物流系統(tǒng)招標(biāo)文件的起草和評審

侯凌燕，尹軍琪

（1.北京信息科技大學(xué)，北京 100192；2.北京伍強(qiáng)科技有限公司，北京 101102）

物流系統(tǒng)招標(biāo)文件的起草和評審

侯凌燕1，尹軍琪2

（1.北京信息科技大學(xué)，北京 100192；2.北京伍強(qiáng)科技有限公司，北京 101102）

物流系統(tǒng)招標(biāo)的結(jié)果，直接關(guān)系到項目的成敗。從起草標(biāo)書和評審?fù)稑?biāo)文件的角度，對招標(biāo)文件的構(gòu)成、關(guān)鍵指標(biāo)、評分方法等關(guān)系到招投標(biāo)結(jié)果的內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)解釋，并提出明確建議，為系統(tǒng)集成商、用戶、評標(biāo)專家提供參考。

物流系統(tǒng)；招標(biāo)文件；起草；評審

1 概述

招標(biāo)文件的起草和招標(biāo)評審是一項非常重要的工作，也是考驗各方技術(shù)水平的關(guān)鍵內(nèi)容之一。招標(biāo)在很大程度上決定了項目的成敗。本文要分享的是筆者作為集成商和評審專家的一些心得體會，希望會對從事物流行業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員和評審專家有借鑒作用。

事實(shí)上，招標(biāo)文件的起草和評審并不是一件非常困難的事，有些甚至是程序化的東西，但即使這樣，很多人對此并不熟悉[1]。

作為一個物流系統(tǒng)集成商，當(dāng)然需要了解招標(biāo)標(biāo)的物的詳細(xì)內(nèi)容和技術(shù)要求[2]，要確認(rèn)投標(biāo)人是否具備提供合格產(chǎn)品和服務(wù)的能力，這是基本要求。

如果不了解產(chǎn)品的基本參數(shù)和技術(shù)指標(biāo)，要完成標(biāo)書的起草是困難的。物流產(chǎn)品種類繁多，加上使用場合不同，要求很難簡單確定。這為招標(biāo)書的起草和評審增加了難度。在這方面，很多行業(yè)內(nèi)的專家也常常犯錯誤。

一項非標(biāo)系統(tǒng)的招標(biāo)，很難對系統(tǒng)的每個細(xì)節(jié)準(zhǔn)確描述，因此，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的完整性很重要。完整性的要求是有專業(yè)定義和約束的，無需對每一個細(xì)節(jié)進(jìn)行過多的闡述，有的用戶不明白其中道理，要求標(biāo)書特別詳細(xì)，其實(shí)結(jié)果會適得其反。

招標(biāo)文件簡單分為技術(shù)部分和商務(wù)部分，其中商務(wù)部分有成熟的范本可供參考，本文僅就技術(shù)部分進(jìn)行討論。

2 基本要素

招標(biāo)文件技術(shù)部分的基本要素包括以下幾個方面：

項目介紹：要對項目進(jìn)行簡單介紹，讓投標(biāo)人有一個基本了解。在項目介紹中，如果有必要的話，應(yīng)說明地理條件、地震設(shè)防以及天氣、水文等要求。作為物流中心的招標(biāo)，有時環(huán)境因素非常重要。

招標(biāo)范圍：即招標(biāo)貨物的具體范圍。一般應(yīng)以列表方式，詳細(xì)列出設(shè)備清單，招標(biāo)范圍特別忌諱模棱兩可或出現(xiàn)歧義。對于詳細(xì)程度，不同的招標(biāo)標(biāo)的是不同的。如果屬于標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，則以細(xì)為宜，如貨架、托盤、叉車的招標(biāo)，應(yīng)要求明確細(xì)致；如果是非標(biāo)產(chǎn)品，尤其是有改進(jìn)和細(xì)化要求的招標(biāo)，則不宜過細(xì)，如輸送系統(tǒng)。當(dāng)然，招標(biāo)重點(diǎn)在于可比性，因此不鼓勵對標(biāo)的進(jìn)行大的改動。對于軟件招標(biāo)，更多的應(yīng)強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)范圍和應(yīng)達(dá)到的技術(shù)指標(biāo)。而作為一項設(shè)計招標(biāo)，可能限制就要少很多，而對宏觀的數(shù)據(jù)比較重視。

技術(shù)要求：技術(shù)要求是技術(shù)文件的重要組成部分。技術(shù)要求要有一定的代表性和適應(yīng)性，要避免對細(xì)節(jié)過于詳細(xì)的描述而出現(xiàn)傾向性。一般來說，對于整機(jī)型號的要求是不允許的，行業(yè)中廣泛采用的關(guān)鍵零部件則不受此限制。如SEW的電機(jī)和減速器，由于是行業(yè)中廣泛采用的設(shè)備，則可以作出限制。在技術(shù)要求中，尤其要明確設(shè)備或系統(tǒng)的性能指標(biāo)。為了說明系統(tǒng)的性能，有時需要對系統(tǒng)流程作出清晰的描述。有些客戶對于技術(shù)指標(biāo)提出過高的要求，這是非常有害的，作為集成商，應(yīng)及時勸說客戶，耐心解釋。

