用友ERP應(yīng)收款管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)解析

陳亞

摘要：賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)是企業(yè)利潤(rùn)的重要組成部分，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中占據(jù)非常重要的地位。用友ERP應(yīng)收款管理系統(tǒng)主要是對(duì)應(yīng)收賬款的發(fā)生、款項(xiàng)的收回、票據(jù)的發(fā)生和貼現(xiàn)以及壞賬準(zhǔn)備的發(fā)生、收回、計(jì)提等業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，將相關(guān)的憑證傳遞到總賬。應(yīng)收款管理在用友ERP中占有舉足輕重的地位，有必要對(duì)上述業(yè)務(wù)的常見(jiàn)錯(cuò)誤、原理及解決方法進(jìn)行探討，幫助會(huì)計(jì)人員掌握其要領(lǐng)從而熟練操作。

關(guān)鍵詞：用友ERP 應(yīng)收款管理 總賬

銷(xiāo)售業(yè)務(wù)直接影響企業(yè)的利潤(rùn)，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的命脈，而銷(xiāo)售業(yè)務(wù)主要以賒銷(xiāo)為主。用友ERP應(yīng)收款管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)操作具有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性，需要會(huì)計(jì)人員在深刻領(lǐng)悟其操作原理及流程的基礎(chǔ)上，能夠解決常見(jiàn)問(wèn)題并進(jìn)行熟練操作，理清應(yīng)收款管理中主要的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如：應(yīng)收賬款的發(fā)生、款項(xiàng)的收回、票據(jù)的發(fā)生和貼現(xiàn)以及壞賬準(zhǔn)備的發(fā)生、收回、計(jì)提等業(yè)務(wù)之間的關(guān)系，理解業(yè)務(wù)的前后關(guān)聯(lián)性，以便更好地和總賬之間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞。

一、應(yīng)收款管理系統(tǒng)和總賬管理系統(tǒng)之間的關(guān)系

（一）受控科目的設(shè)置

應(yīng)收款管理初始設(shè)置中應(yīng)收受控科目的設(shè)置是關(guān)鍵，主要是將應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款這兩個(gè)科目設(shè)置為“應(yīng)收系統(tǒng)”受控科目，這是進(jìn)行應(yīng)收款管理操作的前提。設(shè)置方法是：在總賬管理中基礎(chǔ)檔案→財(cái)務(wù)→會(huì)計(jì)科目下將應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款選中輔助核算為“客戶(hù)往來(lái)”，自動(dòng)顯示應(yīng)收受控系統(tǒng)。其設(shè)置如圖1所示：

（二）應(yīng)收款管理系統(tǒng)和總賬管理系統(tǒng)的對(duì)賬

應(yīng)收款管理系統(tǒng)和總賬管理系統(tǒng)需要進(jìn)行兩次對(duì)賬。第一次對(duì)賬在總賬和應(yīng)收款管理均錄完期初余額之后進(jìn)行，應(yīng)收款管理中打開(kāi)設(shè)置→期初余額→對(duì)賬，對(duì)賬平衡才可以繼續(xù)操作；第二次對(duì)賬在應(yīng)收款管理業(yè)務(wù)操作完畢之后，打開(kāi)賬表管理→業(yè)務(wù)賬表→與總賬對(duì)賬，和總賬進(jìn)行期末對(duì)賬，此時(shí)需要注意的是，總賬需要先行對(duì)應(yīng)收款管理生成的憑證進(jìn)行出納簽字、審核和記賬之后才可以進(jìn)行對(duì)賬。

（三）憑證的修改與刪除

應(yīng)收款管理生成的憑證在總賬中是不能修改和刪除的，外來(lái)憑證在總賬中一律不能修改和刪除，子系統(tǒng)生成憑證的修改、刪除原則是，憑證從哪里來(lái)，到哪里修改、刪除，所以應(yīng)收款管理生成的憑證需要在應(yīng)收款管理中通過(guò)單據(jù)查詢(xún)→憑證查詢(xún)來(lái)進(jìn)行修改、刪除。需要注意的是，如果憑證已在總賬中記賬，需要先在總賬中取消記賬、取消審核、取消出納簽字才可以在應(yīng)收款管理中修改、刪除，此時(shí)總賬中該張刪除的憑證顯示作廢，需要通過(guò)填制憑證→制單→整理憑證來(lái)進(jìn)行徹底刪除。

（四）結(jié)賬順序

應(yīng)收款管理系統(tǒng)月末結(jié)賬之后總賬才可以進(jìn)行結(jié)賬，如果企業(yè)啟用了供應(yīng)鏈，那么結(jié)賬就要按照?qǐng)D2所示的順序進(jìn)行結(jié)賬，總的原則是子系統(tǒng)先行結(jié)賬，總賬最后進(jìn)行結(jié)賬。

