船用物資的采購(gòu)管理

楊恩

摘 要： 物資采購(gòu)是每個(gè)船企的重要環(huán)節(jié)，直接影響船舶的設(shè)計(jì)，生產(chǎn)進(jìn)度，船舶質(zhì)量，甚至影響到交船期。經(jīng)營(yíng)為收入，采購(gòu)為支出，一艘船65%的成本在采購(gòu)，合理有效地安排采購(gòu)，有利于公司降低造船成本。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)流程；供應(yīng)商管理；設(shè)備驗(yàn)貨

中圖分類(lèi)號(hào)：U673.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Abstract： Marine material purchasing is an important part of each shipyard， directly affects the schedule of ship design and building， building quality and even ship delivery. Because 65% of the cost for building a ship occurs in material purchasing stage， reasonable and effective material purchasing will reduce the shipbuilding cost.

Key words： Purchasing Process； Supplier management； Equipment inspection

1 前言

隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加速和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈和透明，怎樣能夠有效的取得利益和降低成本已成為船企的主要課題。如何通過(guò)供應(yīng)鏈的關(guān)系，整合和優(yōu)化信息流、物流、資金流，至關(guān)重要。

2 采購(gòu)管理的定義

采購(gòu)管理是指企業(yè)為有效地實(shí)現(xiàn)從外部供應(yīng)市場(chǎng)獲取資源而進(jìn)行的有計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制的活動(dòng)，以達(dá)到企業(yè)的采購(gòu)目標(biāo)。

3 采購(gòu)員的要求

采購(gòu)是比較繁瑣且涉及面很廣的工作，協(xié)調(diào)的部門(mén)也很多，前期的技術(shù)、經(jīng)營(yíng)，后期的生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、法務(wù)、售后，所以采購(gòu)員要協(xié)調(diào)能力強(qiáng)，執(zhí)行力高，責(zé)任感強(qiáng)，言語(yǔ)清晰，精通業(yè)務(wù)，積極努力，還要有崇高的職業(yè)道德，防腐倡廉。同時(shí)對(duì)各種設(shè)備及供應(yīng)商要有一定的認(rèn)知，了解各種設(shè)備影響價(jià)格的主要參數(shù)，把握市場(chǎng)行情，才能高效，控制成本。

4 采購(gòu)計(jì)劃

4.1 采購(gòu)計(jì)劃的原則

1）采購(gòu)計(jì)劃必須確保公司各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的順利進(jìn)行；

2）采購(gòu)計(jì)劃制訂必須及時(shí)、準(zhǔn)確、保質(zhì)地提供各類(lèi)物資，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供物質(zhì)保證；。

3）采購(gòu)計(jì)劃制訂應(yīng)本著科學(xué)、合理的原則，既要保證物資供應(yīng)，加速儲(chǔ)備物資周轉(zhuǎn)，又要避免物資積壓。在核定的資金范圍內(nèi)，盡可能地降低成本，提高效益。

4.2 采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)

1）經(jīng)造船事業(yè)部批準(zhǔn)的三年滾動(dòng)計(jì)劃、中日程計(jì)劃等；

2）根據(jù)技術(shù)中心或集配中心提供的全船物資清單，結(jié)合三年滾動(dòng)計(jì)劃，編制物資納期計(jì)劃，該納期計(jì)劃作為采購(gòu)合同的交貨期。

4.3 采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行

采購(gòu)計(jì)劃一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。計(jì)劃的執(zhí)行要落實(shí)到具體責(zé)任人，任何計(jì)劃的變更，必須報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后方可執(zhí)行。因公司經(jīng)營(yíng)需要，三年滾動(dòng)計(jì)劃有變更的，采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)隨之更改調(diào)整。

5 采購(gòu)流程

船用物資較陸用物資局限性比較大，除了考慮使用壽命30年，防腐防震外，還受船東廠商表、船級(jí)社證書(shū)的影響。廠商表是初期船東與船廠簽訂造船合同時(shí)的必要附件，廠商表含蓋的設(shè)備只能從廠商表內(nèi)選擇供應(yīng)商。船級(jí)社如CCS、ABS、GL、LR、DNV等11家，作為船用物資的第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)。只有取得船級(jí)社證書(shū)，才能將設(shè)備安裝于船上使用。

1）技術(shù)根據(jù)造船規(guī)格書(shū)要求，在經(jīng)營(yíng)與船東簽訂的廠商表內(nèi)選擇供應(yīng)商并簽訂技術(shù)協(xié)議，原則上不少于三家。

2）采購(gòu)員根據(jù)技術(shù)協(xié)議，編制招投標(biāo)文件，并通過(guò)審批流程轉(zhuǎn)給招標(biāo)辦，招標(biāo)辦根據(jù)招投標(biāo)文件的要求，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)招投標(biāo)平臺(tái)發(fā)布標(biāo)書(shū)，同時(shí)設(shè)定報(bào)價(jià)截止日期，并通過(guò)短信平臺(tái)通知邀請(qǐng)的供應(yīng)商，限時(shí)報(bào)價(jià)。

