文秘生見習(xí)工作的問題與對(duì)策
——以廣東石油化工學(xué)院文秘生見習(xí)為例

梁 沛 李坤怡 郝洪鋒

（廣東石油化工學(xué)院 廣東茂名 525000）

文秘生見習(xí)工作的問題與對(duì)策
——以廣東石油化工學(xué)院文秘生見習(xí)為例

梁 沛 李坤怡 郝洪鋒

（廣東石油化工學(xué)院 廣東茂名 525000）

文章以廣東石油化工學(xué)院文秘生見習(xí)為例，著重探討了見習(xí)中存在的一系列問題，并試圖提出有效解決文秘生在見習(xí)工作問題的對(duì)策，具有一定的參考意義。

文秘生 見習(xí) 問題 對(duì)策

隨著現(xiàn)代化的步伐加快，新的形勢下，社會(huì)對(duì)文秘生的專業(yè)性、綜合性、應(yīng)用性有何新的要求？廣東石油化工學(xué)院13級(jí)文秘生的見習(xí)中暴露出的短板，反映出實(shí)操性顯得越來越重要，存在問題如下：

一、文秘生在見習(xí)工作中存在的問題

1．社會(huì)：企業(yè)對(duì)文秘見習(xí)工作欠熱情

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，文秘專業(yè)的學(xué)生人數(shù)每年都呈快速增長的趨勢，就以我校為例，每年的漢語言文學(xué)（文秘方向）招生人數(shù)都處于增長的趨勢。正由于文秘生人數(shù)龐大，每個(gè)單位一時(shí)間都難以接受一大批新生，擔(dān)心學(xué)生會(huì)影響到單位的正常日常工作，導(dǎo)致學(xué)校在為文秘生找見習(xí)單位的時(shí)候困難重重。同時(shí)見習(xí)單位沒有管理和教育學(xué)生的責(zé)任，因此在見習(xí)過程都大都只是簡單地分配工作，沒有嚴(yán)格地要求學(xué)生的工作態(tài)度和質(zhì)量，并且大部分是給一個(gè)獨(dú)立的空間去獨(dú)立完成工作，沒有真正的接觸到公司的辦公情況和職場禮儀等，這些都大大影響到見習(xí)效果。就以此次見習(xí)為例，我們部分學(xué)生所去到某古茶有限公司見習(xí)，未能全面地實(shí)施見習(xí)計(jì)劃項(xiàng)目，但是公司擔(dān)心文秘生的技藝不熟練，最后把學(xué)生固定在一間茶房里學(xué)習(xí)，見習(xí)效果打了折扣。

2．學(xué)校：

（1）教學(xué)內(nèi)容與職場所需脫節(jié)

在高等院校中，中文系的培訓(xùn)教育大都以文學(xué)型、理論型的教學(xué)內(nèi)容來訓(xùn)練學(xué)生，并沒有很突出文秘專業(yè)特色，在教學(xué)的課程設(shè)置中專業(yè)的定位不清，很少設(shè)置文秘的專業(yè)培訓(xùn)，大部分的課程是與中文教育范疇相同，這就導(dǎo)致文秘生在工作中所具備的技能與公司所需的技能無法高度匹配。此外，學(xué)校秘書人才培養(yǎng)方案標(biāo)準(zhǔn)游離于行業(yè)秘書崗位職責(zé)之外，學(xué)校教學(xué)很少針對(duì)行業(yè)要求來具體培訓(xùn)秘書崗位，不能很好地結(jié)合秘書工作實(shí)際要求，最終造成學(xué)校的教學(xué)工作與社會(huì)實(shí)際工作不能有效銜接起來。比如，文秘職業(yè)的專業(yè)要求中最重要的幾點(diǎn)是有熟練的應(yīng)用公文的寫作能力和文秘人員的高度敏銳感，這些相關(guān)的訓(xùn)練在平常的課堂學(xué)習(xí)中都涉獵較少。在此次在以廣東茂名石油分公司見習(xí)為例，發(fā)現(xiàn)我們文秘生在工作中有許多的不足與缺陷：我們學(xué)生去到茂石化中為公司撰寫人物采訪稿時(shí)，發(fā)現(xiàn)同學(xué)們的文筆大都過于文學(xué)性和學(xué)院風(fēng)過于濃重，不符合現(xiàn)在的企業(yè)所需的應(yīng)用型寫作。我們學(xué)生為公司辦文辦會(huì)的技能和流程上有大多的環(huán)節(jié)會(huì)過于形式化，沒有綜合考慮到公司的實(shí)際要求和工作效率的問題，都是搬照相同的辦會(huì)模式，缺乏豐富的辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)。缺乏現(xiàn)代辦公室的自動(dòng)化管理的相關(guān)知識(shí)理念，如公司考勤依然是使用紙質(zhì)版的簽名考勤沒有應(yīng)用到電子考勤機(jī)來考勤。