二、應(yīng)收款管理系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題、原理及解決方法探討

應(yīng)收款管理系統(tǒng)典型業(yè)務(wù)主要涉及賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)、票據(jù)管理、壞賬處理以及取消操作等，現(xiàn)對(duì)其常見(jiàn)問(wèn)題、原理及解決方法進(jìn)行探討。

問(wèn)題一：?jiǎn)螕?jù)類(lèi)別中的單據(jù)名稱(chēng)只有“應(yīng)收單”，沒(méi)有“銷(xiāo)售管理”。

原理：這類(lèi)問(wèn)題主要涉及應(yīng)收款管理中的賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)。賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)主要包括三個(gè)方面：應(yīng)收單據(jù)處理、收款單據(jù)處理和二者之間的核銷(xiāo)。首先在應(yīng)收單據(jù)處理→應(yīng)收單據(jù)錄入中增加銷(xiāo)售發(fā)票或者應(yīng)收單并進(jìn)行審核，形成會(huì)計(jì)分錄為：借記“應(yīng)收賬款”科目，貸記“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”“應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（銷(xiāo)項(xiàng)稅額）”科目。其次，收回款項(xiàng)時(shí)，在收款單據(jù)處理→收款單據(jù)錄入中增加收款單，款項(xiàng)類(lèi)型有三種：“應(yīng)收款”“預(yù)收款”“其他費(fèi)用”，形成會(huì)計(jì)分錄為：借記“銀行存款”科目，貸記“應(yīng)收賬款”“預(yù)收賬款”科目。最后，需要把收款單中的本次結(jié)算金額和應(yīng)收單中的本次結(jié)算金額進(jìn)行核銷(xiāo)。

解決方法：由于啟用了“銷(xiāo)售管理”，銷(xiāo)售發(fā)票需要在銷(xiāo)售管理中生成，在應(yīng)收款管理中只需審核該銷(xiāo)售發(fā)票即可；如果注銷(xiāo)“銷(xiāo)售管理”的啟用，銷(xiāo)售發(fā)票就可以在應(yīng)收款管理中生成。

問(wèn)題二：在增加票據(jù)時(shí)，收到日期、應(yīng)收款管理的啟用日期正確無(wú)誤的情況下，提示“收到日期應(yīng)大于等于系統(tǒng)啟用日期”。

原理：該問(wèn)題主要涉及到票據(jù)管理中的收到票據(jù)業(yè)務(wù)。收到票據(jù)需要先進(jìn)行初始設(shè)置，如果設(shè)置選項(xiàng)中選中了“應(yīng)收票據(jù)直接生成收款單”，其操作流程為：票據(jù)管理→收款單據(jù)審核→制單處理，票據(jù)管理中增加票據(jù)形成了收款單，需要在收款單據(jù)中審核才可以制單；如果設(shè)置選項(xiàng)中沒(méi)有選中“應(yīng)收票據(jù)直接生成收款單”，其操作流程為：票據(jù)管理→收款→收款單據(jù)審核→制單處理，增加票據(jù)管理后需要進(jìn)行收款操作才可以形成收款單，從而進(jìn)行審核和制單。這兩種情況生成的會(huì)計(jì)分錄為：借記“應(yīng)收票據(jù)”科目，貸記“應(yīng)收賬款”科目。

解決方法：打開(kāi)設(shè)置→控制面板→日期、時(shí)間、語(yǔ)言和區(qū)域設(shè)置→更改數(shù)字、日期和時(shí)間的格式，設(shè)置日期格式為：yyyy-MM-dd即可。

問(wèn)題三：票據(jù)貼現(xiàn)錄入日期時(shí)出現(xiàn)“貼現(xiàn)日期大于本會(huì)計(jì)日”的錯(cuò)誤提示。

原理：該問(wèn)題涉及業(yè)務(wù)為票據(jù)貼現(xiàn)。票據(jù)貼現(xiàn)核心的問(wèn)題是計(jì)算貼現(xiàn)息，而貼現(xiàn)息的計(jì)算貼現(xiàn)日期是關(guān)鍵，票據(jù)貼現(xiàn)生成的會(huì)計(jì)分錄為：借記“銀行存款”“財(cái)務(wù)費(fèi)用”科目，貸記“應(yīng)收票據(jù)”科目。

解決方法：登陸企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)的日期即為貼現(xiàn)日期，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算財(cái)務(wù)費(fèi)用。例如：票據(jù)貼現(xiàn)日期為2015年5月30日，那么就需要在2015年5月30日登錄企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，在票據(jù)貼現(xiàn)日期處自動(dòng)出現(xiàn)2015年5月30日，根據(jù)此日期計(jì)算財(cái)務(wù)費(fèi)用。

問(wèn)題四：設(shè)置→初始設(shè)置中無(wú)“壞賬準(zhǔn)備設(shè)置”。

原理：該問(wèn)題涉及壞賬處理中的初始設(shè)置。壞賬處理首先要進(jìn)行初始設(shè)置壞賬處理方式：直接轉(zhuǎn)銷(xiāo)法、應(yīng)收余額百分比法、銷(xiāo)售收入百分比法、賬齡分析法。

