鐵路檔案創(chuàng)新管理模式之探析

姚 琳

北京鐵路局石家莊職工培訓(xùn)基地，河北 石家莊 050000

鐵路檔案創(chuàng)新管理模式之探析

姚 琳

北京鐵路局石家莊職工培訓(xùn)基地，河北 石家莊 050000

干部人事檔案管理工作是干部人事工作的重要基礎(chǔ)，干部人事檔案管理工作的水平直接影響著干部人事工作的效率和質(zhì)量。目前鐵路干部人事檔案的管理模式較為單一，在電子時代的背景下，鐵路干部人事檔案管理工作也要與時俱進(jìn)，在管理意識上與管理方式上不斷創(chuàng)新，逐漸實現(xiàn)干部人事檔案管理的傳統(tǒng)化與電子化融合共存。文章主要論述了鐵路干部人事檔案檔案管理模式的現(xiàn)狀與原有紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)缺點，提出了新形勢下創(chuàng)新鐵路干部人事檔案的相關(guān)對策，以期為鐵路干部人事管理工作提供更全面、準(zhǔn)確的參考價值 。

鐵路人事檔案管理；創(chuàng)新管理；電子化管理 ；自動化—一體化管理模式

鐵路干部人事檔案是記錄鐵路企業(yè)歷史發(fā)展與現(xiàn)實情況的真實、重要的信息資源，屬于鐵路企業(yè)重要的無形資產(chǎn)。隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，原有的鐵路干部人事檔案管理體系與制度已經(jīng)不再能適應(yīng)新時代的發(fā)展需求，應(yīng)在分析現(xiàn)有人事檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對鐵路人事干部檔案的管理創(chuàng)新，加速鐵路干部人事檔案信息化改革步伐。

1 干部人事檔案管理工作的重要意義

（一）干部人事檔案室是考察、選拔干部的重要依據(jù)

干部人事檔案室組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作愛表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文字材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。

（二）干部人事檔案管理直接影響干部人事工作的效率和質(zhì)量

干部人事檔案管理工作，是干部人事工作不可缺少的一個重要組成部分，是為貫徹黨的干部路線、方針和政策服務(wù)的，是做好干部人事工作的基本條件之一。這項工作做好的好壞，直接影響到干部人事工作的效率和質(zhì)量。

2 鐵路干部人事檔案管理模式現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不足

干部檔案管理工作需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，但在實際工作中還存在著一些認(rèn)識誤區(qū)：一是認(rèn)為比起干部檔案來說，更看重干部的現(xiàn)實表現(xiàn)；二是認(rèn)為干部人事檔案管理工作就是簡單的收存資料，不需要親自抓；三是認(rèn)為干部人事檔案管理不是火燒眉毛的事情，只要保管好，能通過檢查即可。

因此，實際工作中就存在：一是管檔人員配備不到位，沒有按規(guī)定比例配備專職檔案管理人員，一方面由于非專職人員本身缺乏檔案管理專業(yè)技能，另一方面非專職人員忙于其他工作，檔案管理工作效率低下。即使是配備了專職檔案管理人員，仍有許多其他工作安排，影響檔案管理的效率；二是檔案管理人員隊伍不夠穩(wěn)定，變化較大；三是干部檔案人員政治經(jīng)濟(jì)待遇不高。這些問題既影響干部檔案管理人員的積極性，又在一定程度上制約了干部人事檔案管理工作的水平。

（二）檔案管理模式較為單一

目前，鐵路干部人事檔案管理采取紙質(zhì)管理的模式，由檔案管理人員對各部門形成的紙質(zhì)歸檔材料進(jìn)行甄別、收集、歸檔、整理、保管及保護(hù)，并負(fù)責(zé)檔案的查借閱、轉(zhuǎn)遞移交、接收等管理工作。

（三）干部檔案管理方法較為落后

鐵路干部人事檔案目前多數(shù)處于手工操作階段，程序煩瑣，效率低下。有些檔案管理人員服務(wù)意識淡薄，缺少創(chuàng)新觀念，整體水平有待進(jìn)一步提高。雖然目前已經(jīng)使用人事信息系統(tǒng)，但隨著數(shù)字化進(jìn)程的不斷加速，對鐵路干部人事檔案管理數(shù)字化信息化水平提出了更高的要求。

