簡論基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案的利用

●邱黎晶/文

?

簡論基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案的利用

●邱黎晶*/文

*江西省大余縣人民檢察院［341500］

當(dāng)前基層檢察機(jī)關(guān)在訴訟檔案的利用方面很積極，以大余縣人民檢察院為例，主要有四方面有利因素。一是領(lǐng)導(dǎo)重視，管理規(guī)范。大余縣人民檢察院高度重視訴訟檔案管理工作，經(jīng)常了解指導(dǎo)檔案歸檔整理利用工作，建設(shè)了以辦公室為主，其他各部門齊抓共管的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，把檔案管理工作和業(yè)務(wù)工作同部署、同考核，不斷完善訴訟檔案利用機(jī)制，為訴訟檔案利用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。二是制度健全，落實(shí)到位。大余縣人民檢察院堅(jiān)持用制度管案管人管事，制定了以崗位責(zé)任制、檔案歸檔、保管、保密、利用為主要內(nèi)容的檔案制度體系，嚴(yán)格按照制度開展訴訟檔案利用工作，并本著為檢察業(yè)務(wù)工作服務(wù)的工作原則，在制度程序范圍內(nèi)簡化訴訟檔案利用流程，提高訴訟檔案利用效率。三是設(shè)施齊全，信息化水平高。大余縣人民檢察院技偵大樓建設(shè)之初就專門為檔案室建設(shè)作出了科學(xué)規(guī)劃，嚴(yán)格按照“三室分開、集中管理”的原則設(shè)置了檔案庫房、整理、辦公閱覽室，并配備了密集架、避光窗簾、消毒柜、滅火器等訴訟檔案保管、保護(hù)設(shè)備，同時(shí)配備了防磁柜、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、檔案專用服務(wù)器等設(shè)備，提升了信息化建設(shè)的硬件水平，并在3Hmis綜合檔案管理系統(tǒng)上建立了檔案管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檢察檔案紙質(zhì)與電子兩套化管理，檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用。四是干警檔案利用與工作結(jié)合意識(shí)增強(qiáng)。隨著對(duì)辦案能力與辦案責(zé)任的要求不斷提高，檢察干警通過查借閱訴訟檔案獲得辦案指導(dǎo)的意識(shí)正逐步增強(qiáng)，為推動(dòng)訴訟檔案利用工作提供了動(dòng)力。

但同時(shí)，訴訟檔案的利用也存在一些制約因素。一是少量訴訟檔案長期滯留業(yè)務(wù)科室。按照《訴訟檔案歸檔制度》規(guī)定，訴訟案卷應(yīng)于結(jié)案后翌年6月底前向檔案室移交歸檔。從近三年歸檔情況看，大部分案卷能夠按期歸檔，但有少量案卷不僅超期，還須經(jīng)檔案員多次催要才予以歸檔，另一方面，諸如因案卷質(zhì)量檢查工作而借出的案卷不能及時(shí)歸還，部分科室內(nèi)勤不固定，整理歸檔案卷工作職責(zé)不明確等因素的影響，從源頭上阻礙了訴訟檔案的利用。二是訴訟案卷歸檔編號(hào)錄入系統(tǒng)不到位。訴訟檔案歸檔編號(hào)須同一案件的偵查、批捕、起訴案卷歸同一檔案號(hào)，歸同一檔案盒，在訴訟檔案未全面收集到位的情況下，造成仍有部分案卷處于待歸檔狀態(tài)，影響歸檔編號(hào)錄入檢索系統(tǒng)工作，相應(yīng)的也不同程度降低利用過程中的調(diào)卷效率。三是案卷檢索方式單一，檢索效率有待提高。大余縣人民檢察院現(xiàn)存檔案近5000卷，其中僅對(duì)2000年后的訴訟檔案進(jìn)行了3Hmis系統(tǒng)錄入，其余訴訟檔案只能通過手工查閱的方式進(jìn)行利用。四是訴訟檔案利用方式單一。大余縣人民檢察院檔案室主要向利用者提供訴訟檔案的查閱、借閱等服務(wù)，利用的方式相對(duì)消極被動(dòng)，雖然根據(jù)工作需要每年編制編研材料，但對(duì)檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)利用少，對(duì)訴訟檔案的利用價(jià)值缺乏深入挖掘。

針對(duì)這些問題，可從五方面入手改進(jìn)訴訟檔案利用。一是完善配套制度，加強(qiáng)制度建設(shè)。健全訴訟檔案利用工作機(jī)制，具體包括檔案收集、整理、歸檔各環(huán)節(jié)制度以及明確崗位責(zé)任、獎(jiǎng)懲措施等，并在工作中嚴(yán)格落實(shí)，用制度保障檔案利用來源。結(jié)合檢察實(shí)際，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善訴訟檔案利用制度，統(tǒng)一訴訟檔案提供利用權(quán)責(zé)，提升訴訟檔案管理水平。二是加強(qiáng)組織培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)水平。要切實(shí)加強(qiáng)訴訟檔案管理工作人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，更新檔案工作人員知識(shí)，提升檔案工作人員（包括各部門內(nèi)勤）工作專業(yè)技能，為訴訟檔案利用工作水平的提高奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。三是規(guī)范流程管理，提高利用效率。要進(jìn)一步規(guī)范訴訟檔案利用流程，簡化利用手續(xù)，為檔案利用工作提供便利。同時(shí)，嚴(yán)格按照保密有關(guān)規(guī)定，提醒監(jiān)督利用者在查借閱訴訟檔案時(shí)，注意遵守保密規(guī)定，對(duì)借閱到期的訴訟案卷，及時(shí)催還。四是注重日常維護(hù)，保障基礎(chǔ)設(shè)施。在配齊配全檔案基礎(chǔ)設(shè)施的基礎(chǔ)上，應(yīng)規(guī)范操作各項(xiàng)設(shè)備，定期維護(hù)，按要求更換防霉防潮藥包，做好庫存檔案的保管、保護(hù)工作。五是更新利用理念，挖掘深層價(jià)值。針對(duì)越來越強(qiáng)烈的訴訟檔案利用需求，檔案管理要及時(shí)創(chuàng)造條件，開展歷史舊存訴訟檔案的數(shù)字化加工工作，推動(dòng)訴訟檔案利用方式多元化，特別是充分利用檔案局域網(wǎng)系統(tǒng)，并在條件成熟的情況下，對(duì)3Hmis系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，和統(tǒng)一業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)的運(yùn)用結(jié)合起來，以更強(qiáng)大的支撐平臺(tái)推進(jìn)檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，提高訴訟檔案資源利用效率。同時(shí)，要注重訴訟檔案利用價(jià)值深入挖掘，適當(dāng)組織開展訴訟檔案編研工作，實(shí)現(xiàn)利用價(jià)值最大化。