企業(yè)信息化管理與自動(dòng)化辦公的分析研究

葉生茂

摘 要：企業(yè)自身的管理與內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)經(jīng)營成效和生存實(shí)力有很大的影響，如何對(duì)企業(yè)內(nèi)部事務(wù)及員工做出合理、科學(xué)的管理和控制，使整個(gè)企業(yè)能夠達(dá)到最大的辦公效率，是近年來多家企業(yè)共同研究的重點(diǎn)問題之一。隨著二十一世紀(jì)的到來，各式各樣的信息化設(shè)備和管理理念為企業(yè)提供了前所未有的新出路，為企業(yè)的創(chuàng)收打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，因此，企業(yè)信息化管理與自動(dòng)化辦公成為了現(xiàn)階段企業(yè)必須加以重視的環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；信息化管理；自動(dòng)化辦公；控制

進(jìn)入新的競爭時(shí)期，信息和技術(shù)成為了企業(yè)之間互相比試、切磋技藝的重要項(xiàng)目，如何利用信息技術(shù)和設(shè)備條件來管理企業(yè)，使企業(yè)辦公發(fā)揮出最大的效率，在競爭激烈的市場中爭創(chuàng)經(jīng)營佳績，是現(xiàn)階段令國內(nèi)各大企業(yè)頭疼的主要問題。具體來說，企業(yè)的信息化管理與自動(dòng)化辦公指的是采用先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，針對(duì)企業(yè)的信息資源，用系統(tǒng)集成的方法來整合企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)和機(jī)制，規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部管理，最大化提升企業(yè)辦公效率，從而提升企業(yè)在市場上的綜合競爭力，促進(jìn)企業(yè)用卓越的經(jīng)營績效和管理實(shí)力爭得更加穩(wěn)固的一席之地。

1 企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的創(chuàng)建

1.1 企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。企業(yè)開展信息化建設(shè)的前提需要對(duì)信息資源進(jìn)行整合、提升企業(yè)的管理質(zhì)量以及開拓更加廣闊的市場。一旦加快了企業(yè)的信息化建設(shè)節(jié)奏，企業(yè)的整體信息化運(yùn)作水平就會(huì)得到提升，建設(shè)更加規(guī)范的企業(yè)信息化辦公管理系統(tǒng)也就成為了可能，更加全面化的構(gòu)建辦公環(huán)境，為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)錦上添花。具體來說，首先要實(shí)現(xiàn)在線協(xié)同辦公、公文的收發(fā)管理、文件報(bào)送等多項(xiàng)現(xiàn)代化辦公功能。其次，建立起一個(gè)在線交流與協(xié)作共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的實(shí)時(shí)共享。再次，要全面規(guī)范行政辦公與審批的流程，使每個(gè)部門的工作更加合理化、規(guī)范化。最后，要遵循先進(jìn)性、實(shí)用性、安全開放性等原則，保證企業(yè)信息化管理和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的科學(xué)性。

1.2 企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)原則。在建設(shè)企業(yè)信息化管理和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的過程中，必須要遵循相應(yīng)的幾項(xiàng)原則，來保證建設(shè)工作能夠及時(shí)有效的開展，保證系統(tǒng)建成之后能夠達(dá)到預(yù)期效果。在建設(shè)企業(yè)信息化管理和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的過程中，要堅(jiān)持工作的規(guī)范性、系統(tǒng)的可靠性、系統(tǒng)的易操作性與易維護(hù)性、擴(kuò)展性等原則，除以上這些原則以外，信息化管理系統(tǒng)在操作的過程中還應(yīng)該充分具備人性化的特征，提供簡便的網(wǎng)站欄目內(nèi)容維護(hù)功能和用戶權(quán)限管理等功能，為企業(yè)員工的管理和操作帶來方便。

1.3 企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)目的。進(jìn)入全新的科學(xué)技術(shù)信息時(shí)代，企業(yè)選擇建設(shè)信息化管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的目的是采用方便的信息化設(shè)備和通信手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的無紙辦公，建立起一個(gè)能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)關(guān)鍵辦公的應(yīng)用軟件系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部的各方面信息資源得到有效的整合，實(shí)現(xiàn)辦公的協(xié)同化、分享化、同步化和信息化，從而進(jìn)一步全方面的提升企業(yè)內(nèi)部管理與辦公效率。

