試論現(xiàn)代化檔案理念之于城市管理工作的必要性

金浩程

煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)城管環(huán)保局

試論現(xiàn)代化檔案理念之于城市管理工作的必要性

金浩程

煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)城管環(huán)保局

從檔案管理轉(zhuǎn)型歷程中，辨析檔案管理之于城市管理的必要性和重要性，并且結(jié)合實(shí)踐對(duì)現(xiàn)代化檔案理念的建構(gòu)，以及這種新理念對(duì)社會(huì)現(xiàn)實(shí)的介入和功效，進(jìn)行了初步探討。

檔案管理 城市管理 理念創(chuàng)新

一、正確理解和把握現(xiàn)代檔案管理的轉(zhuǎn)型

在新的形勢(shì)下，檔案管理正在實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，由史料管理向信息資源管理、知識(shí)管理轉(zhuǎn)變。眾所周知，“檔案”一詞的出現(xiàn)是在明末清初，而且用法、含義多有不同， 直到20世紀(jì)30 年代之前，檔案管理尚未形成一個(gè)獨(dú)立學(xué)科， 對(duì)檔案管理的研究基本上附屬于史學(xué)領(lǐng)域，其目的是為了編史修志。在封建社會(huì)及至近代， 人們觀念之中的檔案屬于史料， 已成為心理定勢(shì)。20 世紀(jì)30 年代以后， 獨(dú)立的“檔案”概念在社會(huì)上逐步形成， 檔案界將檔案作為一個(gè)既存概念實(shí)體來(lái)管理和研究， 學(xué)者們圍繞檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等形成了一套較為完整的理論體系。20 世紀(jì)80 年代以來(lái)， 檔案界紛紛轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維模式和理念，人們都將檔案視為一種“重要的信息資源”。1985國(guó)家層面關(guān)于“大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源”的提出，使檔案信息資源觀成為檔案界的主流意識(shí)形態(tài)，被譽(yù)為“檔案管理的一次革命”。

世紀(jì)之交， 知識(shí)作為社會(huì)的重要生產(chǎn)力要素， 在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中所起的作用日益突出， 知識(shí)管理應(yīng)運(yùn)而生，檔案資源在社會(huì)發(fā)展中的重要性得到重新認(rèn)識(shí)。從知識(shí)的來(lái)源、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、整理，到知識(shí)的流通、傳播、交流，構(gòu)成了一個(gè)完整的知識(shí)經(jīng)濟(jì)體系， 而檔案在這一體系中處于源頭和基礎(chǔ)地位。上述四個(gè)階段，代表著我國(guó)檔案界自身的價(jià)值取向和思維方式的演進(jìn)過(guò)程。

二、要搞好城市管理工作，就要因地制宜，不斷建立新的檔案管理機(jī)制

從管理學(xué)角度來(lái)看，管理的基本要求都在于使被管理對(duì)象有序化。而檔案管理的基本要求也在于檔案的有序化。對(duì)檔案資料進(jìn)行有序化管理的方法有很多，其中最基本的方法就是“分類”，這是人類活動(dòng)迄今為止最基本有效的管理方法，任何規(guī)范有序的管理，任何科學(xué)有效的決策，都離不開(kāi)扎實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案基礎(chǔ)工作。城市管理工作自然也在此列?？梢哉f(shuō)，檔案管理與城市管理之間的關(guān)系，已經(jīng)越來(lái)越引起了重視。

