試論如何強(qiáng)化高校檔案管理

張 杰

(漢江師范學(xué)院，湖北 十堰 442000)

試論如何強(qiáng)化高校檔案管理

張 杰

(漢江師范學(xué)院，湖北 十堰 442000)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，高校檔案管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)?，F(xiàn)階段高校檔案管理工作仍存在諸多問(wèn)題，要規(guī)范管理教學(xué)檔案，提高管理意識(shí)，發(fā)展與完善高校檔案管理系統(tǒng)，推行新舉措，強(qiáng)化高校檔案管理工作。

高校；檔案管理；改革與創(chuàng)新；新舉措

一、現(xiàn)階段高校檔案管理工作狀況

檔案是指機(jī)關(guān)、機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中所產(chǎn)生、持有并保存記錄的文件或資料。而學(xué)校檔案是指學(xué)校和教師在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的圖表、文字、錄像、計(jì)算機(jī)軟件等不同的的文件材料。目前，我國(guó)高校檔案管理工作情況并不容樂(lè)觀。首先，我國(guó)教學(xué)檔案管理工作仍遵循傳統(tǒng)，固步自封，觀念落后于其他發(fā)達(dá)國(guó)家，體制改革止步不前。其原因在于我國(guó)許多高校對(duì)教學(xué)檔案管理工作十分不重視，在檔案管理中仍舊使用傳統(tǒng)方法，不能跟上時(shí)代發(fā)展，新科技不能及時(shí)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)。并且高校從事管理工作的相關(guān)人員對(duì)檔案工作缺乏熱情，每天按部就班的工作，缺乏創(chuàng)新精神。思想觀念落后，對(duì)檔案管理事業(yè)的前景毫無(wú)展望，造成了檔案管理水平的緩慢提高，甚至是停滯不前。其次，我國(guó)檔案管理事業(yè)的不重視，不能為之提供高素質(zhì)人才。在數(shù)字化進(jìn)程下，檔案管理逐步信息化、數(shù)字化，高素質(zhì)人才的作用顯得尤為重要。但是，從我國(guó)現(xiàn)階段在檔案管理層面的工作人員情況來(lái)看，卻是人才結(jié)構(gòu)單一，缺乏專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)與訓(xùn)練，對(duì)現(xiàn)代高新科技技術(shù)的必備技能不能完全熟練掌握，不能充分利用現(xiàn)代高新技術(shù)，導(dǎo)致了檔案管理的進(jìn)化工作進(jìn)展緩慢。最后，我國(guó)沒(méi)有專業(yè)人員將現(xiàn)代科技融入到檔案信息化建設(shè)上，導(dǎo)致高校檔案管理系統(tǒng)落后，水平較低，不能進(jìn)行良好的數(shù)據(jù)化處理與存儲(chǔ)。更有甚者，有些高校仍采用手工操作。這些與現(xiàn)在進(jìn)程趨勢(shì)不能相配合的情況，如果不加以創(chuàng)新與改革，必將遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代的發(fā)展，拖現(xiàn)代化進(jìn)程的后腿。

二、規(guī)范管理教學(xué)檔案，提高管理意識(shí)

目前，我國(guó)高校檔案管理系統(tǒng)存在不少問(wèn)題：工作人員的工作熱情不高、管理意識(shí)不強(qiáng)、責(zé)任意識(shí)差，從而導(dǎo)致管理不規(guī)范。所以，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理規(guī)范化勢(shì)在必行。

正所謂無(wú)規(guī)矩不成方圓，清除檔案管理工作上存在的弊端與詬病，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新與改革是首要工作。首先，對(duì)工作人員進(jìn)行責(zé)任意識(shí)的培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，使其增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，改變對(duì)檔案工作的不重視。其次，要制定嚴(yán)格的規(guī)范化工作標(biāo)準(zhǔn)，使教學(xué)檔案管理愈來(lái)愈規(guī)范化。組織全體員工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《格式》和《辦公》等國(guó)家對(duì)機(jī)關(guān)公文處理工作的原則與方法，規(guī)范工作方法與執(zhí)行規(guī)范。最后，要建立有效的管理制度和嚴(yán)格的工作程序，嚴(yán)格遵循國(guó)家法律，不濫發(fā)與國(guó)家法律有悖的文件。在文件發(fā)送之前，應(yīng)反復(fù)核查，嚴(yán)格控制文本件數(shù)，禁止過(guò)多發(fā)送。

