燕山水庫檔案管理

□潘俞靜　□郭雙彬（河南省水利宣傳中心；河南省燕山水庫建管局）

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燕山水庫檔案管理

□潘俞靜1□郭雙彬2
（1河南省水利宣傳中心；2河南省燕山水庫建管局）

工程檔案是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，做好工程檔案的管理工作關(guān)鍵在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為工程檔案事業(yè)服務(wù)。水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個階段，水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，文章分析了燕山水庫工程檔案管理的意義、檔案工作管理情況、檔案的收集、整理與歸檔情況和檔案的保管等內(nèi)容。

工程檔案；管理；檔案收集、整理、歸檔與保管編制與整理；自檢

1　概況

1.1工程概況

燕山水庫在沙潁河主要支流澧河上游甘江河上，壩址位于河南省葉縣保安鎮(zhèn)楊灣村老官寨水文站下游1.60 km處，總庫容9.25億m3，屬二等大（2）型工程，主要建筑物為2級。水庫控制流域面積1169 km2，多年平均徑流量3.64億m3。根據(jù)流域規(guī)劃的要求，燕山水庫的開發(fā)任務(wù)是以防洪為主，結(jié)合供水、灌溉，兼顧發(fā)電等綜合利用。

水庫主要永久建筑物有大壩、溢洪道、泄洪洞、輸水洞，另外在輸水洞后還有小型水電站一座。

2　燕山水庫工程檔案管理的意義

工程檔案是指在工程規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是工程建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力，在工程建設(shè)各項活動中起著非常重要的作用。水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。燕山水庫工程檔案工作是工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，燕山水庫樞紐工程是治淮及河南水利重點工程項目，工程檔案是治淮及河南水利的檔案的重要組成部分，是治淮歷史的原始真實記錄，是工程的真實記錄，是工程運行管理及檢查維護(hù)的基本依據(jù)。應(yīng)規(guī)范治淮檔案保管程序，確保檔案安全。認(rèn)真做好燕山水庫工程檔案的管理工作，確保其檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用是工程建設(shè)管理的一項重要任務(wù)。

3　檔案工作管理情況

3.1檔案工作管理方式

燕山水庫工程涉及范圍大，施工戰(zhàn)線與建設(shè)周期長，工期緊，參建單位眾多。為此，工程開工伊始，燕山水庫建設(shè)管理局就將檔案工作納入工程建設(shè)的重要組成部分，提出“創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程、建一流檔案”的工作目標(biāo)，多次召開專題會議研究部署檔案工作，要求各參建單位在建設(shè)過程中同步收集整理檔案，在工程完工時及時提交齊全、完整、規(guī)范的工程檔案資料。燕山水庫工程檔案管理方式根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、各負(fù)其責(zé)”的原則，劃分為多個層次，燕山水庫建設(shè)管理局作為項目法人，對檔案工作負(fù)總責(zé)；平頂山、南陽兩市移民局負(fù)責(zé)占地拆遷及移民安置和淹沒影響處理工程，設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位負(fù)責(zé)各自形成檔案的收集和整編工作。

為保證檔案工作的正常有序開展，燕山水庫建設(shè)管理局和各參建單位建立了自上而下的檔案責(zé)任網(wǎng)絡(luò)，主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓檔案工作，明確了檔案負(fù)責(zé)任部門及專職檔案管理人員，建立了由各實施單位綜合部門負(fù)責(zé)，各職能部門配合的工作機制。各參建單位均由主要領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)，相關(guān)部門具體落實，配備了專職檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和管理工作。

3.2檔案工作管理制度

為做好檔案管理工作，燕山水庫建設(shè)管理局先后制定了《燕山水庫建設(shè)管理局檔案人員崗位職責(zé)》《燕山水庫建設(shè)管理局檔案保管制度》《燕山水庫建設(shè)管理局檔案借閱制度》等一系列檔案工作制度，規(guī)范檔案管理工作。

