善控采購(gòu)

馬妍

QR公司是一家以生產(chǎn)建筑材料為主的中小型生產(chǎn)企業(yè)，由于產(chǎn)品適銷(xiāo)對(duì)路，公司經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大。但公司的整體管理水平仍然不高，內(nèi)部控制體系薄弱，特別是存貨采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制仍然存在很多重大的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。因此，健全和完善企業(yè)的內(nèi)部控制管理體系已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。

采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控流程

QR公司目前存貨采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)的主要流程是：首先由使用部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)部門(mén)提出采購(gòu)申請(qǐng)并填制一式兩聯(lián)的請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管副總和總經(jīng)理審批同意后交采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)。采購(gòu)員聯(lián)系供應(yīng)商并確定與本次采購(gòu)相關(guān)的主要條款，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后由辦公室專(zhuān)人在采購(gòu)合同上加蓋合同專(zhuān)用章。貨物到貨經(jīng)驗(yàn)收后，由倉(cāng)庫(kù)部門(mén)辦理入庫(kù)，并開(kāi)具一式三份的入庫(kù)單。最后，由財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同、發(fā)票、運(yùn)單、入庫(kù)單等進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。

存在問(wèn)題及風(fēng)險(xiǎn)分析

采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及風(fēng)險(xiǎn)分析主要有如下幾個(gè)方面：

授權(quán)審批方面。授權(quán)控制主要是指企業(yè)在處理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)在經(jīng)過(guò)適當(dāng)級(jí)別的人員批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。目前QR公司采購(gòu)過(guò)程涉及到的授權(quán)有：在使用部門(mén)或倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)有采購(gòu)需求時(shí)，填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管副總批準(zhǔn)同意后報(bào)總經(jīng)理審批，采購(gòu)人員簽定合同時(shí)需總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可蓋章執(zhí)行，采購(gòu)付款時(shí)財(cái)務(wù)部門(mén)在總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理付款業(yè)務(wù)。

從QR公司授權(quán)審批流程上來(lái)看，公司的所有采購(gòu)業(yè)務(wù)都需由總經(jīng)理審批。事實(shí)上，在QR公司運(yùn)營(yíng)過(guò)程中發(fā)生的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都需由總經(jīng)理審批后才能進(jìn)行，而且往往一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要經(jīng)過(guò)事前授權(quán)審批、事中審批和事后付款審批等。從表面上看，這樣的“一枝筆”的管理方式可以讓公司總經(jīng)理全面把握企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)、進(jìn)度，以及每筆資金的使用情況。但實(shí)際上總經(jīng)理的這些審批事項(xiàng)特別是事中和事后審批多是流于形式，并不能起到真正的監(jiān)督控制作用。同時(shí)，這樣的審批制度還會(huì)使總經(jīng)理陷入到每天細(xì)瑣業(yè)務(wù)的處理中，不能專(zhuān)注于企業(yè)整體的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，因而得不償失。

職責(zé)分工方面。企業(yè)在職責(zé)設(shè)置時(shí)應(yīng)遵循內(nèi)部牽制的原則，否則容易導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中錯(cuò)誤或舞弊行為的發(fā)生。QR公司采購(gòu)部共有4人，分別為1名采購(gòu)經(jīng)理、2名采購(gòu)員、1名采購(gòu)文員。QR公司的主要原材料供應(yīng)商都與本企業(yè)有較長(zhǎng)時(shí)間的穩(wěn)定合作關(guān)系，加上采購(gòu)經(jīng)理是公司的老員工，對(duì)操縱流程和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)非常熟悉，因此大宗原材料的采購(gòu)都由采購(gòu)經(jīng)理一人負(fù)責(zé)。采購(gòu)經(jīng)理除了負(fù)責(zé)公司大宗原材料的采購(gòu)?fù)庖藏?fù)責(zé)對(duì)整個(gè)采購(gòu)部門(mén)業(yè)務(wù)的監(jiān)督管理。另外兩名采購(gòu)員則分別負(fù)責(zé)其他物料和備品、備件的采購(gòu)。

從職責(zé)分工的角度來(lái)看，QR公司這樣的職責(zé)分工存在重大的舞弊風(fēng)險(xiǎn)。盡管對(duì)于一般物料和備品、備件的采購(gòu)有2名采購(gòu)人員負(fù)責(zé)，采購(gòu)經(jīng)理可以起到管理和監(jiān)督的作用，但對(duì)于大宗原材料采購(gòu)的整個(gè)流程都由采購(gòu)經(jīng)理一人負(fù)責(zé)，缺少必要的內(nèi)部牽制控制，可能導(dǎo)致采購(gòu)經(jīng)理與供貨商私下達(dá)成一致，抬高企業(yè)原材料的進(jìn)貨價(jià)格，從中謀取私利。

