淺談水利工程檔案管理和驗(yàn)收

馮志新

丹東市江河流域管理處

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淺談水利工程檔案管理和驗(yàn)收

馮志新

丹東市江河流域管理處

摘 要：水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，水利工程檔案管理的質(zhì)量直接影響著工程質(zhì)量。在重大建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前先組織項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收已經(jīng)成為一項(xiàng)制度，但檔案驗(yàn)收是手段，不是目的。檔案行政管理部門，尤其是項(xiàng)目所在地檔案行政管理部門，要主動(dòng)登門服務(wù)，要教育、制度、監(jiān)管并重，認(rèn)真做好水利工程檔案驗(yàn)收工作是非常重要的。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案；檔案驗(yàn)收

1前言

水利項(xiàng)目工程是人類改造自然環(huán)境﹑利用自然資源﹑抗御自然災(zāi)害的成果，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，是水利科技工作者辛勤勞動(dòng)的成果。水利科技項(xiàng)目檔案是水利科技工作者從醞釀﹑決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括科技項(xiàng)目的提出﹑調(diào)研﹑可行性研究﹑評(píng)估﹑決策﹑計(jì)劃﹑勘測(cè)﹑設(shè)計(jì)﹑施工﹑調(diào)試﹑生產(chǎn)設(shè)備﹑竣工﹑試生產(chǎn)（使用）等工作中形成的文字材料﹑圖紙﹑圖表﹑計(jì)算材料﹑聲像材料等形式與載體的文件材料水。水利工程檔案是指水利工程在前期﹑實(shí)施﹑竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字﹑圖表﹑聲像等不同形式的歷史記錄。

根據(jù)水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，大中型水利工程在竣工驗(yàn)收前應(yīng)進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。其他工程的檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收應(yīng)由工程竣工驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程，不得通過檔案驗(yàn)收；未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗(yàn)收。

2做好水利工程檔案管理和驗(yàn)收工作的重要意義

檔案是珍貴的文獻(xiàn)，是重要的信息載體，是歷史的印記。工程檔案，既是工程建設(shè)過程的真實(shí)記錄，又是竣工運(yùn)行以后工程檢修﹑維護(hù)和管理的重要依據(jù)。水利工程（含新建﹑改建﹑擴(kuò)建和除險(xiǎn)加固，下同）檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容之一，是確保已建水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案完整﹑準(zhǔn)確﹑系統(tǒng)和安全的重要措施。

2.1檔案是水利工程建設(shè)過程的真實(shí)記錄

完整﹑詳盡的工程檔案可以反映出工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工﹑從材料到成型﹑從決策到實(shí)施的全過程，是了解﹑研究一項(xiàng)工程來龍去脈的最權(quán)威資料，是工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄。如果只有工程實(shí)物而沒有工程檔案，若干年后，我們將無從知曉工程的基本情況，就不能對(duì)工程建設(shè)各階段的正確性﹑科學(xué)性作出客觀準(zhǔn)確的判斷。

2.2檔案是水利工程建設(shè)質(zhì)量終身責(zé)任制的重要憑證

國(guó)家規(guī)定水利工程建設(shè)質(zhì)量實(shí)行終身負(fù)責(zé)制。建立規(guī)范的工程檔案，是促使當(dāng)事人履行責(zé)任的重要憑證。真實(shí)的﹑完整的檔案記錄，使相關(guān)建設(shè)責(zé)任考有所據(jù)，能夠促使參建單位和相關(guān)責(zé)任人進(jìn)一步強(qiáng)化“責(zé)任﹑質(zhì)量﹑安全”三個(gè)意識(shí)，努力建設(shè)高質(zhì)量的精品工程。

2.3檔案是水利工程運(yùn)行維護(hù)的重要依據(jù)

詳實(shí)的檔案信息是水利工程調(diào)度指標(biāo)核定和調(diào)整的依據(jù)，有了這一依據(jù)，就可以對(duì)水利工程關(guān)鍵部位﹑關(guān)鍵單元﹑關(guān)鍵設(shè)施及管網(wǎng)的檢修維護(hù)工作提供重要查考，如果沒有這個(gè)基礎(chǔ)，緊急情況下就會(huì)“瞎子摸象”，無從查考，甚至危及水利設(shè)施安全或人身安全，直接影響防洪抗災(zāi)大局。

2.4檔案合格是水利工程竣工驗(yàn)收的必備前提

所有水利工程項(xiàng)目必須履行檔案驗(yàn)收手續(xù)。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的，不得通過檔案驗(yàn)收；未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程竣工驗(yàn)收。我們要把工程檔案管理作為水利工程建設(shè)的重要組成部分，嚴(yán)格實(shí)行同步管理，抓緊做好工程檔案驗(yàn)收的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