根據(jù)國家檔案管理有關(guān)規(guī)定，燕山水庫建設(shè)管理局結(jié)合燕山水庫工程實際，研究制定了《河南省燕山水庫樞紐工程檔案資料管理制度匯編》（以下簡稱《檔案管理制度匯編》）并印發(fā)各實施機構(gòu)和參建單位，要求各參建單位按照《檔案整編辦法》《檔案分類方案》的規(guī)定，認(rèn)真做好各自的檔案整編工作，確保了燕山水庫工程建設(shè)過程中（包括從項目籌建到工程驗收各環(huán)節(jié)）形成的具有保存價值的各門類、各載體的檔案資料均能按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整編，為規(guī)范工程檔案資料整編工作奠定了基礎(chǔ)。

平頂山、南陽兩地市征地移民安置實施單位和各參建單位高度重視檔案管理工作，也相應(yīng)制定了檔案歸檔、保管、保密和使用等各項檔案工作制度，明確檔案工作負(fù)責(zé)人、責(zé)任人以及崗位職責(zé)，建立了覆蓋全面、責(zé)任到人的檔案工作責(zé)任網(wǎng)絡(luò)，形成了各參建單位和有關(guān)人員各盡其責(zé)、各司其職的工作制度，營造了各參建單位全員重視、全員參與檔案工作的良好氛圍，有效保證了檔案收集的及時、準(zhǔn)確、完整。

3.3檔案工作的培訓(xùn)

為全面提高檔案收集、整編質(zhì)量，燕山水庫建設(shè)管理局和各實施單位積極開展檔案培訓(xùn)工作。多次邀請淮委檔案館及河南省水利廳專家來工地現(xiàn)場進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，組織多人次參加水利部工程檔案培訓(xùn)班并取得相關(guān)證書。同時組織有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《科技檔案管理規(guī)范》《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》《照片檔案管理規(guī)范》《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》和燕山水庫建設(shè)管理局制定的燕山水庫樞紐工程檔案管理工作各項規(guī)章制度，通過培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力，保證了檔案管理工作的質(zhì)量。

4　檔案的收集、整理與歸檔情況

燕山水庫工程主體工程文件材料的形成，做到了程序規(guī)范、簽署完備，檔案的收集、整理、立卷按照水利部和淮委及河南省水利廳要求，做到了檔案工作與燕山水庫工程建設(shè)管理“三同步”。一是項目和檔案同步進(jìn)行。工程項目的檔案資料是在建設(shè)項目從前期工作、施工準(zhǔn)備、建設(shè)實施等全過程中形成的，工程項目的開始，也就是工程項目檔案形成的開始；二是在工程建設(shè)期間，檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)展同步進(jìn)行。燕山水庫工程建設(shè)周期長，投資大，參建單位眾多，涉及方方面面，燕山水庫建設(shè)管理局在招標(biāo)時，就把檔案整理有關(guān)要求寫進(jìn)招標(biāo)文件，在合同條款中明確了提交檔案資料內(nèi)容、套數(shù)、時間、質(zhì)量要求和違約責(zé)任。為防止檔案材料的遺漏、混淆影響檔案的系統(tǒng)性和完整性，各參建單位對在建設(shè)期間形成的文件材料等，隨時收集，隨時整理，保證了建設(shè)期形成的檔案資料的及時收集和整編；三是工程完工驗收、投入使用驗收與檔案驗收同步或提前進(jìn)行。凡未按要求完成歸檔整編工作的項目不予驗收。在日常的項目管理上，凡是質(zhì)量評定資料不完善的單元工程，一律不予質(zhì)量評定，不予計量支付；階段工程報驗時，相應(yīng)分部工程、單位工程資料必須按要求整編好，否則不進(jìn)行分部工程、單位工程驗收。

