新形勢下公立醫(yī)院人事管理流程再造和優(yōu)化的探索

摘要：隨著《事業(yè)單位人事管理條例》的出臺，公立醫(yī)院人事管理工作面臨更大的挑戰(zhàn)，為了迎接挑戰(zhàn)，醫(yī)院人事管理應積極創(chuàng)新工作方法，努力實現(xiàn)規(guī)范、科學、高效運行。本文從人事管理流程再造和優(yōu)化入手，積極有效地探索新形勢下醫(yī)院人事管理工作的新模式，提高人事管理的工作效率和品質。

關鍵詞：人事管理 流程 再造 優(yōu)化

人事管理部門作為醫(yī)院的核心部門，其管理工作是否規(guī)范、科學、高效，不僅關系到醫(yī)院人才隊伍建設和醫(yī)院的發(fā)展，而且關系到醫(yī)院及職工的切身利益。隨著《事業(yè)單位人事管理條例》的出臺，公立醫(yī)院人事管理部門更應抓住機遇，積極投身改革，思考如何與時俱進地優(yōu)化和改進醫(yī)院人事管理工作。筆者從人事管理流程再造和優(yōu)化入手，進行了積極探索，取得了較好的效果，現(xiàn)報告如下。

一、流程和流程再造

流程也稱過程與程序，是完成一項或多項工作任務的一系列邏輯有序的活動。醫(yī)院服務流程是醫(yī)院實現(xiàn)其基本功能的過程，可分為行政管理流程、醫(yī)療服務流程和后勤保障流程。人事管理流程屬于行政管理流程的范疇，它把人事管理中的各項事務性工作通過一個個環(huán)節(jié)予以理順、規(guī)范，保障人事日常管理工作順利開展，保障人事政策法規(guī)順利貫徹實施，有效服務于臨床醫(yī)療工作。

流程再造。美國哈佛大學哈默（Michael Hammer）教授等學者提出的業(yè)務流程再造BPR（Business Process Reengineering），強調以業(yè)務流程為改造對象和中心，對現(xiàn)有的業(yè)務流程進行根本的再思考和徹底的再設計，使企業(yè)能適應信息社會的高效率和快節(jié)奏，適合企業(yè)員工參與企業(yè)管理，實現(xiàn)企業(yè)內部上下左右的有效溝通，具有較強的應變能力和較大的靈活性。BPR理念對實現(xiàn)醫(yī)院人事管理規(guī)范、科學、高效運行具有很強的借鑒意義。

二、原有流程存在的不足

第一，流程格式不規(guī)范，以用文件、規(guī)章制度代替流程為主；流程環(huán)節(jié)描述簡單，不具體，實際操作時許多細節(jié)容易遺漏或疏忽。

第二，流程涉及面窄、沒有形成體系。

第三，流程使用受分工局限，工作人員知曉率、使用率不高。人事科每個工作人員均有具體分工，相互間雖有協(xié)作和關聯(lián)，但對彼此工作的具體要求和做法并不清晰，一旦某個員工不在崗或離崗，其他員工無法有效接替，工作不能順利銜接。

第四，流程運用缺乏監(jiān)管和優(yōu)化。人事部門負責人因主要精力用于思考本科室發(fā)展規(guī)劃和完成本單位的參謀工作，對工作結果跟蹤不夠力，流程實施缺乏監(jiān)管；負責人沒有一線的實操，通常不能深切體會一線工作完成過程中存在的問題，對流程的優(yōu)化也無人主持并予以落實。

第五，流程交接被忽視。人事科是醫(yī)院重點部門，部門負責人須定期輪崗；人事科是醫(yī)院培養(yǎng)干部的搖籃，工作人員會調任其他重要崗位。因交接時間有限，不可能手把手地帶教新人一段時間進行工作交接，往往是憑口口相傳，遇到問題再臨時去詢問，流程交接會被忽視或被遺漏，接任者不清楚具體做法、細節(jié)和注意事項，造成各類數(shù)據(jù)、信息資料的動態(tài)更新被中斷，數(shù)據(jù)信息不準，檔案資料凌亂不全等問題。

