關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作的對(duì)策與措施

梅杰（新疆眾和股份有限3司　烏魯木齊　830013）

關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作的對(duì)策與措施

梅杰
（新疆眾和股份有限3司烏魯木齊830013）

科技檔案是企業(yè)檔案管理的重要組成部分。文章闡述了在新形勢(shì)下企業(yè)如何做好科技檔案工作，結(jié)合企業(yè)在管控體系方面存在的實(shí)際問(wèn)題，分析原因，針對(duì)性的分別從法規(guī)和制度建設(shè)方面以及完善過(guò)程管監(jiān)控機(jī)制方面采取的對(duì)策和措施，最大效率地發(fā)展檔案管理的作用。

科技檔案管理對(duì)策及措施

1　管控體系存在的問(wèn)題

公司科技檔案管理范疇所涉及的科學(xué)研究項(xiàng)目、基本建設(shè)及技術(shù)改造項(xiàng)目、設(shè)備大修理及改造項(xiàng)目管控工作均自成體系，項(xiàng)目管理體系與檔案管理體系存在“兩張皮”現(xiàn)象，項(xiàng)目自立項(xiàng)到竣工或結(jié)題的過(guò)程控制流程中缺失檔案資料移交管控節(jié)點(diǎn)，檔案管理體系無(wú)法對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的資料積累過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，目前科技檔案資料基本是被動(dòng)接收，或者是檔案管理人員自我撲捉項(xiàng)目信息后跟蹤追交，使科技檔案歸檔管理難度較大，導(dǎo)致科技檔案歸檔的及時(shí)率、準(zhǔn)確率和歸檔質(zhì)量均得不到保障，技術(shù)成果的共享和后續(xù)提供支持保障均無(wú)法有效實(shí)現(xiàn)。

2　法規(guī)、制度和機(jī)構(gòu)的保障及措施

2.1依法治檔是加強(qiáng)企業(yè)科技檔案工作的根本保證

2.1.1以科學(xué)態(tài)度認(rèn)識(shí)企業(yè)科技檔案

隨著時(shí)代發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，對(duì)科技檔案的認(rèn)識(shí)也應(yīng)該進(jìn)一步深化，而且應(yīng)包括社會(huì)科學(xué)與社會(huì)技術(shù)。如很多管理及技術(shù)監(jiān)管機(jī)構(gòu)在監(jiān)督管理中形成的大量監(jiān)管類技術(shù)文件，運(yùn)用社會(huì)技術(shù)形成的大量報(bào)表、數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)，這些既是企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的重要記錄，也是社會(huì)經(jīng)濟(jì)管理的基礎(chǔ)，更是國(guó)家資源的組成。在價(jià)值作用上，科技檔案的生產(chǎn)要素，無(wú)形資產(chǎn)屬性日見(jiàn)顯現(xiàn)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)要依法經(jīng)營(yíng)、維護(hù)合法權(quán)益，要依法調(diào)整經(jīng)濟(jì)關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益，離不開(kāi)權(quán)益的憑證，都需要能證明。檔案作為有形資產(chǎn)的有效、合法記錄形式，有形資產(chǎn)的管理、經(jīng)營(yíng)、保值、增值都離不開(kāi)檔案的憑證、依據(jù)和基礎(chǔ)作用，同時(shí)檔案本身就是無(wú)形資產(chǎn)的主要形式之一。在載體技術(shù)上，更應(yīng)打破“只有紙質(zhì)文件才能作為檔案”的僵化觀念，關(guān)注科技活動(dòng)中形成的電子文件、影像視頻、數(shù)據(jù)的長(zhǎng)久保存和管理利用。只要符合生產(chǎn)力發(fā)展規(guī)律，符合經(jīng)濟(jì)科技和社會(huì)管理的需要，新內(nèi)容、新技術(shù)、新載體都是科技檔案的組成。

利用先進(jìn)技術(shù)手段，不斷改進(jìn)檔案管理的傳統(tǒng)模式，緊跟社會(huì)信息化的步伐，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，促進(jìn)企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.1.3要不斷提高企業(yè)檔案工作人員依法管理科技檔案的工作能力

