新形勢下高校辦公室工作存在的問題及對策研究

英樹志 程會敏

摘要：高校辦公室是高校的綜合辦事與服務(wù)機構(gòu)，其工作效率和服務(wù)質(zhì)量直接影響著學(xué)校教學(xué)、科研、學(xué)生和后勤等各項工作水平。本文系統(tǒng)地分析了高校辦公室工作的作用與職能、存在的問題，并提出了提高辦公室工作效率的對策建議。

關(guān)鍵詞：高校辦公室 工作效率 職能

高等教育高速蓬勃發(fā)展，競爭也愈發(fā)激烈，高校的方方面面的工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)來適應(yīng)這個新常態(tài)。而高校辦公室作為綜合辦事及服務(wù)部門，既有內(nèi)外溝通傳遞信息的職能，也具有輔助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的職能，它的工作效率的高低、服務(wù)質(zhì)量的好壞直接關(guān)系著學(xué)校教學(xué)、科研等各項工作的服務(wù)質(zhì)量水平，因此為高效發(fā)揮和挖掘?qū)W校辦公室的職能作用，切實加強高校辦公室改革建設(shè)已經(jīng)不容忽視。

一、高校辦公室的重要作用與職能

一般來說，高校辦公室通常被賦予督察督辦、溝通協(xié)調(diào)和綜合服務(wù)這三方面的作用與職能。

督查督辦主要是指督促學(xué)校各個部門機構(gòu)切實執(zhí)行上級決策、有效協(xié)調(diào)合作、規(guī)范和維護(hù)日常辦公秩序，保持和保障學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及上級部門行政命令的暢通執(zhí)行。主要工作內(nèi)容包含對上級任務(wù)執(zhí)行情況的督查督辦和對內(nèi)部工作的督查督辦。辦公室工作人員首先要養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實、快速響應(yīng)、果斷處理的工作作風(fēng)，從而在處理突發(fā)和偶發(fā)性事件時，能夠快速判斷輕重緩急有序處理，避免辦事拖拉。其次是要抓好重要文件和會議精神的傳達(dá)響應(yīng)、抓好領(lǐng)導(dǎo)批示和交辦事項的辦理。最后要建立健全督查督辦制度，以便從制度上保障督辦檢查和跟蹤反饋工作的高效高質(zhì)量運行。并通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)等方式培訓(xùn)工作人員的質(zhì)量和效率意識，并實踐到工作生活的各個環(huán)節(jié)中。

溝通協(xié)調(diào)也是高校辦公室的主要職能。在各部門之間出現(xiàn)任務(wù)劃分不清溝通渠道不暢時，其協(xié)調(diào)作用更顯得尤為重要。要搞好協(xié)調(diào)工作既要操持原則也不能過于僵硬，在協(xié)調(diào)過程中要有規(guī)章制度的尺子從而避免隨意性，同時也要靈活應(yīng)變具體問題具體分析適時調(diào)整慣有的處理辦法；在充分履行辦公室的職能義務(wù)的情況下不能超越職能權(quán)限；在充分了解事實把握住關(guān)鍵問題時要尋求解決問題的最有效方法。

一流的教學(xué)科研來源于一流的管理和一流的服務(wù)，從某種程度上講，管理就是服務(wù)，綜合服務(wù)是高校辦公室的重要職能。高校辦公室為學(xué)校所有師生員工做好服務(wù)是所有工作的出發(fā)點和落腳點，一方面要完成學(xué)校布置的各項任務(wù)，另一方面要為工作在教學(xué)一線的教科研人員做好服務(wù)和保障工作。辦公室工作人員在工作中要熱情待人，在為師生領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的時候要誠心、耐心、細(xì)心、虛心。

二、高校辦公室在管理和建設(shè)中存在的問題

很多高校的基本職能雖然大體一致，但也基本上都在進(jìn)行著行之有效的改革完善，形成了各自特有的風(fēng)格特點，各有卓越可取之處，但不可避免地也存在著一些共性問題，經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大致呈現(xiàn)出以下特點。

1.工作人員職業(yè)專業(yè)化程度不高。辦公室的工作性質(zhì)決定了這個崗位的工作人員，應(yīng)該具備比較過硬的政治文化素質(zhì)、熟練扎實的業(yè)務(wù)行事能力。但是事實上，辦公室人員多是從各個行業(yè)各個部門選拔錄用的，往往并不是這個專業(yè)的人才或者是經(jīng)過崗前的專業(yè)培訓(xùn)的，所以一般都缺乏行政管理及秘書專業(yè)等方面的知識，在一定程度上會影響著辦公室職能作用的高效高質(zhì)量發(fā)揮。而且，很多高校一般都缺乏健全的辦公室管理制度、規(guī)范合理的行文辦事章程，甚至沒有行之有效的獎懲激勵制度，從而導(dǎo)致人員的工作潛能很難有效挖掘，整體的工作水平和個人的創(chuàng)新能力提升都比較緩慢。

