淺析如何做好企業(yè)檔案管理工作

張飏飏

摘 要：企業(yè)檔案管理對企業(yè)項目的運作、市場定位、營銷策略有著重要指導(dǎo)性作用。在當(dāng)前的時代背景之下，檔案管理工作已經(jīng)成為衡量企業(yè)競爭軟實力的重要指標(biāo)，隨著時代的更迭、經(jīng)濟的進步，石油產(chǎn)業(yè)亦如同雨后春筍般快速發(fā)展，為了與之相適應(yīng)，企業(yè)應(yīng)制定先進、系統(tǒng)、高效的檔案管理模式，促進企業(yè)健康、穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展。本文通過探究企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，闡述了其概念及實質(zhì)，并制定了幾種切實可行的有效方案。

關(guān)鍵詞：新時期；企業(yè)；檔案管理；優(yōu)化措施

一、簡介

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國的市場經(jīng)濟體制不斷發(fā)生變化，企業(yè)也逐漸朝著多元化的方向發(fā)展，企業(yè)的檔案也越來越復(fù)雜和多樣，這就需要企業(yè)做好檔案管理工作。企業(yè)的檔案管理工作是衡量企業(yè)管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，對企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展與管理工作的開展有著積極的促進作用，因此，必須加強企業(yè)檔案管理工作，使其朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

二、我國企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）管理者缺乏對檔案管理工作的重視度

管理者的學(xué)識、眼界以及素質(zhì)，是構(gòu)建企業(yè)文化的核心。而在很多企業(yè)當(dāng)中，由于管理者只注重市場發(fā)展及利益方面，而忽略了檔案管理這一問題，促使很多檔案管理部門如同虛設(shè)，并未充分發(fā)揮其作用與功能。隨著時代的更迭、經(jīng)濟的進步，市場競爭愈發(fā)激烈，在這樣的背景之下，加強對檔案管理工作的重視已經(jīng)成為企業(yè)立足、發(fā)展的根本，企業(yè)管理者應(yīng)給予其高度重視。

（二）缺乏完善、有效的檔案管理制度

在當(dāng)今社會上，大部分企業(yè)均缺乏完善、有效的檔案保密制度、外借制度、保管制度、整理制度以及收集制度等。雖然有些企業(yè)管理者意識到了檔案管理的重要性，然而，由于投入力度不夠，在人員聘任、執(zhí)行力以及制度的建立等方面仍然不盡人意；有些企業(yè)雖然建立了檔案管理制度，但是時常會發(fā)生缺乏借閱手續(xù)、檔案丟失、整理資料不及時等現(xiàn)象，還有一些資料與數(shù)據(jù)被人為涂改，對檔案的利用價值、有效性及真實性存在重要影響。

（三）缺乏信息化、現(xiàn)代化的檔案管理機制

隨著時代的更迭、經(jīng)濟的進步，現(xiàn)代化科技手段亦得到了長足的發(fā)展，然而，由于缺乏靈活的數(shù)據(jù)傳遞系統(tǒng)，促使檔案管理部門形同虛設(shè)，其工作質(zhì)量及效率始終難以提升。其中，缺乏先進的系統(tǒng)及技術(shù)支持；未能建立完善、規(guī)范化的管理系統(tǒng)是缺乏信息化、現(xiàn)代化管理機制的主要因素；除此之外，有些企業(yè)雖然建立了健全的管理系統(tǒng)，也給予檔案管理工作高度重視，卻由于未制定配套的管理政策，導(dǎo)致執(zhí)行力不夠，從而降低了檔案管理工作的實際質(zhì)量及效率。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)、學(xué)識良莠不齊，對管理工作存在重大影響

現(xiàn)階段，由于社會主義經(jīng)濟市場的完善與發(fā)展，很多企業(yè)對內(nèi)部的投產(chǎn)方式及經(jīng)營模式進行了大范圍的變革，尤以油田企業(yè)為最，通過重組企業(yè)人資部門，聘任了很多剛剛畢業(yè)的大學(xué)生，然而，由于缺乏正確的認(rèn)識，企業(yè)也并未著重培養(yǎng)，并未充分發(fā)揮出檔案管理工作的職能及作用，導(dǎo)致企業(yè)信息及數(shù)據(jù)的記錄、存儲與處理始終處于較低的水平。

三、企業(yè)檔案管理優(yōu)化措施

針對檔案管理存在的問題，企業(yè)應(yīng)在發(fā)展生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)規(guī)模的同時，加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，全面提升企業(yè)檔案管理工作水平。

（一）加強檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)與能力培訓(xùn)

