高校電子檔案管理研究

張雪香(湖北師范學(xué)院文理學(xué)院，湖北 黃石　435002)

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高校電子檔案管理研究

張雪香(湖北師范學(xué)院文理學(xué)院，湖北 黃石435002)

〔摘要〕隨著信息技術(shù)的普及和深入，電子檔案管理成為當(dāng)前高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢。本文首先闡釋了電子檔案的含義及其在應(yīng)用中的技術(shù)優(yōu)勢和所存短板問題，著重分析了高校電子檔案管理工作中人的因素及技術(shù)因素、環(huán)境因素的影響，并提出相對應(yīng)的對策。

〔關(guān)鍵詞〕電子檔案；高校；檔案管理；對策

隨著我國信息化建設(shè)的飛速推進，新型的電子檔案逐步乃至完全取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，已是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢，此為迄今檔案領(lǐng)域最猛烈的一次變革。高校作為生產(chǎn)、傳播及貯存知識與信息的陣地，理當(dāng)站在時代潮頭。目前，高校檔案事業(yè)正面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，而在信息社會中如何把握機遇，迎接挑戰(zhàn)，無疑是高校檔案工作者以及高校管理者必須直面的一個重要課題。

一、電子檔案的定義及特征

電子檔案是個新生事物，關(guān)于它的定義，目前尚無統(tǒng)一“說法”，而在日常表述和實際操作中，人們往往將電子文件和電子檔案混為一談。根據(jù)電子檔案兼具“檔案”和“電子文件”的部分特征，我們認(rèn)為電子檔案比較確切的定義，應(yīng)該指的是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中，于數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中直接形式以數(shù)碼形式記錄到磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)挠袡n案價值的文件[1]。簡言之，電子檔案是借助計算機系統(tǒng)生成、利用和保存的檔案文件。而具體到高校電子檔案，則指高校在從事教學(xué)、科研以及管理中形成的多種類型的，具有一定保存價值且已歸檔的電子文件和相關(guān)軟件及其他相關(guān)軟件及其他相關(guān)數(shù)據(jù)，如電子書、電子報表、電子信件、電子聲像、電子試卷等。

電子檔案較之傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢凸現(xiàn)。首先：從信息采集方式上看，傳統(tǒng)方式是必須通過人工上交到檔案管理部門，而電子檔案則為經(jīng)計算機軟硬件數(shù)字后的文本、圖像、聲音和視頻文件，它們按著規(guī)定的分類和格式，利用磁盤、光盤、U盤等數(shù)字載體采集，大大減輕了收集檔案的人力負荷。其次：紙質(zhì)檔案的信息儲存方式對儲存空間及其濕度和溫度等都有極高的標(biāo)準(zhǔn)，存儲成本因之較高，而電子檔案無論存儲空間還是時間受外界環(huán)境影響較小，具有很強的穩(wěn)定性。其三：電子檔案信息操作方式靈活，可根據(jù)需要進行修改、粘貼和刪除等，用戶不用像傳統(tǒng)檔案那樣人工進行存檔文件的更新，即能快捷地依規(guī)定的程序和方式在遠程實施運作[2]。另外傳統(tǒng)檔案的信息訪問方式都只能人工查詢，耗時費力，電子檔案用戶可不受時間和地點的制約，極大地縮短了工作時間，減小了工作強度，提高了工作效率。

綜上所述，電子檔案的優(yōu)勢顯而易見，然而其仍存在一些不容忽視的短板。一個是檔案原件的真實性。大家知道電子檔案極易刪改，且不留任何蛛絲馬跡，一旦有人從中作祟，很難發(fā)覺，即便起疑也乏鐵證，勢必嚴(yán)重影響檔案原件的真實性。另一個是檔案的保密性。高度開放的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上，任何終端設(shè)備都能搜索到儲存在某一網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上的電子檔案文件，另外一個終端上的電子文件也可在同一時間發(fā)送給若干個網(wǎng)絡(luò)終端，容易導(dǎo)致電子信息數(shù)據(jù)被他人讀取或信息丟失的情況，給檔案內(nèi)容安全帶來極大隱患。再有一個就是檔案保管的長久性。用戶輕敲鍵盤就可獲取儲存于網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息，雖說檢索快捷，使用方便，可若遭遇“黑客”或病毒侵襲以致網(wǎng)絡(luò)癱瘓，則電子檔案文件會瞬間蕩然無存，造成無法彌補的損失。在此，我們?nèi)娴仃U釋了電子檔案的含義及其特征，為的是洞徹電子檔案之內(nèi)涵，并在日常應(yīng)用中充分發(fā)揮其優(yōu)勢，盡力克服其短板，進而將高校電子檔案管理工作提升到一個新的更高的水平。

