存貨盤點實務(wù)探析

范愛理，胡 勇

（安徽交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，安徽 合肥 230000）

存貨盤點實務(wù)探析

范愛理，胡 勇

（安徽交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，安徽 合肥 230000）

介紹了盤點管理的要點，主要包括明確倉庫盤點的目的、全面認識盤點方法、進行倉庫整理、召開盤點會議、現(xiàn)場盤點、盤點結(jié)果處理，并提出了為保證盤點高效率、高質(zhì)量地完成所必需的倉庫盤點管理方法與技巧。

存貨；盤點；賬務(wù)

1 引言

存貨是企業(yè)流動資產(chǎn)的重要組成部分之一，存貨管理的好壞與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟效益，也體現(xiàn)了企業(yè)的經(jīng)營管理水平。存貨狀態(tài)要通過盤點確認。作為倉庫管理中的重要組成部分，在日常管理中，盤點的重要性常常被倉庫主管們忽略，認為只要保證了出入庫的準(zhǔn)確性，庫存數(shù)據(jù)肯定沒問題。殊不知，哪怕最微小的一個誤差（這個誤差不一定是倉庫管理人員造成的，也有可能是上下游客戶造成的），日積月累，就可能產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，造成庫存數(shù)據(jù)的巨大偏差。

所謂盤點，是指定期或臨時對庫存商品的實際數(shù)量進行清查、清點的作業(yè)，即為了掌握貨物的流動情況（入庫、在庫、出庫的流動狀況）及狀態(tài)，對倉庫現(xiàn)有物品的實際數(shù)量與保管賬上記錄的數(shù)量相核對，以便準(zhǔn)確地掌握庫存數(shù)量[1]。企業(yè)之所以要進行盤點，其目的主要包括以下四點：一是進行實物清點；二是進行財務(wù)與實物的對比；三是監(jiān)控庫存產(chǎn)品狀態(tài)；四是評估倉庫管理水平[2]。倉庫盤點不僅是對庫存狀態(tài)的一種監(jiān)控，更是總結(jié)過去與規(guī)劃未來的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2 盤點的分類

按盤點周期不同，盤點方法有日常盤點法、月度盤點法、年度或半年盤點法。

一般來講，幾乎所有公司每年都會進行一次年度盤點，除了清點物料之外，其另一個重要目的就是結(jié)合財務(wù)審計和年度核算，盤點企業(yè)財產(chǎn)，并結(jié)合盤點結(jié)果對公司財產(chǎn)庫存狀況進行調(diào)整。

按照盤點方式不同可以分為動控盤點法，即對某個周期內(nèi)有出庫或入庫動作的貨物進行盤點；循環(huán)盤點法是采用循環(huán)機制，在盤點周期內(nèi)，對倉庫內(nèi)所有物品進行盤點，不過需要注意的是在循環(huán)周期內(nèi)，不能出現(xiàn)盤點重復(fù)和盤點遺漏；期末盤點法，即在某個時間周期期末，對這個倉庫的物品進行全面盤點，是規(guī)模大、耗費時間、人力多的盤點方法。

一般情況下，日常盤點法會結(jié)合動控盤點法、月度盤點法會結(jié)合循環(huán)盤點法、年度或半年盤點法則會結(jié)合期末盤點法使用。

不同盤點方法，其規(guī)模和難易程度存在很大差異，程序也略有不同。但總體來講，各種盤點方法總的程序都可以從最復(fù)雜的盤點程序中抽取。因此，本文將重點討論最全面復(fù)雜的年度期末盤點。