3）評(píng)標(biāo)小組按時(shí)開(kāi)標(biāo)，同時(shí)將評(píng)標(biāo)結(jié)果反饋給物資采購(gòu)部。評(píng)標(biāo)小組由各相關(guān)部門(mén)等負(fù)責(zé)人或其指定的人員組成，分管物資采購(gòu)部的高管作為組長(zhǎng)。最終報(bào)價(jià)開(kāi)啟密碼由三位授權(quán)人共同開(kāi)啟，按公平、公開(kāi)、公正的原則進(jìn)行中標(biāo)候選供應(yīng)商的綜合評(píng)定。對(duì)供應(yīng)商存在的網(wǎng)絡(luò)漏報(bào)情況，經(jīng)評(píng)標(biāo)小組同意，在開(kāi)標(biāo)前允許供應(yīng)商通過(guò)傳真形式將報(bào)價(jià)發(fā)給招標(biāo)辦工作人員，統(tǒng)一放入“保險(xiǎn)柜”，在開(kāi)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)箱拿出，鑰匙由監(jiān)察室人員監(jiān)管。

4）物資采購(gòu)部根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果與中標(biāo)候選供應(yīng)商進(jìn)行再次議價(jià)后申報(bào)，并簽訂商務(wù)合同。招標(biāo)辦將評(píng)標(biāo)結(jié)果進(jìn)行掃描存檔，把原件發(fā)給物資采購(gòu)部。物資采購(gòu)部根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果結(jié)合經(jīng)營(yíng)的預(yù)算與中標(biāo)候選供應(yīng)商進(jìn)行再次議價(jià)，若控制在預(yù)算內(nèi)，則按公司合同審批流程申報(bào)；若超出預(yù)算，則與第二低的供應(yīng)商也進(jìn)行一輪的議價(jià)，按價(jià)低者申報(bào)，并將選定的最終供應(yīng)商以書(shū)面形式通知技術(shù)和經(jīng)營(yíng)部門(mén)。廠商表內(nèi)的設(shè)備，由技術(shù)部提供技術(shù)協(xié)議，經(jīng)營(yíng)部送船東認(rèn)可。若認(rèn)可，即可直接簽合同；若不認(rèn)可，與船東推薦的廠商再議價(jià)，價(jià)格超出部份由船東承擔(dān)并簽訂合同。不在廠商表內(nèi)的設(shè)備則直接簽訂合同。

5）為方便采購(gòu)員工作，通用類(lèi)材料一般采取半年或全年單價(jià)合同形式。例如：匯總所有法蘭的規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)招投標(biāo)方式與廠家簽訂單價(jià)合同。作業(yè)部門(mén)有需求時(shí)，物資部直接向廠家下訂單即可，按月結(jié)算。

6）部份材料執(zhí)行集團(tuán)統(tǒng)一招投標(biāo)方式，利用集團(tuán)公司的優(yōu)越性，權(quán)屬企業(yè)的用量，以量來(lái)降低采購(gòu)成本。同時(shí)這種方式也會(huì)給供應(yīng)商帶來(lái)一定的壓力，一旦產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，集團(tuán)權(quán)屬企業(yè)就會(huì)將其列入黑名單，所以供應(yīng)商會(huì)在產(chǎn)品質(zhì)量方面更努力。

7）根據(jù)造船事業(yè)部給出的三年滾動(dòng)計(jì)劃，編制物資納期計(jì)劃。物資早到，影響庫(kù)容，占用資金，晚到影響生產(chǎn)。一份合理有效的納期計(jì)劃，是有序生產(chǎn)的保障，也是資金計(jì)劃編制的基礎(chǔ)。采購(gòu)員要根據(jù)物資納期計(jì)劃，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)情況，合理的安排物資到廠。endprint

8）物資到廠后要安排驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)票入賬，缺損件的跟蹤處理，服務(wù)人員的協(xié)調(diào)，完工資料/證書(shū)的收集等工作。

6 供應(yīng)商管理

6.1 供應(yīng)商分類(lèi)

1）戰(zhàn)略合作供應(yīng)商，主要指對(duì)公司有戰(zhàn)略合作意義的供應(yīng)商。同等配置的情況下，價(jià)格較其他公司低。合同執(zhí)行過(guò)程中配合好，售后服務(wù)優(yōu)，產(chǎn)品質(zhì)量好，供貨及時(shí)。

2）合格供應(yīng)商，是指跟公司有合作過(guò)，同等配置的情況下，價(jià)格不高于其他公司，產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，配合服務(wù)較好，供貨及時(shí)。

3）準(zhǔn)入待評(píng)供應(yīng)商，是指未與公司合作過(guò)，但通過(guò)審核其資質(zhì)，基本滿(mǎn)足我司要求，可參與網(wǎng)絡(luò)招投標(biāo)報(bào)價(jià)。經(jīng)過(guò)某個(gè)項(xiàng)目的合作，考核后可進(jìn)入合格供應(yīng)商名錄。

4）不合格供應(yīng)商，是指跟公司合作過(guò)程中，質(zhì)量差，供貨拖期，配合服務(wù)不好，價(jià)格無(wú)優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商。一旦列入不合格供應(yīng)商，公司將終身不采購(gòu)其產(chǎn)品。

