對賓館酒店自主采購問題的研究

安娜

摘 要：隨著社會的發(fā)展，改變以往供應(yīng)商供貨方式，實施自主采購成為賓館酒店企業(yè)的一種新常態(tài)，結(jié)合工作實際，本文淺議賓館酒店企業(yè)的自主采購問題。

關(guān)鍵詞：自主采購；監(jiān)督控制

一、明確組織機構(gòu)、工作目標(biāo)和崗位職責(zé)

自主采購需要成立相應(yīng)的組織機構(gòu)，為自主采購提供組織保證。筆者認(rèn)為賓館酒店企業(yè)一般應(yīng)該成立采購部。采購部要實現(xiàn)5大工作目標(biāo)，即一是完成采購任務(wù)，達到采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)量差異應(yīng)控制在申購的10%以內(nèi)。二是貨物驗收。三是征求使用部門、成本控制部門意見，做好采購工作協(xié)調(diào)，不斷提高采購效率。四是充分考察市場，確保采購價格合理，加速資金周轉(zhuǎn)，減少資金占用，節(jié)約開支，降低采購成本，實現(xiàn)利潤最大化。五是努力減少差錯，避免事故、較大問題和食物中毒發(fā)生。成立組織機構(gòu)，明確工作目標(biāo)后，還應(yīng)明確相應(yīng)崗位職責(zé)，做好各自工作。

二、明確采購流程，注重流程的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性

詢價小組的詢價工作質(zhì)量高低直接影響到自主采購工作水平和質(zhì)量，這一環(huán)節(jié)不可忽視。根據(jù)工作實際需求，筆者建議在采購過程詢價小組采購人員應(yīng)由經(jīng)營管理部、成本控制部、采購部、使用部門、倉儲部組成五部門組成，詢價小組應(yīng)當(dāng)對采購項目的價格構(gòu)成和評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項作出規(guī)定。詢價小組要根據(jù)采購需求，從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。

采購員每周有計劃的對企業(yè)采購的所有原料進行市場詢價，在一、二級市場范圍內(nèi)，不指定詢價地點，不指定供貨商，但所詢購的原料與實際采購的原材料應(yīng)具有可比性，遵循原材料的產(chǎn)地、質(zhì)量、單位、規(guī)格統(tǒng)一的原則，便于價格對比分析。詢價后，由部門內(nèi)勤統(tǒng)一將所詢價格情況進行網(wǎng)上公布。

價格審核與監(jiān)督是確保物資采購陽光透明的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。采購監(jiān)督管理工作同樣由成本控制部、財務(wù)部、使用部門、倉儲部五部門共同完成，按照企業(yè)采購管理制度，五部門按程序?qū)ζ溥M行申請，檢查相關(guān)使用部門所報計劃手續(xù)是否齊全，一同對其采購物資進行市場調(diào)查，及時到市場上了解價格行情，以利于采購成本的控制與監(jiān)督。要按照程序進行簽約，原則上1萬元以上的物資要簽訂合同，由采購部與供應(yīng)商談判草擬供貨合同或工程合同。

為控制采購成本，確保采購采購環(huán)節(jié)的嚴(yán)謹(jǐn)性，各部門還要做好協(xié)作配合工作。建議建立完善的采購申請審批制度，杜絕不合理、不必要的盲目采購；采購數(shù)量的確定遵循按單采購的原則，各部門把好關(guān)。設(shè)立“五位一體”的采購定價小組每周對使用部門所需物品進行市場調(diào)查，定期會同供貨商制定《報價表》，盡量把價格壓到最低。采購部應(yīng)做到貨比三家，保證物品質(zhì)量，降低采購價格。明確供應(yīng)商貨物驗收連續(xù)兩次不合格，則通知供貨商限期改正，如第三次不合格，則通知供貨商停止供貨。