3 倉庫盤點的注意事項

無論是年度盤點還是期末盤點，其管理都是一項大工程，為了保證盤點高效率、高質(zhì)量的完成，前期準(zhǔn)備工作是盤點必不可少的程序。

3.1 盤點前準(zhǔn)備充分

首先，盤點前組織員工進行倉庫整理，將貨物分類放在指定貨位，使貨品擺放符合倉儲原則和倉儲規(guī)范。倉庫盤點時要對應(yīng)貨位清點貨品數(shù)量，如果倉儲貨位混亂且盤點前未進行整理，不僅會影響盤點效率，而且容易導(dǎo)致盤點失誤影響盤點的準(zhǔn)確性。因此，在大規(guī)模倉庫盤點前，一定要進行倉庫整理，避免倉庫混亂造成的盤點效率和準(zhǔn)確性降低的情況。

其次，召開盤點會議，商討和準(zhǔn)備盤點現(xiàn)場的相關(guān)事宜。一般來講，盤點會議主要內(nèi)容有以下幾個方面：

（1）形成盤點小組，正常情況下，每個盤點小組都必須有物流部和財務(wù)部人員參與。因為盤點要呈現(xiàn)倉庫貨品和財務(wù)數(shù)據(jù)之間的對比狀態(tài)，盤點人員須承擔(dān)一定責(zé)任。所以如果財務(wù)部人員不能參與盤點，就必須要有相應(yīng)管理人員參與其中。另外，盤點小組人員規(guī)模應(yīng)根據(jù)盤點規(guī)模及要求確定，一般不少于2人，但也不宜過多，因為人員冗余，會降低效率，所以常見的小組人員為3人。

（2）選擇盤點程序非常熟悉的培訓(xùn)師，向盤點人員講述盤點流程及注意事項。

（3）在現(xiàn)場盤點中，每個小組的盤點分區(qū)是不同的，在培訓(xùn)時要在培訓(xùn)會議上向盤點人員準(zhǔn)確傳達其各自的盤點范圍，注意盤點范圍不重疊，更不能遺漏。

（4）分發(fā)盤點表格。盤點表是盤點的重要工具，如果設(shè)計不好，不僅會增加工作量，影響盤點結(jié)果的準(zhǔn)確度還會導(dǎo)致現(xiàn)場記錄的混亂，給盤點結(jié)果的整理和數(shù)據(jù)確認帶來困難。所以在設(shè)計盤點表時，應(yīng)注意幾個問題：第一、盤點表一定要簡單，不能把不需要的信息列在表上；第二、確保盤點表上的數(shù)據(jù)一欄沒有空白欄，即賬上反應(yīng)的庫存物品的儲存數(shù)量不能出現(xiàn)在盤點表上；第三、如果盤點表將物品的名稱、規(guī)格、型號、商品代碼、庫位信息全部顯示，最后一定要留備注欄，一旦在現(xiàn)場盤點時發(fā)現(xiàn)表中未記錄的物品，盤點者就可以將其詳細信息填入備注欄。

最后，明確盤點獎懲制度。對于已簽字確認的盤點人員、復(fù)查人員無故缺席的有明確的獎懲。

3.2 盤點實施

現(xiàn)場盤點是盤點工作的實施階段。進行現(xiàn)場盤點時，應(yīng)注意以下幾點：

（1）區(qū)域確認錯誤，會直接導(dǎo)致盤點結(jié)果錯誤，所以盤點前小組成員必須準(zhǔn)確無誤地確認自己的盤點區(qū)域；

（2）以三人小組為例，盤點小組的人員分工一般為一人記錄，另外兩人進行現(xiàn)場清點，兩人清點結(jié)果完全一致時，就形成某一貨位上貨品實際盤存記錄數(shù)。需要注意的是，在盤點過程中，三個人的工作可以循環(huán)互換。比如某些區(qū)域選擇A記錄，另外幾個區(qū)域就是B記錄，其他兩人盤點。

（3）記錄清點過程。例如某服裝按箱倉儲，每箱20套，在清點某個貨位上的貨品時，如果某個貨位上是完整的1箱，記錄清點結(jié)果時應(yīng)記錄為1*20，如果貨位上是1整箱和5套未裝箱的零散服裝，清點結(jié)果就是1* 20+5。只有這樣完整的呈現(xiàn)盤點過程，保證現(xiàn)場盤點的準(zhǔn)確性和真實性，才能在核查時更加快速準(zhǔn)確地找出錯誤出現(xiàn)的根源。