現(xiàn)在，大多數(shù)學(xué)校逐漸對(duì)檔案工作加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，并加強(qiáng)檔案工作的地位，不斷建立健全檔案管理制度，例如崗位責(zé)任制，這種制度與 的考核制度相互制約，保證檔案管理工作的質(zhì)量，改善了檔案管理工作的公共環(huán)境。鑒于許多檔案工作人員的消極工作的弊病，我國(guó)高校應(yīng)努力改變這些腐敗的思想與落后的工作方式，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，解放思想，全面提高工作能力與水平。還要提倡工作人員樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)與集體榮譽(yù)感、職業(yè)自豪感，打破他們目前心中的安于現(xiàn)狀及不求有功但求無(wú)過(guò)的消極思想。倡導(dǎo)創(chuàng)新精神，大力實(shí)施那些可行的措施，，充分利用人才，給人才發(fā)揮的空間，將不作為的領(lǐng)導(dǎo)替換下去。強(qiáng)調(diào)員工的進(jìn)取精神，組織每個(gè)工作人員都擁有奮發(fā)圖強(qiáng)、昂首向前的沖勁，對(duì)于難題和挫折，敢于挑戰(zhàn)、敢于勝利。強(qiáng)化自身的挑戰(zhàn)意識(shí)，使每個(gè)人的主觀能動(dòng)性充分發(fā)揮出來(lái)。善于學(xué)習(xí)新知識(shí)，嘗試新的工作方法，不斷創(chuàng)新新的工作方法去攻克各種各樣的難題，不再循規(guī)蹈矩，不再墨守成規(guī)，不在止步不前。

三、發(fā)展與完善高校檔案管理系統(tǒng)

眾所周知，我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的行政模式的影響，我國(guó)檔案管理工作人員在管理模式上有著傾向傳統(tǒng)的工作習(xí)慣，給高校的檔案管理帶來(lái)了極大的不方便。我國(guó)由以前的純手工檔案到現(xiàn)在的半數(shù)字化與信息化檔案，經(jīng)歷的發(fā)展時(shí)間太過(guò)漫長(zhǎng)，我們現(xiàn)在應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段去替代落后的手工管理方法，加快數(shù)據(jù)的輸入，逐步實(shí)現(xiàn)檔案目錄的檢索自動(dòng)化，提高工作效率的服務(wù)質(zhì)量。

高校的教學(xué)檔案具有內(nèi)容多樣性和來(lái)源多向性的特點(diǎn)，因此也給檔案管理工作帶來(lái)了一定的障礙。這就要求我們的檔案工作人員要有團(tuán)結(jié)與整體意識(shí)，合力對(duì)復(fù)雜的檔案信息進(jìn)行整合、分類。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行合理管理。一般來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案應(yīng)按照以下幾個(gè)方面進(jìn)行分類管理。

學(xué)校綜合檔案。學(xué)校綜合檔案應(yīng)包含上級(jí)下發(fā)的文件與本校制定的教學(xué)管理

制度與教學(xué)大綱、課程表、作息時(shí)間表等重要綜述性文件檔案。

各學(xué)院、教學(xué)系檔案。該檔案范圍應(yīng)包括學(xué)校下發(fā)的管理文件、課程表、作息時(shí)間表、校歷表、教學(xué)大綱等計(jì)劃表；還應(yīng)囊括本院系的教學(xué)管理文件、教學(xué)檢查、聽(tīng)課記錄、學(xué)生意見(jiàn)反饋、教師進(jìn)修培訓(xùn)記錄、學(xué)生實(shí)習(xí)計(jì)劃、考試試題與題庫(kù)、教室業(yè)務(wù)檔案與教學(xué)工作總結(jié)等。

教師個(gè)人教學(xué)檔案。本檔案范圍應(yīng)包括教師個(gè)人所在院系所下發(fā)的各類文件，與教師本人相關(guān)的教學(xué)計(jì)劃大綱、課程表、個(gè)人講義、考試命題等。

當(dāng)前，也有不少高校為檔案管理注入了新鮮的血液——采用目錄管理，打破傳統(tǒng)模式的分卷管理。所以，各大高校也可積極主動(dòng)創(chuàng)新與改革新的檔案管理模式，主動(dòng)的把檔案管理工作與學(xué)校的中心工作有效結(jié)合起來(lái)，使檔案管理工作真正受重視，并實(shí)現(xiàn)管理方法的多元化與社會(huì)化，提高服務(wù)質(zhì)量，為社會(huì)做出更多貢獻(xiàn)。當(dāng)然，我們要選擇最適合學(xué)校的發(fā)展方式與方法。眾所周知，檔案的管理工作是學(xué)校工作的一個(gè)重要的組成部分，只有關(guān)注學(xué)校的發(fā)展前景，才能在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)與宣傳等方面做到與大局相協(xié)調(diào)的地步，才能保持檔案工作的活力，并為檔案工作創(chuàng)造良好的工作環(huán)境與氛圍。但是，我國(guó)各大高校的條件不盡相同，因此，在創(chuàng)新模式的發(fā)展趨勢(shì)下，各大高校要根據(jù)自身情況，明確發(fā)展的目標(biāo)，做出適合自身發(fā)展的檔案管理工作發(fā)展模式。不能一味追求成績(jī)而盲目攀高，不切實(shí)際。

