淺談聲像檔案的數(shù)字化建設(shè)管理

山東省科技情報研究院 吳曉輝 劉 濤 蔡馨燕

淺談聲像檔案的數(shù)字化建設(shè)管理

山東省科技情報研究院 吳曉輝 劉 濤 蔡馨燕

【摘要】近年來，電子、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字技術(shù)飛速革新，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等前沿技術(shù)更是廣泛運用，為適應(yīng)檔案工作的發(fā)展，聲像檔案數(shù)字化管理成為必然。如何對聲像檔案加以科學(xué)保存、規(guī)范管理并使其價值得以高效發(fā)揮，是檔案管理者需要解決的一個重要課題。

【關(guān)鍵詞】聲像檔案；音視頻數(shù)字化；照片數(shù)字化；媒資管理系統(tǒng)

所謂聲像檔案，一般是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、錄音、錄像、影片、唱片等不同材質(zhì)為載體，以影像、聲音為主，并配以文字描述的歷史記錄，是一個行業(yè)檔案建設(shè)的重要組成部分。因其具有真實性、紀(jì)實性、形象性等特征，并能廣泛提供利用，使得它成為檔案中一大重要門類。

聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理，可以概括理解為將各種載體的聲像檔案資源數(shù)字化，然后，通過媒資管理系統(tǒng)對其進行存儲、管理以及提供網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用服務(wù)，是建立在標(biāo)準(zhǔn)化體系基礎(chǔ)之上的數(shù)字化檔案。

一、聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理的必要性

聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理對加快檔案管理信息化進程，提高檔案資源的現(xiàn)實利用率，提高檔案現(xiàn)代化管理水平有著重要意義。延續(xù)傳統(tǒng)聲像檔案的保管方式，長此以往，將會在聲像資料質(zhì)量和使用等方面，很大程度上限制其價值的充分發(fā)揮。

1、聲像檔案的儲存、保管不利

由于現(xiàn)實中多方面原因，當(dāng)前聲像檔案以多種載體并存，保存相對分散且保存環(huán)境不夠理想，不利于其長期保存。年長日久，其中以感光材料或磁性材料為載體的照片、錄像資料等，會因受到光、熱、潮等外部因素的影響，質(zhì)量明顯下降；分散保管存儲的聲像資料也會因人員、設(shè)備的變更，造成不同程度的損失。

2、聲像檔案的檢索、利用不便

首先，缺乏科學(xué)健全的分類規(guī)范和管理體系，從而使得聲像檔案檢索效率低。目前聲像資料的分類歸檔主要憑借崗位工作人員自身的想法，長此以往，自己都難以精確、全面地檢索和利用這些聲像檔案，更不用說后人或其他用戶了。其次，設(shè)備的不斷更新，限制了原有聲像資料的充分利用。例如錄像設(shè)備的淘汰更新，造成舊規(guī)格的錄像帶無法識別播放，造成資源浪費。

如此看來，打造完善的保存環(huán)境、標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格的管理制度、合理有效的存儲管理系統(tǒng)，才能使聲像檔案充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值，更安全、長久、高質(zhì)量地傳承下去。

二、聲像檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

聲像檔案的數(shù)字化主要是將模擬信號的音視頻以及紙質(zhì)圖像資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息。數(shù)字化后的檔案信息，進一步在相應(yīng)設(shè)備如媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進行科學(xué)管理操作。

1、音視頻數(shù)字化建設(shè)

音視頻數(shù)字化是將模擬信號的音視頻經(jīng)過模數(shù)轉(zhuǎn)換，使之成為電腦可以處理的數(shù)字信號，一般使用影視后期非編設(shè)備、音視頻播放設(shè)備以及相關(guān)處理軟件進行處理。數(shù)字化后的音視頻資料在音質(zhì)、色彩、清晰度及穩(wěn)定性方面都會有不同程度的提高。MPEG是一個國際標(biāo)準(zhǔn)的視頻格式，主要針對全動態(tài)影像，兼容性很好、壓縮比高、數(shù)字的損失。

2、照片數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)照片的數(shù)字化，主要利用照片掃描儀以及專用膠片掃描儀，將歷史照片、底片經(jīng)掃描轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖片存儲到電腦等設(shè)備中，也可用數(shù)碼相機對其進行翻拍后直接存儲。數(shù)碼照片記錄了數(shù)碼相機傳感器的原始信息，同時包括拍攝時所產(chǎn)生的一些原數(shù)據(jù)。因此，由數(shù)碼相機拍攝的照片，直接按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理歸檔即可。文件格式的選擇，無損不壓縮文件以TIFF格式為主，有損壓縮的文件以JPEG格式為主。JPEG格式文件體積小，掃描速度、傳輸速度、文件處理效率等大幅度提高。一般的記錄性照片、新聞性照片采用JPEG格式歸檔足以。

3、聲像檔案數(shù)字化信息管理

數(shù)字化的信息資源如不及時進行結(jié)構(gòu)化的組織，就會像一盤散沙，無頭無序。為此，需要建立聲像檔案數(shù)據(jù)庫，以便于信息的管理、傳輸和開發(fā)利用。

聲像檔案數(shù)字化信息管理應(yīng)遵循以下要求。首先，在聲像檔案數(shù)字化過程中描述信息的著錄。著錄項目、內(nèi)容、格式等要遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這對檔案自動檢索系統(tǒng)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)化起著決定性作用；其次，聲像檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，要符合國家檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，同時又要結(jié)合本行業(yè)工作實際；再者，健全聲像檔案查詢功能，通過設(shè)立主題、關(guān)鍵詞、拍攝者、時間、地點等多種查詢途徑，使用戶能夠全面、快速、準(zhǔn)確地查找到所需要的聲像資料。

