簡(jiǎn)議高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理

方永梅

（福建工程學(xué)院 檔案館，福建 福州 350118）

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簡(jiǎn)議高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理

方永梅

（福建工程學(xué)院 檔案館，福建 福州 350118）

摘 要：在國(guó)家的新興戰(zhàn)略發(fā)展形勢(shì)下地方高校抓住機(jī)遇，創(chuàng)新人才培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)積極轉(zhuǎn)型，建設(shè)立足地方的應(yīng)用技術(shù)大學(xué)。培養(yǎng)適用生產(chǎn)一線的動(dòng)手能力強(qiáng)的高層次技術(shù)技能人才成為當(dāng)務(wù)之急。設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)投入大大增加，重視并強(qiáng)化設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)管理，維護(hù)其安全和完整，發(fā)揮其最大使用效益，確保高校的持續(xù)穩(wěn)定、健康和協(xié)調(diào)發(fā)展是檔案管理部門一項(xiàng)重要任務(wù)。論文針對(duì)高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀，分析存在的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)資產(chǎn)檔案管理的對(duì)策措施。

關(guān)鍵詞：高校；資產(chǎn)檔案；管理

引 言

《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020）》明確提出要“適應(yīng)國(guó)家和區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要，建立動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制，不斷優(yōu)化高等教育結(jié)構(gòu)。優(yōu)化學(xué)科專業(yè)、類型、層次結(jié)構(gòu)，促進(jìn)多學(xué)科交叉和融合。重點(diǎn)擴(kuò)大應(yīng)用型、復(fù)合型、技能型人才培養(yǎng)規(guī)?！盵1]。黨的十八屆三中全會(huì)提出要深化教育領(lǐng)域綜合改革，深化產(chǎn)教融合、校企合作，培養(yǎng)高素質(zhì)勞動(dòng)者和技能型人才。在國(guó)家的新興戰(zhàn)略下，包括福建工程學(xué)院在內(nèi)的地方高校，抓住機(jī)遇主動(dòng)創(chuàng)新人才培養(yǎng)，積極轉(zhuǎn)型，立足地方、創(chuàng)建應(yīng)用技術(shù)大學(xué)，服務(wù)地方，培養(yǎng)適用生產(chǎn)一線的動(dòng)手能力強(qiáng)的高層次技術(shù)技能人才成為當(dāng)務(wù)之急。地方高?，F(xiàn)有的技術(shù)技能培養(yǎng)體系和實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)等成為優(yōu)化轉(zhuǎn)型的重點(diǎn)。在這種發(fā)展機(jī)遇背景下，國(guó)家對(duì)設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)投入大大增加，每年數(shù)以百萬(wàn)計(jì)的科研教學(xué)儀器擔(dān)當(dāng)著教學(xué)育人的重任，這些儀器在帶來(lái)科研與教學(xué)便利的同時(shí)，也產(chǎn)生出管理實(shí)用維護(hù)等實(shí)際問(wèn)題。重視并強(qiáng)化設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)管理，維護(hù)其安全和完整，發(fā)揮其最大使用效益，確保高校的持續(xù)穩(wěn)定、健康和協(xié)調(diào)發(fā)展是資產(chǎn)檔案管理一項(xiàng)重要任務(wù)。