（4）為了使盤點結(jié)果100%準(zhǔn)確，每個區(qū)域由兩個小組分別進行盤點，如果兩次盤點結(jié)果完全相同，那么就可以采納這個盤點結(jié)果，如果結(jié)果出現(xiàn)差異，就要對其進行復(fù)核?，F(xiàn)場盤點時，要完整的規(guī)定兩個小組的行走

路徑，原則上講，兩個小組不能同時從相同的方向?qū)ν粎^(qū)域進行盤點，因為當(dāng)兩個小組以相同路徑對某一個區(qū)域進行盤點時，很有可能在盤點中使用同一個盤點結(jié)果，如此一來兩個小組對同一個區(qū)域盤點的效果就達不到了。

（5）現(xiàn)場盤點時除了要記錄貨位上貨品的數(shù)量，還要正確處理盤點過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況。一旦在盤點過程中發(fā)現(xiàn)包裝破損、產(chǎn)品殘損或過期等情況，應(yīng)及時在盤點表備注欄詳細記錄產(chǎn)品狀態(tài)；若在盤點過程中，發(fā)現(xiàn)盤點表未記錄的貨品，也應(yīng)及時備注在盤點表的空白處。

3.3 臨時事件處理辦法

倉庫在盤點期間，如果碰到必須的貨品收發(fā)，比如急需的供應(yīng)商送貨，成品的入庫及客戶送貨，通行的做法是可以將收發(fā)的單據(jù)日期推后一天（到達下一個月份），并對入庫的原料進行隔離處理（不參與盤點），對出庫的成品在發(fā)貨前盤點（需參與盤點），目的就是在這種緊急情況發(fā)生時，避免造成賬務(wù)的混亂和實物的不相符，保持賬務(wù)邏輯關(guān)系的順暢。

4 盤點結(jié)果的匯總分析

盤點結(jié)果處理的關(guān)鍵就是賬務(wù)處理，而盤虧盤盈就成為企業(yè)賬務(wù)調(diào)整至關(guān)重要的影響因素。盤虧就是實際盤點的數(shù)量比賬存數(shù)量少，盤盈則反之[3]。一般來講，企業(yè)對賬務(wù)調(diào)整有嚴格規(guī)定，只有在期末盤點、年度或半年度盤點中發(fā)現(xiàn)賬務(wù)與實際不符，才能進行庫存財務(wù)調(diào)整，也就是說，庫存賬務(wù)調(diào)整不是物流部獨自實施的，而是經(jīng)過一個完整的申報程序得到上級批準(zhǔn)之后才進行的，如此才能保證公司各個賬務(wù)之間的完整性和統(tǒng)一性。