驗收標(biāo)準(zhǔn)：即項目的驗收標(biāo)準(zhǔn)，主要有兩個，其一是國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其二是合同要求。有些合同要求是與國家標(biāo)準(zhǔn)不一致的，應(yīng)明確以合同要求為準(zhǔn)。

工期要求：每個項目都有工期要求，有的要求很緊。很多實(shí)際案例中，工期往往比較緊張，甚至出現(xiàn)不合情理的情況，這對投標(biāo)人是不利的，對于整個工程的順利完成也不利。提出合適的工期要求是比較可取的。

售后服務(wù)承諾：這是容易忽視的地方。其實(shí)招標(biāo)文件的目的是控制成本和質(zhì)量，而售后服務(wù)（包括備品備件）是構(gòu)成成本的關(guān)鍵內(nèi)容。因此對于售后服務(wù)的詳細(xì)承諾是必要的，并且應(yīng)作為重要的評分依據(jù)。

培訓(xùn)要求：主要是對培訓(xùn)時間、人員、課程以及所需達(dá)到的目的作出承諾。這是整個項目實(shí)施的重要組成部分。

3 系統(tǒng)一致性問題

一致性是指整個項目在設(shè)計指標(biāo)的要求方面要一致，才能使投標(biāo)價格變得合理，否則，會推高投標(biāo)價格，并且會降低系統(tǒng)性能。很多情況下，設(shè)計者和用戶關(guān)注的往往是單一的技術(shù)指標(biāo)，如速度，但對整體性能缺乏必要的了解，就會提出許多非理性的要求，不僅給投標(biāo)人造成困惑，而且還會造成浪費(fèi)。如自動化立體庫系統(tǒng)（AS/RS系統(tǒng)），最關(guān)鍵的指標(biāo)應(yīng)是系統(tǒng)處理能力和穩(wěn)定性指標(biāo)，但有時客戶只對堆垛機(jī)的行走速度提出很高的要求，甚至忽視整個系統(tǒng)的綜合能力，不能不說是舍本逐末。又比如高速分揀設(shè)備，不僅要強(qiáng)調(diào)分揀機(jī)的分揀能力，也要考慮供包線的能力與之匹配，有些招標(biāo)文件卻僅僅強(qiáng)調(diào)一個方面而忽視其他相關(guān)方面，有的甚至僅要求分揀機(jī)運(yùn)行速度，殊不知分揀速度越快，可能會產(chǎn)生別的負(fù)面影響。

對于一個物流系統(tǒng)來說，以下幾方面就應(yīng)保持一致：

收貨指標(biāo)、庫存指標(biāo)、發(fā)貨指標(biāo)、平均庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)：這4個參數(shù)具有一定的關(guān)聯(lián)性，在設(shè)計中要特別注意。收貨指標(biāo)描述了每天貨物流入的量，發(fā)貨指標(biāo)描述的是每天貨物流出的量，在一定時間點(diǎn)的庫存則描述了此前的收貨與送貨的差，據(jù)此可以計算出貨物的平均周轉(zhuǎn)天數(shù)。

物流系統(tǒng)各環(huán)節(jié)間的物流量：如收貨環(huán)節(jié)的托盤數(shù)、周轉(zhuǎn)箱數(shù)等，發(fā)貨環(huán)節(jié)的托盤數(shù)、件數(shù)等，包裝系統(tǒng)中的物流量、包裝臺數(shù)量等，都應(yīng)保持一致性。

設(shè)備能力的匹配：設(shè)備能力與物流量要有匹配性，維持在一定范圍。設(shè)備利用率過低，會造成浪費(fèi)，反之，將達(dá)不到要求。有關(guān)設(shè)備能力匹配的重要性，尤其體現(xiàn)在：立體庫的堆垛機(jī)與輸送系統(tǒng)的匹配、輸送機(jī)主線和支線的匹配、分揀機(jī)與合流輸送機(jī)系統(tǒng)的匹配。對于系統(tǒng)來說，有很多主要指標(biāo)，但總體設(shè)計指標(biāo)的滿足性是最主要的，追求單個設(shè)備指標(biāo)是沒有意義的。

對于一個子系統(tǒng)來說，如一個自動化立體庫，對外來說，其技術(shù)指標(biāo)要保證總體關(guān)于入庫和出庫的能力匹配，對內(nèi)來說，貨位數(shù)、輸送機(jī)、堆垛機(jī)等也要有一致性。如果不能保持一致，就會造成浪費(fèi)。即使是特殊情況也是如此。

