)早已在大眾范圍內(nèi)完成了普及，而隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的閱讀和查找檔案的習(xí)慣也發(fā)生了翻天覆地的變化，人們更追求方便高效的查閱方式，因此，電子信息檔案也就順理成章的被廣泛的應(yīng)用。而在日常工作中我們發(fā)展電子信息檔案在為大眾帶來(lái)方便等優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)也存在很多不足之處，尤其是其具有很大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果不采取一定的措施進(jìn)行防范將會(huì)為檔案管理部門帶來(lái)不可逆轉(zhuǎn)的損失，因此電子信息檔案存在的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)是不容忽視的。相關(guān)工作人員需要采取一定的措施進(jìn)行提前的防范，并從根本上尋找方法來(lái)加強(qiáng)電子信息檔案的安全性[2]。

3 電子信息檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的逐漸成熟，信息技術(shù)的越來(lái)越完善，而電子信息檔案資源的形式也變得越來(lái)越多，電子信息檔案逐步從單一的文字記錄轉(zhuǎn)換成各種格式的多媒體檔案信息資源，而這一轉(zhuǎn)變?yōu)槿祟悗?lái)方便的同時(shí)也存在很多風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

3.1 硬件方面的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

工玉成其事必先利其器，沒(méi)有好的硬件支持電子信息檔案將會(huì)失去任何的安全和穩(wěn)定可言。電子檔案管理機(jī)構(gòu)的總機(jī)房、管理人員的辦公設(shè)備和整個(gè)檔案管理部門的工作環(huán)境都會(huì)直接或間接的帶來(lái)一定的影響。因此對(duì)于檔案管理部門的硬件設(shè)施必然會(huì)有一定的要求，以總機(jī)房為例，針對(duì)于總機(jī)房的工作溫度濕度以及三防工作是否到位，有無(wú)專門的人員進(jìn)行管理，機(jī)房出入處是否24小時(shí)全程無(wú)死角監(jiān)控，一旦出現(xiàn)危險(xiǎn)是否有備用機(jī)房承擔(dān)起電子信息檔案存儲(chǔ)的任務(wù)。這一系列的問(wèn)題看似平常，但是卻是整個(gè)電子信息檔案管理工作的基礎(chǔ)，因此硬件方面的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)于電子信息檔案的管理是是十分重要的[3]。

3.2 電子信息檔案管理制度存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

再好的管理者也需要一套完善的管理制度，電子信息檔案管理也不例外，沒(méi)有完善的電子信息檔案管理制度作為參考，那么將會(huì)給整個(gè)電子信息檔案管理工作帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)，一套嚴(yán)格的制度和軟件系統(tǒng)會(huì)輔助電子信息檔案工作者更好的對(duì)電子信息檔案進(jìn)行管理，消除由于管理的缺失而帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，除此之外，電子信息檔案管理制度還會(huì)對(duì)已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)提前做出預(yù)示，并給予合理的解決方案，而目前很多檔案管理機(jī)構(gòu)并沒(méi)有出臺(tái)一套標(biāo)準(zhǔn)化的電子信息檔案管理制度，因此，這一不完善將會(huì)為電子信息檔案管理帶來(lái)很大的風(fēng)險(xiǎn)[4]。

3.3 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)方便了人們的生活，沒(méi)有互聯(lián)網(wǎng)的存在，電子信息檔案也失去了它的意義，但是互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題是不容忽視的，如今病毒、木馬比比皆是，并且很多黑客的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也十分卓越，這些情況都給電子信息檔案的管理安全帶來(lái)一定的隱患，例如存在病毒毀壞原始的信息資源，木馬盜取涉密的電子信息檔案等種種問(wèn)題，因此在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下電子信息檔案的安全存在很多的風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 信息技術(shù)存在風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

