騰云采編系統(tǒng)使用問題及應(yīng)對策略
——以《河南師范大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版）》為例

楊 浦（河南師范大學(xué)　學(xué)報編輯部，河南　新鄉(xiāng)　453007）

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騰云采編系統(tǒng)使用問題及應(yīng)對策略
——以《河南師范大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版）》為例

楊 浦
（河南師范大學(xué)學(xué)報編輯部，河南新鄉(xiāng)453007）

摘 要：本文概述了騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀，并比較了它與其他采編系統(tǒng)的優(yōu)勢和劣勢，系統(tǒng)總結(jié)了騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)的問題、引起問題的原因以及其解決方法和可以提高工作效率的一些經(jīng)驗技巧。不僅可供編輯同行參考，還可為使用騰云采編系統(tǒng)的作者和審稿專家提供幫助。

關(guān)鍵詞：采編系統(tǒng)；騰云；使用經(jīng)驗

一、概述

在線協(xié)同采編系統(tǒng)對于幫助作者、審稿專家、編輯、主編提高處理稿件的效率已經(jīng)得到普遍認(rèn)可。［1］目前，我國有4家主流在線協(xié)同采編系統(tǒng)。［2］其中包括由3家服務(wù)商（馬格泰克、勤云、三才）提供的采編系統(tǒng)；而由同方知網(wǎng)（北京）技術(shù)有限公司開發(fā)的騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)（以下簡稱“騰云”）是免費的。2012年末，騰云3.0版正式上線，截至2015年12月，騰云已更新至V7.09，平均每兩個月更新一次。［3］運營初期的系統(tǒng)不穩(wěn)定、功能不成熟等問題相繼完善。再依靠知網(wǎng)平臺和免費等優(yōu)勢，截至2013年4月底，騰云用戶數(shù)量已突破1500家，其中高校學(xué)報500家左右。［4］

二、使用經(jīng)驗

2014年，文獻［5］曾從大處著眼，對騰云給出評價及建議。兩年后，騰云已逐漸進入成熟穩(wěn)定期。《河南師范大學(xué)（自然科學(xué)版）》于2013年底啟用騰云。通過兩年的使用及與客服工程師的頻繁溝通，積累了一些自己的經(jīng)驗。這些經(jīng)驗可以作為騰云系統(tǒng)培訓(xùn)資料［3］及30個常見問題的補充。以下按照處理稿件的流程順序，從小處著手，依次介紹。

（一）作者注冊

騰云系統(tǒng)的每個賬戶可以有多重身份。不同用戶的姓名可以重復(fù)，但電子郵箱不可重復(fù)，用戶與電子郵箱是一對一的關(guān)系。作者可以自由注冊，須激活；審稿專家只能由編輯添加，不需激活。作者注冊時，可能會遇到兩類非正常情況：一是作者注冊后收不到激活郵件，無法登錄。二是提示該郵箱已被注冊，不可再次被注冊。情況一是郵箱問題，可能是編輯部發(fā)出同一主題的郵件過多，而經(jīng)常被攔截，也可能是作者郵箱中的攔截設(shè)置。編輯或管理員登錄系統(tǒng)，在“已刪除用戶”中找到對應(yīng)用戶，點擊“恢復(fù)”即可。注意，不能在全部用戶中查找已刪除用戶，系統(tǒng)中的全部用戶不包括已刪除用戶。還有一種不常見的可能是作者郵箱已滿，無法接收新郵件，作者只需清理郵箱即可。有兩種原因可能導(dǎo)致情況二發(fā)生：原因一：作者本身是審稿專家，注冊的郵箱已被審稿專家身份占用，專家用戶無權(quán)賦予本身以作者身份，也不可重復(fù)注冊此郵箱。原因二：此郵箱曾被作者注冊過，單位被激活。只要被注冊的郵箱都會被保存，用戶如遇情況二，可交由編輯部處理，或自行更換郵箱注冊。編輯部登錄系統(tǒng)找到該專家賬戶，點擊修改，添加作者身份即可。

注冊是用戶使用騰云的第一道手續(xù)。第一印象很重要?？上в捎卩]箱問題，在第一步就可能給用戶留下不好的印象。如果經(jīng)費允許，建議編輯部申請收費的企業(yè)辦公郵箱，這樣不僅會對騰云及其他采編系統(tǒng)的使用有改善，而且對編輯部本身的辦公也會有幫助。

（二）登錄

不同編輯部所用的騰云系統(tǒng)的登錄頁面是同一個模塊，不能按編輯部進行個性化設(shè)置。雖然系統(tǒng)入口有3個，分別對應(yīng)3類身份，但是登錄系統(tǒng)的身份和入口是沒有關(guān)系的。3個入口僅是界面不同，只有作者身份的賬戶也可以從責(zé)編入口登錄。登錄后的身份是以該用戶上次退出時的身份為依據(jù)的，這里容易碰到的問題是擁有作者和專家雙重身份的用戶。曾經(jīng)作為專家審過稿且有作者身份的用戶想投文章，從作者入口登錄后身份卻是錯的，或作者想為編輯部審稿，影響用戶的正常使用，這需要編輯部提示用戶更換身份。這類提示最有效的途徑就是發(fā)布公告，編輯有發(fā)布公告的權(quán)限，可以針對不同身份的用戶發(fā)布不同的公告，從而提高工作效率。

