淺析如何做好檔案保密工作

楊慶蓮

摘要：檔案資源作為國(guó)家資源的重要組成部分，其保密工作極為重要。本文針對(duì)怎樣做好檔案保密工作，保證檔案安全提出了一些建議措施。

關(guān)鍵詞：檔案；保密；措施

1 強(qiáng)化檔案保密意識(shí)

檔案部門(mén)應(yīng)逐步提高做好檔案保密工作的使命感和責(zé)任感，站在國(guó)家安全的高度，不斷強(qiáng)化和切實(shí)重視檔案保密工作。應(yīng)加強(qiáng)檔案保密宣傳工作的力度，經(jīng)過(guò)對(duì)《保密法》、《檔案法》相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，全方位、多渠道地宣傳檔案保密工作，牢固樹(shù)立“保密工作無(wú)小事”的責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化保密法制觀念，增強(qiáng)保密工作的責(zé)任感和自覺(jué)性，自覺(jué)執(zhí)行堅(jiān)守國(guó)家秘密的義務(wù)。對(duì)涉密磁性介質(zhì)、紙質(zhì)檔案的銷(xiāo)毀、保管、借閱等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保證萬(wàn)無(wú)一失，將安全責(zé)任意識(shí)始終貫穿于檔案工作。此外，應(yīng)堅(jiān)決貫徹“預(yù)防為主”的方針政策，認(rèn)真克服和防止僥幸心理和麻痹大意的思想。應(yīng)定期開(kāi)展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講明、講清，把泄密的后果和危害講透、講足，使安全意識(shí)真正深入人心。

2 涉密檔案保管工作的重要前提是檔案的庫(kù)房管理

首先應(yīng)增強(qiáng)庫(kù)房的硬件設(shè)施管理，涉密檔案保管工作的重要前提是庫(kù)房的管理。總而言之，檔案庫(kù)房要按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，檔案室的庫(kù)房門(mén)一定要是專(zhuān)用的保險(xiǎn)防盜門(mén)，庫(kù)房?jī)?nèi)外都應(yīng)安裝防盜監(jiān)視器，以防盜竊，窗戶(hù)應(yīng)專(zhuān)門(mén)加固。還要最大可能做到辦公室與庫(kù)房分開(kāi)，閱覽室與庫(kù)房分開(kāi)。檔案庫(kù)房要制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，閑雜人員一律禁止進(jìn)入，從檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外部的硬件保管條件上保證單位涉密檔案的安全。

此外，還應(yīng)提高單位涉密檔案的內(nèi)部科學(xué)管理。單位非涉密檔案應(yīng)與涉密檔案分別保管。應(yīng)注意把非涉密文件和涉密級(jí)文件分開(kāi)提供、分開(kāi)保管、分開(kāi)組卷利用，以免造成混合易擴(kuò)散機(jī)密的泄漏。單位涉密檔案科學(xué)管理應(yīng)貫徹近年來(lái)國(guó)檔發(fā)文精神，落實(shí)室藏涉密檔案解密劃控工作，對(duì)以前大量混訂有針對(duì)性地在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng)，但在今后通常查檔中僅提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；對(duì)外提供使用時(shí)，可采取對(duì)與所查檔案無(wú)關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對(duì)涉密級(jí)文件尤其是絕密級(jí)文件必須單份盒裝保存，徹底解決非涉密與涉密的文件材料混卷問(wèn)題，以及涉密檔案文件不集中分散，之后不便調(diào)密的問(wèn)題。應(yīng)根據(jù)立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄卡片，設(shè)立涉密文件存放地點(diǎn)索引和統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，為科學(xué)管理，有效保密，準(zhǔn)確掌握，及時(shí)地提供使用創(chuàng)造條件。實(shí)踐證明，做好檔案維護(hù)、保密檔案安全的基本保障是檔案庫(kù)房的軟硬件科學(xué)管理。

3 檔案管理人員的職責(zé)

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的安全與完整。這不但是檔案保管工作的目的，也是檔案保管工作的基本任務(wù)。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不亂、不散、不丟、不壞。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有目可查，有規(guī)可循。不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至導(dǎo)致檔案丟失或損壞等嚴(yán)重情況。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案被竊或遺失，不但保證檔案內(nèi)容的安全，也要保證檔案實(shí)體安全。不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，應(yīng)及時(shí)搶救。檔案保管工作的任務(wù)是光榮的，也是艱巨的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員應(yīng)時(shí)刻警惕，持之以恒，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

4 完善保密檔案借閱管理

加強(qiáng)保密檔案借閱制度建設(shè)至善重要。應(yīng)制定細(xì)致完善的檔案借閱制度、外借制度、復(fù)制制度等。各項(xiàng)檔案借閱規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善，確保保密檔案的安全。保密檔案的借閱、移出、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須按要求填寫(xiě)撮單，由直接領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，填寫(xiě)借閱卡及借閱簿，手續(xù)齊全后方可借閱。借閱人要遵守保密制度，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借泄密和以個(gè)人名義向外單位轉(zhuǎn)讓檔案技術(shù)成果。保密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)核對(duì)、檢查、維護(hù)與安全，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁(yè)少項(xiàng)。借閱的檔案要保管好，不能丟失，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，及時(shí)向檔案部門(mén)報(bào)告，進(jìn)行補(bǔ)救。保密檔案的借閱時(shí)間不得超過(guò)一年，因項(xiàng)目周期長(zhǎng)而不能及時(shí)歸還的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)長(zhǎng)年欠檔，經(jīng)追究仍不交還或造成遺失的，必須追究其責(zé)任，按國(guó)家規(guī)章制度嚴(yán)肅處理。此外，因工作調(diào)離、離退休和長(zhǎng)期病休的，出國(guó)工作及出國(guó)探親的，都必須全部清還借閱的檔案，由檔案室簽字后，方可辦理有關(guān)手續(xù)。屬借調(diào)工作人員借閱保密檔案時(shí)，必須由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人代借，當(dāng)其離院時(shí)由代借人還清檔案。

（黑龍江省農(nóng)墾總局交通運(yùn)輸局 150036）