關于創(chuàng)新檔案管理水平的研究與思考

元香春　夏慶

摘 要：本文總結了目前檔案管理工作存在的諸多問題，并提出了具有創(chuàng)新性的解決方案和思路，對于檔案管理和內涵建設具有現(xiàn)實性指導意義。

關鍵詞：創(chuàng)新檔案；管理水平；問題研究

檔案是人們在從事生產、醫(yī)療、科研、教學、行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是做為工作計劃和決策的可靠依據。在新形勢下的檔案管理工作該如何發(fā)展才能更好地服務，是當前亟待解決的問題。因此，檔案管理必須適應創(chuàng)新的管理環(huán)境、管理系統(tǒng)。只有創(chuàng)新，才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，更好地服務于人事、生產、醫(yī)療、科研、教學等工作。

一、管理環(huán)境創(chuàng)新

管理環(huán)境就像土壤，管理系統(tǒng)就好比樹的枝干，而服務工作就是樹枝上的果實。沒有好的土壤，長不出茁壯的樹木，也就結不出好的果實。我們應努力為檔案管理營造良好的管理環(huán)境，構建規(guī)范的管理體系，提供優(yōu)質的服務工作。

首先，更新觀念，實現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化。

正確的現(xiàn)代化檔案管理理念對于檔案資源利用和信息化全局均具有重要的指導意義。以新的觀念去迎接新的挑戰(zhàn)，努力從過去長期封閉、半封閉型向開放型轉變，從過去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉變，建立資源優(yōu)勢、公共文化等檔案管理新理念。

其次，加強硬件建設，促進管理技術現(xiàn)代化。

檔案管理應投入必需的基礎設施和辦公設備，實現(xiàn)電子化、自動化管理，發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢，提高工作質量和效率。根據檔案館室建設標準，為目標管理工作創(chuàng)造物質條件。同時，選擇適合檔案管理工作的軟件，并在檔案工作人員中開展計算機培訓，以掌握檔案計算機管理運用技術，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

二、管理系統(tǒng)創(chuàng)新

在為檔案管理努力營造良好的管理環(huán)境的基礎上，還應積極構建規(guī)范的管理體系，用科學發(fā)展的眼光來對原有的體系進行完善和改革。

首先，引入IS09000質量管理體系。

檔案管理引入全面質量管理體系是完全可行的。檔案館室作為單位系統(tǒng)一個部門，要參與到IS09000國際質量管理體系的建設中，結合科技事業(yè)單位檔案管理的有關文件、制度，編寫質量體系文件，實現(xiàn)管理程序文件化，使檔案管理逐步走上正規(guī)化、科學化、現(xiàn)代化軌道。

其次，完善制度，規(guī)范管理。

建立完善的規(guī)章制度，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。隨著信息時代的來臨，一些檔案管理制度需要進行修改和完善，可將檔案工作的“三納入”、“四同步”管理（即納入計劃規(guī)范、管理制度、部門負責人及專兼職人員職責范圍與布置、檢查、總結、驗收鑒定各項工作同步）列入規(guī)章制度.付諸實施。

再次，創(chuàng)新管理手段，實現(xiàn)檔案網絡化管理。

檔案科學化管理，是一項實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學化、制度化、現(xiàn)代化的高標準系統(tǒng)工程。檔案管理的現(xiàn)代化形勢，迫使檔案工作人員要采用系統(tǒng)工程、網絡技術目標管理等科學的管理方法。用計算機管理醫(yī)院檔案方便利用者及時查找、利用和閱讀，節(jié)省人力、物力和財力，提高工作效率，又減少了檔案的有效占用空間，保存信息方便簡單，也提高了保密工作水平。

三、服務工作的創(chuàng)新

檔案管理的最終目的就是利用、挖掘其潛在的經濟價值和社會價值，使之轉化為現(xiàn)實的經濟效益和社會效益。檔案部門必須由被動服務轉變?yōu)橹鲃臃眨瑒?chuàng)新服務方式。通過網絡信息系統(tǒng)，使檔案內容得到進一步豐富，從而實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

首先，擴大服務范圍，充分利用檔案資源。

檔案部門要充分應用現(xiàn)代科技技術，多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，將檔案管理范圍進一步延伸，讓更多有重要價值的科室檔案納入歸檔范圍，建立檔案信息網絡，利用網絡環(huán)境和設施開展各項網絡檔案信息服務，進一步擴大服務范圍。

其次，創(chuàng)新檔案服務方式，提高檔案利用價值。

在檔案工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉型時期，傳統(tǒng)檔案服務方式與現(xiàn)代檔案服務方式之間并非是“脫胎換骨”，而是“相輔相依”。在傳統(tǒng)與現(xiàn)代檔案服務方式之間呈現(xiàn)出強烈的互補性，正確處理兩者間的相互關系有益于檔案資源的共享。

檔案信息加工服務。隨著社會的發(fā)展，檔案利用的憑證性需求已不再占據絕對的主導地位，歷史、經濟等主題性檔案需求日益增長。檔案工作部門可以根據利用者的不同需求，有目的地將各類檔案資源予以歸納整理、組合，利用網絡環(huán)境，組織網上信息，為利用者提供完備、充實的檔案信息服務。

綜上所述，現(xiàn)行文件閱覽服務。在檔案館建立現(xiàn)行文件閱覽服務中心是檔案部門極富創(chuàng)新精神、最具時代氣息的服務措施之一。檔案部門，也可在一定范圍內采取有效的措施，挖掘檔案信息資源，利用檔案積極開展編研工作，為臨床、企業(yè)科研、領導決策提供主動服務，收集利用反饋信息，了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結經驗教訓，提高檔案利用率，以此提高各項工作的效率，提高社會效益和經濟效益。檔案是人們在從事生產、醫(yī)療、科研、教學、行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是做為工作計劃和決策的可靠依據。在新形勢下的檔案管理工作該如何發(fā)展才能更好地服務，是當前亟待解決的問題。因此，檔案管理必須適應創(chuàng)新的管理環(huán)境、管理系統(tǒng)。只有創(chuàng)新，才能實現(xiàn) 檔案管理工作的現(xiàn)代化，更好地服務于人事、生產、醫(yī)療、科研、教學等工作。

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