如何提高辦公室工作的科學(xué)化水平

李玲　劉超

摘 要：辦公室做為綜合辦事機構(gòu)，既是保證單位各項工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐，又是承上啟下、協(xié)調(diào)左右、連接內(nèi)外的橋梁紐帶。可以說辦公室工作開展得如何，直接制約和影響到整個單位工作的正常開展。

關(guān)鍵詞：辦公室工作； 科學(xué)化；潛力

一、堅持樹立三種“意識”

一是“全盤意識”。辦公室工作無小事，任何一個看似很小地事情，稍有懈怠，就會造成不良影響乃至嚴重后果。辦公室日常工作千頭萬緒，在遇到局部利益和整體利益的矛盾時，一定要通盤考慮，做到“以大局為重”。因此，在謀劃辦公室工作時，務(wù)必緊緊圍繞上級決策部署履行職能，在指導(dǎo)思想上強化“中心”意識，在工作安排上突出“中心”位置，在具體措施上保障“中心”地位。要在腦中要時刻緊繃“全盤”這根弦，在胸中活放一盤棋。想問題應(yīng)當(dāng)站得更高一些，辦事情應(yīng)當(dāng)更超脫一些，善于把本部門工作置于全單位發(fā)展的大局中來思考謀劃。要心中抓住一條主線，理清思路抓大事，著重抓工作中的主要矛盾，分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，特別是重大的事要清醒，關(guān)鍵的事要沉著，困難的事要堅定，突發(fā)的事要冷靜，才能真正做到忙而有序、全盤推進。

二是“質(zhì)量意識”。質(zhì)量意識是辦公室工作的關(guān)鍵，也是做好辦公室工作的根本，更是每一名辦公室工作人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)。辦公室工作不能停留于一般標(biāo)準、一般的要求，必須堅持高標(biāo)準、嚴要求。尤其是要高度重視細節(jié)，細微之處顯真情，細微之處顯人品，細微之處顯質(zhì)量。辦公室不論辦文、辦事，都要嚴格地遵守程序，盡量把每一項工作、每一個細節(jié)都做得盡善盡美：辦文要辦成美文佳作，辦會要辦得圓滿成功，辦事要辦得無可挑剔。每位同志一定要把質(zhì)量放在第一位，增強工作的精品意識，一切以高標(biāo)準要求，一切向一流看齊，務(wù)求把每一項工作做實、做細、做好。

三是“規(guī)則意識”。所謂規(guī)則意識，是指發(fā)自內(nèi)心的、以規(guī)則為自己行動準繩的意識。辦公室工作由于其工作崗位的獨特位置，具有一定的工作權(quán)限，加之服務(wù)對象的復(fù)雜性，更加需要增強“規(guī)則意識”，提高工作的規(guī)范化水平。要全面掌握現(xiàn)行有效的工作依據(jù)。辦公室工作相應(yīng)職責(zé)涉及的工作依據(jù)較多，而且涉及多層次的工作依據(jù)。而相應(yīng)的工作職責(zé)的履行必須做到“有章可循”，這就需要辦公室對工作依據(jù)及時搜集、清理、匯編，做到心中有譜。要注重對辦公室工作人員“規(guī)則意識”的培養(yǎng)。再好的規(guī)定，如果得不到好的執(zhí)行無異于一紙空文。要結(jié)合單位管理的各項要求，繼續(xù)強化對辦公室工作人員執(zhí)行規(guī)則的自覺性、嚴謹性的培養(yǎng)，使辦公室人員辦事依規(guī)而行，使工作過程成為“驗證規(guī)則”、打造“規(guī)則人、規(guī)則團隊”的過程。

二、切實做好兩個“轉(zhuǎn)變”

一要轉(zhuǎn)變職能類型。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和“智囊團”。當(dāng)參謀貴在“參”字上下功夫，在“謀”字上花力氣，力求參到點子上，謀到關(guān)鍵處，要從被動辦理事務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃訁⒅\服務(wù)。要抓住領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注、基層關(guān)心、輿論關(guān)切的問題，早研究、早準備、早建議，多出好主意。對影響單位發(fā)展的重大事項，要有自己的真知灼見，對可能存在的風(fēng)險也要對領(lǐng)導(dǎo)及時提醒，當(dāng)好大參謀，搞好大服務(wù)，對領(lǐng)導(dǎo)盡責(zé)，對群眾負責(zé)。通過轉(zhuǎn)變讓辦公室真正從以往局限于事務(wù)性辦文辦事、接待服務(wù)、協(xié)助保障等常規(guī)性工作，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又參與出謀獻策的參謀助手，實現(xiàn)由參與主導(dǎo)型向參謀主導(dǎo)型的轉(zhuǎn)變。

