抓住時(shí)機(jī)，針對(duì)問題，加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

張曉慧

摘 要：本文主要聯(lián)系工作實(shí)際，提出一是時(shí)機(jī)，二是問題，以其為突破口，加快我國(guó)的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：時(shí)機(jī)；問題；加快建設(shè)；檔案管理現(xiàn)代化

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案工作者的共同愿望和近期的奮斗目標(biāo)。我認(rèn)為：必須抓住文書立卷改革這個(gè)有利時(shí)機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

一、檔案管理現(xiàn)代化中的問題現(xiàn)狀

各級(jí)檔案行政管理部門自90年代初就開始抓檔案管理現(xiàn)代化工作，經(jīng)過檔案工作者的共同努力，取得了一些成績(jī)，但是現(xiàn)狀并不容樂觀。

（一）目前檔案管理現(xiàn)代化主要存在問題是：

1.多數(shù)機(jī)關(guān)使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公和事務(wù)性管理的單位，大部分是處于自動(dòng)化的起步階段，使用微機(jī)定理檔案的僅占很少一部分。

2.使用計(jì)算機(jī)管理檔案的單位，多數(shù)僅限于輸入目錄，處于文檔分離狀態(tài)，檔案管理現(xiàn)代化有其名無其實(shí)。

3.對(duì)檔案管理現(xiàn)代化缺乏認(rèn)識(shí)，認(rèn)為只要擁有和裝備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)，就實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，就是檔案現(xiàn)代化。

4.有一些使用計(jì)算機(jī)管理檔案的檔案人員，缺乏計(jì)算機(jī)知識(shí)，計(jì)算機(jī)操作技術(shù)不熟練，不懂得電子檔案管理要求，不會(huì)設(shè)計(jì)和使用檔案管理軟件程序。

（二）我認(rèn)為造成以上狀況的主要原因是：

1.宣傳不夠。人們對(duì)檔案管理現(xiàn)代化沒有迫切的認(rèn)識(shí)。多數(shù)單位的檔案管理現(xiàn)代化工作在硬件設(shè)備上和人員配備上得不到落實(shí)，使檔案部門現(xiàn)代化進(jìn)展緩慢。

2.長(zhǎng)期以來，檔案行政管理部門工作的重心一直是檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理上，而對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用和檔案信息服務(wù)不夠重視，對(duì)于新科技、新技術(shù)剛于檔案管理應(yīng)對(duì)措施不力。

3.檔案干部隊(duì)伍缺少現(xiàn)代化人才?，F(xiàn)有為數(shù)不多的骨干也是僅會(huì)打字，就算是配備了計(jì)算機(jī)，也是為了檔案管理規(guī)范化而打印目錄，不能使用計(jì)算機(jī)管理檔案，達(dá)不到檔案管理現(xiàn)代化的目的。這種現(xiàn)狀遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案工作對(duì)速猛發(fā)展的科技信息時(shí)代和日新月異的四化建設(shè)服務(wù)的需要。

二、改革是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的良好機(jī)遇

為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，規(guī)范電子文件歸檔整理方法，促進(jìn)機(jī)關(guān)文檔一體化管理，對(duì)原有的歸檔文件整理方法一“立卷”進(jìn)行了改革，推行文件級(jí)整理，為以計(jì)算機(jī)技術(shù)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用鋪平了道路。

（一）文書立卷改革為檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造的有利條件主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.文書立卷改革，改案卷級(jí)管理為文件級(jí)管理，適應(yīng)計(jì)算機(jī)輔助管理，這就為檔案部門計(jì)算機(jī)設(shè)備的配備起到了促進(jìn)作用。

2.歸檔文件實(shí)行文件級(jí)管理簡(jiǎn)化了手工勞動(dòng)量，提高歸檔文件整理工作的效率，使檔案部門有精力搞好檔案管理現(xiàn)代化，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理和檔案知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)現(xiàn)代化管理業(yè)務(wù)方面的指導(dǎo)，保障檔案管理現(xiàn)代化的順利進(jìn)行。

3.配備了計(jì)算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)了電子檔案的管理，計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，就為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)和檔案信息服務(wù)套定了基礎(chǔ)。因此，檔案部門必須抓住立卷改革這個(gè)有利時(shí)機(jī)，積極采取有效措施，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

（二）目前，各級(jí)檔案部門正在貫徹執(zhí)行《規(guī)則》，將文件級(jí)歸檔的方法在試點(diǎn)單位試行，并逐步全面推開。檔案部門如何利用好這一契機(jī)，采取有力措施，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，我認(rèn)為要作好以下工作：

1.大力宣傳，提高對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)

搞好工作靠認(rèn)識(shí)，提高認(rèn)識(shí)靠宣傳。要搞好檔案管珥現(xiàn)代化，必須加大檔案管理現(xiàn)代化的宣傳力度，使檔案工作者提高搞好檔案管理現(xiàn)代化意義的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)緊迫感和責(zé)任感；使社會(huì)各界充分認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的意義，重視和支持檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作。要大力宣傳實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性和優(yōu)越性，即可以充分利用當(dāng)前的先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，增加檔案存儲(chǔ)量，減輕檔案工作人員的勞動(dòng)量，加快檔案信息傳遞和提高檔案信息服務(wù)效果。

2.把檔案部門建成計(jì)算機(jī)信息中心

檔案部門應(yīng)是存儲(chǔ)檔案和交流信息的中心。一個(gè)單位的檔案室應(yīng)成為單位的信息中心，一個(gè)地區(qū)的檔案館應(yīng)成為當(dāng)?shù)氐挠?jì)算機(jī)信息中心。在工作中要及時(shí)地把電，文件轉(zhuǎn)化為電子檔案脫機(jī)保存，按時(shí)移交進(jìn)館。檔案館要加大電子檔案的收集力度，把館藏的可以公開的檔案信息上網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，成為一個(gè)地區(qū)的信息中心，更大程度地拓寬信息渠道，開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)各界提供服務(wù)，

3.提高檔案隊(duì)伍的素質(zhì)

檔案管理現(xiàn)代化科技含量很高，檔案部門應(yīng)配備充足的既懂檔案業(yè)務(wù)又掌握檔案現(xiàn)代化管理知識(shí)的復(fù)合型人才。這是時(shí)代的要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。為達(dá)到這一目的就要加強(qiáng)檔案干部的培訓(xùn)，促使檔案工作者提高政治素質(zhì)的同時(shí)及時(shí)掌握檔案現(xiàn)代化建設(shè)需要的新科技知識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感。通過培訓(xùn)，不僅要能制做電子文件，使用計(jì)算機(jī)將電了文件歸檔、檢索，還要能夠具體操作網(wǎng)上信息下載和不同軟件信息的轉(zhuǎn)換以及準(zhǔn)確的確認(rèn)、保障信息安全。

總之，文書立卷改革是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的極好機(jī)遇，我們應(yīng)抓住這一機(jī)會(huì)，以文書立卷改革為契機(jī)，盡快搞好檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是個(gè)系統(tǒng)工程，涉及面廣，耗資大，不可能一蹴而就。實(shí)施中要統(tǒng)籌規(guī)劃，先易后難，逐步完成。并要經(jīng)?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，邊建設(shè)邊發(fā)揮作用，形成完善的管理辦法，提高檔案管理水平，增強(qiáng)檔案信息服務(wù)功能，為建設(shè)具有中國(guó)特色的社會(huì)主義做貢獻(xiàn)。