抓好驗收、入庫以及結(jié)算工作，完成自主采購實現(xiàn)良性循環(huán)。采購?fù)瓿珊螅M行統(tǒng)一驗收，這個也是自主采購的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是確保能否降低成本，檢查督促采購環(huán)節(jié)不出差錯的必要一環(huán)，在整個自主采購過程中同樣重要。筆者認(rèn)為賓館酒店企業(yè)最好設(shè)立專門的倉儲管理部門，主要對物料進行統(tǒng)一負(fù)責(zé)驗收，合格物資開具進庫單，不合格物資退回。日耗材料實行三方驗收制度，由倉儲部、使用部門、采購部三方共同負(fù)責(zé)驗收。

按照標(biāo)準(zhǔn)驗收后，進行最后的入庫結(jié)算環(huán)節(jié)，此環(huán)節(jié)重點是做好庫存管理、結(jié)算付款等工作。采購員采購的大宗物品的付款要經(jīng)部門經(jīng)理、采購經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、分管副總、財務(wù)副總、總經(jīng)理簽字確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款。

三、賓館酒店企業(yè)采購存在的問題

自主采購過程中容易出現(xiàn)很多管理漏洞，筆者認(rèn)為主要有以下幾點：一是采購人員選擇不當(dāng)。二是采購制度不完善。盲目采購庫損高，造成流動資金呆滯；零庫存，急需時緊急采購，不能給予采購部充分市場考察時間，造成人力財力的浪費。不能堅持多人采購制。三是采購成本高。大件商品采購暗箱操作，未能實行公開競標(biāo)。四是監(jiān)督控制措施不健全。

四、賓館酒店企業(yè)采購漏洞的解決方法

針對自主采購容易出現(xiàn)的問題，解決方法很多，結(jié)合工作實際，筆者認(rèn)為主要從以下幾個方面加以解決。

一是選定好采購人員，對采購人員實行心理監(jiān)控，防患于未然。采購人員選定要聽取各方面意見。采購人員不能選用領(lǐng)導(dǎo)親屬擔(dān)任；上級部門指派的人最好不用，一旦出了問題左右為難，處理起來棘手；采購員之間曾是同事親屬的，不能選派在一個采購部門工作。有必要實行心理監(jiān)控。健全有效的監(jiān)控措施對絕大多數(shù)采購人員能起到約束作用，對個別僥幸心理監(jiān)控就有必要。

二是完善采購制度，做好采購管理的基礎(chǔ)工作。采購制度應(yīng)規(guī)定采購申請、授權(quán)人權(quán)限、采購流程、相關(guān)責(zé)任、采購方式、報價和審批等。對供應(yīng)商要建立檔案，每個檔案應(yīng)嚴(yán)格審核才能歸檔。采購必須在歸檔供應(yīng)商中進行，檔案應(yīng)不定期更新，有專人管理。建立標(biāo)準(zhǔn)采購價格以進行比價采購。財務(wù)部對重點監(jiān)控采購據(jù)市場變化定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購價，促使采購員貨比三家，不斷地降低采購價格。

三是降低材料成本的方法和手段。價格會經(jīng)常隨著季節(jié)供求而變，因此，注意價格變動規(guī)律，把握好采購時機。可采用現(xiàn)金交易或貨到付款，這樣往往能帶來較大折扣。向廠商直接訂購可以減少中間環(huán)節(jié)，降低成本，售后服務(wù)更好；幾個酒店結(jié)成同盟聯(lián)合訂購，可得到更多優(yōu)惠。通過供應(yīng)商相互比價，最終得到價格底線。與講信譽供應(yīng)商合作能保證供貨質(zhì)量，與其簽訂長期合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。

四是制定健全有效的監(jiān)督控制措施，實行戰(zhàn)略采購管理。采購進貨必須共同采購，不能一人說了算；制定效益考核指標(biāo)，規(guī)定采購物品在保質(zhì)前提下，批量進貨必須低于市場價格。配置物價調(diào)查人員，預(yù)測價格走勢，供采購部門參考，對采購人采購物品的價格實行監(jiān)督。估算供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本。通過參觀供應(yīng)商設(shè)施，觀察提問獲有用數(shù)據(jù)，盡可能加強溝通，從而尋求成本降低途徑，降低采購成本。對競爭對手進行分析。