檔案整理立卷過程中，編目組卷工作做到了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，封皮、卷內(nèi)目錄、案卷題名采用計算機打印，案卷裝訂結(jié)實、外觀整齊。竣工圖按編制要求進(jìn)行了編制。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人對所提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé)，監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料履行審核簽字手續(xù)。在接收工程檔案資料時，該局嚴(yán)格把關(guān)，移交檔案一律履行簽字手續(xù)，并及時進(jìn)行登記、整編。

在檔案現(xiàn)代化管理方面，燕山水庫建設(shè)管理局積極探索，在主體工程開工之初就要求各參加單位做好紙制檔案的同時生成一份電子檔案；委托北京安河清源信息技術(shù)有限公司開發(fā)了《燕山水庫樞紐工程建設(shè)管理信息系統(tǒng)》，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，隨著施工進(jìn)展電子版同時錄入其中檔案管理系統(tǒng)，大大地提高了檔案管理工作效率，實現(xiàn)方便快捷地在計算機上遠(yuǎn)程查詢、閱讀、打印檔案資料；為工程建設(shè)與管理工作提供了很好的服務(wù)；檔案室同時安裝有津科檔案管理軟件實現(xiàn)檔案管理雙保險。

目前，燕山水庫工程所形成并整編完成的各類檔案資料，經(jīng)自查字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，完整、全面、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地記錄和反映了燕山水庫工程建設(shè)全過程。燕山水庫工程從項目提出、可行性研究、設(shè)計、決策、招（投）標(biāo)、施工、監(jiān)理到項目驗收、投入使用等過程中形成的所有具有保存和利用價值的文字、圖紙、圖表聲像等不同形式與載體的材料，均進(jìn)行了整編歸檔并符合歸檔要求。

5　檔案的保管

為做好檔案制作、存檔和保管工作，燕山水庫建設(shè)管理局及各參建單位均配備了符合要求的檔案庫房和檔案裝具及設(shè)備，基本做到了辦公、閱檔、庫房三分開，庫房內(nèi)均配有空調(diào)、滅火器、去濕機、吸塵器等設(shè)備，達(dá)到防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防塵、防霉、防鼠等“八防”要求。庫房內(nèi)檔案柜排列整齊，布局合理，并標(biāo)有案卷存放示意圖。各參建單位均配備了電腦、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼相機、攝像機等設(shè)備，為加強檔案現(xiàn)代化、規(guī)范化管理創(chuàng)造了硬件條件。

說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標(biāo)欄內(nèi)注明“竣工階段”和繪制的時間、單位、責(zé)任人?？⒐D編制初步完成后，由施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人復(fù)核，經(jīng)監(jiān)理工程師審核后監(jiān)理單位在圖標(biāo)上方加蓋并簽署“竣工圖確認(rèn)章”。

6　檔案自檢工作組織情況

燕山水庫工程主體工程參建單位多，工期緊，為及時做好檔案匯總和移交工作，確保檔案管理工作順利實施，在燕山水庫建設(shè)管理局制定的《檔案資料管理辦法匯編》中明確了檔案匯總與移交有關(guān)規(guī)定并成立了自檢工作小組；在建管局的每次質(zhì)量大檢查、安全大檢查中檔案工作必查，并對存在問題下發(fā)整改通知，目前，主體工程各參建單位檔案資料均通過該局審核，并已移交該局。占地拆遷及移民安置工程檔案資料已通過河南省移民辦公室審核并接收集中存放；個別在本次檔案專項驗收后實施的尾工或形成的檔案資料，該局將落實責(zé)任單位與責(zé)任人及時整理歸檔接收。所有檔案資料將在總體工程竣工驗收后3個月內(nèi)整理完畢，按照有關(guān)規(guī)定及時移交給有關(guān)部門和單位。

7　結(jié)語

綜上所述，做好工程檔案的管理工作關(guān)鍵在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為工程檔案事業(yè)服務(wù)。通過對工程檔案的管理、編研、開發(fā)和利用，必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動治淮工程建設(shè)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財富。

（責(zé)任編輯：柳辰）

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