一致性的問題還有很多，如物流門的尺寸、電梯的尺寸和額定載荷等，這里不一一例舉。重要的是，讓投標(biāo)人明白所需要的東西是什么，為什么如此，非常重要。

4 完整性規(guī)定問題

完整性要求是招標(biāo)文件非常重要的內(nèi)容。一般情況下，招標(biāo)文件無法窮舉所有設(shè)備和要求，也無法對一個系統(tǒng)進(jìn)行完整細(xì)致的描述，尤其是輔助物和關(guān)聯(lián)設(shè)備，很容易形成遺漏，如安全防護(hù)裝置、跨梯、樓梯、欄桿等，這些設(shè)備的數(shù)量本來就有一定的隨意性，因此，在招標(biāo)時，最好的辦法是提出完整性的要求。

作為系統(tǒng)組成部分的一臺設(shè)備或一個子系統(tǒng)，它應(yīng)是完整的。如在描述一臺叉車時，有時并不會對輪胎數(shù)量作出具體描述，但輪胎是作為叉車不可或缺的一部分存在的，購買叉車時，并不要為輪胎單獨(dú)付費(fèi)，除非需要額外增加輪胎的數(shù)量。對于非標(biāo)設(shè)備，更應(yīng)該明確其完整性，如堆垛機(jī)的安全裝置、軌道、供電系統(tǒng)、控制系統(tǒng)等，這是在行業(yè)中約定俗成的。

作為一個系統(tǒng)，其完整性更應(yīng)該保證，如AS/RS系統(tǒng)。有些投標(biāo)人會利用招標(biāo)文件的漏洞，將沒有明示但作為完整性要求又必須包括的內(nèi)容故意遺漏，從而獲得較好的價格。一旦中標(biāo)，又提出追加遺漏的東西，使招標(biāo)人蒙受損失。這樣的例子是很多的。

當(dāng)然，對一個系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計和招標(biāo)采購，集成商自身要明白其完整性的含義，本身不能有大的遺漏。最好的辦法是理出清單，并一一核對。首先不要出現(xiàn)項目的遺漏，其次是一個項目下設(shè)備的基本數(shù)量不能錯誤。以前曾有過遺漏托盤而使預(yù)算出現(xiàn)大問題的情形，并導(dǎo)致項目最終沒有投入使用，造成重大損失。

有時采用其他辦法（如圖紙）進(jìn)行完整性約定也是一個好的辦法。如貨架招標(biāo)中，其數(shù)量按照圖紙要求進(jìn)行就比清點(diǎn)數(shù)量更準(zhǔn)確一些，也容易說清楚。

5 評分方法

現(xiàn)在的評分方法已經(jīng)有很多版本可以借鑒，但好壞卻因人而異。本文認(rèn)為招標(biāo)文件的宗旨是找到合適的產(chǎn)品供應(yīng)商，所以評分方法也要為這個目標(biāo)服務(wù)。

評分分為兩個部分：商務(wù)部分和技術(shù)部分。一般情況下，技術(shù)部分占50%-60%比較適宜，但也有些標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的招標(biāo)特別注重商務(wù)部分，技術(shù)部分只占40%甚至更低。

商務(wù)部分的評分主要是價格部分的評分，當(dāng)然也會關(guān)注企業(yè)規(guī)模、信用等級等。從過去的經(jīng)驗看，采用最低價最高分的方法是不可取的。而可取的是采用加權(quán)平均價最高分的方式比較好。加權(quán)平均價一般的計算方式是有效報價的平均值的95%為基礎(chǔ)價格，對偏離基礎(chǔ)價的有效報價都應(yīng)該扣分。這一方法的優(yōu)點(diǎn)是在一定程度上避免了惡性競爭，避免惡意報價等問題。除非特別大的招標(biāo)項目，否則對企業(yè)規(guī)模進(jìn)行打分都是沒有意義的，因為企業(yè)規(guī)模作為評價指標(biāo)往往會出現(xiàn)判斷上的偏差，即專業(yè)性往往比企業(yè)規(guī)模更為重要。

技術(shù)部分的評標(biāo)有很多項指標(biāo)，如對項目的理解，完整性、創(chuàng)新性、方案的優(yōu)劣、技術(shù)指標(biāo)、關(guān)鍵設(shè)備和技術(shù)的先進(jìn)性、設(shè)備成熟度、培訓(xùn)內(nèi)容、售后服務(wù)措施、團(tuán)隊構(gòu)成以及生產(chǎn)能力等。猛一看，這些指標(biāo)都很重要，關(guān)鍵是如何從這些指標(biāo)中理出頭緒，找到符合本次招標(biāo)的關(guān)鍵因素。不要讓次要指標(biāo)改變了評標(biāo)結(jié)果，這是非常關(guān)鍵的一點(diǎn)。

