高校檔案信息化建設(shè)的思考與策略

郎振紅

(晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 晉中 030600)

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高校檔案信息化建設(shè)的思考與策略

郎振紅

(晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 晉中 030600)

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，使高校檔案信息化建設(shè)越來越受到重視。隨著此項工作的推進(jìn)，遇到了不少實際問題，針對這些問題分析、研究對策，是高校檔案工作面臨的重要議題，要以切實有效的舉措推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作。

高等學(xué)校；檔案信息化；策略

0　引言

高校檔案是指高校在招生、教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等多種形式、載體的歷史記錄?！皺n案管理網(wǎng)絡(luò)化，電子文件檔案化”將成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。在檔案由手工操作、實體管理走向信息化管理的過程中，高校檔案信息化建設(shè)工作存在諸多問題，需要給予足夠的重視，并采取有效措施予以解決。

1　高校檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1檔案信息化資源相對分散

伴隨高校信息化工作的不斷推進(jìn)，學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)、應(yīng)用，大量的電子公文、文檔等進(jìn)入高校的日常工作之中，這些公文、文檔等都需要及時、準(zhǔn)確、有效地收錄到信息化的檔案管理系統(tǒng)中。但目前的問題是，大部分高校的檔案管理系統(tǒng)無法融入到學(xué)校的整體自動化系統(tǒng)之中，致使各部門產(chǎn)生的越來越多的電子文件資源相對分散，使信息化檔案接收的任務(wù)變得越來越重。

1.2高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置不夠完善

高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施包括硬件和軟件設(shè)施，這些設(shè)施的配置尤為重要。硬件設(shè)施主要包括計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、存儲器等相關(guān)必備設(shè)備。軟件設(shè)施包括檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案信息處理系統(tǒng)及相關(guān)軟件和程序等。這些設(shè)施是檔案信息化建設(shè)能夠開展的必備條件與基礎(chǔ)。目前，高校檔案機(jī)構(gòu)信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置參差不齊，部分高校檔案部門僅僅是擺設(shè)數(shù)臺電腦，有的高校檔案部門無論是否需要，統(tǒng)統(tǒng)購置軟硬件設(shè)備設(shè)施，造成了財力和資源的浪費。要推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，不可忽視這些基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的科學(xué)、合理配置。

1.3高校檔案信息化建設(shè)缺少配套制度與法律法規(guī)

網(wǎng)絡(luò)信息資源的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)日益受到重視，然而關(guān)于電子檔案的建設(shè)以及使用等的法律法規(guī)卻不完善，這給高校檔案部門開展工作，諸如電子檔案如何查閱、怎樣維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益等帶來許多不可回避的問題。

2　高校檔案信息化建設(shè)的實施策略

2.1強(qiáng)化高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要切實加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。推進(jìn)計算機(jī)管理檔案，加強(qiáng)計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，提高檔案管理的信息化水平。加快建設(shè)數(shù)字化檔案館，把館藏建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、檢索工具建設(shè)、專兼職檔案干部隊伍建設(shè)以及檔案服務(wù)利用工作等扎扎實實地做好，將高校檔案信息化建設(shè)推向深入。

2.2加強(qiáng)高校檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范是高校檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作，尤其是在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范特別重要。如果檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，會對數(shù)據(jù)的采集、加工、保存及以后的信息共享帶來問題。為此教育部制定了《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》，其中學(xué)校管理信息標(biāo)準(zhǔn)是整個標(biāo)準(zhǔn)的核心部分，涉及到我國各級各類學(xué)校，其內(nèi)容覆蓋學(xué)校管理的各個方面，規(guī)范了我國各類學(xué)校的教育管理信息化建設(shè)，各級教育行政管理部門的信息需求及學(xué)校與教育行政部門信息資源的交流與共享需要。

2.3高度重視高校檔案資源的數(shù)字化建設(shè)

高校檔案資源數(shù)字化是檔案信息資源建設(shè)的一個重要方面，也是檔案信息化建設(shè)的迫切性所在。目前，大量電子文件的產(chǎn)生推動檔案信息化建設(shè)，檔案信息化管理的重點應(yīng)放在對電子文件的收集、歸檔與管理上，既要收集屬于歸檔范圍的電子文件，又要切實實現(xiàn)與辦公自動化的有效接軌，及時接收各部門新產(chǎn)生的電子文件; 同時加強(qiáng)對收集歸檔的電子文件的有效管理。研究各部門電子檔案的接收、保管、利用的技術(shù)方法，進(jìn)行對電子文件積累、著錄、鑒定、歸檔等工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證各部門產(chǎn)生有價值的電子文件，及其真實性、完整性、有效性，最終實現(xiàn)檔案信息處理計算機(jī)化以及信息存儲的數(shù)字化。

2.4加強(qiáng)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)

高校檔案管理部門通過軟件系統(tǒng)對所有檔案信息進(jìn)行的收集、整理、統(tǒng)計、鑒定、檢索、編研、利用、保管等各個方面的過程，即是實現(xiàn)計算機(jī)化的有效管理和控制模式，實現(xiàn)檔案工作自動化的過程。此軟件系統(tǒng)是以高校檔案館為中心，覆蓋各個歸檔部門的應(yīng)用系統(tǒng)。

3　結(jié)語

當(dāng)前，很多高等院校正在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，即以信息資源為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)及計算機(jī)系統(tǒng)為依托，充分實現(xiàn)教學(xué)、科研、管理、辦公等校園信息的整合，使教學(xué)資源得到充分利用。檔案信息化建設(shè)是一項長期的任務(wù)，具有廣泛的內(nèi)容，它包括檔案信息資源的有序整理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的制定，以及檔案信息化人才隊伍的建設(shè)等等。對于高校來說這是一個龐大的系統(tǒng)工程。

檔案信息化建設(shè)的實施是對高校檔案工作理念及傳統(tǒng)工作模式進(jìn)行改變的一場革命。因此，需從多方面入手促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，對信息化過程中所出現(xiàn)的問題制定出相應(yīng)的應(yīng)對策略，在工作中積極與其它業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通交流，把檔案館建設(shè)成為高校的信息資源共享中心。

[1]馬玉玲，張曉霞．談?wù)剬Ω咝n案工作的創(chuàng)新[J]．檔案學(xué)通訊，2003.

[2]雷慧，王斌．檔案信息開發(fā)利用的創(chuàng)新與思考[J]．寧夏大學(xué)檔案館，2006.

[3]陳艷歡．積極推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)芻議[J]．圖書館論壇，2004.

[4]王桂華．高校檔案信息化的途徑與模式[J]．蘭臺世界，2006.

[5]孟世恩，王穎，何芳．對我國檔案信息化建設(shè)實施的理論思考[J]．檔案學(xué)通訊，2004.

[6]李愛妹．加快信息化建設(shè) 不斷創(chuàng)新檔案工作[J]．上海造船，2009.

(編輯趙欣宇)

Thoughts and Strategies of Archive Informatization Construction in Universities

LANG Zhenhong

(Jinzhong Vocational and Technical College, Jinzhong 030600, China)

With the rapid development of modern information technology, the archive informatization construction is paid more attention to. Many actual problems occurred in the process of archive informatization construction. And further thinking about countermeasures according to these problems is the problem that archive work construction in universities needs to be faced with. It needs effective measures to promote archive informatization construction in universities.

institution of higher learning; archive informatization; strategy

2016-06-05

郎振紅(1978-)，女。本科，助理館員。主要研究方向：檔案管理。

G47

B

1672-0601(2016)08-0036-02