淺談水利管理檔案工作中的幾點做法和體會

潘小玲

（甘肅省水利廳水利管理局，甘肅 蘭州730000）

淺談水利管理檔案工作中的幾點做法和體會

潘小玲

（甘肅省水利廳水利管理局，甘肅 蘭州730000）

水利管理檔案是水利管理工作環(huán)節(jié)中不可缺少的一部分，為灌溉工程管理、水庫河道管理，計劃經(jīng)營管理等工作提供了文字和數(shù)據(jù)資料，筆者通過自己在水利管理檔案工作中二十幾年的工作經(jīng)驗，淺談了自己的工作體會。

檔案管理；水利

水利管理檔案產(chǎn)生于整個水利工程基本建設(shè)和運行管理全過程，貫穿著工程項目前期工作、項目建設(shè)管理和項目建后管理等環(huán)節(jié)，包括資金下達、方案審查、招標投標、勘測設(shè)計、工程施工、建設(shè)監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督等，是水利工程建設(shè)全過程的真實反映與記錄，是在項目工程建設(shè)過程中形成的對水利工程管理單位有保存價值的文字、圖紙、聲像等各種載體的文件資料，是項目工程建設(shè)過程中和竣工驗收時必要的條件，是水利工程建設(shè)、生產(chǎn)運行、檢修擴建等各個階段的計劃決策的重要依據(jù)。因此水利工程檔案管理的質(zhì)量成為影響水利工程質(zhì)量的重要因素，在水利工程建設(shè)和工程運行管理中占據(jù)非常重要的地位。

1　現(xiàn)存檔案情況

甘肅省水利廳水利管理局是具有行政職能的縣級事業(yè)單位，檔案專職人員1名，檔案庫房40m2。截至2013年，共歸檔各類案卷1548卷，9959件，底圖75張，非紙質(zhì)載體檔案361盤。其中，文書檔案812卷，9959件，非紙質(zhì)載體檔案305盤；科技檔案540卷，底圖75張，非紙質(zhì)載體檔案56盤；會計檔案194卷。永久保存檔案1100卷，6936件。

2　檔案管理工作中的主要做法

2.1健全制度

認真學習貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》以及《甘肅省檔案工作規(guī)范化管理實施辦法》等法律、法規(guī)，建立健全各種規(guī)章制度，制定了《檔案保管制度》《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案工作人員職責》等，從規(guī)章制度上加強了對檔案的管理。同時還制定了《文書檔案管理辦法》、《科技檔案管理辦法》、《電子文件管理辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《文件材料歸檔范圍保管期限》等，確保了檔案管理工作的規(guī)范和整理工作的有章可循。同時，“建立了內(nèi)部管理激勵機制，把檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入年度崗位目標責任制中”［1］。

2.2分工明確

為了檔案管理工作順利有序開展，落到實處，形成了分管領(lǐng)導(dǎo)全面負責、辦公室主任親自抓、檔案管理人員具體管、科室指定專人具體負責的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。明確了檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案專職人員、檔案兼職人員等職責，使檔案管理真正落到了實處。

2.3督促指導(dǎo)

檔案歸檔管理工作能否做全、做細、做準，能否真正發(fā)揮它的作用，最重要的是歸檔的文件材料是否能收集齊全，這是做好檔案管理工作的前提，如果文件材料收集不全，業(yè)務(wù)水平再高的檔案人員也只能望文嘆息，只有收集齊全了，才能按檔案管理的標準進行整理、分類、編目、裝盒，上架。為了確保檔案的齊全、完整，做到不散、不亂、不丟、不壞，每年檔案管理人員都要多次深入科室，對科室收集的文件材料進行督促、檢查、指導(dǎo)，使收集的文件材料盡可能齊全，確保文件材料歸檔的完整性。

2.4強化意識

檔案管理人員的責任意識是搞好檔案工作的關(guān)鍵，這就要加強檔案人員責任意識教育，要求檔案管理人員本著對歷史負責、對單位負責、對人民負責的精神，要有責任心、有耐心、更細心、而且還要有良心，自覺從思想上、行動上熱愛檔案工作，確保檔案安全，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，不斷增強檔案利用的安全意識，正確處理好安全保管和方便利用的關(guān)系，確保檔案不丟失、不損壞，檔案信息不失密、不泄密。

3　檔案管理中的幾點體會

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案工作的關(guān)鍵

前些年，由于對檔案工作重要性認識不夠，不太重視檔案工作，檔案室硬件投入不足，檔案室、閱覽室、檔案管理人員辦公室合署在一起，科室新調(diào)入暫時沒地方安排的工作人員、沒有崗位的工作人員都被安置在檔案室辦公，僅有的幾組檔案存放柜也柜鎖不全，銹跡斑斑，破爛不堪?？傊?，檔案室是一個人人都可以隨意進出的公共場所，沒什么秘密可言，也沒必要保密。

近幾年，領(lǐng)導(dǎo)比較重視檔案工作，經(jīng)常強調(diào)檔案工作的重要性，特別在科級干部會議上時常詢問科室領(lǐng)導(dǎo)文件資料的收集整理情況，加大了對檔案設(shè)施的投入，按照檔案管理的有關(guān)標準對檔案室進行了整治，把檔案室與閱覽室、辦公室分開，并安裝了密集架和遮光窗簾，購置了防磁柜等等，使檔案室面貌煥然一新，成了名符其實的檔案室。同時，領(lǐng)導(dǎo)不定時詢問并解決檔案工作中存在的問題，督促科室分管領(lǐng)導(dǎo)及科室負責人每年按時收交各科室業(yè)務(wù)工作資料，以便檔案室統(tǒng)一歸檔。