（2）學(xué)校對(duì)文秘專業(yè)見習(xí)工作不夠重視

廣東石油化工學(xué)院的文秘見習(xí)工作是遵循培訓(xùn)實(shí)用型、技能型的高素質(zhì)人才的教學(xué)理念，但是由學(xué)校課程安排一周的見習(xí)時(shí)間也可以反映出一個(gè)問題：學(xué)校對(duì)文秘見習(xí)工作的不足夠重視。一周五天的見習(xí)時(shí)間，文秘生剛剛開始適應(yīng)公司文化和投入工作狀態(tài)時(shí)，短暫的見習(xí)時(shí)間便結(jié)束了。這樣會(huì)大大降低文秘見習(xí)效果，文秘生無法深入透徹地學(xué)習(xí)和了解到秘書崗位的職能所需和技能配備，把所學(xué)的專業(yè)知識(shí)和技能檢驗(yàn)和綜合應(yīng)用到崗位中。

（3）專業(yè)見習(xí)指導(dǎo)教師隊(duì)伍相對(duì)缺乏

目前，在我們學(xué)校文秘專業(yè)的授課教師少之又少，缺乏專業(yè)對(duì)口的教師隊(duì)伍。大部分的指導(dǎo)老師并非專業(yè)課教師，動(dòng)手能力及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相對(duì)較弱，在對(duì)文秘生見習(xí)工作指導(dǎo)過程中往往會(huì)出現(xiàn)力不從心的現(xiàn)象。其次，文秘生的指導(dǎo)老師除了負(fù)責(zé)見習(xí)學(xué)生的管理和指導(dǎo)工作之外，還有正常的授課工作安排，這樣一來文秘生在見習(xí)工作中出現(xiàn)的問題和困難無法及時(shí)咨詢指導(dǎo)老師，問題的解決出現(xiàn)滯遺性，而指導(dǎo)老師的精力有限、壓力過大，存在指導(dǎo)不及時(shí)、不到位的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致了我們的見習(xí)效果沒有預(yù)料中的明顯。

3．學(xué)生：

（1）部分學(xué)生的見習(xí)工作態(tài)度沒有轉(zhuǎn)換

部分文秘生對(duì)見習(xí)工作心理上沒有做好充足的心理準(zhǔn)備和個(gè)人意識(shí)沒有由學(xué)生轉(zhuǎn)換為員工，大都習(xí)慣了校園內(nèi)的那種緩慢的學(xué)習(xí)生活工作方式，時(shí)間觀念不明確，缺少集體意識(shí)，難以適應(yīng)企業(yè)嚴(yán)格的管理制度，出現(xiàn)了紀(jì)律渙散，遲到早退，不服從上級(jí)工作分配，有的甚至出現(xiàn)出現(xiàn)擅自離開工作崗位的極個(gè)別現(xiàn)象等問題出現(xiàn)。這樣嚴(yán)重影響了見習(xí)的整體效果和給見習(xí)單位一個(gè)不好的印象，會(huì)造成一系列的蝴蝶效應(yīng)，如：見習(xí)單位對(duì)文秘生的見習(xí)工作不滿意，導(dǎo)致下屆學(xué)校與企業(yè)的合作難以持續(xù)；班級(jí)的整體紀(jì)律性受到部分同學(xué)的影響而出現(xiàn)松散的現(xiàn)象；最終學(xué)生對(duì)見習(xí)工作出現(xiàn)抵觸情緒等影響。