二要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)。作風(fēng)不牢，地動山搖。要做好辦公室工作，必須堅持實事求是的作風(fēng)；堅持說實話、辦實事，誠懇做人，不擺花架子，不做表面文章，憑真抓實干，靠真才實學(xué)，求真功實績。要發(fā)揚雷厲風(fēng)行的作風(fēng)，對既定的各項目標(biāo)、措施、任務(wù)落實要不折不扣、迅速到位，絕不能疲疲沓沓，拖拖拉拉。對領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，要快辦、辦好；對基層反映的問題，要認真分析，及時匯報；對上級下達的指示，要準確記錄，及時傳達。同時，要有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感，增強工作時效性，切實做到腳踏實地、真抓實干、力戒浮夸。

三、注重挖掘三股“潛力”

一要深挖創(chuàng)新潛力。辦公室工作貴在主動，貴在創(chuàng)新，是潛力挖掘的核心。一是理念創(chuàng)新。針對新情況、新問題，樹立以服務(wù)中心發(fā)展大局為核心，以人為本、弘揚傳統(tǒng)與開拓創(chuàng)新相結(jié)合的新型服務(wù)理念；二是辦公技術(shù)創(chuàng)新。不斷更新和使用辦公自動化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等先進的辦公設(shè)備、辦公手段，加快辦公室工作的信息化、數(shù)字化進程，提高辦公效率和工作質(zhì)量；三是思維創(chuàng)新。辦公室工作要始終關(guān)注單位發(fā)展的趨勢，立足于對單位發(fā)展的超前把握，在工作的科學(xué)性上體現(xiàn)主動服務(wù)，做到計劃性和靈活性相結(jié)合。通過不斷創(chuàng)新，讓辦公室工作不斷取得新的發(fā)展優(yōu)勢，永葆動力和活力。

二要深挖人力資源潛力。開發(fā)辦公室人員的潛能，提高個人的素質(zhì)，調(diào)動個人的積極性，發(fā)揮好每個個體的作用是做好辦公室工作的基礎(chǔ)。要通過教育、培訓(xùn)、激勵和使用等途徑，使辦公室人員樹立終身學(xué)習(xí)的思想，努力掌握新知識，成為術(shù)業(yè)有專攻的“專家”和博聞強記的“雜家”。在學(xué)習(xí)內(nèi)容上，要學(xué)習(xí)文書學(xué)、秘書學(xué)、邏輯學(xué)、應(yīng)用寫作、行政管理、保密等相關(guān)知識。同時，還要廣泛涉獵黨史、哲學(xué)、法律、金融、財稅等方面知識，不斷拓寬知識領(lǐng)域，更新知識結(jié)構(gòu)，增強分析解決問題的能力和綜合協(xié)調(diào)能力，不斷提高單兵作戰(zhàn)能力。

三要深挖團隊潛力。團隊建設(shè)的好壞，是凝聚力和戰(zhàn)斗力的充分體現(xiàn)。只有建設(shè)一支敢打能拼，勇于“亮劍”的堅強集體，才能為單位提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。一是強化團結(jié)協(xié)作意識。同事之間要自覺擰成一股繩，堅持分工不分家，互相關(guān)心、互相支持、互相尊重，平時多交心，遇事多通氣，真正做到心往一處想，勁往一處使。二是強化集體榮譽意識。要把增強辦公室人員的集體榮譽感作為辦公室建設(shè)的重要抓手，使長勁、使實勁、使狠勁，努力創(chuàng)造辦公室風(fēng)清氣正、創(chuàng)優(yōu)爭先、團結(jié)和諧、共謀發(fā)展的良好局面。三是強化“家”的意識。辦公室人員在一起工作是難得的緣分，應(yīng)當(dāng)十分珍惜，以誠相見、以善相待，齊心協(xié)力把工作任務(wù)完成好，在辦公室營造“家”的氛圍。

綜上，辦公室工作在新形勢下面臨著新的形勢和挑戰(zhàn)，只有不斷銳意創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變觀念，深挖潛力，辦公室工作的科學(xué)化水平才能邁上新臺階，才能為推動單位發(fā)展做出更大的貢獻。