目前是我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)急劇轉(zhuǎn)型的時(shí)期，隨著城市化、工業(yè)化的快速推進(jìn)，對(duì)勞動(dòng)力形成了巨大拉力，外來(lái)人員紛紛涌進(jìn)城區(qū)。從全國(guó)范圍來(lái)看，流動(dòng)攤販在各個(gè)城市普遍存在，其根源在于我國(guó)城市化進(jìn)程的加快、勞動(dòng)力就業(yè)形勢(shì)嚴(yán)峻等客觀現(xiàn)實(shí)，也是我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)還不夠發(fā)達(dá)、部分群眾生活水平較低的集中體現(xiàn)，是一個(gè)時(shí)期內(nèi)必然存在的客觀現(xiàn)象。查處流動(dòng)攤販的責(zé)任雖然在城管執(zhí)法部門(mén)，但疏導(dǎo)攤販需要?jiǎng)趧?dòng)保障、工商、公安、衛(wèi)生防疫、社管處等有關(guān)部門(mén)、單位配合聯(lián)動(dòng)，綜合治理，城管執(zhí)法部門(mén)只堵不疏，必然導(dǎo)致流動(dòng)攤販打游擊戰(zhàn)，使城管執(zhí)法效率大打折扣，無(wú)法最終解決問(wèn)題。從煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)的實(shí)際情況看，當(dāng)?shù)鼐用駜H有10萬(wàn)人左右，其余都是流動(dòng)人口、從外地移居的人口，其中包括40多個(gè)國(guó)家和地區(qū)的近2000名常駐外商。這些人口，有的住在城區(qū)，有的住在農(nóng)村；有的在民企工作，有的外企上班；甚至同一個(gè)小區(qū)，也分布著本地人、本省人、外省人、外國(guó)人等不同地域的居民。不同的人生信仰、不同的生活習(xí)俗、不同的生活方式，必然導(dǎo)致文化的差異、價(jià)值的多元和觀念的沖突。外來(lái)務(wù)工人員群體已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的一支年輕而強(qiáng)大的生力軍，緩和了城市化發(fā)展中勞動(dòng)力供需總量矛盾和結(jié)構(gòu)性短缺的矛盾，同時(shí)也成為城鎮(zhèn)基礎(chǔ)設(shè)施、社會(huì)治安、衛(wèi)生防疫、安全生產(chǎn)以及社會(huì)就業(yè)的巨大壓力。如何管理好、服務(wù)好這個(gè)龐大的社會(huì)群體，按照科學(xué)的發(fā)展觀的要求，獲得社會(huì)的全面、和諧、可持續(xù)發(fā)展，需要我們不斷探索與研究。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)目前外來(lái)務(wù)工人口約7.1萬(wàn)人，男女比例為38：62。外來(lái)人員在分布、就業(yè)、年齡結(jié)構(gòu)等方面主要呈現(xiàn)以下特點(diǎn)：一是行業(yè)分布特征明顯。電子、機(jī)械制造、服裝、食品加工四個(gè)行業(yè)，成為外來(lái)務(wù)工人員的主要分布行業(yè)，約占總?cè)藬?shù)的75%，建筑業(yè)、服務(wù)業(yè)及其他產(chǎn)業(yè)約占25%。二是居住分布相對(duì)集中。約90%以上的外來(lái)務(wù)工人員以居住用人單位提供的集體宿舍為主，租住單位附近民房為輔，很少有自己購(gòu)買住房居住的情況。三是年齡層次總體偏低。據(jù)18—35周歲外來(lái)勞動(dòng)力約占外來(lái)總勞動(dòng)力的80%，36—（55）60周歲的中老年勞動(dòng)力占20%。而文化程度方面，也正因?yàn)椴煌瑫r(shí)代的教育落差，以及優(yōu)勝劣汰的市場(chǎng)選擇等原因，年輕的外來(lái)勞動(dòng)力的文化結(jié)構(gòu)甚至還略優(yōu)于我區(qū)勞動(dòng)力的整體水平。外來(lái)勞動(dòng)力小學(xué)文化以下人員僅占4%，初中35%，高、中專、技校43%，大專以上18%。在對(duì)外來(lái)人員的管理上，主要存在以下問(wèn)題：一是相關(guān)部門(mén)配合不夠，服務(wù)效果不夠理想；二是人員構(gòu)成魚(yú)龍混雜，治安問(wèn)題存在隱患；三是流動(dòng)周期短暫，行政、社會(huì)成本較高。

對(duì)以上問(wèn)題的分析和提出，得益于完整細(xì)致的檔案資料，是從檔案數(shù)據(jù)中分析得出的。同樣是立足于對(duì)檔案資料的分析，同時(shí)結(jié)合工作實(shí)踐，筆者提出了“三步走”的應(yīng)對(duì)措施，即：集中管理，加大投入；“以夷制夷”，重心下移；提高素質(zhì)，服務(wù)先行。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的運(yùn)行，效果非常明顯，受到了領(lǐng)導(dǎo)和群眾的普遍好評(píng)。

實(shí)踐證明，要搞好城市管理，就要切實(shí)重視檔案工作。對(duì)于當(dāng)下的城市管理工作，“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的本質(zhì)意義已不僅僅局限于職業(yè)道德的要求，而是一種進(jìn)行工作思路和工作方法轉(zhuǎn)變的積極探索。而所有的探索，都應(yīng)該是建立在“底子清、目標(biāo)明”的基礎(chǔ)之上的，做好檔案工作的必要性和重要性越來(lái)越突出。

三、通過(guò)創(chuàng)新檔案管理理念，促進(jìn)城市管理方式的持續(xù)有效轉(zhuǎn)變

檔案是過(guò)去工作和歷史情況的記錄，它可以為機(jī)關(guān)工作提供備查的依據(jù)。隨著人們法律意識(shí)和增強(qiáng)和法律法規(guī)的不斷完善，城管檔案不再是單純只作為查考資料，更是作為復(fù)議、訴訟案件中重要的證據(jù)材料。收集齊全、規(guī)范管理、安全保存、有效利用檔案資料，既是對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，也是替將來(lái)著想。因此，城管檔案工作不再是城管部門(mén)的次要工作，而是涉及法律責(zé)任的重要工作。要建立健全檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)材料形成規(guī)律和特點(diǎn)采取定時(shí)收集、 定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集等方法，確保歸檔材料及時(shí)收集歸檔，使城管檔案更具特色、更為完整。加強(qiáng)對(duì)執(zhí)法業(yè)務(wù)檔案的管理與整理，特別是重要的、時(shí)間延續(xù)性較長(zhǎng)的案件，必須加強(qiáng)經(jīng)辦人員移交檔案材料的管理工作，確保案件材料齊全。加快城管檔案的信息化建設(shè)，真正做到各級(jí)城管檔案信息的共享，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息化，通過(guò)創(chuàng)新檔案管理理念，促進(jìn)城市管理方式的持續(xù)有效轉(zhuǎn)變。