依法治檔主要依靠檔案專業(yè)人員加強(qiáng)執(zhí)法，這就要狠抓檔案工作隊(duì)伍的自身建設(shè)，加強(qiáng)檔案人員的法律法規(guī)知識(shí)教育和培訓(xùn)，加強(qiáng)工作責(zé)任感，使檔案員成為素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬，能適應(yīng)在具體科技檔案工作依法管理的要求。

2.2建立健全企業(yè)科技檔案的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和管理制度

2.2.1科技文件材料的歸檔

要做好科技文件材料的歸檔工作，健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度。哪個(gè)部門產(chǎn)生的科技文件材料，由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)歸檔。做到每一項(xiàng)生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等工作活動(dòng)完成后都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料，并按制度歸檔保存?？茖W(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目的歸檔應(yīng)按照原國(guó)家科委、國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

居民地要素更新分為點(diǎn)狀居民地更新和面狀居民地更新。點(diǎn)狀居民地更新可直接選取1∶50 000 DLG數(shù)據(jù)庫(kù)中行政村以上居民地進(jìn)行替換；面狀居民地選取鄉(xiāng)鎮(zhèn)以上行政駐地，因國(guó)家下發(fā)的1∶250 000 DLG數(shù)據(jù)的居民地?cái)?shù)據(jù)現(xiàn)勢(shì)性較差，參考性不大，故直接采用1∶50 000DLG中的居民地進(jìn)行綜合。在綜合面狀居民地時(shí)，需做到3點(diǎn)：保證圖形不變形，保證不出現(xiàn)小尖角盡量用直角，保證居民地與其他要素的相互關(guān)系。

2.2.2檔案部門對(duì)科技檔案要進(jìn)行分類、編目、登記

應(yīng)根據(jù)本單位檔案的數(shù)量，設(shè)置專門檔案庫(kù)房和配備相應(yīng)的檔案設(shè)備。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持適當(dāng)?shù)臏囟?、濕度，同時(shí)要具有防盜、防火、防潮、防陽(yáng)光、防腐蝕、防有害生物和防污染等設(shè)施，并應(yīng)具備齊全的消防器材，確保檔案的安全。在進(jìn)行檔案的著錄工作時(shí)，必須按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局頒發(fā)的《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)結(jié)合本單位管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

3　過(guò)程管控的主要對(duì)策及措施

3.1完善管控機(jī)制

徹底解決項(xiàng)目管理體系和檔案管理體系“兩張皮”現(xiàn)象，從管理體制上將檔案管理體系納入項(xiàng)目管理體系的過(guò)程管控流程中，利用檔案管理“四參加”和“四同步”管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵過(guò)程資料積累和收集過(guò)程的管控，切實(shí)從體制上保障科技檔案歸檔的及時(shí)率、準(zhǔn)確率和歸檔質(zhì)量。

3.1.1檔案“四參加”工作機(jī)制

檔案管理人員要參加基建工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、參加科研成果鑒定、參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、參加產(chǎn)品試制定型鑒定、驗(yàn)收。

3.1.2檔案“四同步”工作機(jī)制

技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目、技改工程項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)的下達(dá)與文件材料歸檔要求同步；

技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目、技改工程項(xiàng)目檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料的積累情況同步；

技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目、技改工程項(xiàng)目的驗(yàn)收、成果鑒定與驗(yàn)收檔案同步；

技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目、技改工程項(xiàng)目評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員表彰獎(jiǎng)勵(lì)與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。

3.2實(shí)施目標(biāo)管理

將科技檔案資料的移交歸檔工作作為科技項(xiàng)目責(zé)任單位目標(biāo)責(zé)任書的硬性考核指標(biāo)，對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位和責(zé)任人實(shí)施目標(biāo)管理考核。

3.3實(shí)施動(dòng)態(tài)歸檔

科技檔案以往均按照竣工驗(yàn)收或者項(xiàng)目結(jié)題后集中歸檔，為確保及時(shí)跟蹤各階段資料的及時(shí)歸檔，實(shí)施季度計(jì)劃動(dòng)態(tài)歸檔。