4、媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)

由于聲像資料數(shù)字化后的容量大，儲存和管理成本較高，同時考慮聲像資料的安全備份和遇到的數(shù)據(jù)遷移等問題，就當(dāng)前來講，聲像檔案現(xiàn)代化管理較為完整、成熟和理想的方式當(dāng)屬媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)。

媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過對數(shù)字化聲像檔案的采集上載，利用批量存儲、分級存儲管理技術(shù)對聲像檔案進行科學(xué)存儲，通過編目軟件對聲像檔案進行規(guī)范完善的編目管理，最終實現(xiàn)檢索的快速查找和利用，最終實現(xiàn)媒體內(nèi)容的最大使用價值。媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)的運作程序主要包括：資料的上載采集（或上傳）、編目、存儲、管理（檢索、利用、審核、授權(quán)）等環(huán)節(jié)。從而實現(xiàn)對聲像檔案的全面保護、科學(xué)管理和最高效利用。

三、聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理存在的問題

1、檔案人員的綜合素質(zhì)有待完善。檔案工作人員除熟練掌握相關(guān)檔案知識、檔案意識外，還應(yīng)熟練電腦操作、使用相關(guān)電腦軟硬件、掌握網(wǎng)絡(luò)相關(guān)技術(shù)、具備數(shù)據(jù)庫文件管理知識等，具備聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理的基本技能等。只有這樣，才能更好地進行數(shù)字化信息管理，做好數(shù)字化資源服務(wù)。

2、缺乏標(biāo)準(zhǔn)完善的建設(shè)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)化是聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理中最實質(zhì)性的保障措施，它要求對數(shù)字聲像檔案信息資源的“標(biāo)識、描述、存儲、檢索、交換、管理、使用等諸多方面作出一個標(biāo)準(zhǔn)完善統(tǒng)一的規(guī)范。

3、檔案管理中的危機處理。隨著聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作的開展推進，檔案部門必將面臨存儲系統(tǒng)安全、檔案信息開放與保密處理等問題。這些問題如果不果斷采取措施，及時處理，可能會出現(xiàn)信息資源被刪改、檔案內(nèi)容隱私權(quán)被侵犯，使用者的信息權(quán)被剝奪等問題，從而對聲像檔案數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生阻礙，在業(yè)界造成惡劣影響。

四、聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理建議

1、加強培訓(xùn)，提高認識，完善檔案管理員的綜合素質(zhì)。聲像檔案形象、生動地記錄了某一行業(yè)的發(fā)展歷程，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)和參考。加深聲像檔案數(shù)字化建設(shè)必要性的認識，提升檔案人員的專業(yè)知識、綜合素質(zhì)，增強檔案人員的法律法規(guī)意識，從而確保聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理的安全有序開展。

2、制定規(guī)范完善的檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系。在遵循國家檔案管理工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，各級聲像檔案管理部門和具體工作者協(xié)力研究，考慮采用與國際接軌的通用性標(biāo)準(zhǔn)，制定切合本單位實際的聲像檔案數(shù)字化建設(shè)管理規(guī)范，并適時修訂標(biāo)準(zhǔn)，順應(yīng)時代發(fā)展。

3、聲像檔案的分類和密級管理。對外公開使用的聲像檔案，應(yīng)對其內(nèi)容、價值及權(quán)屬關(guān)系進行鑒定，對是否受知識產(chǎn)權(quán)保護、

重要程度、限制開放程度等進行區(qū)分，采取檔案內(nèi)容信息加密、訪問權(quán)限設(shè)定等方法進行相應(yīng)的業(yè)務(wù)、技術(shù)處理。

4、做好軟硬件的適時更新。聲像檔案資料一般都是保存在相應(yīng)的存儲介質(zhì)上，而任何設(shè)備的使用壽命都是有限的，因此要對相應(yīng)設(shè)備進行適時更新。硬件設(shè)備更新或增減時，應(yīng)檢查并解決其兼容性，從而避免檔案資料出現(xiàn)無法保存或讀取等狀況。

5、定期、不定期檢查。專門負責(zé)聲像檔案的管理員，應(yīng)做好聲像文件資料的存儲、讀取、登記等工作，做好備份，并建立長效科學(xué)健康的監(jiān)督機制，以確保媒資系統(tǒng)內(nèi)聲像檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

6、做好權(quán)限管理。出于安全考慮，媒資系統(tǒng)對檢索、利用者必須進行權(quán)限設(shè)置。管理者擁有高級權(quán)限，能夠?qū)λ袛?shù)字聲像檔案進行查閱、利用、修改、增刪，能夠獨立分配普通權(quán)限。普通權(quán)限的工作人員，只能進行聲像檔案的檢索查閱。經(jīng)管理者審核授權(quán)后，方可限時下載使用。任何使用者都要嚴(yán)格遵守檔案保密等相關(guān)規(guī)定，這樣才能確保聲像檔案的統(tǒng)一管理和管理系統(tǒng)的安全使用。

參考文獻

［1］趙同瑛.數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響［J］.檔案天地，2014（6）.

［2］蔣國勇.從數(shù)字檔案館建設(shè)看我國檔案管理體制［J］.檔案行政管理，2010（4）.

［3］國家檔案局.數(shù)字檔案館建設(shè)指南，2010（6）.

［4］金波.為什么需要數(shù)字檔案館［J］.檔案學(xué)通訊，2002（2）.

作者簡介：

吳曉輝（1981—），男，山東濟南人，大學(xué)本科，助理研究員，研究方向：科技情報研究。