3.2吃苦敬業(yè)是搞好檔案工作的根本保證

檔案工作看似簡單，實為繁瑣，檔案管理人員如果沒有很強的敬業(yè)精神和耐心細致的負責態(tài)度，檔案工作也很難搞好。以前檔案人員對形成的需要歸檔的文件資料，只按文件的大致內(nèi)容和文件作者分類、組卷，沒有明確的保管期限，查找起來極不方便，且有不少文件由個人和科室保管，使文件未能轉(zhuǎn)化為檔案，這些文件沒有專用檔案柜，到處堆放，污損、丟失嚴重，使一些該歸檔的文件材料沒有歸檔，造成檔案的利用率低下。

為了從根本上解決檔案不齊全、不完整、不統(tǒng)一的問題，使職工明白文件資料屬于單位不屬于科室和個人，在領(lǐng)導(dǎo)的支持下，檔案人員決定對單位成立以來所有歸檔的和未歸檔的文件資料進行一次大的清理整頓，再不能“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”了，以從根本上解決檔案不全、難查、利用率低下等問題。針對問題，一是檔案管理人員提出了具體的整改方案；二是單位從業(yè)務(wù)科室抽調(diào)了兩名檔案兼職人員協(xié)助檔案室工作；三是單位幾次下文督促。分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員多次深入科室，要求科室及個人把歷年的文件（包括文書材料、科技材料、聲像材料、會議材料等）進行全面清理，該存的存，該交的交。檔案室將收集的文件資料按照省檔案局統(tǒng)一標準進行整理，對歷年來不符合要求的案卷重新拆卷、添補、整理、裝訂、換封等，使長期分散于科室和個人手中的材料得以妥善保管，從而加強了對文書檔案、會計檔案、基建檔案、聲像檔案、實物檔案等各類檔案的歸檔立卷工作，以保證檔案的齊全、完整與安全。

這項工作前后用了兩年多時間，整理了單位成立以來30多年的文件資料，整理中我們采取了按年度從后往前推的辦法，遇到不懂的問題，及時請教廳檔案管理人員和檔案局有關(guān)人員，還邀請了檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處的兩位同志到單位具體指導(dǎo)，避免多走彎路，確保了各門類檔案的集中統(tǒng)一管理和有效利用，使檔案保管條件符合國家規(guī)范要求，保證了檔案的安全，使不同時期的檔案都能排列有序，標識清楚，便于查閱、開發(fā)和利用，基本實現(xiàn)了檔案管理的標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、

3.3理論與實踐相結(jié)合是搞好檔案工作的基礎(chǔ)

“現(xiàn)代檔案工作者一定要有豐富、廣博的知識，政治、經(jīng)濟、科學、文化方面的知識都要掌握一點，還要學習一點外語，這樣才能不斷適應(yīng)新時期、新形勢對檔案工作的要求”［2］。所以檔案工作者不能整天只坐在室內(nèi)，與案卷照面，與資料為伴，還必須加強檔案管理人員的思想政治覺悟、檔案意識和敬業(yè)精神。多學習、多關(guān)心、多留意檔案工作方面的新政策、新標準、新要求，積極參加省檔案局組織的檔案業(yè)務(wù)培訓班，學習掌握國家和我省現(xiàn)行最新的檔案業(yè)務(wù)標準和規(guī)范。與此同時，積極參加省廳組織的每年一次，為期十天的檔案實務(wù)操作培訓班，通過這個培訓班，把學到的理論知識與實踐經(jīng)驗緊密的結(jié)合起來，解決了檔案整理過程中許多不懂、是是而非的問題，對一些有爭議的問題，廳檔案管理人員出面請教省檔案局有關(guān)人員，并將最終結(jié)果反饋于每一位參加培訓的人員，避免類似錯誤的發(fā)生。廳檔案管理人員還抽出時間帶領(lǐng)學員們參觀檔案工作搞得好的兄弟單位，學習借鑒他們好的方法。

通過這種很直觀的檔案培訓，檔案工作人員面對自己單位成堆成捆的文件不再頭痛害怕、盲目惆悵，而是胸有成竹，得心應(yīng)手。一份文件拿到手，很輕松地判斷出應(yīng)歸到哪一類，多長保管期限，歸檔的文件資料更是標識清楚，整齊美觀，賞心悅目，查找起來不再如“沙里淘金”，“大海撈針”，而是一索即得，如囊中探物，十分方便。以“件”代“卷”的歸檔原則，使得每一份文件都有了自己的身份，歸檔章的蓋入猶如身份證號碼，一件一號，借閱者用的是不是歸檔資料一目了然，不再與其他文件材料混淆。

4　結(jié)語

天道酬勤，一份耕耘一份收獲，現(xiàn)在文件資料的收集、整理、歸檔工作已形成制度，科室會及時將要歸檔的文件資料按時上交，根本不再需要檔案人員催促，從而確保了歸檔工作有序進行。所有歸檔目錄計算機的輸入，高效、快捷、靈活的檢索、編輯功能，更為歸檔文件的查閱利用提供了極大的方便。

［1］ 馬曉英，黃永明.流域檔案管理工作存在的問題及對策探討：甘肅水利［J］.2014（4）：57-58.

［2］ 王敏剛.試談現(xiàn)代社會檔案工作者素質(zhì)的提高.甘肅：2010年全省檔案工作者年會論文集，2010：291-294.

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