化工企業(yè)如何做好檔案資料管理工作

湯 蓓

（中國石油化工股份有限公司金陵分公司，江蘇南京 210033）

化工企業(yè)如何做好檔案資料管理工作

湯 蓓

（中國石油化工股份有限公司金陵分公司，江蘇南京 210033）

完整的項目檔案是化工企業(yè)正常安全運行的保障。從管理制度、人員管理、歸檔資料范圍、資料信息化等方面探討了化工企業(yè)項目資料的管理方法。指出在資料管理中，責任到人、項目建設中全過程資料管理、注重隱蔽工程資料的收集、利用經(jīng)濟手段、以及加強電子資料信息庫建設，是確保檔案資料管理為化工企業(yè)的運營生產(chǎn)服務的關鍵。

化工企業(yè)；項目檔案；隱蔽工程；電子檔案資料

化工項目管理中，工程設計檔案作為企業(yè)施工建設活動的實際記錄，其存檔是非常重要的工作。在生產(chǎn)過程中，只有通過工程檔案原始資料才能追溯到當時項目建設管理的真實情況。完整的資料檔案對為項目竣工后正常投產(chǎn)安全運行提供了重要的依據(jù)和保證，直接影響項目竣工投產(chǎn)后的生產(chǎn)、維護和發(fā)展。因此加強項目資料管理工作，對化工企業(yè)未來發(fā)展有著重要意義。

但是，石油化工企業(yè)所從事業(yè)務種類的多樣性，造成了企業(yè)所涉及工程項目具有多樣性，無形中造成了這些項目資料管理的難度。例如，在石化企業(yè)經(jīng)營中，常規(guī)的檢測工程、土建工程、設備安裝工程等工程類別在石油化工企業(yè)均有涉及。這些工程類別中，如設備安裝工程中的球罐制作、鍋爐安裝、管道安裝、電氣安裝、儀表安裝、通信安裝等項目類別均分屬于各自不同的專業(yè)。各種項目的內(nèi)容相關性較弱，沒有統(tǒng)一的文檔種類、流程。

本文針對化工企業(yè)項目復雜的施工流程和冗雜的資料數(shù)據(jù)等特點，對改善化工企業(yè)項目資料收集、管理、建檔提出幾點建議。

1 化工企業(yè)項目檔案管理現(xiàn)狀

化工企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營等活動都需要大量的檔案資料來支持。例如，新建排水管線，必須提前對地下管道、水井、線路進行檢查，確認施工區(qū)域不存在任何安全隱患方可開工。但是，化工企業(yè)內(nèi)易發(fā)生改造、大修項目的建設工程文件與初始工程文件不統(tǒng)一；歸檔存在重技術文件、輕程序文件現(xiàn)象［1］。

為確保資料的及時性和完整性，化工企業(yè)應制訂完善的資料管理細則，確保資料管理體系科學、系統(tǒng)、有效；在項目竣工后設置程序檢查工程資料的完整性；確保生產(chǎn)過程中檢查維修和未來發(fā)展時，資料查閱的便利。此外，化工企業(yè)在新建工程竣工完成后，必須對竣工檔案資料進行細致的檢查，方可進行歸檔整理。

分析化工企業(yè)內(nèi)檔案管理問題，面臨的挑戰(zhàn)主要有：①大量的竣工資料需要企業(yè)在檔案資料管理上面大量投入；②大多的項目檔案管理在化工企業(yè)中通常處于服務部門，其項目資料收集一般采用傳統(tǒng)的工作程序，即事后整理。也就是在項目竣工后，組織相關人員、部門進行整理、歸檔；④項目時間跨度大、資料繁雜，分散在不同部門人手中，加上不同階段人員流動頻繁，項目建設文件容易收集不全且難以保證施工資料的規(guī)范完整；⑤化工企業(yè)項目檔案管理中易出現(xiàn)職責不明、分工不清、管理混亂等現(xiàn)象，且項目施工管理人員對工程資料在工程建設中的重要作用還沒有十分清楚的認識；⑥化工企業(yè)各部門的檔案資料整理標準不統(tǒng)一，往往各部門分別按自己部門專業(yè)管理要求存放資料，易出現(xiàn)項目資料歸類不清的現(xiàn)象。