檔案管理工作的發(fā)展還應(yīng)適合社會(huì)發(fā)展的步伐。我國(guó)科技相對(duì)落后，我們可以借鑒國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案管理制度與發(fā)展模式，從而不斷提高我們的管理水平，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。

四、改進(jìn)檔案管理工作的舉措

在信息化不斷發(fā)展的今天，信息化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)已勢(shì)不可擋，信息化技術(shù)不僅為教學(xué)檔案管理提供了技術(shù)上的支持，而且促進(jìn)各大高校不得不加快數(shù)字化檔案的進(jìn)程。然而，如何才能快速實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化呢？首先，高校高層領(lǐng)導(dǎo)要解放思想，改變觀念，主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)，從傳統(tǒng)守舊的模式中走出來(lái)，學(xué)會(huì)運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行工作。其次，高校應(yīng)積極響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，運(yùn)用國(guó)家推薦的檔案管理系統(tǒng)軟件，盡快的實(shí)現(xiàn)高校資源共享。另外，

還應(yīng)不斷加強(qiáng)宣傳措施，以此來(lái)擴(kuò)大檔案輻射的區(qū)域。為此，首先應(yīng)利用宣傳提高對(duì)檔案管理新科技的認(rèn)識(shí)，組織學(xué)習(xí)檔案方面的法律法規(guī)，運(yùn)用現(xiàn)代高科技技術(shù)制作宣傳作品，通過(guò)各種平臺(tái)向群眾展示展覽檔案的資源與優(yōu)秀文化，做到與公眾密切交流，歡迎群眾的意見(jiàn)和建議。其次要擴(kuò)大其覆蓋范圍，把媒體、政府等有關(guān)部門充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，通過(guò)頒布新政策，擴(kuò)大宣傳范圍等方法，提高高校對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，并明確檔案的重要性。高校是文化傳播、文化聚集的地方，是社會(huì)文化的的重要組成部分，對(duì)社會(huì)的影響也較為重大。因此，政府應(yīng)當(dāng)支持高校檔案管理工作的發(fā)展，使檔案服務(wù)于大眾。

組織檔案管理人員積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)以及多媒體技術(shù)，選用容量大、檔次高的先進(jìn)計(jì)算機(jī)，選用功能性強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)去管理檔案，建立健全網(wǎng)絡(luò)及檢索體系。還要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，建立高校資源數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)向教師與學(xué)生提供學(xué)籍管理、教學(xué)動(dòng)態(tài)、教學(xué)改革、上交作業(yè)、考試信息、個(gè)人信息等各方面的重要資源，方便學(xué)校的教學(xué)。

此外，我們要加強(qiáng)對(duì)人才的應(yīng)用與培訓(xùn)，樹立人才資源是第一資源的思想，不斷完善終身教育體制，使工作人員不斷學(xué)習(xí)，提高檔案管理工作的質(zhì)量，不斷提高工作人員的文化水平與專業(yè)知識(shí)水平，提高工作人員運(yùn)用專業(yè)知識(shí)處理實(shí)際問(wèn)題的能力。

作為檔案管理工作者，應(yīng)清楚檔案對(duì)于教育事業(yè)的重要作用與意義，主動(dòng)提高自身的責(zé)任感、創(chuàng)新能力、挑戰(zhàn)意識(shí)，主動(dòng)把握工作重點(diǎn)，使檔案管理走向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化，為高校檔案管理工作做出貢獻(xiàn)。

[1]楊偉龍.高校檔案管理改革創(chuàng)新探討[J].韶關(guān)學(xué)院學(xué)報(bào),2012,(11):206-208.

[2]余紅葉.信息化環(huán)境下高校檔案管理的創(chuàng)新模式與改革[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2013,(14):289.

[3]郎志英.高校檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新發(fā)展[J].信息化建設(shè),2016,(1):168.

責(zé)任編輯：周小梅

2016-10-30

張杰(1978-)，女，湖北丹江口市人，碩士，漢江師范學(xué)院綜合檔案室館員，研究方向?yàn)楦咝n案管理工作。

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1009-1890(2016)04-0086-02