新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)分析

顧曉軍，湯曉軍，李川

1.山東省立醫(yī)院，山東濟(jì)南250021；2.山東省廣播電視監(jiān)測(cè)中心，山東濟(jì)南250021

新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)分析

顧曉軍1，湯曉軍2，李川1

1.山東省立醫(yī)院，山東濟(jì)南250021；2.山東省廣播電視監(jiān)測(cè)中心，山東濟(jì)南250021

目前信息技術(shù)已被廣泛運(yùn)用于各大醫(yī)院，醫(yī)務(wù)人員成為評(píng)定醫(yī)院管理水平的重要指標(biāo)。在信息化建設(shè)的背景之中，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的意義主要表現(xiàn)在共享檔案管理信息整合、檔案管理水平的提升、珍貴檔案的保護(hù)等方面。所以，在新醫(yī)改背景下對(duì)醫(yī)院信息化建設(shè)進(jìn)行研究具有十分重要的意義。

信息化；醫(yī)院；檔案管理

在現(xiàn)代醫(yī)院的管理中，對(duì)檔案工作的管理變得日益復(fù)雜，醫(yī)院檔案管理所涉及的范圍越來(lái)越廣也越來(lái)越細(xì)，包括文書檔案、科技檔案、基礎(chǔ)建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案等。這種復(fù)雜的工作環(huán)境無(wú)疑增加了檔案管理工作人員的工作重量。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)服務(wù)迅速發(fā)展的今天，只有在檔案管理方面進(jìn)行創(chuàng)新，并向其他國(guó)家借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，引入先進(jìn)的信息化方式，才能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行改革。醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)建立檔案信息化管理體系，以保證醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化與信息化。但是，雖然目前醫(yī)院建立的檔案管理信息化略有成效，其在建設(shè)過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題需要解決。目前階段需要做的是強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理信息化的重要性，采取有效措施解決其在建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

1 醫(yī)院建設(shè)檔案管理信息化的重要性

在新醫(yī)改的背景下，各大醫(yī)院都在此背景下加快自身檔案管理信息化建設(shè)，并且取得了一定的效果。因此檔案管理信息化的重要性與日俱增。

1.1 提升了醫(yī)院檔案的保存

在沒(méi)有進(jìn)行新醫(yī)改之前，醫(yī)院的檔案資料都是以紙質(zhì)保存的，如此不僅占用的空間大，并且在存儲(chǔ)和管理等方面難度非常大。實(shí)行檔案信息化建設(shè)之后不僅節(jié)省了醫(yī)院檔案的存儲(chǔ)空間，更增強(qiáng)了檔案的保存質(zhì)量和紙質(zhì)版檔案所無(wú)法做到的保密效果[1]。在醫(yī)院進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)或員工信息變動(dòng)時(shí)還能夠及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充，很大程度上提升了檔案保存的效率。

1.2 滿足檔案的管理與查詢

醫(yī)院作為一個(gè)龐大的整體，其檔案的數(shù)量非常多，在沒(méi)有引進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)之前，對(duì)這些檔案的管理工作十分復(fù)雜，并且查詢資料也十分困難，以至于醫(yī)院職工在入職之后檔案就被堆在一邊，信息得不到及時(shí)的更新，并且利用率極低。在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用之后，醫(yī)院檔案管理在提升管理效率的同時(shí)，更方便職工對(duì)檔案的查詢。除此之外，檔案管理信息化建設(shè)還加強(qiáng)了檔案查詢的精確性和整體的效率，充分發(fā)揮出了檔案管理信息化建設(shè)在醫(yī)院人事檔案管理與經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的作用。

1.3 提高醫(yī)院檔案管理的調(diào)用

醫(yī)院個(gè)人技術(shù)檔案資料真實(shí)地記錄著每個(gè)員工的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，與此同時(shí)，醫(yī)院在進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)和個(gè)人晉升等方面需要參考個(gè)人技術(shù)檔案[2]。從前的紙質(zhì)版檔案在查詢的過(guò)程中十分不方便，并且不能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行更新，所以其參考的價(jià)值不高。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，不僅能對(duì)個(gè)人技術(shù)檔案進(jìn)行很好的管理，更能夠及時(shí)根據(jù)員工的表現(xiàn)及時(shí)更新個(gè)人技術(shù)檔案，提升了個(gè)人技術(shù)檔案的使用效率。另一方面，醫(yī)院的珍貴病例檔案在紙質(zhì)版的情況下，由于數(shù)量大、類型多，醫(yī)護(hù)人員在遇到解決不了的病例情況下往往很難找出與之相似的案例。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)之后，只需要在所尋找的文檔資料中輸入相關(guān)病例，就能夠迅速檢索出相同的案例，并且內(nèi)容清楚明了。