在實際盤點過程中，盤點結(jié)果出現(xiàn)差異分析主要有以下幾種：

4.1 出貨或入貨數(shù)量錯誤

（1）出庫時貨品少發(fā)造成的盤盈，這時要及時追查上一次盤點與本次盤點之間該貨品的出庫記錄，和收貨人及時聯(lián)系，找到是哪一筆出庫單少發(fā)了，并商量解決辦法。大多數(shù)情況下，收貨人收到的貨物有缺失，一般都會及時聯(lián)系倉庫或者貨主單位。（2）入庫時多收了貨造成的盤盈，多收了貨而沒有記錄入賬，導(dǎo)致實物庫存比賬面庫存多，這種情況有以下處理方法：第一，如果是貨主單位知道多發(fā)的情況，可以修改當(dāng)時入庫單，增加入庫數(shù)量。第二，補充入庫單，并在入庫單的備注里，詳細描述入庫的原因。第三，貨主單位也沒有記錄的情況，這時候要做盤盈入庫，并且通報貨主企業(yè)。（3）出庫未記賬造成的盤虧，主要包括正常出庫未記賬以及退回給供應(yīng)商未記賬等。往往在倉庫業(yè)務(wù)比較繁忙時，由于一些特殊的原因（比如私下打白條出庫），倉庫實際發(fā)貨了，但沒在賬上體現(xiàn)。造成的結(jié)果就是，倉庫實物庫存減少了，但賬面庫存因為沒有記賬沒有減少，由此造成盤虧。（4）如果是正常出庫超發(fā)了，則要找到原始出庫單，修改出庫單的出庫數(shù)量（增加賬面上的出庫數(shù)量）。（5）如果是忘記做出庫登記了，則要及時補填出庫單據(jù)。（6）如果是退貨出庫（返還給貨主單位）沒有做登記，則要及時找到退貨依據(jù)，及時補登退貨出庫記錄，同時要求貨主單位做好退貨接收的補登手續(xù)，以保證雙方賬目上的一致。

降低和控制噪聲的措施主要有：防止油液中滲入空氣；防止泵和閥產(chǎn)生“氣穴”現(xiàn)象；防止管道內(nèi)產(chǎn)生紊流和渦流；減小或吸收管道內(nèi)的壓力脈動；設(shè)置防振墊(或支架)及有關(guān)隔振措施等。

4.2 出入貨物品類錯誤造成的兩項差異

倉庫里存在同品種多規(guī)格、包裝數(shù)量不同的貨物，倉管疏忽大意就容易出現(xiàn)錯拿、漏發(fā)或混淆，也有可能是揀貨指令不清晰、貨位設(shè)置不清晰、貨品外包裝容易混淆等原因，把B商品當(dāng)成A商品出庫了。造成的結(jié)果是B商品出現(xiàn)盤虧，而A商品出現(xiàn)盤盈。這種差錯往往是通過盤點發(fā)現(xiàn)的。由于發(fā)錯貨造成的換貨處理，要及時找到A商品的出庫記錄，找出是哪一單拿錯了貨，然后做換貨處理。換貨操作是在賬外處理的，因而換貨操作產(chǎn)生的費用，也應(yīng)該在賬外處理。

4.3 客戶退貨記錄未填造成的差異

客戶退貨正常的流程應(yīng)該是客戶先通知貨主企業(yè)退貨，貨主企業(yè)再通知倉庫負責(zé)接收。但實際操作中往往是相反的，是倉庫先收到貨，而貨主企業(yè)并不知情，這時就要及時和貨主企業(yè)溝通，及時做退貨登記。如果是退貨記錄未登記，則及時補登退貨記錄，并和貨主企業(yè)通報核對退貨信息。如果發(fā)現(xiàn)有瑕疵品（退貨原因大多是因為出現(xiàn)瑕疵），則要及時做次品標(biāo)識，或者凍結(jié)。

4.4 破損處理未記賬造成的盤虧

主要是日常管理中發(fā)現(xiàn)的貨品質(zhì)量問題，做了實物

處理，但未及時做賬務(wù)處理，導(dǎo)致實際數(shù)與賬面數(shù)不符。（1）因為變質(zhì)、損毀等原因造成貨品的直接廢棄，但沒有做損毀品的出庫賬務(wù)處理，這時賬務(wù)上（WMS）要及時做“減庫”操作。其一是可以做退貨出庫，將廢棄的貨品出貨給貨主企業(yè)（哪怕是丟棄，也可以算作是出庫給貨主企業(yè)）；其二是如果損毀責(zé)任由倉庫企業(yè)承擔(dān)，則出庫的收貨單位是倉庫企業(yè)（相當(dāng)于是倉庫企業(yè)按照約定的價格買下了損毀的物品）。（2）因為淋濕、破損等原因?qū)е挛锲繁幌录芨綦x，這時要及時在WMS賬務(wù)上做隔離標(biāo)記。一種做法是直接將破損物品在原貨位上凍結(jié);另一種做法是將破損物品移動到次品區(qū)，同時在WMS賬務(wù)上做次品移動記錄。