3 原有紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)缺點

（一）紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)點

1.原始性

質(zhì)檔案體現(xiàn)了檔案的本質(zhì)屬性—原始記錄性。它所記錄的信息不易被修改，具有憑證參考價值，是第一手資料。

2.載體穩(wěn)定性

紙質(zhì)載體穩(wěn)定，保管壽命長。

3.憑證性

檔案所記錄的內(nèi)容信息是客觀、可靠的，這些檔案材料所記載的內(nèi)容可以印證過去發(fā)生的事件和活動。

（二）紙質(zhì)檔案管理模式的不足

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1.紙質(zhì)檔案的管理總體的工作量大

紙質(zhì)檔案保管條件要求高和保管任務(wù)較重，檔案管理人員需要對每一份收集的歸檔材料進(jìn)行分類、排序、折疊、剪裁、縫紉、裱糊、裝訂等工作，手工操作工作量大，直接影響到管理人員的工作效率。

2.紙質(zhì)檔案管理易損性大

檔案中每添加一份歸檔材料，就要對整本檔案重新進(jìn)行裝訂，且單位各部門對干部本人檔案查借閱，都增加了檔案中原始材料的磨損度和易損性。

3.查閱檢索耗時長

查閱檔案中相關(guān)材料，需要到檔案室查找，耗時較長，降低檔案材料的利用效率。

4 新形勢下創(chuàng)新鐵路干部人事檔案的相關(guān)對策

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

要做好干部人事檔案管理工作，首先，需要上級部門加大宣傳力度，進(jìn)一步提高領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)；其次，對各單位檔案管理人員的工作部署提出更嚴(yán)格的要求；三是關(guān)心管檔人員的政治、生活待遇，從而從整體上提高干部檔案管理的工作水平。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，完善檔案管理規(guī)范

進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員基本能力培訓(xùn)，強(qiáng)化管理人員責(zé)任意識，提升檔案管理人員的整體服務(wù)水平，創(chuàng)新檔案管理流程，從而不斷提升鐵路干部人事檔案管理質(zhì)量與效率。

（三）建立電子檔案管理模式

隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計算等現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，鐵路干部人事檔案管理信息化已然成為未來發(fā)展的必然。所謂電子檔案是由電子文件（ElectronicRecords）轉(zhuǎn)化而來，是指通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行掃描、存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)、相關(guān)聯(lián)的通用圖像文件綜合，通常以案卷為單位，是具有歸檔保存價值的電子文件。電子檔案優(yōu)于紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)為海量存儲記錄信息、查詢檢索效率高、保護(hù)了紙質(zhì)檔案原件、節(jié)省保管空間、不受時空限制、隨時隨地可以利用等。它迅速成為檔案信息現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。

（四）實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的創(chuàng)新管理模式

通過以上論述，可以看出紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有自身的優(yōu)點和不足，采取任何一種單一的管理模式，都有不利于干部人事檔案管理。因此，進(jìn)行鐵路檔案管理模式創(chuàng)新，將紙質(zhì)檔案與電子檔案融合共存，二者相互補(bǔ)充、取長補(bǔ)短、并行不悖，各取所長，使電子檔案紙質(zhì)化，紙質(zhì)檔案電子化，進(jìn)行雙模式管理，為鐵路干部人事檔案的管理提供更有效的管理模式，為鐵路干部人事工作提供更有力地效率和質(zhì)量保證。

（五）建立自動化—體系化檔案管理模式

鐵路干部人事干部檔案自動化包含信息數(shù)據(jù)的自動收集、自動篩選、自動檢索等。鐵路干部人事檔案自動化管理模式可以實現(xiàn)人事檔案信息資料的自動處理與批處理功能。同時結(jié)合體系化檔案管理，實施檔案文檔一體化、部門銜接一體化、內(nèi)部流程一體化等體系化建設(shè)過程。

5 小結(jié)

綜上所述，針對目前鐵路干部人事檔案管理現(xiàn)存在的問題和新形勢下數(shù)字化信息化社會發(fā)展的需求，鐵路干部人事檔案管理模式創(chuàng)新勢在必行。

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