⑴為加強(qiáng)公司科技檔案歸檔的計(jì)劃管理工作，公司科技檔案實(shí)施季度歸檔管理。凡屬公司科技檔案歸檔范圍的項(xiàng)目，對(duì)口職能部門在項(xiàng)目立項(xiàng)的同時(shí)必須在公司檔案室進(jìn)行備案，并明確項(xiàng)目資料負(fù)責(zé)人。

⑵各職能部門項(xiàng)目資料負(fù)責(zé)人需在每季度末向公司檔案室上報(bào)次季度該項(xiàng)目檔案移交計(jì)劃（計(jì)劃需由部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)），并于本季度末按照計(jì)劃內(nèi)容公司檔案室移交檔案資料歸檔。各職能部門在歸檔計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如果有調(diào)整需求，需在當(dāng)月20日前向檔案室上報(bào)月度歸檔調(diào)整計(jì)劃（計(jì)劃需由部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）。公司檔案室將按照計(jì)劃對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，并對(duì)歸檔計(jì)劃的完成情況進(jìn)行月度考核。

3.4引入風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制

實(shí)施項(xiàng)目負(fù)責(zé)人“檔案資料風(fēng)險(xiǎn)抵押金”制度。在管理體制規(guī)范的基礎(chǔ)上，為切實(shí)保障科技檔案資料的完整歸檔，對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人實(shí)施檔案資料風(fēng)險(xiǎn)抵押金制度。自項(xiàng)目立項(xiàng)啟動(dòng)，根據(jù)項(xiàng)目投資金額，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向公司繳納500～5 000元的檔案資料風(fēng)險(xiǎn)抵押金，待項(xiàng)目竣工、結(jié)題、大修及改造等完成驗(yàn)收并確認(rèn)資料同步完整歸檔后返還抵押金。

3.5健全考核體系

建立科技檔案管理定期考核機(jī)制。按照《科技檔案管理辦法》的具體要求，加強(qiáng)科技檔案月度歸檔計(jì)劃管理，并制定考核細(xì)則，對(duì)科技檔案歸檔計(jì)劃管理工作實(shí)施季度考核，考核結(jié)果同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人掛鉤，強(qiáng)化過(guò)程管控的監(jiān)督力度和手段。

3.6搭建共享平臺(tái)

在規(guī)范和健全科技檔案管理體系的過(guò)程中，在歸檔及時(shí)率、準(zhǔn)確率和歸檔質(zhì)量得到有效提升后，逐步搭建科研技術(shù)資料共享平臺(tái)，充分利用現(xiàn)有綜合檔案管理軟件平臺(tái)，結(jié)合科技檔案資料管理特點(diǎn)，進(jìn)行軟件升級(jí)和再開(kāi)發(fā)；同時(shí)完善科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)各終端的數(shù)字化轉(zhuǎn)換的硬件配備，逐步實(shí)現(xiàn)科技檔案數(shù)字化管理，以實(shí)現(xiàn)科技研發(fā)成果資料的共享。

4　總結(jié)

通過(guò)以上對(duì)依法制檔認(rèn)識(shí)的提高與加強(qiáng)，制度和組織機(jī)構(gòu)的完善和健全，特別是在加強(qiáng)過(guò)程管控機(jī)制上采取的有效對(duì)策和措施，使我公司科技檔案管理基礎(chǔ)工作取得顯著地提升，科技檔案歸檔的及時(shí)率、準(zhǔn)確率和歸檔質(zhì)量均得提高，技術(shù)成果的共享和后續(xù)提供支持保障得到實(shí)現(xiàn)，今后我們還將結(jié)合企業(yè)實(shí)際，不斷在管控機(jī)制和方法上繼續(xù)探索，切實(shí)做好科技檔案的管理工作，為企業(yè)改革發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。

收稿：2016-05-30

10.16206/j.cnki.65-1136/tg.2016.05.036