（2）文秘生的專業(yè)職能技能素質(zhì)有待提高

通過此次廣東石油化工學(xué)院見習(xí)工作的開展發(fā)現(xiàn)，文秘生的職業(yè)素質(zhì)有待進(jìn)一步的提高，主要表現(xiàn)在:文秘生在單位見習(xí)中的相關(guān)文秘意識(shí)的缺乏和文秘技能的缺失。比如，在一場見面會(huì)上，我們作為一名參會(huì)人員與領(lǐng)導(dǎo)一起開會(huì)，要學(xué)會(huì)眼觀六路，耳聽八方，要懂得領(lǐng)導(dǎo)所需所想，要具備作為一名秘書的敏銳觀察能力?？吹筋I(lǐng)導(dǎo)的杯子水少了，懂得為領(lǐng)導(dǎo)倒茶添水；看到開會(huì)的現(xiàn)場溫度過高，要懂得去調(diào)節(jié)一下室內(nèi)溫度等等細(xì)節(jié)問題的處理。但是，我們文秘生只是一味地做自己手頭上的事務(wù)，對(duì)周圍發(fā)生的事情一概不聞不問，缺乏對(duì)事物的靈敏度和觀察力。此外，作為一名合格的文秘人員必須具備策劃舉辦一場會(huì)議的能力，但是在實(shí)際操作時(shí)候便錯(cuò)漏百出，如領(lǐng)導(dǎo)的位置安排，會(huì)議流程安排、事先準(zhǔn)備工作等等。這都體現(xiàn)出文秘生的相關(guān)技能具備能力不足，尤其突出在職場禮儀和會(huì)議禮儀方面。筆者通過與見習(xí)單位廣東茂名石油分公司的人事部主任——楊菲萼主任交談中發(fā)現(xiàn)文秘生主要問題出現(xiàn)在：社交能力較差，不懂基本的職場禮儀，對(duì)待工作態(tài)度不端正，人生職業(yè)規(guī)劃迷茫，缺乏上進(jìn)心和積極主動(dòng)性。

二、有效解決文秘生在見習(xí)工作問題的對(duì)策

1．加強(qiáng)完善學(xué)校與見習(xí)單位的合作機(jī)制

學(xué)校與相關(guān)企業(yè)共同建立合理的合作機(jī)制和完善的見習(xí)培訓(xùn)制度有利于日后雙方長期穩(wěn)定開展文秘見習(xí)工作，并同時(shí)能為企業(yè)培訓(xùn)相關(guān)的對(duì)口人才，有助于人才疏通和應(yīng)崗訓(xùn)人，實(shí)現(xiàn)工學(xué)結(jié)合、校企合作的辦學(xué)模式，達(dá)到互利共贏的局面。此外，學(xué)?？梢源罱ㄒ粋€(gè)見習(xí)交流平臺(tái)，用于見習(xí)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和交流，這樣我們就能在不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)中學(xué)到更多。以廣東石油化工學(xué)院為例，應(yīng)積極尋求政府部門、國家企業(yè)的支持和幫助，與茂名市區(qū)內(nèi)大中型企業(yè)達(dá)成合作關(guān)系，充分利用他們已有的行業(yè)資源、技術(shù)環(huán)境等作為自身的教育資源，并且培養(yǎng)出來的人才可以提供企業(yè)優(yōu)先挑選的資格，從而增強(qiáng)了學(xué)校的就業(yè)優(yōu)勢和企業(yè)的人才優(yōu)勢等。