在過去，由于科技手段發(fā)展的不成熟，檔案管理工作極為繁瑣、復(fù)雜，僅憑人工的力量完成，加大了員工的工作量。隨著時代的發(fā)展、信息化的進步，企業(yè)引進了現(xiàn)代化辦公技術(shù)及先進的管理設(shè)備，加之員工的有效配合，不僅減少了以往反復(fù)的工作內(nèi)容，亦提高了檔案管理的質(zhì)量及效率。簡單來說，雖然如今已引進了現(xiàn)代化、智能化、信息化的檔案管理設(shè)備及體系，但是，仍然需要員工輔助管理，通過增強設(shè)備和員工的配合力度，來提高檔案管理工作的質(zhì)量及水平。由此可見，檔案管理人員的學(xué)識、管理能力以及綜合素質(zhì)極為重要。

企業(yè)應(yīng)秉承“公正、公平”原則，系統(tǒng)、全面的評估檔案管理人員的專業(yè)學(xué)識、管理能力以及綜合素質(zhì)，并將其歸類，通過開展培訓(xùn)教育活動，來提升其管理能力及綜合素質(zhì)，令其快速了解檔案管理實質(zhì)及技術(shù)方式。聘請專業(yè)知識豐富、綜合素質(zhì)高的檔案主管，對檔案管理工作進行全面、有效的安排與指導(dǎo)；除此之外，還需定期開展培訓(xùn)活動，了解每一位成員的能力、學(xué)識水平及擅長的業(yè)務(wù)類型，充分挖掘員工的潛能，為其提供展示自身才華的舞臺。與此同時，還應(yīng)增強員工的法律意識，拓寬其眼界及知識范圍，從根本上提升他們的工作素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力及文化水平。并通過實踐鍛煉、相互交流指導(dǎo)等途徑增強教育和培訓(xùn)效果。

（二）建立信息化檔案管理體系

企業(yè)應(yīng)從多個角度對自身的工作模式、運營特點及業(yè)務(wù)類型進行整合與分析，并在此基礎(chǔ)之上，對傳統(tǒng)的檔案收集、歸類、整理及處理模式進行專業(yè)性調(diào)整，促使其快速過渡于服務(wù)人性化、管理網(wǎng)絡(luò)化、存儲數(shù)字化、分類細(xì)致化、采集自動化這一方向，建立健全的、規(guī)范的檔案管理制度，提升其辦公智能化、自動化水平，實現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、電子化及網(wǎng)絡(luò)化?，F(xiàn)階段，OA系統(tǒng)因其自身的優(yōu)勢，而深受各大企業(yè)的青睞，能夠定期將系統(tǒng)內(nèi)生成的信息及數(shù)據(jù)傳遞到檔案管理系統(tǒng)之內(nèi)，并自動完整歸檔及整理工作，確保信息傳送精準(zhǔn)、及時、高效。

在建立、完善及調(diào)整檔案管理系統(tǒng)的過程中，應(yīng)按照企業(yè)檔案檢索目錄要求、文化特征、投產(chǎn)運營模式以及管理特點，參考其他企業(yè)或地區(qū)建立檢索目錄的成功檢驗，建立獨具企業(yè)特色的檔案檢索目錄，并以此來實現(xiàn)信息的永久保存、及時傳遞以及高效交流。

（三）創(chuàng)新工作思路，適應(yīng)新形勢下檔案工作的新要求

企業(yè)檔案保管的目的是為了利用，而檔案管理又是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，這就要求檔案管理人員要不斷更新思想觀念，解放思想，破除守舊的工作思想觀念，要及時換腦筋，破除自我封閉，因循守舊，安于現(xiàn)狀的舊觀念，樹立敢想"敢闖"積極主動大膽開拓工作精神。作為企業(yè)專職檔案管理人員，通過加強學(xué)習(xí)和日常工作的實踐總結(jié)，必須要有扎實的業(yè)務(wù)功底和較強的管理能力和服務(wù)意識，不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)，而且還應(yīng)掌握各門類檔案的管理方法，夯實理論基礎(chǔ)；勤總結(jié)、勤改進，不斷創(chuàng)新，不斷為企業(yè)檔案工作注入新的活力和動力，堅持以利用為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，拓展企業(yè)檔案工作的新領(lǐng)域走向經(jīng)濟建設(shè)的主戰(zhàn)場。就目前而言，創(chuàng)新可以說是提高企業(yè)競爭實力、合理配置資源不可缺少的重要因素，因此，企業(yè)管理者應(yīng)給予其高度重視。傳統(tǒng)的檔案管理制度、模式及觀念，過于陳舊、單一，已無法充分滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，所以，創(chuàng)新已經(jīng)成為一種必然趨勢。可通過運用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化手段，分析當(dāng)前已有的檔案內(nèi)容，并對其進行歸類與綜合，及時在企業(yè)局域網(wǎng)發(fā)布與檔案相關(guān)的信息與公告，便于資源的共享，可從根本上提高企業(yè)對檔案的利用水平。

四、總結(jié)

總而言之，檔案管理可謂是企業(yè)管理不可缺少的一部分，亦是推動企業(yè)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的重要力量。所以，企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)管理同步發(fā)展，只有做到同步發(fā)展，才能有效的開發(fā)檔案信息資源，確保檔案資源能夠更好有效為企業(yè)的各項工作服務(wù)。

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