2 醫(yī)院檔案管理信息化的意義

2.1 關(guān)于共享檔案信息整合

醫(yī)院的檔案管理信息化針對(duì)共享檔案信息整合非常有作用。針對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作，采取資源整合的重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)、共享和有效等特征，達(dá)到廣泛使用檔案資源最終目的，這是檔案管理事業(yè)朝著社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)[3]。醫(yī)院檔案中的電子文件比原件更方便導(dǎo)航，能夠加強(qiáng)對(duì)原始檔案管理信息的使用范圍和使用程度，更方便醫(yī)院的各個(gè)部門和科室按照需求進(jìn)行信息瀏覽。

2.2 關(guān)于珍貴文檔原件的保護(hù)

醫(yī)院采用檔案管理信息化的方式，還能夠更好地保護(hù)珍貴檔案的原件。把醫(yī)院的檔案進(jìn)行歸類之后，再使用信息化手段將其進(jìn)行處理，就能夠很有效保護(hù)檔案的原件，不僅可以防止檔案原件因被過(guò)多借閱和使用造成原件損壞，更能有效降低和防止貴重資料的丟失。另一方面，運(yùn)用信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，能夠把重要的和珍貴的資料進(jìn)行信息化處理，使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案原件進(jìn)行電子掃描，再采用電子文件的方式進(jìn)行收藏、使用和管理，這對(duì)檔案原件來(lái)說(shuō)是很好的一種保護(hù)措施。

2.3 關(guān)于檔案管理水平的提升

醫(yī)院檔案管理采用信息化的作用還表現(xiàn)在檔案管理水平的提升?，F(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院的檔案具有數(shù)量大、種類多和管理比較復(fù)雜的特點(diǎn)。在信息化建設(shè)的條件下，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化檔案管理可以幫助檔案人員檢索和統(tǒng)計(jì)各種目錄，這種方法在速度和效果上的作用非常明顯。醫(yī)院采用檔案管理信息化建設(shè)化，在一定程度上防止人工進(jìn)行時(shí)出現(xiàn)的錯(cuò)誤，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也降低了工作人員的工作量，不僅縮短了工作時(shí)間，更提高了辦事的效率[4]。從這里可以呈現(xiàn)出的是在信息化的背景中，醫(yī)院檔案的管理加強(qiáng)了檔案的使用頻率。

3 目前醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題

盡管很多醫(yī)院都采用了檔案管理信息化的方法，但目前檔案管理信息化建設(shè)的狀況仍然存在很多問(wèn)題需要解決。這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

3.1 醫(yī)院檔案管理信息化意識(shí)不強(qiáng)

存在于醫(yī)院進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題之一就是檔案管理信息化意識(shí)不強(qiáng)。根據(jù)目前的醫(yī)院檔案工作管理人員來(lái)看，在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理信息化的過(guò)程中，普遍呈現(xiàn)出的是檔案管理信息化意識(shí)不強(qiáng)。這是因?yàn)楹艽笠徊糠轴t(yī)院檔案管理的工作人員都身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理的意識(shí)薄弱，從而忽略了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性，以至于檔案管理信息化系統(tǒng)僅發(fā)揮儲(chǔ)存與檢索這兩項(xiàng)功能，其他更多更好用的功能卻沒(méi)有被開發(fā)出來(lái)，并且在系統(tǒng)的維護(hù)與設(shè)備更新等審批工作中碰到很多問(wèn)題解決不了，這對(duì)檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化和信息化管理造成不利的影響。

3.2 檔案管理技術(shù)水平不高

我國(guó)引進(jìn)檔案管理信息化管理軟件的時(shí)間較晚，受到技術(shù)開發(fā)水平的影響與限制，使得目前很多醫(yī)院所使用的檔案信息化管理系統(tǒng)的技術(shù)水平較低。電子文檔對(duì)計(jì)算機(jī)的保密要求非常高，但目前我國(guó)使用的檔案管理軟件在把醫(yī)院檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案之后，在技術(shù)水平不高的條件下保密工作仍然存在較大的安全漏洞。

3.3 缺少檔案管理信息化的制度

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)在一定程度上還受到檔案管理信息化制度缺少的制約[5]。目前很多醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理建設(shè)的過(guò)程中，缺少對(duì)檔案管理制度制定科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和模式，醫(yī)院檔案管理信息化制度的缺失對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作造成直接的影響，以至于醫(yī)院檔案信息資源的利用率低，失去了檔案資料本身的使用價(jià)值。

3.4 缺少人才的信息化管理

缺少醫(yī)院檔案管理信息化人才是醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中所遇到的一個(gè)瓶頸。在目前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，很多檔案管理人員工作不積極，使檔案管理人才隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，加之其沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)專業(yè)的、系統(tǒng)性的培訓(xùn)，這些工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的缺乏使得其專業(yè)素質(zhì)過(guò)低。醫(yī)院檔案管理工作同時(shí)也是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，很多時(shí)候工作任務(wù)與工作產(chǎn)出不成正比，所以很多人并不愿意接受這份工作。對(duì)于從事醫(yī)院檔案管理的工作人員說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理方式并沒(méi)有好的信息傳遞路徑，造成檔案信息使用率不高，最終對(duì)醫(yī)院檔案的信息化和科學(xué)化的管理造成直接的影響。