2．調(diào)整文秘專業(yè)課程計(jì)劃，構(gòu)建以培訓(xùn)文秘生職業(yè)能力為目的的教學(xué)體系

在我國《高教法》也明確規(guī)定：“高等教育的任務(wù)是培養(yǎng)具有創(chuàng)

新精神和實(shí)踐能力的高級(jí)專門人才?！币虼宋覀兏叩仍盒Ｒ岣呶拿貙I(yè)大學(xué)生的專業(yè)職業(yè)技能就必須突出創(chuàng)新教育，一改以往固定的教學(xué)模式，采取創(chuàng)新靈活的辦學(xué)模式，注重學(xué)生的個(gè)性發(fā)展，訓(xùn)練文秘生的創(chuàng)新思維和文秘意識(shí)。同時(shí)要提高專業(yè)課程所占的比重，隨著社會(huì)職業(yè)的技能需求來調(diào)整課程結(jié)構(gòu)體系，著重培訓(xùn)學(xué)生的實(shí)戰(zhàn)能力，理論與實(shí)際相結(jié)合。要文秘生從“文學(xué)生”向“管理者”轉(zhuǎn)變，由“理論性”向“技能型”轉(zhuǎn)變。此外，學(xué)校應(yīng)將見習(xí)時(shí)間延長，讓文秘生能在充裕的時(shí)間內(nèi)參觀與學(xué)習(xí)企業(yè)的工作流程。文秘專業(yè)應(yīng)及時(shí)根據(jù)行業(yè)市場的需求變化而主動(dòng)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的需要，根據(jù)學(xué)校的辦學(xué)條件，有針對(duì)性地調(diào)整和設(shè)置專業(yè)。同時(shí)根據(jù)企業(yè)的用人標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)進(jìn)行專業(yè)課程改革，滿足區(qū)域和社會(huì)需求的文秘生，促進(jìn)文秘生就業(yè)。

3．創(chuàng)新指導(dǎo)文秘生見習(xí)管理體系

文秘見習(xí)是一個(gè)具有很強(qiáng)綜合性的實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，如果事先沒有周密的組織計(jì)劃，就會(huì)導(dǎo)致此次工作流走于形式，浪費(fèi)良好的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。因此，學(xué)校應(yīng)該制定周密的、切合實(shí)際的見習(xí)工作計(jì)劃，并且在見習(xí)前一周要對(duì)學(xué)生開展相關(guān)的學(xué)習(xí)討論會(huì)議，讓學(xué)生們對(duì)見習(xí)有一定的認(rèn)識(shí)和了解，明確好每個(gè)人的學(xué)習(xí)目的，端正自己的工作態(tài)度，有一段時(shí)間讓他們轉(zhuǎn)換角色觀念，指導(dǎo)老師應(yīng)該全面地掌握學(xué)生的思想動(dòng)態(tài)，及時(shí)加以疏導(dǎo)，采用面對(duì)面的交談反思。此外，通過微信、QQ等現(xiàn)代化信息手段實(shí)現(xiàn)指導(dǎo)老師與學(xué)生指導(dǎo)與聯(lián)系，以確保問題能順利及時(shí)解決。此外，通過合理的見習(xí)工作考勤評(píng)價(jià)體系對(duì)文秘生進(jìn)行評(píng)分，并且要求校企雙方共同評(píng)分，從而學(xué)?？梢岳眠@個(gè)體系來無形中約束學(xué)生的紀(jì)律性。加強(qiáng)文秘見習(xí)指導(dǎo)教師團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高文秘專業(yè)師資力量。學(xué)校應(yīng)該大力引進(jìn)更多的與文秘專業(yè)相關(guān)的高素質(zhì)人才，為本專業(yè)注入更多的新鮮活力。或者可以經(jīng)常返聘已在秘書崗位工作多年的資深人士回校做講座，為我們學(xué)生講解如今社會(huì)所需哪類人才，文秘生在今后的學(xué)習(xí)道路上應(yīng)向何處行走。在見習(xí)時(shí)間中，為同學(xué)們講解出現(xiàn)各種情況所應(yīng)該應(yīng)對(duì)的策略，減少同學(xué)們在日后工作中遇到挫折和困難的幾率。