2 企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

2.1 企業(yè)信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)總體與通用技術(shù)要求。信息化管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要包括模塊化設(shè)計(jì)、開放與安全性設(shè)計(jì)等設(shè)計(jì)要求，以及包括軟件與硬件在內(nèi)的通用技術(shù)要求。其中，軟件部分應(yīng)采用帶有多層結(jié)構(gòu)的Browser/Sever模式，在系統(tǒng)組成結(jié)構(gòu)中，應(yīng)當(dāng)采用技術(shù)相對(duì)較為成熟的、符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)器、中間件以及其他數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品。建立起的信息化辦公系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)保證Windows用戶的正常使用，并且提供基于XML的數(shù)據(jù)交換接口，支持與第三方軟件的應(yīng)用集成。系統(tǒng)要在充分考慮數(shù)據(jù)信息安全保密性的基礎(chǔ)上提供較為完整的數(shù)據(jù)加密接口，保證信息的安全。最后，在語言操作方面，系統(tǒng)應(yīng)提供的操作界面應(yīng)該最大化地符合中文使用習(xí)慣，保證所有的用戶信息都能夠通過中文顯示出來，且具備多語言版本擴(kuò)展能力。

2.2 系統(tǒng)平臺(tái)和體系構(gòu)架要求。整個(gè)信息化管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采用B/S結(jié)構(gòu)，在開發(fā)設(shè)計(jì)的過程中要采取依靠平臺(tái)化的分布式處理技術(shù)，支持多層構(gòu)架，各個(gè)層相互區(qū)別，采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，使消息服務(wù)成為可能，其次，還要求系統(tǒng)在構(gòu)建和設(shè)計(jì)的過程中要采用模塊化開發(fā)的技術(shù)，提供開放的標(biāo)準(zhǔn)接口，以保證系統(tǒng)后續(xù)功能的可開發(fā)性。

3 企業(yè)信息化管理系統(tǒng)功能要求

3.1 協(xié)同工作。協(xié)同工作指的是企業(yè)內(nèi)部員工之間通過適當(dāng)?shù)慕涣骱托畔⒌幕Q而開展的工作，在企業(yè)的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中，只需要簡單的文字編輯、信息傳輸以及意見回復(fù)和附件加載等流程，就能夠?qū)崿F(xiàn)異地工作協(xié)同，用不同的形式來完成企業(yè)辦公過程中信息的傳輸、審批、請示、匯報(bào)等復(fù)雜多項(xiàng)的工作。

3.2 發(fā)文管理。企業(yè)對(duì)內(nèi)、外部發(fā)文都可以通過信息化管理系統(tǒng)中的發(fā)文管理功能實(shí)現(xiàn)，發(fā)文管理主要涉及到擬稿、審核、核稿、簽發(fā)、印發(fā)等流程。

3.3 收文管理。收文管理主要在內(nèi)部發(fā)文的過程中有所應(yīng)用，主要是對(duì)電子文件和紙質(zhì)文件的處理，對(duì)接收到的文件、傳真以及其他資料，完成記錄后可供多人傳閱。

3.4 項(xiàng)目管理。OA的組成部分中，項(xiàng)目管理是重要的環(huán)節(jié)之一，領(lǐng)導(dǎo)與員工和其他各部門之間的及時(shí)溝通，對(duì)企業(yè)項(xiàng)目管理的質(zhì)量會(huì)有直接的影響，因此，要管理好一個(gè)企業(yè)的項(xiàng)目，就必須對(duì)相關(guān)人員、時(shí)間、硬件配置等信息作好記錄和了解，重點(diǎn)把握其中的要害關(guān)系。

3.5 合同管理。合同的簽訂、審批和管理對(duì)企業(yè)的經(jīng)營管理來說意義重大，每一次簽訂合同都要經(jīng)過相關(guān)部門的嚴(yán)格審批核查，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)大大地提升了合同審核管理的效率，縮短了審批周期，成本得到了相應(yīng)的節(jié)約。

3.6 會(huì)務(wù)管理。會(huì)議是企業(yè)自身管理和經(jīng)營過程中的重要組成部分，會(huì)議的信息資源需要得到完整的記錄和保存，會(huì)務(wù)管理能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)議申報(bào)、審批、安排、通知、記錄、查詢等功能，有需要者還可以通過系統(tǒng)對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢，方便會(huì)議的安排。

4 結(jié)語

綜上所述，進(jìn)入全新的科技時(shí)代，信息化管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公體系的建立是企業(yè)自身發(fā)展和在市場中競爭的重要手段，采用先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備和管理手段，能夠在相同的時(shí)間內(nèi)節(jié)省大把的時(shí)間，提升企業(yè)內(nèi)部的辦公效率，提高企業(yè)管理質(zhì)量，進(jìn)而幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中立于長久不敗之地。

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