一 高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)現(xiàn)狀分析

高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)從一定程度上代表學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力，決定學(xué)校的辦學(xué)水平，展現(xiàn)著科研水平。在新形勢(shì)下，對(duì)地方高校轉(zhuǎn)型而言，設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)尤為重要，是評(píng)估的主要硬性指標(biāo)之一，發(fā)揮著舉足輕重的作用，擔(dān)當(dāng)著對(duì)學(xué)生實(shí)踐實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)以及創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)動(dòng)手能力培養(yǎng)的重?fù)?dān)。以福建工程學(xué)院設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)為例，從資金來(lái)源上講，我校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)絕大多數(shù)來(lái)自各級(jí)政府教育部門的財(cái)政撥款，這里主要有國(guó)家、省市級(jí)的縱向經(jīng)費(fèi)，還有各種方式的學(xué)科與科研平臺(tái)以及工程實(shí)踐中心專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)和中央財(cái)政支持地方高校基金；另一方面，我校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)也有校企合作的橫向經(jīng)費(fèi)，以及比重越來(lái)越多的企業(yè)捐贈(zèng)和校友捐贈(zèng)等來(lái)源?？梢哉f(shuō)，資金來(lái)源多樣，經(jīng)費(fèi)管理復(fù)雜。從采購(gòu)流程上講，設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)的立項(xiàng)采購(gòu)申報(bào)主要在使用儀器的相關(guān)院系以及教研室，相應(yīng)的論證設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)審批權(quán)在教務(wù)處以及上級(jí)相關(guān)部門，而相關(guān)的固定資產(chǎn)招標(biāo)采購(gòu)在資產(chǎn)管理部門以及招標(biāo)機(jī)構(gòu)，相應(yīng)的固定資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃編制與制度管理卻在資產(chǎn)管理部門，說(shuō)明采購(gòu)管理主體不統(tǒng)一。從固定資產(chǎn)使用保管情況來(lái)講具體賬目在相關(guān)院系以及教研室，具體實(shí)物保存在院系實(shí)驗(yàn)中心，甚至個(gè)別儀器設(shè)備在于教師個(gè)人手中，而相關(guān)的固定資產(chǎn)調(diào)配和日常監(jiān)督在資產(chǎn)管理部門，表明固定資產(chǎn)的管理和使用是分離的。從固定資產(chǎn)的使用范圍上講，絕大部分在學(xué)校范圍內(nèi)，小部分在校外使用，這造成管理具有一定的難度，無(wú)法及時(shí)有效的反饋儀器設(shè)備的保養(yǎng)維護(hù)情況。從儀器類固定資產(chǎn)檔案管理來(lái)講，相關(guān)檔案建立由資產(chǎn)管理部門和具體申報(bào)二級(jí)院系相關(guān)單位在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目自提出、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工以及配套工藝設(shè)備儀器申購(gòu)、研制、安裝、調(diào)試和經(jīng)費(fèi)使用等建設(shè)過(guò)程中不同環(huán)節(jié)綜合收集的具有保存價(jià)值的文件、圖樣、聲像資料等保留形成，由資產(chǎn)管理部分負(fù)責(zé)歸檔，最終形成高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案移交到檔案管理部門。這些情況最終表現(xiàn)出固定資產(chǎn)類儀器設(shè)備分散保管，封閉使用，利用率低，個(gè)別大型精密儀器甚至于出現(xiàn)一年只有個(gè)別教師使用幾次的現(xiàn)象，維護(hù)保養(yǎng)缺乏，這種缺乏開發(fā)性和協(xié)同性的固定資產(chǎn)現(xiàn)狀造成了教育經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二 高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理存在的問(wèn)題

高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理從功能上講，一方面為全校資源共享和設(shè)備利用提供詳盡的依據(jù)，充分挖掘現(xiàn)有儀器設(shè)備的潛能，讓儀器設(shè)備在校內(nèi)各單位部門之間合理高效的流動(dòng)，提高設(shè)備利用率，減少重復(fù)購(gòu)置造成的資金的浪費(fèi)；另一方面為全校各單位及實(shí)驗(yàn)室提供必要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、市場(chǎng)信息查詢，協(xié)助其編制教學(xué)、科研和行政設(shè)備年度購(gòu)置計(jì)劃，同時(shí)也為防范國(guó)有資產(chǎn)流失建立一道防火墻。高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理為學(xué)校的健康穩(wěn)定快速的發(fā)展發(fā)揮著舉足輕重的作用，但目前高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理還遠(yuǎn)遠(yuǎn)未適應(yīng)高校的轉(zhuǎn)型和高速發(fā)展[2][3]，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案行政管理與管理主體的矛盾

從行政管理角度來(lái)說(shuō)，高校的設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，《檔案法》、《行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理辦法》賦予檔案管理部門對(duì)設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)行政管理的權(quán)限。但目前實(shí)際情況卻是高校檔案管理部門絕大多數(shù)掛靠在校辦或者黨辦，即使單獨(dú)成館，寥寥數(shù)人的編制與數(shù)以萬(wàn)計(jì)的固定資產(chǎn)難以協(xié)調(diào)適應(yīng)。這樣造成檔案管理部門以及檔案管理人員處于被動(dòng)的從屬地位，無(wú)法充分發(fā)揮檔案管理的作用。

