談電子檔案管理的優(yōu)越性及管理措施

楊　逸

（天水公路管理局，甘肅　天水　741000）

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談電子檔案管理的優(yōu)越性及管理措施

楊逸

（天水公路管理局，甘肅天水741000）

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國(guó)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代。計(jì)算機(jī)技術(shù)已在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，其工作效率和方便程度已逐步被人們接納，可以說(shuō)計(jì)算機(jī)技術(shù)已成為促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力的另一重要元素。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理已成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化管理具有哪些優(yōu)越性？電子檔案管理要采取哪些措施？自然就成為當(dāng)前檔案管理研究的新課題。本論述主要闡述了傳統(tǒng)檔案管理的落后性，介紹了電子檔案管理的優(yōu)越性以及如何實(shí)現(xiàn)電子檔案高效管理，希望對(duì)推進(jìn)檔案電子化管理進(jìn)程有所借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；管理措施

DOI 10.3969/j.issn.1672-6375.2016.05.005

在當(dāng)今計(jì)算機(jī)技術(shù)以不可阻擋之勢(shì)滲透到每個(gè)領(lǐng)域的大背景下，檔案管理要想符合現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)，以更加高效、安全、便捷的方式進(jìn)行發(fā)展，必然要采用信息化技術(shù)。計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，可以使檔案保存和搜索等工作的速度以及全面性得到很大提升，電子檔案管理已經(jīng)成為今后檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1　傳統(tǒng)檔案管理方式的缺點(diǎn)

傳統(tǒng)檔案管理主要是通過(guò)紙質(zhì)方式管理，相對(duì)于現(xiàn)代化的電子檔案形式，紙質(zhì)檔案管理具有以下幾方面的缺點(diǎn)。

1.1傳統(tǒng)檔案管理的工作量較大，工作較為龐雜，要消耗大量的人力物力

傳統(tǒng)檔案的管理工作主要是對(duì)檔案進(jìn)行整理，然后根據(jù)不同的分類標(biāo)準(zhǔn)（例如時(shí)間、區(qū)域以及性質(zhì)等條件）對(duì)大量的文檔材料進(jìn)行分類整理、裝訂、存放，同時(shí)要確保這些檔案可以較為容易地查找到，這些工作都需要消耗大量的人力物力。另外，在對(duì)檔案整理過(guò)程中還需要做大量的搬運(yùn)以及上架等方面的工作。

1.2傳統(tǒng)檔案保存時(shí)間相對(duì)較短

傳統(tǒng)檔案大都通過(guò)紙質(zhì)方式進(jìn)行保存，必然會(huì)受到環(huán)境、溫度等因素影響。特別是空氣較為潮濕的話，很容易造成紙質(zhì)檔案的腐爛、失真，此外蟲、鼠等動(dòng)物也會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行破壞，這些因素的存在都無(wú)法保證紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期安全保存。這種情況下，若要對(duì)某些重要檔案進(jìn)行保存就需要非常高的條件，需要消耗較多的人力、物力以及財(cái)力，即使這樣也很難保證這些重要檔案能夠長(zhǎng)期安全保存。

1.3傳統(tǒng)檔案?jìng)浞菹鄬?duì)較少，同時(shí)保存空間較為固定，要想快速調(diào)出檔案非常困難

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案正常情況下只有一份，并且這些檔案都保存在單位的檔案室內(nèi)。若是這些檔案由于外部因素而損毀（例如發(fā)生火災(zāi)、腐爛等）是無(wú)法進(jìn)行彌補(bǔ)的。同時(shí)，若是在外地需要應(yīng)用檔案是無(wú)法立即調(diào)出的，只有回到當(dāng)?shù)厝〕鰴n案，這樣不但消耗了大量的時(shí)間，降低了辦事的效率，而且檔案使用的安全性也無(wú)法保證。

1.4傳統(tǒng)檔案數(shù)量巨大，查閱困難

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，并且分類較多，所占空間大，在具體查找某一本檔案時(shí)非常困難，在眾多索引目錄中要想準(zhǔn)確找到要查閱的檔案需要花費(fèi)較多的時(shí)間，而且有時(shí)候即使找到了，也不一定保存完整。