（三）作者投稿及修改

投稿時作者按照提示操作一般都可以順利提交，但修改稿件時偶爾有作者上傳完修改稿后忘了點擊“完成提交”按鈕。雖然作者上傳完修改稿系統(tǒng)就會立即自動彈出提示窗口“請務(wù)必點擊頁面下方‘確認(rèn)修改無誤，完成提交’按鈕”，但是這種情況還是時有發(fā)生。這時，稿件就始終處于修改狀態(tài)，并未轉(zhuǎn)到編輯手中，從而耽誤了編輯對稿件的處理。若編輯碰到有的稿件遲遲沒有修回但系統(tǒng)中卻有修改稿的情況，應(yīng)及時提醒作者提交。造成上述問題，可能有一個系統(tǒng)問題：騰云默認(rèn)設(shè)置的2個環(huán)節(jié)名稱“初審作者修改稿件”和“復(fù)審作者修改稿件”，都是作者修改稿件的環(huán)節(jié)，但是看起來好像是編輯或?qū)＜覍徖砀寮沫h(huán)節(jié)，從而誘導(dǎo)作者錯誤理解稿件已進入編輯部處理的階段。建議編輯部對此類名稱進行適當(dāng)修改，以免引起誤會。

（四）編輯審稿

對于作者所投稿件，系統(tǒng)會自動檢測重復(fù)率并生成一份自動校樣稿，但偶爾會檢測失?。總€編輯部規(guī)定單天上傳自動檢測的上限是30篇）。編輯可以進入學(xué)術(shù)不端檢測中心找到該稿件，點擊重檢，若還是有失敗的情況，只好手動上傳至科技期刊學(xué)術(shù)不端文獻檢測系統(tǒng)（AMLC）檢測。對修改稿是否自動進行學(xué)術(shù)不端檢測，系統(tǒng)內(nèi)是可以設(shè)置的，編輯部可以根據(jù)自身需要進行設(shè)定。

總會有個別情況比較復(fù)雜的稿件，這時利用針對單篇稿件的留言提醒功能就可以很便利地對其進行處理。留言可僅為自己所見或為所有編輯、主編所見，作者不可見，作者也可利用此功能給編輯留言。不僅如此，還可通過“給編輯部寫信”，用站內(nèi)信和編輯聯(lián)系，經(jīng)常有用戶詢問稿件狀態(tài)，卻不提供稿件信息，回信詢問用戶效率低下。在不知道被詢問稿件屬何欄目，甚至不知該用戶是審稿人還是作者的情況下，利用“全部稿件”中的“更多檢索”功能十分便捷。在“流程參與人”中輸入姓名即可，由于在其他頁面均無“更多檢索”功能，而系統(tǒng)提供的稿件排序功能又很有限，推薦嘗試使用“更多檢索”功能檢索文章，以提高工作效率?，F(xiàn)在，知網(wǎng)已提供將站內(nèi)信關(guān)閉的服務(wù)，如果編輯部很少使用站內(nèi)信，可以考慮申請將其關(guān)閉。

代理功能是要引起每個編輯部重視的一個功能。所謂“代理”，是指當(dāng)編輯點擊后，立即以“代理”所對應(yīng)的賬戶登錄系統(tǒng)。這樣該編輯就可以以被代理人的名義處理稿件。大部分環(huán)節(jié)系統(tǒng)會記錄處理人，而系統(tǒng)并不能識別該用戶是否被代理，這就存在安全隱患。用戶被代理后可以更換為該用戶所擁有的任何一種身份，用戶作為作者、專家時，是沒有代理權(quán)限的。管理員因為不處理稿件，既沒有代理權(quán)限，也不能直接被代理，但可以通過代理該管理員用戶擁有的其他身份轉(zhuǎn)換為管理員。這里的隱患主要指責(zé)編或主編代理其他作者、專家、編輯或主編，并已被代理任意處理稿件。建議編輯部取消代理權(quán)限，并只設(shè)一個僅有管理員身份的用戶，因為代理權(quán)限是和編輯或主編修改用戶信息關(guān)聯(lián)的（如向?qū)＜屹x予作者身份的權(quán)限），所以喪失代理權(quán)限后，相關(guān)權(quán)限都不能保留（只有添加新專家的權(quán)限不受影響），如需操作只能由管理員完成。

