提升檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討

曹丙貴

(鎮(zhèn)江高等?？茖W(xué)校 教務(wù)處，江蘇 鎮(zhèn)江 212003)

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提升檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討

曹丙貴

(鎮(zhèn)江高等?？茖W(xué)校 教務(wù)處，江蘇 鎮(zhèn)江 212003)

分析檔案管理工作的現(xiàn)狀，闡述提升檔案管理科學(xué)化水平的意義。從提升檔案管理人員的能力、建立檔案管理體制與工作規(guī)范、順應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展、創(chuàng)新管理方式、加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用等層面探討檔案管理工作未來發(fā)展的新路徑。

檔案管理；科學(xué)化路徑；措施

檔案存在于各個(gè)單位、組織。從企業(yè)、學(xué)校、公司到政府、執(zhí)法機(jī)構(gòu)都需要檔案管理。檔案管理是對(duì)各單位工作內(nèi)容、成果等方面的記載，更是對(duì)這些信息資源的一種有效保護(hù)措施。隨著時(shí)代的進(jìn)步，人們逐漸意識(shí)到檔案管理工作的重要性，開始更多地討論和研究檔案管理工作。隨著信息技術(shù)的普及，電子檔案開始取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，檔案管理工作也要順應(yīng)這種變化，改變模式[1]。因此，對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行新的探討很有必要，以適應(yīng)不斷發(fā)展的技術(shù)潮流。

1 檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作不被重視

檔案管理工作存在于每個(gè)單位，本應(yīng)受到高度重視。但許多單位過于追求經(jīng)濟(jì)利益，導(dǎo)致在實(shí)際工作中，不重視甚至完全忽視檔案管理工作。除了一些歷史性因素影響較強(qiáng)的單位，一般單位很少會(huì)專門設(shè)置負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)的工作人員，檔案管理只是對(duì)各部門信息資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的保存，沒有進(jìn)行深入的分類、整理、編輯等工作，很難達(dá)到檔案管理工作的預(yù)期效果。

1.2 檔案管理過程不到位

檔案管理工作人員需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力，收集、整理各類信息資料，并分類歸檔。但是大部分單位只重視其中個(gè)人信息的檔案管理，對(duì)其他內(nèi)容，如工作過程、會(huì)議、科研成果、資料等，并不會(huì)整理歸檔，留存?zhèn)溆?。其?shí)，檔案管理的過程是將單位的發(fā)展過程完整、全面地記錄下來的過程，不能局限于人事信息，還應(yīng)包含單位的全部工作流程和各種信息資料。局限于人事信息管理，容易導(dǎo)致檔案資料整理不完善，在后期需要查閱檔案記錄時(shí)沒辦法找到具體的資料信息，降低了辦事效率，甚至影響單位的正常運(yùn)行。

1.3 檔案的作用沒有發(fā)揮

檔案管理是為了方便日后的資源利用，也是為了實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化。許多單位的檔案管理工作只是簡(jiǎn)單地對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行收集、保存，將各種信息堆放在一個(gè)角落，這些閑置的資料并不能發(fā)揮任何作用。許多學(xué)校的圖書館、大型博物館、科研院所有專門的檔案資料管理室，由固定的人員編制。但這些檔案資料管理室基本不對(duì)外開放，或者只對(duì)內(nèi)部人員開放，這些資料不能被大眾所了解。原本應(yīng)該發(fā)揮較大社會(huì)效益的檔案資料到最后只能被少部分人使用，原本影響深遠(yuǎn)的檔案資料只能被封閉在那些狹小的空間里。

1.4 檔案管理手段與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)

傳統(tǒng)的檔案管理是以文字、紙張的形式記錄、傳遞、收集、整理檔案，對(duì)工作人員來說，工作量非常大，而且紙質(zhì)檔案的管理維護(hù)也有一定的難度，容易造成檔案的缺失、損壞等，不便于后期查閱、使用。檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，采用信息化技術(shù)手段十分必要。

2 加強(qiáng)檔案管理工作的意義

順應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，更新管理方式，提高檔案管理工作的科學(xué)性，可以讓檔案管理工作在新時(shí)期的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位。

2.1 時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，管理理念和技術(shù)也要不斷更新。不論時(shí)代怎么發(fā)展，檔案管理工作都是十分必要的，具有相當(dāng)大的實(shí)際意義。信息資料的數(shù)量、載體形式不斷增加，在實(shí)際工作中的作用越來越大，檔案的作用愈加顯著，轉(zhuǎn)變觀念、更新檔案管理工作方式、提高檔案管理的科學(xué)水平勢(shì)在必行[2]。