解決方法：設(shè)置→選項(xiàng)壞賬處理方式：把“直接轉(zhuǎn)銷(xiāo)法”改為“應(yīng)收余額百分比法”“銷(xiāo)售收入百分比法”“賬齡分析法”其中之一即可，直接轉(zhuǎn)銷(xiāo)法是不需要進(jìn)行壞賬處理的。

問(wèn)題五：壞賬發(fā)生錄入日期時(shí)出現(xiàn)“發(fā)生日期大于本會(huì)計(jì)日”的錯(cuò)誤提示。

原理：該問(wèn)題涉及壞賬處理中的壞賬發(fā)生。處理壞賬發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)登陸企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)的日期極為關(guān)鍵。壞賬發(fā)生業(yè)務(wù)生成的會(huì)計(jì)分錄為：借記“壞賬準(zhǔn)備”科目，貸記“應(yīng)收賬款”科目。

解決方法：登陸企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)的日期應(yīng)在壞賬發(fā)生日期之后，比如2015年5月10日發(fā)生壞賬，那么就應(yīng)該在2015年5月10日之后的日期登錄企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)。

問(wèn)題六：當(dāng)選擇結(jié)算單號(hào)時(shí)提示“沒(méi)有合適的收款單”。

原理：該問(wèn)題涉及壞賬處理中的壞賬收回。收回壞賬錄入的收款單據(jù)只保存，不能審核。收款單據(jù)處理→收款單據(jù)錄入→壞賬處理→壞賬收回，會(huì)計(jì)分錄為：借記“銀行存款”“應(yīng)收賬款”科目，貸記“應(yīng)收賬款”“壞賬準(zhǔn)備”科目。

解決方法：壞賬收回之前必須先進(jìn)行收款單據(jù)錄入的操作，并且該收款單據(jù)是一張?zhí)厥獾氖湛顔?，其核心業(yè)務(wù)是用來(lái)收回壞賬，和普通的收回貨款的收款單有業(yè)務(wù)上的不同，因此，該收款單據(jù)錄入完畢之后只保存，不能進(jìn)行審核；普通的收回貨款的收款單需要進(jìn)行審核。

問(wèn)題七：計(jì)提壞賬準(zhǔn)備金額不對(duì)。

原理：計(jì)提壞賬準(zhǔn)備金額出現(xiàn)錯(cuò)誤的主要原因?yàn)閴馁~準(zhǔn)備計(jì)提百分比出錯(cuò)，本月收回或者發(fā)生的應(yīng)收賬款的操作有誤導(dǎo)致期末應(yīng)收賬款金額不對(duì)，從而計(jì)提壞賬準(zhǔn)備錯(cuò)誤。計(jì)提壞賬準(zhǔn)備操作完畢形成會(huì)計(jì)分錄為：借記“資產(chǎn)減值損失”科目，貸記“壞賬準(zhǔn)備”科目。

解決方法：修改設(shè)置中的壞賬準(zhǔn)備計(jì)提比例；通過(guò)取消操作來(lái)修改本月發(fā)生或者計(jì)提的應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)。

問(wèn)題八：打開(kāi)取消操作，找不到需要取消的業(yè)務(wù)。

原理：該問(wèn)題涉及應(yīng)收款管理中的取消操作。應(yīng)收款管理提供了核銷(xiāo)、壞賬處理、匯兌損益、票據(jù)處理、轉(zhuǎn)賬（應(yīng)收沖應(yīng)收、應(yīng)收沖應(yīng)付、預(yù)收沖應(yīng)收、紅票對(duì)沖）業(yè)務(wù)的取消操作，如果這些業(yè)務(wù)有問(wèn)題，可以通過(guò)其他處理→取消操作來(lái)進(jìn)行取消，然后再重新操作。

解決方法：業(yè)務(wù)已經(jīng)生成了憑證，需要先刪除憑證，才可以進(jìn)行取消操作的處理，如果該憑證已在總賬管理中記賬，那么就需要先在總賬中取消記賬、取消審核、取消出納簽字才可以在應(yīng)收款管理中刪除此憑證，然后進(jìn)行業(yè)務(wù)的取消操作。

三、結(jié)語(yǔ)

本文通過(guò)對(duì)應(yīng)收款管理系統(tǒng)初始設(shè)置、賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)、票據(jù)管理、壞賬處理以及取消操作等業(yè)務(wù)的操作步驟、出現(xiàn)的問(wèn)題及解決方法，相應(yīng)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的憑證，應(yīng)收款管理和總賬管理之間的關(guān)系等內(nèi)容進(jìn)行解析，可以使應(yīng)收款管理系統(tǒng)化、條理化、完整化，會(huì)計(jì)人員對(duì)用友ERP應(yīng)收款管理的操作更加熟練化。S

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