由于小數(shù)點誤差造成的數(shù)量差異，一方面可以通過在合同上約定允許的誤差范圍;另一方面，通過增加虛擬入庫（哪怕這個入庫數(shù)量只有零點零幾的內(nèi)容）來平衡這點誤差。

5 對策與措施

5.1 完善倉儲管理制度

針對日常工作流程和盤點發(fā)現(xiàn)的問題，進一步完善倉庫管理制度，促使各項工作在高標(biāo)準(zhǔn)下按程序進行，修訂一套有章可循的管理制度，嚴格考核標(biāo)準(zhǔn)和獎懲機制。如入出庫制度、貨位管理制度、盤點制度、獎懲制度、考核制度等。

5.2 實施貨品盤點重點分類和精細化管理

貨物盤點精細化管理是運用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化手段，使組織各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運行。這有助于增強貨物盤點的準(zhǔn)確性，能夠更有效地發(fā)現(xiàn)盤點中存在的問題。

（1）合理安排盤點時間。盤點盡量在大批發(fā)貨結(jié)束后進行，目的是減少發(fā)貨數(shù)量，保證盤點工作準(zhǔn)確、高效地完成。

（2）合理確定盤點范圍。由于盤點是一個耗費時間和費用的事情，所以要想辦法控制時間、控制范圍，可以根據(jù)貨品的價格高低以及周轉(zhuǎn)量將貨物分為A、B、C三類，分類進行盤點。

（3）合理修訂盤點流程。這有助于將貨物盤點工作規(guī)范化、程序化，同時避免了盤點的隨意性，樹立盤點人員規(guī)則意識。要充分做好盤點前準(zhǔn)備，對貨物進行整理，同時做好貨物破損、變質(zhì)等清理工作。打印盤點表并分發(fā)到相關(guān)各區(qū)域，盤點人對盤點中出現(xiàn)的數(shù)量盤虧及時進行復(fù)核，保證盤點的真實性和準(zhǔn)確性。確認無誤后用正負號在盤點表中標(biāo)注盈虧數(shù)量，盤點人、區(qū)域負責(zé)人在盤點表上簽字確認，將盤點表統(tǒng)一交上一級管理。

（4）合理擺放貨物貨位并有醒目提示。為了避免工作人員從速心理和慣性思維，每次貨物上架時，都要嚴格按“先進先出”的擺放原則，以利于存新發(fā)舊。同時，把同品種不同規(guī)格、包裝、名稱相似、顏色搭配、形狀大小都極相似的貨品，用各種顏色進行標(biāo)示。

[1]范愛理.倉儲管理實務(wù)[M].北京:人民交通出版社,2012.

[2]薛威.倉儲作業(yè)管理[M].北京:高等教育出版社,2012.

[3]羅書林,劉翠芳.倉儲管理實務(wù)[M].沈陽:東北大學(xué)出版社, 2014.

Discussion on Inventory Counting Practice

Fan Aili,Hu Yong
(Anhui Communications Vocational&Technical College,Hefei 230000,China)

In this paper,we introduced the key points in the inventory counting practice,including its purpose and method,the keeping of the warehouse,the inventory counting conference,in-situ counting,counting result processing.Next,we proposed the necessary methods and techniques for the high-efficiency and quality completion of the inventory counting task.

inventory;counting;finance

F253

A

1005-152X(2016)10-0022-04

10.3969/j.issn.1005-152X.2016.10.007

2016-09-05

2012年安徽省省級質(zhì)量工程教研項目階段性成果（2012gxk157）

范愛理（1963-），女，安徽合肥人，副教授，研究方向：物流管理；胡勇（1978-），男，安徽宿松人，碩士，講師，研究方向：物流管理。