2.2 檔案資料的價(jià)值和作用

檔案是對(duì)企業(yè)、組織、政府部門工作的記錄，是對(duì)過去發(fā)生事件和成果的保存。由此可見，檔案是單位工作成果、業(yè)績(jī)、經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)影響等的綜合體現(xiàn)，對(duì)單位有著深遠(yuǎn)的意義和影響。留存的檔案資料，是一份寶貴的經(jīng)驗(yàn)，更是一個(gè)實(shí)際發(fā)生的案例，對(duì)其他單位而言，也有一定的借鑒意義。比如高校圖書館都有一個(gè)專門的檔案室，放置展示學(xué)校發(fā)展歷程的相關(guān)資料，取得的成果、獎(jiǎng)項(xiàng)，教育教學(xué)改革，任課教師和每一屆學(xué)生的信息等，都有詳細(xì)的記錄，都是可以查閱到的，可以為研究高校教學(xué)及其歷史發(fā)展提供翔實(shí)的材料，意義深遠(yuǎn)。

近幾年，我國(guó)檔案管理的方法和技術(shù)有了很大的變化，管理模式也在逐漸完善，向著更好的方向發(fā)展。提高檔案管理工作的科學(xué)性，可以提升檔案資源的價(jià)值，發(fā)揮檔案資源的作用。

3 提升檔案管理水平的具體措施

3.1 提高管理人員的工作能力

工作人員是管理工作開展的基礎(chǔ)。在新的歷史時(shí)期，科技的進(jìn)步對(duì)檔案管理工作人員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)有了更高的要求。檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性強(qiáng)且程序復(fù)雜的工作，不僅要求管理人員深度了解檔案管理的相關(guān)知識(shí)，而且要求管理人員儲(chǔ)備一些其他專業(yè)、學(xué)科的知識(shí)，不要求精通，但要基本了解。因?yàn)樵跈n案管理中，可能會(huì)遇到與其他專業(yè)相關(guān)的資料和信息，如果有一些知識(shí)儲(chǔ)備，就可以避免出現(xiàn)一些低級(jí)的錯(cuò)誤，否則的話，不僅會(huì)影響工作進(jìn)度，還會(huì)影響工作質(zhì)量。除此之外，管理人員對(duì)所管理的相關(guān)檔案資料要有一定的認(rèn)識(shí)，保證在其他咨詢者尋找檔案資料時(shí)，能夠給予一些正確、有效的建議[3]。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，使用信息技術(shù)管理檔案成為必然。檔案管理工作人員也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不僅要懂得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，而且要了解信息技術(shù)，了解電子檔案的特點(diǎn)，具備各種智能和網(wǎng)絡(luò)工具的基本操作技能，以適應(yīng)檔案管理工作信息化的發(fā)展趨勢(shì)。

檔案管理工作人員還應(yīng)主動(dòng)提升自身職業(yè)技能，保持高度的工作熱情，保證認(rèn)真完成工作。單位應(yīng)采取一些鼓勵(lì)、促進(jìn)措施，促使檔案管理工作人員提高職業(yè)素養(yǎng)。比如，建立完善的檔案管理體系，建設(shè)檔案管理人員的交流平臺(tái)，加強(qiáng)檔案管理人員之間的聯(lián)系，定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行必要的技能和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，等等。

3.2 建立健全檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理工作

當(dāng)前檔案管理工作不完善的主要原因是缺乏相應(yīng)的管理機(jī)制，檔案管理工作缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)確的定位。許多單位的檔案管理工作由其他部門的工作人員暫時(shí)代理，人員不固定。由于缺乏專業(yè)知識(shí)，并且只是暫時(shí)代理，因此這些管理人員沒有真正重視這項(xiàng)工作，也沒有投入足夠的耐心和精力，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，信息資料收集不全面、分類不標(biāo)準(zhǔn)，查閱困難。為解決這一問題，單位應(yīng)在內(nèi)部設(shè)立專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，專門從事檔案資料的收集、整理工作，保證檔案管理工作合理化、規(guī)范化。

檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則繁瑣。政府相關(guān)部門應(yīng)針對(duì)各個(gè)單位檔案管理工作的狀況和存在的問題，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。政府要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)制性規(guī)定，保證檔案管理工作有法可依，有章可循。規(guī)范檔案管理的專業(yè)人員資質(zhì)、具體流程、應(yīng)包含的資料和內(nèi)容等，避免檔案管理工作中出現(xiàn)問題和漏洞。