1.5傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存較為復(fù)雜繁瑣

一般檔案的使用要按照使用的頻率進(jìn)行分類，可以分為短期、長(zhǎng)期、永久，或者按查找頻率分為經(jīng)常性使用、一般性使用、不經(jīng)常使用以及很少使用幾種形式。但實(shí)際上為了確保檔案管理的完整性以及嚴(yán)謹(jǐn)性，對(duì)于很少使用的檔案也要進(jìn)行保存，這在很大程度上浪費(fèi)了資源以及空間。

2　電子檔案管理的優(yōu)越性

2.1電子檔案可以節(jié)約大量的人力和物力

雖然電子檔案整理時(shí)也要根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)（包括時(shí)間、區(qū)域以及性質(zhì)等）進(jìn)行分類，并且要確保分類比較有條理且容易查找，但是對(duì)電子檔案進(jìn)行分類工作可以在電腦上進(jìn)行，只需要建立起不同類型的分類區(qū)域，將同一類型的文件歸入到同類區(qū)域即可，不再需要對(duì)大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行搬運(yùn)或者上架，這樣除了可以很方便地進(jìn)行檔案分類外，也節(jié)省了大量的工作時(shí)間。

2.2檔案的保存不涉及自然條件的影響以及存儲(chǔ)空間的限制

對(duì)電子檔案進(jìn)行管理主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間進(jìn)行的，可以將電子檔案保存在硬盤、服務(wù)器等外接設(shè)備或者云空間等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，只需通過(guò)很小的外接設(shè)備就可以解決檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題，并且不會(huì)受到自然環(huán)境以及蟲、鼠等外部因素的破壞。只要硬盤或者網(wǎng)絡(luò)空間不被破壞，檔案就可以一直保存下去。

2.3電子檔案可以進(jìn)行多次備份，提取時(shí)較為方便

檔案的相關(guān)內(nèi)容若是通過(guò)文檔的形式保存到了外接設(shè)備、硬盤或者網(wǎng)絡(luò)上，那么就可以對(duì)其進(jìn)行無(wú)數(shù)次的備份，這樣可以防止在硬盤損壞或者網(wǎng)絡(luò)受到攻擊的時(shí)候造成檔案的丟失。另外，電子檔案存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，在任何區(qū)域要想提取檔案只要獲得權(quán)限就可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，不再需要回到原存儲(chǔ)單位進(jìn)行提取，這樣不但方便了辦事人，也提升了檔案管理部門的效率。

2.4電子檔案較為容易查找

若是檔案通過(guò)電子文檔的形式存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)空間中，那么要想查找檔案只需要通過(guò)專用網(wǎng)絡(luò)搜索引擎進(jìn)行搜索即可，很容易找到想要的檔案，方便快捷，節(jié)省時(shí)間。

2.5電子檔案可以使資源得到共享，提升管理效率

電子檔案主要是通過(guò)硬盤介質(zhì)或網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的，需要時(shí)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行搜索即可。對(duì)于相同內(nèi)容或性質(zhì)的檔案，同時(shí)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和其他的電子檔案室進(jìn)行信息的共享，這樣可以查閱到其他檔案室存儲(chǔ)的內(nèi)容，一個(gè)檔案室就不需要存儲(chǔ)大量的檔案，能夠很好地減少檔案管理的工作量。

3　電子檔案管理的措施

3.1建立完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

第一，要將文件管理和檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，確保兩者可以同步發(fā)展；第二，要將文件管理的職責(zé)歸入到檔案管理部門，保證文件從歸檔到查閱等全部工作都要由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一的管理以及監(jiān)督；第三，制定出完善的、科學(xué)合理的電子檔案管理方面的標(biāo)準(zhǔn)；第四，檔案管理單位在接受電子檔案時(shí)，要對(duì)文件中的信息進(jìn)行真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的判定，確保檔案信息完整準(zhǔn)確。