電子信息檔案數(shù)據(jù)數(shù)字信息資源范疇，因此傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)無(wú)法滿足電子信息檔案對(duì)于信息技術(shù)的需求，而檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員大多數(shù)是檔案管理專業(yè)出身，并沒(méi)有掌握專業(yè)化的信息技術(shù)，因此在信息技術(shù)方面，電子信息檔案管理也存在很大的風(fēng)險(xiǎn)，例如工作人員缺乏一定的安全防范意識(shí)，對(duì)登錄帳號(hào)保護(hù)意識(shí)淡薄，對(duì)于殺毒軟件等使用不熟練等等，有時(shí)可能一個(gè)工作人員的簡(jiǎn)單的操作失誤就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)信息系統(tǒng)的崩潰，從而給不法分子可乘之機(jī)。

4 針對(duì)電子信息檔案管理存在風(fēng)險(xiǎn)的控制方法

風(fēng)險(xiǎn)一旦出現(xiàn)勢(shì)必會(huì)造成或多或少的損失，因此防范于未然是首先要考慮的問(wèn)題，同時(shí)事前防范也能最大限度的降低其風(fēng)險(xiǎn)控制的成本。而對(duì)于電子信息檔案而言，檔案工作者需要依據(jù)其自身的特點(diǎn)進(jìn)行全面的分析，制定出合理的方法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的控制，具體措施主要包括：

4.1 檔案管理部門要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)作為支持

互聯(lián)網(wǎng)中的風(fēng)險(xiǎn)主要是黑客和病毒造成的，這就需要檔案管理部門的工作者具備一定的防御能力，而先進(jìn)的信息安全技術(shù)的學(xué)習(xí)是必不可少的，如何對(duì)電子檔案信息資源進(jìn)行加密保護(hù)，如何對(duì)訪問(wèn)和內(nèi)部頁(yè)面進(jìn)行安全方面的防御等問(wèn)題都是檔案管理部門需要應(yīng)用信息技術(shù)解決的問(wèn)題。

4.2 完善電子信息檔案的相關(guān)制度

電子檔案信息雖然不同于傳統(tǒng)的檔案資源，但是仍然需要相應(yīng)的管理制度作為指導(dǎo)，因此需要對(duì)互聯(lián)網(wǎng)電子檔案信息的相關(guān)制度進(jìn)行完善，與此同時(shí)對(duì)于各個(gè)不同的檔案管理部門的操作系統(tǒng)也要有一套完善統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度，對(duì)于管理人員和訪客設(shè)置不同的權(quán)限，只有這樣才能從根本上確保信息資源的安全，規(guī)避可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。

4.3 對(duì)于已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行消除

千里之堤毀于蟻穴，在電子信息檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些對(duì)于安全影響不大的問(wèn)題，但是小的問(wèn)題如果不及時(shí)處理就會(huì)累積成大的問(wèn)題，從而導(dǎo)致出現(xiàn)更多的安全隱患，因此消除潛在風(fēng)險(xiǎn)就必須對(duì)一些不起眼的小問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的處理，例如對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)排查，定期維護(hù)，針對(duì)可能發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)提前做出預(yù)判，并制定應(yīng)對(duì)措施。而由于互聯(lián)網(wǎng)具有一定的開放性和復(fù)雜性，因此在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下針對(duì)電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)防控更要細(xì)微而嚴(yán)格，不能放過(guò)任何一個(gè)小問(wèn)題，只有這樣才能真正的達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)提前控制的效果。

5 結(jié)論

電子信息檔案的管理工作是十分復(fù)雜的，看似平凡的工作中存在很多的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，這就要求我們檔案管理工作者要及時(shí)的對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，本文雖然提出了一些風(fēng)險(xiǎn)控制的方法和措施，但是對(duì)于電子信息檔案管理工作而言這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，未來(lái)還需要更多的檔案管理人員對(duì)電子檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)控制加以研究和重視。

參考文獻(xiàn)

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[3]李競(jìng)博. 淺議電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法[J]. 才智，2015，36：267.

[4]張玉. 試論電子信息檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)及控制方法[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013，19：161+163.

作者簡(jiǎn)介

韓曉敏（1972-），女，漢族，河北省石家莊市平山縣人，政府辦公室職員，研究方向：利用館藏檔案編寫地方志。