3.3 適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展

為提高工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力，許多單位在工作中普遍使用電子信息技術(shù)，并取得了一定的成效。檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，簡(jiǎn)化工作流程，更多地使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息等技術(shù)，對(duì)各類信息資料進(jìn)行電子化收集、整理、歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、科學(xué)化[4]。在檔案管理中，許多單位已經(jīng)開始轉(zhuǎn)移重心，由以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為重轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案為重，并逐步將之前紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)輸入電腦，與后續(xù)的電子檔案匯集起來統(tǒng)一管理。電子檔案的管理、利用比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加方便、快捷，適合在現(xiàn)今快節(jié)奏的社會(huì)生活中使用。電子檔案只需將信息儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)空間中，不需要占用太多實(shí)際的物理空間和資源，查找起來也更方便、快捷，管理、維護(hù)相對(duì)更簡(jiǎn)單，不用擔(dān)心因環(huán)境影響而造成損壞、缺失。

為促進(jìn)檔案管理工作與信息化技術(shù)同步發(fā)展，政府可以建立專門的檔案信息庫(kù)和全國(guó)范圍內(nèi)的檔案信息交流平臺(tái)，將各行各業(yè)的檔案資料分類保存起來，資源共享。各單位負(fù)責(zé)將自己的檔案資料信息上傳所在分類中所屬的空間并及時(shí)更新。這樣，既可以節(jié)省人力和工作時(shí)間，又可以促進(jìn)各行業(yè)檔案管理工作人員之間的交流。

3.4 提高創(chuàng)新意識(shí)，改變管理方式

檔案管理工作對(duì)社會(huì)的發(fā)展也有重要意義。檔案不僅是對(duì)當(dāng)時(shí)情況的總結(jié)、記錄，也是未來對(duì)以前工作進(jìn)行研究的基本資料。傳統(tǒng)的檔案管理工作具有一定的局限性，管理方式和理念已經(jīng)不能滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求[5]。對(duì)檔案管理工作人員來說，創(chuàng)新意識(shí)很重要，學(xué)習(xí)能力也很重要。檔案管理工作人員要有與時(shí)俱進(jìn)的態(tài)度和較強(qiáng)的新事物接受能力，能夠適應(yīng)工作狀態(tài)的變化，以最快的速度學(xué)習(xí)、掌握、應(yīng)用新的管理技術(shù)和方法，能夠在遇到突發(fā)情況時(shí)，快速、有效地解決問題。

3.5 加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)和利用

檔案留存的意義是在需要它的地方發(fā)揮它的作用，但目前大多數(shù)檔案并沒有對(duì)外公開，沒有體現(xiàn)它們的價(jià)值，發(fā)揮它們的實(shí)際作用?？梢赃m度提高檔案的開放度，將一些關(guān)乎廣大群眾切身利益的、無需加密的檔案，經(jīng)相關(guān)部門審查批準(zhǔn)后，采用開放的形式，為有需要的人員提供查閱服務(wù)。加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)和利用，可以促進(jìn)檔案資源的有效利用，發(fā)揮其社會(huì)價(jià)值，產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益[6]。

4 結(jié)束語

檔案管理工作對(duì)國(guó)家和單位的發(fā)展意義重大。檔案管理工作也是衡量單位管理工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展中，加快檔案管理工作與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合的速度，促進(jìn)檔案管理工作的信息化、科學(xué)化，具有重要意義。解決目前管理工作中存在的問題，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，融合電子技術(shù)，采取一系列有效的措施，可以提高檔案管理工作的科學(xué)性。

[1] 王育蘭.對(duì)有效提高檔案管理科學(xué)化水平的探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(11):48.

[2] 閻萍.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].赤子,2015(21):216.

[3] 馮久龍.提高檔案管理科學(xué)化水平的有效措施分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2012(4):197.

[4] 杜巖.基于提高檔案管理科學(xué)化水平的措施研究[J].湖北函授大學(xué)學(xué)報(bào),2015,28(24):83-84.

[5] 葉玉紅.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇探析[J].吉林農(nóng)業(yè),2012(9):266.

[6] 關(guān)明杰.論提高檔案管理水平的路徑方法[J].黑龍江檔案,2016(1):72.

〔責(zé)任編輯： 盧 蕊〕

A study on the ways to improve the scientific level of archives management

CAO Binggui

(Teaching Affairs Department, Zhenjiang College, Zhenjiang 212003, China)

This thesis analyzes the present situation of archives managenert, and explains the meaning of improving archives managenent. This paper explores the new ways to improve the future archives management from the following aspects: improving the ability of archive administration staff, formulating the archives management system and stardards, complying with the developmert of informatim technology, innovating management modes and enhancing the development and utilization of archives.

archives management; scientific ways; measures

2016-05-02

曹丙貴(1974—)，男，江蘇鹽城人，檔案館員，主要從事檔案管理研究。

G270

C

1008-8148(2016)04-0043-03