3.2建立網(wǎng)上虛擬電子檔案室

建立網(wǎng)上虛擬電子檔案室就是要按照現(xiàn)實(shí)中的檔案室的相關(guān)要素以及具體數(shù)據(jù)建立起網(wǎng)站，此網(wǎng)站中保存的電子檔案，對(duì)于可以訪問(wèn)這個(gè)網(wǎng)站或者可以通過(guò)此網(wǎng)站進(jìn)行檔案查詢等方面操作的條件必須進(jìn)行嚴(yán)格的限制，只有擁有管理權(quán)限的檔案管理部門人員才能夠通過(guò)此網(wǎng)站進(jìn)行檔案的授權(quán)查詢，對(duì)于其他人員嚴(yán)格禁止網(wǎng)站的訪問(wèn)，這樣可以最大程度保證電子檔案室的安全性。

3.3在制度方面確保檔案管理部門的權(quán)威性

檔案管理部門的工作性質(zhì)本身就代表著權(quán)威性，這就是檔案管理工作價(jià)值所在。因此在對(duì)電子檔案管理時(shí)，一定要制定出跟傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理一個(gè)水平甚至是更高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度，這些制度主要包括：完善檔案管理部門的相關(guān)職責(zé)、權(quán)利以及義務(wù)；對(duì)檔案的操作程序進(jìn)行規(guī)范，確保電子檔案在查詢以及使用過(guò)程中的安全性；充分利用管理部門之外的群眾監(jiān)督方式來(lái)確保電子檔案具有權(quán)威性。同時(shí)要加強(qiáng)檔案資料的拷貝管理，要按照檔案使用人員的需求，對(duì)于使用者的使用權(quán)限明確后，才可以對(duì)資料進(jìn)行拷貝。同時(shí)要避免將存儲(chǔ)的全部信息進(jìn)行拷貝，并且要通過(guò)相應(yīng)技術(shù)方式避免被拷貝的資料再被復(fù)制。

3.4從技術(shù)層面來(lái)確保電子檔案的真實(shí)性和原始性

在網(wǎng)站檔案室建立完成后，要通過(guò)安裝相應(yīng)的殺毒軟件，建立起防火墻等安全措施來(lái)避免網(wǎng)站受到惡意攻擊，從而防止電子檔案遭到破壞，避免電子檔案在沒有授權(quán)的情況下被使用或篡改。另外，可以將電子文檔的屬性進(jìn)行設(shè)定，將其設(shè)置為只讀模式或者對(duì)這些文檔進(jìn)行多層加密，這樣可以最大程度上保證電子文檔的原始性以及真實(shí)性。同時(shí)，電子檔案自身特點(diǎn)決定了其被篡改是較容易的，并且可以不留痕跡。所以，如果電子文檔沒有進(jìn)行備份，那么內(nèi)容一旦被更改，原始檔案就無(wú)法查找了。因此，電子檔案管理部門一定要及時(shí)地將獲得的第一手電子檔案進(jìn)行備份，保證后期檔案的準(zhǔn)確性。

4　結(jié)束語(yǔ)

所謂的電子檔案管理工作指的就是要將檔案管理工作信息化、數(shù)字化，充分利用現(xiàn)代信息化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。在現(xiàn)代信息化急速發(fā)展的情況下，電子檔案管理具有自身的優(yōu)越性。在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，一定要按照電子檔案所具有的特點(diǎn)，建立健全軟硬件管理系統(tǒng)以及電子檔案管理制度，提升電子檔案管理技術(shù)能力，增強(qiáng)管理過(guò)程中各方面的溝通協(xié)調(diào)。這樣才能夠符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，更加準(zhǔn)確、更加迅速地提供可利用的信息資源，提升檔案管理的效率。

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作者簡(jiǎn)介：楊逸（1980-），男，漢族，甘肅禮縣人，大學(xué)?？疲頇n案館員，主要從事公路養(yǎng)護(hù)檔案管理工作。

收稿日期：2016- 3- 6

中圖分類號(hào)：G276

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A