2.工作任務(wù)繁雜制約學(xué)習(xí)提高。辦公室工作的范圍廣泛內(nèi)容紛繁復(fù)雜，既要參與學(xué)校決策、檢查督辦，還要協(xié)調(diào)處理各種關(guān)系，既要傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示也要上報師生民情，不僅繁多瑣碎且要謹(jǐn)言慎行。事實上往往是，參謀助手的作用會被擴(kuò)大以至出現(xiàn)大事小情都要辦公室牽頭、事大事小都讓辦公室負(fù)責(zé)的怪象，加之一些偶然性、突發(fā)性工作和任務(wù)也比較繁多，致命工作人員有心無力很難抽出時間進(jìn)行專業(yè)技能、業(yè)務(wù)能力的學(xué)習(xí)和提高。

3.工作技術(shù)手段落后影響工作推動。創(chuàng)新是互聯(lián)網(wǎng)的靈魂和精神，互聯(lián)網(wǎng)已成為大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新不可或缺的工具和平臺。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的助推，高校正步入一個全新全方位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，國家啟動的“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃，也將影響和推動互聯(lián)網(wǎng)與學(xué)校辦公室的深度融合。雖然高校辦公室一般都做了硬件升級擁有了較為現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但在工作思想和思維模式上也還停留在傳統(tǒng)的水平上，優(yōu)勢的寶貴硬件資源也沒有得到充分的共享。因此，實現(xiàn)辦公手段的自動化和信息化成為提高管理水平的迫切要求。

三、提高高校辦公室工作效率的對策

1.打造素質(zhì)過硬的專業(yè)化管理隊伍。加強辦公室隊伍的規(guī)模高效建設(shè)、提高辦公室工作人員的職業(yè)技能是適應(yīng)高校有效運作的現(xiàn)實需要。從實際工作過程來看，高校辦公室涉及的業(yè)務(wù)知識范圍廣泛，所以說工作人員的知識既要有專業(yè)性又要有綜合性，既要有深度又有廣度。辦公室管理人員要以時不我待的精神增強培訓(xùn)工作的緊迫感和危機感，站在更高的起點，向著更高的目標(biāo)，深謀遠(yuǎn)慮搞培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流會議等等；可以定期舉辦一些業(yè)務(wù)經(jīng)驗交流會，就工作中常常出現(xiàn)的一些問題相互討論，同時鼓勵辦公室管理人員從事專業(yè)學(xué)術(shù)研究，并經(jīng)常和外界保持聯(lián)系，多參加一些學(xué)術(shù)交流活動。

2.大力推進(jìn)辦公信息化平臺建設(shè)。辦公自動化系統(tǒng)的信息傳遞模式是全方位的、多層次的、網(wǎng)絡(luò)互連的，是提高學(xué)校整體運轉(zhuǎn)能力不可缺少的工具，能在全校范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源和標(biāo)準(zhǔn)。它基于工作流的概念，使工作人員能夠方便地共享各種工作流程和數(shù)據(jù)信息，高效地溝通協(xié)同工作；能夠?qū)崿F(xiàn)迅速的信息采集和信息計算處理，簡化了中間管理環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)冗余的情況，而且能大大提高管理效率。辦公系統(tǒng)可對辦公室的一些工作做集中流程化處理。應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)之后，任務(wù)的創(chuàng)建者或者發(fā)起人可以首先創(chuàng)建工作起點流程，相關(guān)的其他同事在平臺上即可跟進(jìn)流程，流程是自動實時流轉(zhuǎn)的而且一般還可附帶桌面彈出窗口或者手機短信提醒功能，每個工作人員的修改痕跡都可以保留，更重要的是最為常見而又效率不高的簽字也可以被電子簽名所取代。工作中要注意探索新思路改進(jìn)系統(tǒng)功能，所有的辦公自動化系統(tǒng)都是根據(jù)人的需求而設(shè)計的，是要根據(jù)變化的需求做實時的改進(jìn)升級的，所以不斷發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的缺陷和不足并在系統(tǒng)改版中改進(jìn)。另外手機功能越來越強大越來越普及，移動辦公已經(jīng)成為可能并逐漸擴(kuò)大規(guī)模，高校辦公系統(tǒng)也可以同步開發(fā)手機APP版本，以便教師在校內(nèi)校外甚至國內(nèi)國外都可以參與、處理學(xué)校的事務(wù)。

綜上所述，高校辦公室的工作效率和工作質(zhì)量是衡量一所高校綜合管理能力和現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，只要從人員職業(yè)技能提升、實時跟進(jìn)辦公系統(tǒng)的現(xiàn)代化建設(shè)、加強人與物的有機統(tǒng)一等方面加強改革和建設(shè)，那么便能逐步穩(wěn)步提高服務(wù)水平、促進(jìn)學(xué)校的健康高效和快速發(fā)展。

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