不同的產(chǎn)品，其技術(shù)評價關(guān)鍵指標(biāo)是不同的。以下的內(nèi)容也許可以作為參考。

設(shè)計類評標(biāo)：主要是理解力、技術(shù)方案和團(tuán)隊經(jīng)驗，其他都是次要的。

集成類評標(biāo)：主要是理解力、方案、前瞻性、成功經(jīng)驗、團(tuán)隊等。

貨架及托盤產(chǎn)品：主要是產(chǎn)品的成熟度、生產(chǎn)能力、安裝能力（貨架）。

堆垛機(jī)：技術(shù)指標(biāo)、成熟度、售后服務(wù)是關(guān)鍵。

輸送機(jī)：技術(shù)指標(biāo)、成熟度、售后服務(wù)是關(guān)鍵。

軟件產(chǎn)品：理解能力、成熟度（針對性）、團(tuán)隊經(jīng)驗、服務(wù)等是關(guān)鍵。

叉車：產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)、成熟度、服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)是關(guān)鍵。

倉庫門：產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)、成熟度、服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)是關(guān)鍵。

需要指出的是：對于有些關(guān)鍵指標(biāo)的缺失，應(yīng)一票否決，而對于次要指標(biāo)，盡可能不要干擾評分結(jié)果。

6 其他

質(zhì)量、工期、價格，這三者是招標(biāo)文件關(guān)注的重點(diǎn)。關(guān)于價格，要關(guān)注的不僅是設(shè)備本身的價格，還要看其運(yùn)營成本、付款方式導(dǎo)致的資金成本變化、使用壽命等，而這幾方面往往容易忽視。

有時專家們過于相信投標(biāo)人的承諾，但如果僅僅憑借投標(biāo)文件是很難取得預(yù)期結(jié)果的。

工期就是一個很有意思的指標(biāo)，有誰敢不承認(rèn)招標(biāo)人的工期呢？真的能夠完成嗎？這時，考察一下投標(biāo)人的生產(chǎn)能力，過往業(yè)績、團(tuán)隊能力以及財務(wù)能力是非常必要的，而不僅僅停留在確認(rèn)其承諾。尤其對于大型工程，工期比較緊的時候，更是如此。

產(chǎn)品質(zhì)量的判斷通常是比較困難的。除非有成熟的樣品（通過實(shí)踐參觀證明）和廣泛的用戶，否則無法得到驗證。標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品往往比較好評價，如叉車就是一個很好的例子。而對于像WMS系統(tǒng)，分揀機(jī)這一類產(chǎn)品，有時很難分辨其優(yōu)劣，自然就做不出恰當(dāng)?shù)脑u價。這時，唯一可以說服評委的應(yīng)該是應(yīng)用案例。

重要的產(chǎn)品應(yīng)設(shè)置準(zhǔn)入門檻，這是未來長期的售后服務(wù)所要求的。在這一方面企業(yè)最好不要做第一個吃螃蟹的。在多年的評標(biāo)過程中，筆者更傾向于采用成熟且專業(yè)的產(chǎn)品。因為這樣的產(chǎn)品符合用戶的長期利益。但有時也不得不承認(rèn)，很多新產(chǎn)品的確具有很大的生命力，對這類產(chǎn)品，應(yīng)該鼓勵，而不應(yīng)該扼殺。

[1]王銀學(xué).立體倉庫如何進(jìn)行招標(biāo)[J].物流技術(shù)與應(yīng)用,2003,8 (2):46-51.

[2]侯凌燕.物流中心的設(shè)計指標(biāo)評價[J].物流技術(shù),2015,(11), 93-94.

Drafting and Review of Bid Document for Logistics Systems

Hou Lingyan1,Yin Junqi2
(1.Beijing Information Science&Technology University,Beijing 100192;2.Beijing Vstrong Technology Co.,Ltd.,Beijing 101102,China)

The bidding result of a logistics system project directly affects the success of the project.In this paper,from the angle of bid documents drafting and tender document review,we explained in detail the contents of the bid document that would affect the bid result,such as document composition,key index and grading method,etc.,and proposed accordingly the suggestions and solutions.

logistics system;bid document;drafting;review

F252

A

1005-152X(2016)10-0034-03

10.3969/j.issn.1005-152X.2016.10.010

2016-09-12

侯凌燕，女，北京信息科技大學(xué)計算機(jī)學(xué)院副教授，研究方向：計算機(jī)原理和計算機(jī)軟件教學(xué)、物流技術(shù)與裝備；尹軍琪，男，北京伍強(qiáng)科技有限公司董事長，教授級高工，研究方向：物流系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計、系統(tǒng)集成以及物流信息系統(tǒng)研發(fā)等。