6.2 供應(yīng)商準(zhǔn)入條件

供應(yīng)商進(jìn)入公司網(wǎng)絡(luò)招投標(biāo)平臺(tái)并注冊(cè)，需填報(bào)如下材料：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼、法人有效證件、經(jīng)辦人有效證件及授權(quán)函、業(yè)績(jī)表、資質(zhì)認(rèn)證證書(shū)、聯(lián)系方式等。

6.3 供應(yīng)商年審制

供應(yīng)商施行年審制，年底組織對(duì)本年度的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審。對(duì)準(zhǔn)入待評(píng)且供過(guò)貨的供應(yīng)商，符合要求的列入合格供應(yīng)商，不符合要求的列入不合格供應(yīng)商；發(fā)現(xiàn)個(gè)別不合格產(chǎn)品的合格供應(yīng)商列入準(zhǔn)入待評(píng)供應(yīng)商。

6.4 供應(yīng)商考核要求

供應(yīng)商施行動(dòng)態(tài)量化考核，指標(biāo)包括供應(yīng)商的整體實(shí)力、供應(yīng)份額、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨及時(shí)率、售后服務(wù)、網(wǎng)上報(bào)價(jià)率、獎(jiǎng)懲等方面。

7 物資工廠臺(tái)試和到廠后的驗(yàn)貨

7.1 工廠臺(tái)試

供應(yīng)商提前兩周將工廠臺(tái)試計(jì)劃及試驗(yàn)大綱發(fā)給物資采購(gòu)部，物資采購(gòu)部將計(jì)劃轉(zhuǎn)給技術(shù)中心、質(zhì)量管理部和經(jīng)營(yíng)管理部。質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)落實(shí)公司內(nèi)部參加人員，經(jīng)營(yíng)管理部負(fù)責(zé)落實(shí)船東參加人員。待各方匯總好后，由物資采購(gòu)部與供應(yīng)商進(jìn)行最終確認(rèn)。

7.2 廠內(nèi)物資檢驗(yàn)

物資到廠后，由倉(cāng)儲(chǔ)管理部每天通報(bào)到貨信息。由物資采購(gòu)部牽頭組織驗(yàn)貨，若船東有要求參加的，由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)通知。

各部門(mén)分工如下：

1）物資采購(gòu)部核對(duì)來(lái)貨數(shù)量與清單是否相符，并拍照記錄。辦理不合格品的退廠、補(bǔ)還手續(xù)。

2）技術(shù)中心負(fù)責(zé)檢查外型尺寸、安裝尺寸、來(lái)貨型號(hào)參數(shù)是否與訂貨要求相同，以及核對(duì)到貨清單是否完整。

3）質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)核查外觀是否完好，記錄序列號(hào)、鋼印號(hào)、IP等級(jí)等，同時(shí)整理物資檢驗(yàn)意見(jiàn)反饋表。

4）倉(cāng)儲(chǔ)管理部負(fù)責(zé)驗(yàn)貨前的拆箱工作，驗(yàn)貨后物資的接收和保管。對(duì)不合格品通知物資采購(gòu)部處理。

5）作業(yè)課對(duì)大型設(shè)備驗(yàn)收合格后直接辦理領(lǐng)料手續(xù)，存放期間負(fù)責(zé)保管、保養(yǎng)。

7.3 及時(shí)反饋情況

物資采購(gòu)部將匯總好的物資來(lái)貨檢驗(yàn)意見(jiàn)反饋表與供應(yīng)商落實(shí)處理情況，并及時(shí)反饋質(zhì)量管理部，單個(gè)項(xiàng)目要做到閉環(huán)管理，由質(zhì)量管理部進(jìn)行存檔留底。

8 資金計(jì)劃

一艘船65%的成本在采購(gòu)。物資采購(gòu)部根據(jù)物資納期計(jì)劃，在預(yù)算系統(tǒng)中申請(qǐng)請(qǐng)款單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后將請(qǐng)款單至財(cái)務(wù)管理部統(tǒng)一安排匯款。一般情況下，進(jìn)口設(shè)備以信用證方式付款，公司只要存入一定比例的保證金即可開(kāi)出信用證，待供應(yīng)商單證到達(dá)開(kāi)證銀行后再承兌。國(guó)產(chǎn)設(shè)備以人民幣付款，合同金額超過(guò)50萬(wàn)的以承兌匯票方式付款，供應(yīng)商開(kāi)具17%的專(zhuān)用填值稅發(fā)票。這些需在合同談判時(shí)就寫(xiě)入條款中，同時(shí)盡量減少預(yù)付款比例，留有一定的質(zhì)保金，這樣可以大大減少公司的資金壓力，節(jié)約成本。

9 結(jié)束語(yǔ)

采購(gòu)是一件非常有挑戰(zhàn)性的職業(yè)，要有專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)有力的溝通協(xié)調(diào)能力，結(jié)合公司規(guī)章制度，合理地審批程序，有效地執(zhí)行力，這樣才能降低成本，為公司帶來(lái)效益。

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