三、如何再造和優(yōu)化

全科統(tǒng)一思想，明確做好人事工作的基本要求是規(guī)范和效率；基本做法是全員參與，邊工作邊實施，建流程，立規(guī)矩，提高工作效率。具體做法如下：

第一，流程再造和優(yōu)化。流程是文件政策的具體化，文件政策是流程的依據(jù)和支撐?？剖胰巳藙邮?，結合文件規(guī)定和實際操作，再造和優(yōu)化各自經(jīng)辦工作的流程，注重細節(jié)描述。期間多次借鑒PDCA循環(huán)管理的理念，進行實踐--擬定--實踐--討論修改--實踐--復習強化--實踐，多次循環(huán)，不斷改進、優(yōu)化。例如新聘職工反應獲取工號時間較長，影響他們進站工作。我們首先查看流程，發(fā)現(xiàn)原來的做法是人事科集中編排工號，報宣傳科做工牌，員工領到胸牌后再自行到醫(yī)務科和信息科申請進站。我們認為是胸牌制做費時較長，于是將人事科報送新工號的部門增加為三個。運行一段時間后，仍有新職工反應時間長了，經(jīng)再次討論，改為人事科提前編排工號，新職工報到時就可領到工號到相關部門辦理進站手續(xù)，大大縮短了進站時間。

第二，規(guī)范和完善各種表格和文本模版。人事工作需要大量使用各種表格、文書文本。規(guī)范的表格、文本是流程的另一種形式和補充。我們對分散保存在各個電腦中的表格、文本逐一進行修改。同樣再次借鑒PDCA循環(huán)管理理念，對文書進行完善。例如規(guī)范了辭職證明的格式，增加了辭職職工簽收欄；在法律顧問的指導下，制定“新員工告知書”，細化告知內容，便于留下培訓新員工的書面記錄。

第三，所有流程、表格、文本模版的電子版本由科室負責人集中管理，統(tǒng)一了標準和格式；根據(jù)工作類別將流程、表格和文本匯編成冊，初步形成了人事工作流程管理體系。

第四，強化訓練，熟悉流程，統(tǒng)一使用。一是科務會時反復強調流程再造和優(yōu)化的重要性；二是通過QQ群有針對性的、不定期復習，不斷提醒和強化工作人員熟悉工作流程；三是科室負責人不定期抽查流程執(zhí)行情況；四是科內實行輪崗制。

四、效果

再造優(yōu)化了10多個方面的工作流程、常用表格和文本，包括招聘及人才引進、入職管理、合同管理、辭離職管理、員工日常管理、進修培訓、工資社保福利、檔案管理、職稱評聘、退休返聘等。其中工作流程39條，常用表格和文本模版60個，仍在不斷更新和完善。具體成效如下：

第一，匯編成冊的流程、表格、文本模版，方便查找，成為像詞典一樣的“工具書”，即使某工作人員不在，其他人也可有效接替，提高了工作效率，提高了職工對人事科工作的滿意度。

第二，流程、表格和文本模版相互提示，降低了出錯率，大大減少了傳、幫、教的工作量，新人能借此迅速進入工作狀態(tài)。

第三，工作人員逐漸養(yǎng)成按流程辦事、沒有流程建流程、發(fā)現(xiàn)問題討論優(yōu)化流程的習慣，工作規(guī)范程度明顯提高。人人都能參與科室內部管理，人人都有責任和權利，主人翁意識、管理水平得到提升。

第四，工作人員開始關注PDCA循環(huán)管理工具，逐漸養(yǎng)成了持續(xù)改進工作的良好習慣。

五、體會

人事管理流程再造和優(yōu)化是一個長期的過程，既要保持流程的全面性、穩(wěn)定性、持續(xù)性，也要結合醫(yī)院管理需要、人事工作的特點持續(xù)改進和完善。只有全體工作人員思想統(tǒng)一、步調一致，有落實有檢查有改進有傳承，人事管理工作就會得到有效的規(guī)范、完善和提升，為醫(yī)院人事管理提供良好的保障，為今后實現(xiàn)人事信息現(xiàn)代化管理做好充分準備。

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作者簡介

朱敏，女，45歲，本科學歷，經(jīng)濟師，現(xiàn)任華中科技大學同濟醫(yī)學院附屬梨園醫(yī)院人事科科長。