2 健全的檔案管理體系是項目檔案管理的保證

化工企業(yè)項目資料管理不是一件簡單的工作，需要完善的管理制度，統(tǒng)一的項目資料收集標準，加上項目資料信息化才能確保項目資料為企業(yè)生產(chǎn)服務。

2.1 建立完善的檔案管理體制

完善的工程資料管理機制是確保項目資料收集與整理順利進行的保證。項目資料收集和管理需要多部門人員相互配合及參與，需要相關制度協(xié)調(diào)相關人員的相互配合，才能使項目資料收集與管理更加合理科學。

專人負責，確保項目資料檔案從形成、積累到歸檔、移交始終處在受控狀態(tài)。從源頭上將項目資料管理責任落實到實處，責任到人，做到層層有人管，處處有人負責，規(guī)范資料管理工作。

項目資料的收集實行項目建設全過程管理，輔以經(jīng)濟手段確保全面收集項目資料。項目資料收集應與項目建設實行“三同時”，也就是“同步收集、同步整理，同步竣工”為了從源頭上保證項目資料的質(zhì)量，對于不符合標準的文件或相關資料應當拒絕接受。

為了確保項目建設前期資料的完整性，一般應做好以下工作；①項目施工過程中，及時跟蹤資料的去向，并做好資料的索回工作；在項目資料建檔過程中，監(jiān)理代表、項目管理組、檔案部門層層把關，利用竣工驗收環(huán)節(jié)確保項目資料收集完整；②項目竣工驗收時，有關部門要嚴格把好審查驗收關，包括對各施工單位編制的項目竣工圖和文件資料等，對于一些隱蔽工程，應著重檢查其驗收記錄的真實性，核對項目設計變更單的落實情況，審查其工程簽證是否符合規(guī)范要求；③項目資料歸納存檔后，需要進一步核對資料的完整性與準確性。

化工企業(yè)中，項目檔案資料管理應設專人負責，專項管理，同時要劃撥專項資金，?？顚Ｓ?，只有這樣才能確保資料管理工作設備設施的完善和資料管理人員能夠有效地開展工作。同時，為了提高檔案管理人員的業(yè)務水平和素質(zhì)，需要定期對其進行培訓，以便更好地熟知工程檔案管理方面的知識，熟悉檔案收集及管理技術。

2.2 歸檔的項目資料范圍

按照相關規(guī)范，明確項目資料的歸檔范圍和各階段應歸檔資料的內(nèi)容，分階段重點收集。對形成的文件、圖紙、資料重點收集。對于數(shù)據(jù)資料的正確性，要定期根據(jù)現(xiàn)場實際情況加以反復核實，避免數(shù)據(jù)資料出現(xiàn)錯誤。項目資料收集過程中，不能只注重收集、保存工程項目設計文件中的總體設計、裝置基礎設計及施工圖設計，對于項目設計前期文件也需要注重收集。

專人負責，把握時機。項目竣工后施工單位尚未撤走之前，編制出包括全公司地下、地上管網(wǎng)在內(nèi)的竣工總圖［2］。需要收集的項目資料包括：①項目設計檔案。設計開工報告、項目設計統(tǒng)一技術規(guī)定、設計方案審查紀要、各專業(yè)互提條件、設計計算書、校審卡、質(zhì)量評定表、各設計階段總結(jié)；②施工檔案。包括建筑工程施工文件、設備管道安裝施工文件、電氣儀表施工文件、竣工圖、聲像資料等；③工程監(jiān)理檔案。包括監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則等指導性文件，項目建設過程中質(zhì)量進度監(jiān)控文件，分部分項質(zhì)量分析評估報告等工程總結(jié)性成果文件；④驗收竣工檔案。包括項目立項報告書、規(guī)劃許可、消防設施驗收報告、安全評價報告、環(huán)境風險評估報告等。

