淺談高校檔案科學(xué)化管理

內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)　許毓桐

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淺談高校檔案科學(xué)化管理

內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)許毓桐

摘 要：為使高校檔案管理工作更好地為高校及社會(huì)服務(wù)，必須堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，清醒地認(rèn)識(shí)檔案管理工作存在的問題并解決問題。

關(guān)鍵詞：規(guī)范管理 存在問題 工作措施

一、科學(xué)規(guī)范檔案的意義

1.檔案是過去工作和歷史情況的記錄，是歷史的重要憑證，對(duì)當(dāng)前活動(dòng)具有重要參考作用，是機(jī)關(guān)工作考察的依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)條件，是宣傳教育的生動(dòng)素材。

2.只有科學(xué)規(guī)范檔案才能使檔案工作健康發(fā)展。檔案管理工作在學(xué)校管理中有著重要作用。檔案是學(xué)校工作的記錄、生活的記錄、發(fā)展的記錄，是反映教學(xué)管理的重要依據(jù)。教師的教學(xué)能力、教學(xué)工作開展的進(jìn)度、學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況和學(xué)籍管理情況都是通過檔案完成的。所以，檔案管理方法直接影響學(xué)校發(fā)展。

3.科學(xué)規(guī)范檔案是衡量學(xué)校業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。檔案管理工作做好了，可以不斷提升一個(gè)單位的管理水平，可以為管理人員及時(shí)了解整體情況，適時(shí)調(diào)整管理提供準(zhǔn)確依據(jù)。

4.只有科學(xué)規(guī)范檔案，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能全面、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地為檔案用戶服務(wù)，才能提高工作質(zhì)量和工作效率，才能達(dá)到新形勢(shì)的工作要求，適應(yīng)新形勢(shì)的需求?？茖W(xué)規(guī)范檔案管理工作對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展具有重要意義。

二、科學(xué)規(guī)范檔案存在的問題

1.單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，只有單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，科學(xué)規(guī)范檔案工作的方方面面才能順利開展，才能落實(shí)到工作中。

2.檔案管理人員的檔案意識(shí)匱乏，宣傳引導(dǎo)不夠。檔案管理工作人員對(duì)檔案法認(rèn)識(shí)不足，專業(yè)知識(shí)不熟悉。責(zé)任心少，意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案重要性的意識(shí)非常模糊，這就給檔案管理工作造成很多困難，使管理工作非?；靵y。

檔案收集是檔案工作的基礎(chǔ)，文書檔案收集工作的質(zhì)量直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。收集的檔案不完整或使用價(jià)值不大、不移交的檔案材料不僅會(huì)給整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)工作造成無(wú)效勞動(dòng)，而且不能為社會(huì)各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不支持宣傳工作，宣傳引導(dǎo)工作無(wú)法開展。

3.檔案管理制度不規(guī)范，保密制度不健全，基礎(chǔ)設(shè)施不完善。沒有明確崗位責(zé)任制，沒有嚴(yán)格按照《檔案管理制度》規(guī)范工作。不重視涉密文件，沒有基礎(chǔ)的檔案管理設(shè)施 。

4.沒有現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。手工管理模式已不能適應(yīng)目前的發(fā)展需要，這就嚴(yán)重造成工作效率低，工作量重，各類檔案存放混亂，不能及時(shí)、有效查找。學(xué)歷查詢工作繁重，使用多年的學(xué)籍檔案紙張脆弱，如果將其數(shù)字化就可以長(zhǎng)久、完整保存。

三、科學(xué)規(guī)范檔案的具體方法和措施

1.規(guī)范管理制度，加強(qiáng)學(xué)習(xí)

（1）法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，做好科學(xué)規(guī)范檔案管理工作必須依法治檔。加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)中華人民共和國(guó)檔案法的學(xué)習(xí)，檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備技術(shù)的應(yīng)用。嚴(yán)格按照《檔案法》和《檔案管理制度》規(guī)范工作，具體如下：①確定整理環(huán)節(jié)，做到責(zé)任到人；②制定歸檔范圍和保管期限表，做到有據(jù)可依；③全力收集，確保歸檔文件齊全完整； ④嚴(yán)格登記、及時(shí)收集、隨辦隨歸、及時(shí)修補(bǔ)、妥善管理。

（2）做好檔案管理員的相關(guān)培訓(xùn)工作，不能說得好，做得少。養(yǎng)成每天學(xué)習(xí)一小時(shí)相應(yīng)檔案專業(yè)知識(shí)理論和史料記載。熟知家底，一周一次工作總結(jié)，相互交流、討論、學(xué)習(xí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)能力。組織軟件技能培訓(xùn)和技能比賽，不斷提高檔案管理人員的工作積極性，加強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)、人文素質(zhì)、開拓素質(zhì)和身心素質(zhì)。提高檔案管理效率，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新性，營(yíng)造良好的工作環(huán)境。

2.積極宣傳引導(dǎo)，爭(zhēng)取重視支持

多種形式參與和舉辦宣傳檔案管理工作的重要性。通過檔案知識(shí)講座、參觀檔案館、讀書讀報(bào)等活動(dòng)促使大家正確了解檔案、保護(hù)檔案、使用檔案。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把高校檔案工作的實(shí)際狀況帶入管理決策和思考中，要敢擔(dān)當(dāng)，激發(fā)對(duì)檔案管理的重視。

3.加快高校檔案信息化建設(shè)

只有做好檔案信息化建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代化高新技術(shù)，才能提高檔案管理現(xiàn)代化水平。同時(shí)結(jié)合檔案工作的實(shí)際，統(tǒng)一思路、明確目標(biāo)、規(guī)范管理要嚴(yán)格根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，做好電子文件收集、歸檔、實(shí)施管理工作，從而確保電子文件的安全，真正做到保真、保密、保存、保讀、保備份、保異質(zhì)。最終實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中心、各個(gè)處室同步傳閱歸檔，檔案自動(dòng)化查檔以及電子檔案數(shù)字化。

4.提高檔案管理員綜合素質(zhì)

強(qiáng)化管理員責(zé)任，細(xì)化高校檔案管理工作規(guī)范，明確檔案管理工作職責(zé)，做到步步有人管，處處有人看。分工不分家，分工不分家，加強(qiáng)溝通交流，建立相互信任、相互配合，相互學(xué)習(xí)，逐漸成為一支高素質(zhì)、懂專業(yè) 、強(qiáng)技能的檔案管理隊(duì)伍。

綜上所述，高校要與時(shí)俱進(jìn)，解放思想，開拓創(chuàng)新。雖然檔案管理工作復(fù)雜繁瑣，但要有決心，有信心，有耐心，緊緊圍繞學(xué)校檔案部門工作的實(shí)際出發(fā)，立足于身，扎實(shí)工作，克服困難，全面提升管理水平和服務(wù)能力水平，更好、有效地服務(wù)高效中心工作，不斷促進(jìn)高校檔案工作健康發(fā)展，開創(chuàng)高效檔案管理、服務(wù)與建設(shè)新局面。

文章編號(hào)：ISSN2095-6711/Z01-2016-05-0064

作者簡(jiǎn)介：許毓桐（1985.08—），漢族，內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)助理館員，本科