3如何開展水利建設(shè)工程檔案驗(yàn)收

3.1水利建設(shè)工程檔案驗(yàn)收評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

依據(jù)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》（簡(jiǎn)稱《評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》，水辦〔2008〕366號(hào)的附件2）對(duì)檔案管理及檔案質(zhì)量進(jìn)行量化賦分，滿分為100分。驗(yàn)收結(jié)果分為3個(gè)等級(jí)：總分達(dá)到或超過90分的，為優(yōu)良；達(dá)到70—89.9分的，為合格；達(dá)不到70分或“應(yīng)歸檔文件材料質(zhì)量與移交歸檔”項(xiàng)達(dá)不到60分的，均為不合格。

3.2水利工程檔案驗(yàn)收應(yīng)具備的條件

（1）項(xiàng)目主體工程﹑輔助工程和公用設(shè)施，已按批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件要求建成，各項(xiàng)指標(biāo)已達(dá)到設(shè)計(jì)能力并滿足一定運(yùn)行條件。

（2）項(xiàng)目法人與各參建單位已基本完成應(yīng)歸檔文件材料的收集﹑整理﹑歸檔與移交工作。

（3）監(jiān)理單位對(duì)主要施工單位提交的工程檔案的整理與內(nèi)在質(zhì)量進(jìn)行了審核，認(rèn)為已達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并提交了專項(xiàng)審核報(bào)告。

（4）項(xiàng)目法人基本實(shí)現(xiàn)了對(duì)項(xiàng)目檔案的集中統(tǒng)一管理，且按要求完成了自檢工作，并達(dá)到《評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定的合格以上分?jǐn)?shù)。

3.3項(xiàng)目法人對(duì)檔案自檢及驗(yàn)收申請(qǐng)

項(xiàng)目法人在監(jiān)理單位對(duì)工程檔案進(jìn)行審核并提交檔案監(jiān)理審核報(bào)告后，應(yīng)組織所有參建單位按《評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》的各項(xiàng)要求對(duì)工程檔案進(jìn)行自檢。自檢時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)檢查工程檔案資料的內(nèi)容是否達(dá)到完整﹑準(zhǔn)確﹑系統(tǒng)的要求，案卷質(zhì)量是否符合規(guī)范要求。

3.4水利建設(shè)工程檔案驗(yàn)收程序

（1）檔案驗(yàn)收小組作為竣工技術(shù)預(yù)驗(yàn)收成員，一并與其他驗(yàn)收小組在現(xiàn)場(chǎng)檢查工程建設(shè)情況，聽取項(xiàng)目法人﹑設(shè)計(jì)﹑監(jiān)理﹑施工等單位工作報(bào)告；

（2）檔案驗(yàn)收小組組長(zhǎng)宣布驗(yàn)收小組組成人員名單；（3）項(xiàng)目法人匯報(bào)檔案自檢情況；（4）監(jiān)理單位匯報(bào)檔案審核報(bào)告；（5）按比例抽查檔案案卷質(zhì)量，查看檔案資料的完整性﹑準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；

（6）檔案專項(xiàng)驗(yàn)收小組結(jié)合檢查情況按《評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》逐項(xiàng)賦分，并進(jìn)行綜合評(píng)議﹑討論，形成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見；

（7）驗(yàn)收小組與項(xiàng)目法人交換意見，通報(bào)驗(yàn)收情況；

（8）將檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見提交工程竣工預(yù)驗(yàn)收會(huì)討論，納入竣工技術(shù)預(yù)驗(yàn)收工作報(bào)告及竣工驗(yàn)收鑒定書初稿。

4結(jié)束語(yǔ)

水利工程驗(yàn)收檔案資料必須完整﹑真實(shí)地記錄和反映施工及竣工驗(yàn)收的全過程，在重大建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前先組織項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收已經(jīng)成為一項(xiàng)制度，但檔案驗(yàn)收是手段，不是目的。將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制，明確工作職責(zé)，制定規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，建立項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，強(qiáng)化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，將檔案工作貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過程，形成了以項(xiàng)目建設(shè)單位為管理核心，以納入合同為管理依據(jù)，以監(jiān)理控制為重要手段，在檔案行政管理部門﹑項(xiàng)目主管部門及項(xiàng)目參建單位全方位參與下，實(shí)施事前介入﹑事中控制﹑事后驗(yàn)收把關(guān)的全過程控制的管理模式。對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目，檔案行政管理部門，尤其是項(xiàng)目所在地檔案行政管理部門，要主動(dòng)登門服務(wù)，要教育﹑制度﹑監(jiān)管并重，認(rèn)真做好水利工程檔案驗(yàn)收工作是非常重要的。

參考文獻(xiàn)：

［1］潘錦江，淺談水利工程竣工資料的規(guī)范化編制與管理，《四川水利》，2001年06期

［2］庾季英，淺談建筑工程竣工資料整理，《山西建筑》，2008年19期

［3］沙吉旦木·吾斯曼，淺析水利工程的檔案管理《科技資訊》 2010 年14期

作者簡(jiǎn)介

馮志新（1979-03），女，大學(xué)本科，丹東市江河流域管理處檔案館員。