項目資料收集過程中，需要關注隱蔽工程、關鍵部位質(zhì)保資料的質(zhì)量控制。跟蹤監(jiān)測各種管線、地下隱蔽工程、建構(gòu)筑物數(shù)據(jù)，對于大型設備、精密設備等的現(xiàn)場安裝調(diào)試過程，也一定存在不少關鍵技術，這一過程必然有其特定的關鍵性數(shù)據(jù)文件文獻資料，在確保保密的情況也應加以收集存檔，因為它們也許會成為以后竣工圖的更改依據(jù)。

同時注意，對施工單位實行服務與制約相結(jié)合。各設計階段形成的文件和圖紙，在向外發(fā)送的同時，必須備份以確保檔案館歸檔的需要。

2.3 項目資料檔案的管理

檔案管理工作涉及到整個工程公司的知識管理，采用統(tǒng)一標準進行管理，融入分公司的生產(chǎn)活動和管理流程當中。制定更為合理的項目歸檔管理制度，為化工企業(yè)項目檔案中一些重要數(shù)據(jù)加密管理服務。

化工企業(yè)項目資料按照統(tǒng)一的檔案分類標準，針對檔案編號管理出臺的相關法律法規(guī)標準，項目實施各步驟，不同類別的圖紙資料，圖紙的疊法、資料的裝幀及編目等，統(tǒng)一接收，統(tǒng)一歸檔，統(tǒng)一管理。最后整理立卷、裝訂成冊、編制項目檔案保管清冊，從而在源頭上做好項目檔案的整理規(guī)范工作，滿足大量的項目資料管理需要。

建立項目資料電子檔案信息庫，便于項目資料的保存與使用。按照便于錄入、便于查詢、易于檢索和安全保存的要求，為提高資料管理效率，采用先進的資料管理軟件，實現(xiàn)資料管理信息化和自動化，以多通道、多路徑和多屬性等方式建立的電子檔案庫更能方便電子檔案的利用。目前MSSQL Server大型企業(yè)級數(shù)據(jù)庫作為海量數(shù)據(jù)組織管理基礎，采取Fluorinefx實現(xiàn)前后臺對接，借助Flex實現(xiàn)豐富、友好的前臺展示，從而實現(xiàn)了化工企業(yè)工程資料管理的自動化，提供了多方位的查詢與檢索功能，極大地方便了工程資料的日常管理工作，實現(xiàn)了整個工程資料管理流程的規(guī)范化［3］。

3 結(jié)束語

數(shù)據(jù)庫是化工企業(yè)資料信息化的核心，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應用水平的高低直接影響到現(xiàn)代石油化工企業(yè)資料管理水平。目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已走向盡頭，電子檔案管理早已走向前臺，電子檔案管理具有諸多的優(yōu)越性，比如可重復利用性，便于修改和檢索等，這些都是紙質(zhì)檔案無法實現(xiàn)的。

綜上所述，化工企業(yè)項目檔案資料管理從制度上入手，責任到人，伴以竣工驗收經(jīng)濟手段，引入信息時代新科技手段，充分發(fā)揮檔案管理在化工企業(yè)生產(chǎn)運營中的作用，促進化工企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

［1］ 周敦友.石油化工建設工程文件組織因素分析［J］.建筑經(jīng)濟，2009，（04）：56-59.

［2］ 李菊萍.對化工企業(yè)投資項目竣工檔案資料管理標準化的探討［J］.科學管理，2016，（08）：41-42.

［3］ 張光宇，劉鑫.基于Flex的石油化工企業(yè)工程資料管理系統(tǒng)設計［J］.山西化工，2011，31（03）：49-51.

Improve the Project Record Service in Chemical Enterprises

Tang Bei

An good project record service will ensure the chemical enterprises operate well.The management of project record services，which included management system of record service，employment personnel，project file contents，and electronic file system，were discussed in this article.In the process of project fi le service，a designed person should be responsible for the collection of project files，which cover the whole process of project construction.The files of concealed work should be collected.Meanwhile，economic means would ensure a comprehensive collection of project information.The establishment of electronic archives information database would be benefi cial for chemical enterprises to operate production services.

Chemical enterprises；Project fi le；Concealed work；Electronic fi le

F426.92

B

1003-6490（2016）07-0172-02

2016-07-15

湯蓓（1968—），女，江蘇南京人，助理館員，主要從事項目管理工作。