4．著重培訓(xùn)文秘生自身職業(yè)的綜合素質(zhì)

學(xué)校應(yīng)該對(duì)文秘生的綜合能力著重培養(yǎng)，講授當(dāng)代大學(xué)生所缺少的禮儀知識(shí)，必須開設(shè)大量的專業(yè)實(shí)務(wù)技能課程，以便更科學(xué)、更有效的實(shí)踐工作。此外，學(xué)?？梢耘c企業(yè)聯(lián)合創(chuàng)建一個(gè)兼職、實(shí)習(xí)平臺(tái)，即同學(xué)們?nèi)缬幸庠缚梢酝ㄟ^學(xué)校的介紹去到正規(guī)的企業(yè)，并且是在與專業(yè)對(duì)口的崗位中進(jìn)行工作，這樣一來既可以為學(xué)生提供一個(gè)勤工儉學(xué)的機(jī)會(huì)；二來在工作中，把平常在學(xué)校中學(xué)習(xí)到的理論知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際中去，不斷審視自己的不足和缺陷，從而規(guī)劃好自己的大學(xué)生涯中應(yīng)該學(xué)些什么、成為怎樣的人，明確好自己的理想方向，一步步提高文秘生自身職業(yè)的綜合素質(zhì)。

5．建立見習(xí)研究小組，通過優(yōu)秀的同學(xué)帶領(lǐng)和管理自己的小團(tuán)隊(duì)

在此次見習(xí)中，廣東茂名石油分公司的HR反映一個(gè)問題，在文秘班中的學(xué)生能力懸殊問題十分嚴(yán)重，好的同學(xué)已經(jīng)可以直接到社會(huì)上工作，不需要再進(jìn)行見習(xí)的學(xué)習(xí)，但是差的同學(xué)卻對(duì)自己的專業(yè)定位存在一定的迷茫，許多方面的知識(shí)都還不具備。因此我們應(yīng)該通過小組合作制來以優(yōu)帶隊(duì)的形式來驅(qū)動(dòng)學(xué)習(xí)。小組合作學(xué)習(xí)就是以合作學(xué)習(xí)小組為基本形式，系統(tǒng)利用教學(xué)中動(dòng)態(tài)因素之間的互動(dòng)，促進(jìn)文秘生的學(xué)習(xí)，以團(tuán)體的成績?yōu)樵u(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，共同達(dá)成見習(xí)目標(biāo)的教學(xué)活動(dòng)，能力較差的同學(xué)可以通過優(yōu)秀的帶隊(duì)者找到自己學(xué)習(xí)努力的方向，而優(yōu)秀的同學(xué)通過此次帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)如何管理和分配統(tǒng)籌的技巧。

結(jié)語

經(jīng)過上述的問題及解決方案的探討，進(jìn)一步明確了文秘專業(yè)的教學(xué)目的和任務(wù)，了解到高等院校在培育人才方案中普遍的不足與應(yīng)改善的地方。著名伊朗詩人薩迪曾經(jīng)形象地指出：“有知識(shí)的人不實(shí)踐，等于一只蜜蜂不釀蜜?！痹谝娏?xí)工作中，如果沒能讓文秘生很好地把所學(xué)知識(shí)轉(zhuǎn)換應(yīng)用到工作中，就相當(dāng)于學(xué)生積累足夠的知識(shí)量，但是卻一直無法實(shí)現(xiàn)質(zhì)的轉(zhuǎn)換。時(shí)代呼喚著新一代大學(xué)生，社會(huì)需要高素質(zhì)的人才，不是一臺(tái)知識(shí)機(jī)器。只有培養(yǎng)出更好更多的具有較高綜合素質(zhì)的大學(xué)生才能使我們社會(huì)的明天更加美好。