（五）專家審稿

騰云依靠知網(wǎng)平臺提供了專家遴選庫。在2015年底的中國學(xué)術(shù)期刊未來論壇上，知網(wǎng)稱已全部核查了一遍庫內(nèi)信息的有效性。騰云系統(tǒng)提供的專家審稿單將每個選項設(shè)計為復(fù)選，這是考慮到復(fù)選框的打印效果較好。如果編輯部不介意，也可要求客服改為單選。每個編輯部都有自己的風(fēng)格，也可以向知網(wǎng)提供自己較成熟的審稿單植入在線系統(tǒng)中。在啟用新審稿單前，一定要仔細(xì)核對，否則以后修改時會有很多不必要的麻煩。我刊在使用審稿單一段時間后發(fā)現(xiàn)審稿單中的處理結(jié)果前3個選項是“可刊用、修后再審、修后可刊用”，這樣的排序不符合邏輯，所以就改為“可刊用、修后可刊用、修后再審”。修改后，發(fā)現(xiàn)之前審稿單的意見是按位置記錄的，并不會智能地和選項內(nèi)容鏈接，所以原來意見是“修后再審”的，現(xiàn)在都變成“修后可刊用”了。最后，我刊更換了審稿單模版，才將此問題繞過。

專家在審稿時，也偶有忘記點擊“完成提交”按鈕的情況發(fā)生，所以編輯同行如果碰到久未審回的稿件，可以提醒專家是否有此疏漏。

（六）錄用

稿件正常的錄用、安排刊期操作應(yīng)該是在流程中，而不是在組版中。組版主要的功能是查閱稿件，據(jù)知網(wǎng)工程師稱，在組版中安排稿件可能會有漏洞，稿件到已錄用狀態(tài)就已經(jīng)終結(jié)，該環(huán)節(jié)仍有流程回退功能。對于某些特殊稿件，在編輯部已錄用但尚未刊發(fā)該稿時，流程回退是有用的；當(dāng)稿件已刊發(fā)后，流程回退功能及組版管理對此類稿件的重新組版功能是多余的。目前騰云系統(tǒng)無法做到稿件的固化，而且在組版管理中對稿件重新安排刊期時不記錄處理人信息。這要求編輯部在出版前一定仔細(xì)核對騰云內(nèi)的稿件和計劃出版的是否一致，在出版后不要修改，以免出現(xiàn)重復(fù)出版或漏出之類的嚴(yán)重問題。

（七）其他

在使用騰云時，還有其他一些技巧和問題。環(huán)節(jié)觸發(fā)郵件的發(fā)件人可以是編輯部的公共郵箱，也可以是當(dāng)前處理人的郵箱。每個環(huán)節(jié)可以有不同設(shè)置，但是同一環(huán)節(jié)設(shè)置對編輯部的所有人是相同的。如果個別情況需要暫時修改，建議直接在發(fā)信對話框中修改發(fā)件人。在稿件或姓名后的黃色小箭頭是很有用的工具，相當(dāng)于鼠標(biāo)的右鍵，是一個常用工具。例如，要臨時向某個用戶發(fā)郵件，可以左鍵單擊該用戶后的黃箭頭，選取“發(fā)送郵件給該用戶”即可。如果遇到新出現(xiàn)的一些常見問題，建議利用網(wǎng)站及采編系統(tǒng)內(nèi)的公告功能，給予用戶及時、必要的提醒，方便用戶使用。

三、騰云的優(yōu)劣

每個采編系統(tǒng)都有自身的優(yōu)勢與劣勢。與其他在線協(xié)同采編系統(tǒng)相比，騰云協(xié)同采編系統(tǒng)有以下優(yōu)勢：使用免費；緊密與知網(wǎng)結(jié)合，可自動檢測重復(fù)率，龐大的審稿專家?guī)?；用戶?shù)量大；更新升級較快；客服質(zhì)量較好。但它也有以下劣勢：系統(tǒng)穩(wěn)定性仍有提高的空間；與萬方數(shù)據(jù)不兼容；不支持用QQ賬號登錄；投稿時不支持自動提取文章信息的功能；瀏覽稿件時的排序功能不強。希望將來騰云及其他采編系統(tǒng)能夠不斷完善，提高用戶的滿意度。

參考文獻：

［1］曾婷.期刊稿件采編系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀及展望［J］.江漢大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版），2012，40（4）：101-104.

［2］李啟正.國內(nèi)外期刊采編系統(tǒng)的特點與現(xiàn)狀［J］.新聞研究導(dǎo)刊，2015（10）：175.

［3］同方光盤股份有限公司.騰云期刊協(xié)同采編系統(tǒng)［EB/OL］ . http：//find.cb.cnki.net/index.html . 2015-12-31.

［4］呂娟.芻議中國知網(wǎng)期刊采編系統(tǒng)的應(yīng)用［J］.貴州師范大學(xué)學(xué)報，2012，28（2）：40-41.

［5］申軼男，曹兵，佟建國，等.騰云科技期刊協(xié)同采編系統(tǒng)在使用中存在的問題及解決建議［J］.中國科技期刊研究，2014，25（2）：311-314.

中圖分類號：G255.2

文獻標(biāo)志碼：A

文章編號：1674-8883（2016）01-0205-02