二、目前高校電子檔案管理的硬傷

高校電子檔案管理工作起步較晚，發(fā)展緩慢，總體來說現(xiàn)狀不盡人意。溯其緣乃諸因所致。下文將對各影響因素，做一番解析。

1、檔案意識淡薄 高校領(lǐng)導(dǎo)和基層組織普遍對檔案管理意識淡薄，不能嚴(yán)格遵照《檔案法》及相關(guān)法規(guī)行事，對檔案工作的管理建設(shè)缺乏一個長遠全面的規(guī)劃[3]。有人至今認(rèn)為該崗位隨便安排一兩個工作人員即可應(yīng)付，用臺舊計算機即可運行。有的檔案工作者安于現(xiàn)狀，固步自封，創(chuàng)新意識不夠，仍舊停留于傳統(tǒng)檔案管理的框架思維模式中，認(rèn)為檔案管理應(yīng)以紙質(zhì)文件為主，只需簡單的立卷保管、歸檔整理而已。如此落伍的理念，焉能不阻滯電子檔案管理工作的進程。

2、資金投入不足 電子檔案的管理，需要高分辨率的掃描設(shè)備、照相錄制設(shè)備、輸入輸出設(shè)備、存儲設(shè)備等，記錄圖形圖像檔案、電子化保存文字檔案等，而高校建設(shè)的重點是與教學(xué)、科研緊密相關(guān)的項目，很少有資金投入到像剛才所說的那些檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施中去。有的學(xué)校采用普通計算機替代專門服務(wù)器，甚至有的計算機還是其他部門的淘汰品，檔案部門的館舍庫容等也不大理想。巧婦尚難為無米之炊，如此條件何以擔(dān)當(dāng)電子檔案管理之任。

3、專業(yè)人才匱乏 隨著高校電子檔案管理需求的不斷增長，檔案管理者在專業(yè)知識和信息化素質(zhì)上的缺陷暴露無遺。根據(jù)調(diào)查，目前90%以上的高校檔案管理人員從未接受過專業(yè)的系統(tǒng)的正規(guī)的計算機網(wǎng)絡(luò)知識培訓(xùn)。他們大多從其他崗位調(diào)入，普遍年齡較大、學(xué)歷偏低，專業(yè)知識缺乏，無法勝任高校電子檔案資源進行專業(yè)化系統(tǒng)化的操作與管理，可以說是現(xiàn)代文盲。檔案管理人員素質(zhì)低下，而任何現(xiàn)代化設(shè)備、高新的技術(shù)終歸要由人來駕馭，所謂高校電子檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化純屬空中樓閣。高校檔案管理人員的整體素質(zhì)與時代前進的步伐產(chǎn)生了不和諧的顫音，并已成為嚴(yán)重制約高校檔案工作健康有序發(fā)展的瓶頸。

4、電子檔案真實性、安全性、保密性欠缺 首先：保證電子檔案的真實性完整性的技術(shù)難度大，一旦被刪改、復(fù)制或篡改內(nèi)容很難被識別；其次：互聯(lián)網(wǎng)的開放性使病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對電子檔案形成威脅，一旦被病毒或“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)的丟失或無法讀取，造成難以彌補的損失，檔案資料安全性難以保證；第三：網(wǎng)絡(luò)上任何信息都是通過重重傳輸分段傳至目的地的，其中的任何站點都可攔截、讀取或破壞信息，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)泄露；另外檔案室環(huán)境達不到要求的標(biāo)準(zhǔn)，如：室內(nèi)環(huán)境沒有達到防火、防水、防塵、抗靜電、抗磁場 干擾的要求，會使光盤、磁帶載體的變形、發(fā)霉，從而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或聲像失真。

三、扭轉(zhuǎn)高校電子檔案管理頹勢之方

一支戰(zhàn)無不勝的精銳之師，肯定是有良好的精神風(fēng)貌、設(shè)備精良、技能精湛的隊伍。高校電子檔案管理要扭轉(zhuǎn)頹勢，必須從此著力。

1、樹立現(xiàn)代理念 面對信息時代對高校檔案提出的挑戰(zhàn)，首當(dāng)其沖的是更新傳統(tǒng)的管理理念，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識。高校領(lǐng)導(dǎo)要增強做好檔案管理工作的認(rèn)識，真正牢記“為黨管檔、為國守吏、為民服務(wù)”的神圣使命[4]，組建由分管檔案工作的校級領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各校院辦公室負責(zé)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門主要領(lǐng)導(dǎo)參與的班子，使檔案工作有個堅強的組織保證。同時要將檔案建設(shè)列入學(xué)校工作的重要議事日程，納入學(xué)校發(fā)展的總體規(guī)劃，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)同步推進。

高校從事檔案工作的同志要解放思想，改變服務(wù)觀念，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，以對學(xué)校負責(zé)、對歷史負責(zé)、對自己負責(zé)的精神，努力克服工作中教條主義和經(jīng)驗主義的禁錮，牢固樹立競爭意識、用戶意識、科技意識，為高校電子檔案管理奠定良好的思想基礎(chǔ)。