4 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化的策略

為了提升醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的水平，必須采用有效的措施解決醫(yī)院檔案管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

4.1 提升醫(yī)院檔案管理信息化意識(shí)

優(yōu)化醫(yī)院檔案管理信息化的關(guān)鍵是提升醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)。在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中領(lǐng)導(dǎo)層面在思想上就必須重視檔案管理信息化建設(shè)。要樹立醫(yī)院檔案管理人員的正確的檔案信息服務(wù)信念，指定專門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理，將現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的重點(diǎn)放在醫(yī)院檔案管理的工作中[6]。上級(jí)的主管部門應(yīng)該多舉辦些關(guān)于檔案業(yè)務(wù)與管理知識(shí)等方面的講座來(lái)提高干部職工的業(yè)務(wù)知識(shí)來(lái)適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求，盡量將檔案信息化建設(shè)作為醫(yī)療體系建設(shè)朝著服務(wù)化與現(xiàn)代化發(fā)展的重點(diǎn)。

4.2 提高檔案管理信息化軟件的技術(shù)水平

在增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化意識(shí)之后，醫(yī)院還要進(jìn)一步提升檔案信息網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。這就需要對(duì)醫(yī)院的相關(guān)管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，讓他們更加全面地認(rèn)識(shí)目前互聯(lián)網(wǎng)中常出現(xiàn)的安全問(wèn)題和網(wǎng)絡(luò)病毒，軟件漏洞以及黑客攻擊等技術(shù)問(wèn)題，并熟練掌握這些問(wèn)題的解決措施，保證醫(yī)院的檔案信息化系統(tǒng)更加安全可靠的運(yùn)行，防止檔案丟失和檔案泄密等問(wèn)題的出現(xiàn)。

4.3 完善醫(yī)院檔案管理信息化制度

為了更好地保障檔案信息化管理的效率和質(zhì)量，使現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理需求得到更好的滿足，醫(yī)院的檔案管理工作人員應(yīng)不斷創(chuàng)新檔案管理的理念，建立完善的管理制度，以此促使檔案管理信息化工作的不斷進(jìn)步[7]。

4.4 對(duì)人才的培養(yǎng)

在所有的醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的措施中最不容忽視的就是人才的培養(yǎng)。有效的提升檔案管理人員的專業(yè)技能與素質(zhì)，對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化有著十分重要的作用。具體講就是檔案館人員需要不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)，通過(guò)展開檔案管理人員的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，增強(qiáng)其專業(yè)知識(shí)，提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)知識(shí)與技能水平。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，必須根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況來(lái)提高信息化的意識(shí)，完善檔案管理信息化的制定，加大對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)力度。對(duì)于醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程產(chǎn)生的問(wèn)題要不斷探索解決方案，只有如此才能給醫(yī)院帶來(lái)更好的發(fā)展。

[1]尹蕾.芻議新醫(yī)改形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2015(8):89-90.

[2]黃曉虹.信息化背景下醫(yī)院檔案管理的SWOT及對(duì)策分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2010(8):20-21.

[3]劉麗娜,張衛(wèi),姜瑞博.信息化背景下醫(yī)院職稱檔案管理問(wèn)題分析[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2016(18):184-186.

[4]馬茂盛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究[J].黑河學(xué)刊,2016(5):20-21.

[5]陸偉華.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)方法[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2015（12）:105-106.

[6]周京國(guó),李治明,唐松.新醫(yī)改背景下高校附屬醫(yī)院作用與任務(wù)的思考[J].中國(guó)高等醫(yī)學(xué)教育,2010(11):39-40，64.

[7]王艷軍,郝慧琴,董海原.從新醫(yī)改的角度解析區(qū)域醫(yī)療服務(wù)信息平臺(tái)建設(shè)內(nèi)容的定性研究[J].中國(guó)藥物與臨床,2011 (10):1119-1123.

Analysis of Hospital Files Management Information Construction in the New Medical Reform

GU Xiao-jun1,TANG Xiao-jun2,LI Chuan1
1.Shandong Provincial Hospital，Ji'nan,Shandong Province,250021 China；2.Broadcast Television Monitoring of Shandong Province，Ji'nan,Shandong Province,250021 China

At present,the informational technology has been widely used in various big hospitals,and the medical staff is an important indicator of evaluating the hospital management level,and under the background of information construction, the significance of hospital file management information construction mainly reflects the management information integration of shared-file,improvement of file management level and protection of precious files,therefore,it is of very important significance to the research of the hospital information construction in the new medical reform.

Information;Hospital;File management

R197

A

1672-5654（2016）11（c）-0126-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.33.126

2016-08-26）

顧曉軍（1967.3-），女，山東濟(jì)南人，大學(xué)，館員，中級(jí)，主要從事檔案管理工作。