采購(gòu)過(guò)程方面。在采購(gòu)過(guò)程中涉及到的工作主要有采購(gòu)數(shù)量的確定、供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)價(jià)格的確定等。QR公司的采購(gòu)數(shù)量一般由生產(chǎn)廠長(zhǎng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和倉(cāng)庫(kù)部門(mén)的報(bào)告確定采購(gòu)的數(shù)量，并經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。對(duì)于供應(yīng)商的選擇和價(jià)格確定方面，特別是大宗原材料的采購(gòu)方面，由于供應(yīng)商相對(duì)穩(wěn)定，QR公司沒(méi)有明確的詢(xún)價(jià)、比價(jià)等環(huán)節(jié)，而是由采購(gòu)員自行聯(lián)系供應(yīng)商并確定交易價(jià)格等內(nèi)容。

QR公司這種采購(gòu)數(shù)量由生產(chǎn)廠長(zhǎng)根據(jù)經(jīng)驗(yàn)確定的做法容易形成存貨擠壓或短缺的風(fēng)險(xiǎn)，雖然QR公司在采購(gòu)數(shù)量的確定方面沒(méi)有出現(xiàn)較大的問(wèn)題，但由于生產(chǎn)缺貨造成的交貨延遲還是偶有發(fā)生。另外，由于采購(gòu)過(guò)程沒(méi)有詢(xún)價(jià)制度，容易形成企業(yè)高價(jià)購(gòu)貨的風(fēng)險(xiǎn)，并容易造成采購(gòu)人員與供應(yīng)商私下協(xié)商損害企業(yè)利益的現(xiàn)象。同時(shí)，長(zhǎng)期的穩(wěn)定的原材料供應(yīng)合作關(guān)系有可能導(dǎo)致企業(yè)過(guò)度依賴(lài)于其主要供應(yīng)商。

入庫(kù)管理方面。在入庫(kù)管理方面，QR公司的規(guī)定是企業(yè)采購(gòu)的物料需按規(guī)定辦理入庫(kù)手續(xù)，但這項(xiàng)制度并沒(méi)有被有效貫徹執(zhí)行，特別是實(shí)驗(yàn)室申請(qǐng)采購(gòu)的物料存在問(wèn)題比較嚴(yán)重。實(shí)驗(yàn)室在需要某種物料時(shí)，如果企業(yè)有庫(kù)存則會(huì)按規(guī)定辦理領(lǐng)用手續(xù)。但當(dāng)企業(yè)沒(méi)有庫(kù)存而需外部采購(gòu)物料時(shí)，實(shí)驗(yàn)室往往沒(méi)有在到貨時(shí)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)而直接使用。同時(shí)，實(shí)驗(yàn)室對(duì)于不需用的物料也沒(méi)有及時(shí)辦理退庫(kù)手續(xù)。

實(shí)驗(yàn)室申請(qǐng)采購(gòu)的物料如果不納入存貨的入庫(kù)管理，一方面會(huì)影響企業(yè)成本、費(fèi)用的正確核算，另一方面也會(huì)使企業(yè)對(duì)實(shí)驗(yàn)室未使用完的物料疏于管理。實(shí)驗(yàn)室所耗用的物料雖然數(shù)量不多，但往往價(jià)格較高，此類(lèi)物料如果不能納入企業(yè)庫(kù)存管理，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

內(nèi)控優(yōu)化

授權(quán)審批控制方面。首先，企業(yè)應(yīng)建立分級(jí)審批制度。為使公司高管有更多的時(shí)間對(duì)企業(yè)的整體經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略方向進(jìn)行把握，減少對(duì)非重大事項(xiàng)的時(shí)間耗費(fèi)，QR公司可以根據(jù)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的性質(zhì)和涉及金額的大小分級(jí)設(shè)置審批權(quán)限。例如，公司可以規(guī)定對(duì)日常500元以下的零星材料采購(gòu)由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，報(bào)分管副總經(jīng)理審批。為了加強(qiáng)整體控制，QR公司可以每月月底由財(cái)務(wù)部門(mén)編制分部門(mén)、分審批級(jí)別的成本費(fèi)用支出匯總表提交總經(jīng)理等高管審閱，以使公司高管及時(shí)了解企業(yè)的整體支出和各級(jí)別每月授權(quán)審批的總體情況。