2、增加資金投入 “工欲善其事，必先利其器”，加快高校電子檔案管理的步伐必須改變檔案管理部門設(shè)施落后的局面，增加資金投入勢在必行，惟此電子檔案工作才能有效開展。高校要列出檔案建設(shè)專項經(jīng)費，實行專戶儲存、?？顚Ｓ茫瑫r檔案部門應(yīng)向?qū)W校申請充足的資金保障，配置電子檔案建設(shè)所需的包括電子檔案管理平臺、OA辦公系統(tǒng)、公文傳輸系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)等核心軟件，以及高速掃描儀、WEB服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、電子簽章系統(tǒng)、條碼打印機等硬件，改善館舍庫容等辦公條件和工作環(huán)境，以便使高校電子檔案管理與時代發(fā)展相適應(yīng)[5]。

3、提升人力素質(zhì) 檔案管理人員作為電子檔案管理的主體，其素質(zhì)高低直接影響電子檔案管理的進行。今天的檔案工作者要具有廣博扎實的檔案學(xué)知識，還需有計算機知識和外語知識，并對計算機信息管理及開發(fā)利用知識有所涉獵，且能熟練掌握計算機在檔案管理中的應(yīng)用。就現(xiàn)有的檔案工作人員而言，顯然達不到該標(biāo)準(zhǔn)，目前只能以外招內(nèi)培的方式來解決迫在眉睫的“人荒”。一方面招收理工專業(yè)本科學(xué)歷，精通計算機軟硬技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的工程技術(shù)人員進行集訓(xùn)，從中學(xué)習(xí)檔案管理知識，以此提高檔案意識，掌握檔案管理的基本理論、管理環(huán)節(jié)、管理原則等，盡快適應(yīng)電子檔案管理需要；另一方面從現(xiàn)有檔案工作人員中選拔一批本科學(xué)歷，具備檔案管理基礎(chǔ)知識，且對電子檔案有所了解者，對其進行自然科學(xué)的基礎(chǔ)學(xué)科、計算機軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信及計算機網(wǎng)路技術(shù)等應(yīng)用知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，幫助他們掌握電子檔案管理必需的基本技能。不懈努力，打造一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的高素質(zhì)的高校電子檔案管理隊伍。

4、加強技術(shù)、改善環(huán)境 為了保證電子檔案的安全性，要購置質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的硬件設(shè)備，并對老化的硬件要及時更新；確實做好計算機的信息安全工作，安裝防火墻及時更新殺毒軟件，提升防病毒等級，防止非法用戶訪問和破壞重要數(shù)據(jù)；由于電子檔案是以虛擬數(shù)據(jù)形式在存儲介質(zhì)中保存的信息，存儲介質(zhì)易受磁場、溫度、濕度、細菌、灰塵等因素影響，因此，檔案室的室內(nèi)環(huán)境要控制在一個合理的溫度和濕度，做好防火、防水、防塵工作，確保檔案數(shù)據(jù)資料的安全。

2015年7月4日，《國務(wù)院關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》正式公開發(fā)布，“互聯(lián)網(wǎng)+”開始從概念上升為國家行動，并成為經(jīng)濟社會創(chuàng)新發(fā)展的重要驅(qū)動力量，前進中的高校電子檔案管理恰好契合這一時代最強音[6]。高校檔案工作者務(wù)必緊跟歷史潮流，與時俱進，以高度的責(zé)任感，奮發(fā)進取，讓高校電子檔案管理更好地滿足廣大師生教學(xué)科研的需求，更好地服務(wù)于高校信息化建設(shè)和可持續(xù)發(fā)展。

[參考文獻]

[1]高世宇.電子檔案管理問題探析 [J].黑龍江檔案,2011,(4).

[2]宋萍,劉靜.淺談電子檔案管理面臨的問題及對策[J].山東檔案,2009,(6).

[3]韓蔚清.淺談電子檔案在高校檔案管理中應(yīng)用的利弊[J].開封教育學(xué)院學(xué)報, 2009,(1).

[4]冉朝霞.互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對策[J].檔案管理, 2002,(5).

[5]鄒偉玲.淺談如何做好電子檔案管理工作[J].科技情報開發(fā)與研究, 2011,(2).

[6]李福琴.淺議高校檔案信息化建設(shè)[J].湖北檔案, 2011,(12).

(責(zé)任編輯：王國紅)

Research on archives management in colleges and universities

ZHANG Xue-xiang

(College of Arts and Science,Hubei Normal University, Huangshi435002,China)

Abstract:With the popularization of information technology, the electronic records management is the inevitable trend of the current development of archives work in colleges and universities. At first, this paper illustrates the meaning of electronic archives and its technical advantages in the application and the stored short problems, analyzed the electronic archive management work of human factors and technical factors, environmental factors, and put forward the corresponding countermeasures.

Key words:electronic files; universities; management; countermeasures

doi:10.3969/j.issn.1009-4733.2016.01.019

〔中圖分類號〕G272

〔文獻標(biāo)識碼〕A

〔文章編號〕1009- 4733(2016)01- 0081- 03

[作者簡介]張雪香，女，廣東普寧人，湖北師范學(xué)院文理學(xué)院副研究館員。

[收稿日期]2015—05—06

[基金項目]2014年湖北師范學(xué)院文理學(xué)院教研項目(XJ201413)階段性成果