（二）設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)多元管理與檔案綜合管理的矛盾

從設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)的申報(bào)、采購(gòu)、管理、使用各個(gè)環(huán)節(jié)上來(lái)看，設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)屬于多部門管理。雖然從管理的角度看這有利于權(quán)力的制衡與相互監(jiān)督，但從檔案管理的角度講，部分校內(nèi)部門多偏重于設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)的采購(gòu)和使用，對(duì)資產(chǎn)檔案不了解甚至不重視，個(gè)別認(rèn)為多此一舉，在實(shí)際工作中不注重固定資產(chǎn)購(gòu)置原始資料的收集，在使用的過(guò)程中也未能注意維護(hù)記錄、檢測(cè)報(bào)告等資料的收集整理，更談不上及時(shí)歸檔，那么在這種多元管理體制下，各個(gè)環(huán)節(jié)中這些固定資產(chǎn)檔案凌亂不堪、缺失就不難理解了。從溯源的歷程上來(lái)看，看起來(lái)似乎各個(gè)部門都有責(zé)任，實(shí)際上各個(gè)部門都沒(méi)有責(zé)任，這樣就給檔案管理部門的綜合管理帶來(lái)負(fù)擔(dān)，甚至于無(wú)法完成基本的資產(chǎn)檔案信息，嚴(yán)重制約資產(chǎn)檔案管理工作正常有序的開展。

（三）設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)信息管理與信息共享的矛盾

隨著國(guó)內(nèi)外先進(jìn)科技水平的高速發(fā)展，高校內(nèi)新興學(xué)科、交叉學(xué)科蘊(yùn)含著巨大的生命活力，獲得更多更大的經(jīng)費(fèi)支持。相應(yīng)的數(shù)量巨大的實(shí)驗(yàn)和科研儀器設(shè)備提上了采購(gòu)日程。由于院系及相應(yīng)的教研室或者課題組申購(gòu)儀器多立足于本單位的實(shí)際需求，對(duì)校內(nèi)其他單位已有或者正在采購(gòu)的儀器設(shè)備無(wú)暇顧及；同時(shí)對(duì)于本部門的儀器設(shè)備維護(hù)記錄、檢測(cè)報(bào)告等資料的不能及時(shí)歸檔，致使檔案管理部門無(wú)法對(duì)設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)信息及時(shí)管理更新，進(jìn)而造成全校資源信息無(wú)法共享，致使現(xiàn)有的設(shè)備利用率不高，甚至于不同院系重復(fù)購(gòu)置同種設(shè)備的現(xiàn)象，實(shí)際上浪費(fèi)了寶貴的教育經(jīng)費(fèi)。另一方面，由于檔案管理部門和資產(chǎn)管理部門人員的專業(yè)技能的限制以及人員的限制，無(wú)法對(duì)高精密儀器設(shè)備進(jìn)行完整的檔案信息收集，甚至于出現(xiàn)大量的設(shè)備儀器信息缺失、變形或掩藏，這在一定程度上也加劇了信息無(wú)法真正的實(shí)現(xiàn)共享的現(xiàn)象。為了提高資產(chǎn)檔案管理水平，我們必須制定嚴(yán)格有效的設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理措施與對(duì)策。

三 高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理措施與對(duì)策

（一）政策保障

高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理要做好，必須給予檔案管理部門依法行政管理的權(quán)利，尤其是對(duì)設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理真實(shí)情況的監(jiān)督與實(shí)際運(yùn)行情況的考核，使其成為固定資產(chǎn)檔案相關(guān)的院系及有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任績(jī)效考核的內(nèi)容之一。使校內(nèi)各單位領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案意識(shí)，對(duì)做好檔案工作有更全面深刻，提高依法管理的自覺(jué)性，使資產(chǎn)檔案工作掛在墻上，念在口中，落在實(shí)際中。

（二）組織系統(tǒng)保障

由于高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理主要由檔案管理部門和資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)，設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)的申報(bào)、保管、使用在二級(jí)的院系，所以明確組織系統(tǒng)關(guān)系是做好設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)。設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理的內(nèi)容涉及到申報(bào)、采購(gòu)、管理、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)，有長(zhǎng)達(dá)幾十年的時(shí)間跨度，面對(duì)工作量大、專業(yè)性強(qiáng)，必須建立權(quán)責(zé)明確運(yùn)行良好的組織系統(tǒng)保障。從工作職責(zé)上來(lái)講，檔案管理部門主要負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員培訓(xùn)、組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門，指導(dǎo)資產(chǎn)檔案歸檔的職責(zé)；在檔案管理部門的指導(dǎo)下，資產(chǎn)管理部門則主要負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案資料在各個(gè)時(shí)期的篩選收集、匯總整理、建立檔案文件以及相關(guān)檔案資料的開發(fā)利用的職責(zé)；相關(guān)的二級(jí)院系則主要負(fù)責(zé)檔案資料的收集和上報(bào)工作。