其次，企業(yè)應(yīng)避免采購(gòu)業(yè)務(wù)的重復(fù)審批。QR公司應(yīng)改善審批程序，建立以事前審批控制為主的內(nèi)部控制制度。這要求企業(yè)在采購(gòu)業(yè)務(wù)最初提出申請(qǐng)時(shí)，根據(jù)采購(gòu)物料的性質(zhì)和金額按相應(yīng)的審批級(jí)別取得授權(quán)批準(zhǔn)。在采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，QR公司應(yīng)減少審批機(jī)制而加大內(nèi)部牽制監(jiān)督機(jī)制的作用，以防止采購(gòu)過(guò)程中舞弊的發(fā)生。在采購(gòu)付款中，企業(yè)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注大額及例外事項(xiàng)的審批，并對(duì)QR公司整體支出通過(guò)月底編制的成本費(fèi)用支出匯總表進(jìn)行報(bào)告。

職責(zé)分工控制方面。首先，企業(yè)加強(qiáng)合作式牽制。QR公司大宗原材料采購(gòu)業(yè)務(wù)由一人完成明顯不符合內(nèi)部控制制度的要求，需要通過(guò)必要的牽制制度來(lái)解決。值得注意的是內(nèi)部牽制不僅包括不相容職責(zé)崗位分離的分離式牽制，也包括合作式牽制，即通過(guò)會(huì)議、會(huì)審、協(xié)助等方式而形成的牽制。在具體執(zhí)行時(shí)，企業(yè)可以由一名采購(gòu)員輔助采購(gòu)經(jīng)理完成大宗原材料的采購(gòu)業(yè)務(wù)，同時(shí)也可以實(shí)行定期的輪崗制度。

其次，企業(yè)應(yīng)增加詢(xún)價(jià)環(huán)節(jié)。這里的詢(xún)價(jià)是指對(duì)原材料市場(chǎng)整體價(jià)格情況進(jìn)行了解，征詢(xún)多家供貨商報(bào)價(jià)并選擇重點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行分析、比較的方法。詢(xún)價(jià)是企業(yè)了解供需價(jià)格、選擇供應(yīng)商的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。QR公司可以指定采購(gòu)文員定期對(duì)主要物料進(jìn)行詢(xún)價(jià)，這樣一方面可以使企業(yè)及時(shí)了解各種物料的市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)情況，另一方面安排采購(gòu)文員參與到采購(gòu)環(huán)節(jié)中，可以對(duì)采購(gòu)人員形成有效的監(jiān)督制約，減少采購(gòu)人員直接負(fù)責(zé)整個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)而產(chǎn)生的舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

采購(gòu)過(guò)程控制方面。對(duì)于采購(gòu)業(yè)務(wù)的過(guò)程控制方面，企業(yè)應(yīng)建立庫(kù)存預(yù)警機(jī)制以實(shí)現(xiàn)對(duì)存貨的科學(xué)化管理。庫(kù)存預(yù)警機(jī)制包括對(duì)庫(kù)存積壓存貨和庫(kù)存短缺存貨的預(yù)警。QR公司應(yīng)由生產(chǎn)部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)合作，對(duì)重要的物料根據(jù)生產(chǎn)周期和進(jìn)貨周期等確定庫(kù)存上、下限額和預(yù)計(jì)訂貨量，再由倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)實(shí)際庫(kù)存量進(jìn)行監(jiān)控并及時(shí)反饋信息。另外應(yīng)適當(dāng)考慮增加備選的供應(yīng)商。企業(yè)可以要求采購(gòu)文員在進(jìn)行詢(xún)價(jià)的同時(shí)關(guān)注供應(yīng)商的相應(yīng)資質(zhì)和供貨能力，以使企業(yè)在采購(gòu)時(shí)有更多的選擇余地，進(jìn)而尋求質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的物料進(jìn)行采購(gòu)。

入庫(kù)管理控制方面。QR公司應(yīng)加強(qiáng)庫(kù)存管理規(guī)范的執(zhí)行力度，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定辦理出入庫(kù)手續(xù)。針對(duì)企業(yè)目前結(jié)存在實(shí)驗(yàn)室和生產(chǎn)環(huán)節(jié)結(jié)余的物料，QR公司應(yīng)組織人員進(jìn)行清點(diǎn)，并根據(jù)實(shí)際數(shù)量辦理退庫(kù)手續(xù)。企業(yè)在以后的存貨管理中對(duì)于存貨采購(gòu)到貨后直接被領(lǐng)用時(shí)，也要及時(shí)辦理入庫(kù)和領(lǐng)用出庫(kù)手續(xù)，將相關(guān)物料納入企業(yè)存貨管理體系，以保證庫(kù)存記錄的完整性和財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。

總之，企業(yè)在對(duì)內(nèi)部控制體系進(jìn)行優(yōu)化的過(guò)程中，應(yīng)在堅(jiān)持成本與效益的原則下，充分分析內(nèi)部控制體系存在的風(fēng)險(xiǎn)和原因，選擇真正適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的內(nèi)部控制措施，切實(shí)提高經(jīng)營(yíng)管理水平。

（作者單位為青島科技大學(xué)）