（三）人員保障

數(shù)以萬(wàn)計(jì)的固定資產(chǎn)檔案單靠檔案管理部門有限的人員無(wú)法保質(zhì)保量地完成。高校應(yīng)建立由檔案管理部門這一點(diǎn)，貫穿資產(chǎn)管理部門形成直線，覆蓋各個(gè)二級(jí)學(xué)院的人員面。具體的講，檔案管理部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案的組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)工作，在各個(gè)二級(jí)單位設(shè)有兼職檔案員，接受檔案管理部門舉辦的專業(yè)檔案指導(dǎo)培訓(xùn)。資產(chǎn)管理部門在檔案管理部門的指導(dǎo)下應(yīng)有專人負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案資料的收集、篩選、整理和開發(fā)利用;各二級(jí)單位的資產(chǎn)管理員應(yīng)在兼職檔案員的指導(dǎo)協(xié)助下完成本部門的資產(chǎn)檔案收集與上報(bào)等管理工作。這些工作內(nèi)容要?dú)w納到相關(guān)人員與崗位的工作職責(zé)內(nèi)，列入績(jī)效考核內(nèi)容中。這就從源頭上解決了檔案人員缺乏且專業(yè)知識(shí)不足的頑疾。

（四）建立設(shè)備儀器信息管理與共享的開放信息平臺(tái)

由于設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理的內(nèi)容十分龐雜，量大而人員不足，同時(shí)設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)管理專業(yè)性十分強(qiáng)，為克服檔案管理部門和資產(chǎn)管理人員的專業(yè)技能的限制，減少資產(chǎn)檔案信息大的缺失，應(yīng)建立設(shè)備儀器信息管理與信息共享的開放信息平臺(tái)。該平臺(tái)為一數(shù)據(jù)庫(kù)，它的上層管理者為檔案管理部門與資產(chǎn)管理部門，二級(jí)單兼職檔案員為初級(jí)管理者。資產(chǎn)管理部門、二級(jí)單位的資產(chǎn)管理員定時(shí)記錄各個(gè)環(huán)節(jié)中各種設(shè)備的實(shí)際情況，實(shí)行設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)信息定時(shí)的更新。二級(jí)單兼職檔案員將這些更新信息篩選收集歸檔，資產(chǎn)管理部門定期歸檔上交檔案管理部門。該平臺(tái)為校內(nèi)全體教職工開放，使其可隨時(shí)了解現(xiàn)有或擬采購(gòu)中的儀器設(shè)備的性能等情況，讓設(shè)備信息在校內(nèi)開放共享，便于教師了解本單位及兄弟單位的固定資產(chǎn)信息：臺(tái)套數(shù)，性能參數(shù)，存放地點(diǎn)，完好程度，使用時(shí)間等，為儀器設(shè)備在各單位間合理高效流動(dòng)，提高設(shè)備利用率，減少重復(fù)購(gòu)置提供依據(jù)。另外在各個(gè)院系采購(gòu)相應(yīng)的儀器設(shè)備時(shí)，必須先經(jīng)過(guò)該系統(tǒng)的查重，并有檔案管理部門簽字蓋章，方可進(jìn)入下一采購(gòu)流程。

結(jié) 論

設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理為高校的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。高校應(yīng)加強(qiáng)政策保障、組織系統(tǒng)保障、人員保障、建立設(shè)備儀器信息管理與信息共享的開放信息平臺(tái)，使設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理發(fā)揮其最大使用效益。

參考文獻(xiàn)：

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[3]劉春霞.高校資產(chǎn)檔案收集工作探析[J].濟(jì)南職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào),2014,(1):122-123.

（責(zé)任編校：張京華）

中圖分類號(hào)：F206

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1673-2219（2016）07-0111-03

收稿日期：2016－03－10

作者簡(jiǎn)介：方永梅（1973－），女，河南洛陽(yáng)人，福建工程學(xué)院館員，研究方向?yàn)闄n案數(shù)字化管理。