醫(yī)院檔案數(shù)字化管理模式分析

王坤

通化市結(jié)核病醫(yī)院，吉林通化134001

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醫(yī)院檔案數(shù)字化管理模式分析

王坤

通化市結(jié)核病醫(yī)院，吉林通化134001

在當(dāng)今醫(yī)院檔案管理中，數(shù)字化管理模式成為醫(yī)院檔案管理的主流，數(shù)字化管理模式順應(yīng)了當(dāng)前數(shù)字化信息的時(shí)代，數(shù)字化管理是指將醫(yī)院的各類檔案以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行入檔、管理。相比傳統(tǒng)的檔案管理方法來(lái)說(shuō)，數(shù)字化管理已是大勢(shì)所趨，大大提高了工作效率。當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，日趨成熟，全球數(shù)字化時(shí)代已經(jīng)成為趨勢(shì)，醫(yī)院檔案管理也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院檔案管理的需求。通過(guò)分析可知，醫(yī)院檔案載體依然發(fā)生變化，以紙質(zhì)為載體的信息形態(tài)已經(jīng)逐漸被信息技術(shù)存儲(chǔ)方式所替代，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理改革的趨勢(shì)。該文通過(guò)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化管理模式的現(xiàn)狀、問(wèn)題及策略進(jìn)行分析，提出了醫(yī)院檔案數(shù)字化管理模式，以期提高醫(yī)院檔案管理水平，更好地滿足醫(yī)院發(fā)展需求。

醫(yī)院；檔案管理；數(shù)字化

醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，簡(jiǎn)化了工作流程。傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)檔案管理是人工整理、登記，耗費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力，并且出錯(cuò)率比較高?，F(xiàn)在采用數(shù)字化的檔案管理模式，極大地簡(jiǎn)化了工作流程，數(shù)字化檔案管理是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)等，將傳統(tǒng)紙質(zhì)的資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行儲(chǔ)存［1］。數(shù)字化的存儲(chǔ)模式能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)利用、有效共享，對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理、使用和傳播都具有很重要的作用。數(shù)字化的檔案管理模式可以隨時(shí)修改，隨時(shí)調(diào)動(dòng)，既方便又迅速。其次，數(shù)字化管理靈活，直觀性強(qiáng)。在醫(yī)院中如果想要查詢檔案的借記情況，在計(jì)算機(jī)上直接輸入借記人的信息就可以查閱，管理人員可以及時(shí)地查到相應(yīng)的信息，方便靈活，減少了管理人員的很多時(shí)間，而且提高了檢索的準(zhǔn)確率。在不接觸檔案的情況下就可以檢索到相關(guān)信息，這對(duì)檔案原件來(lái)說(shuō)是極大的保護(hù)，可以延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的存放時(shí)間。在檔案的錄入及整理上，數(shù)字化技術(shù)有著人工檔案管理沒(méi)有的優(yōu)勢(shì)，可以減少出錯(cuò)率，提高檔案的利用率。最后，傳統(tǒng)模式將逐步被數(shù)字化模式取代。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展使得傳統(tǒng)人工檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程，行業(yè)在進(jìn)步，所需管理的工作也在日益劇增，傳統(tǒng)工作模式已承受不了工作的負(fù)荷，數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用給傳統(tǒng)模式帶來(lái)巨大沖擊，在過(guò)去傳統(tǒng)的手工管理中，檔案統(tǒng)計(jì)工作量特別大，實(shí)施數(shù)字化模式后，統(tǒng)計(jì)工作變得輕松、高效［2］。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院里比較棘手的問(wèn)題，現(xiàn)在數(shù)字化的檔案管理模式，極大地簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)檔案工作模式，有效提高了工作效率，對(duì)醫(yī)院整體的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。因此，針對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題，采取對(duì)應(yīng)的策略具有重要意義。

1　醫(yī)院檔案數(shù)字化管理存在的主要問(wèn)題

1.1醫(yī)院認(rèn)識(shí)不足

現(xiàn)在很多醫(yī)院對(duì)檔案管理并沒(méi)有投入較大的關(guān)注度，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展形式的認(rèn)識(shí)也不到位，所以大多數(shù)醫(yī)院對(duì)于檔案的管理知識(shí)在于初步階段，并沒(méi)有形成規(guī)范的數(shù)字化體系［3］。醫(yī)院普遍認(rèn)為檔案管理并沒(méi)有什么實(shí)際的意義，他們認(rèn)為檔案管理的好壞跟醫(yī)療水平?jīng)]有太大的關(guān)系，所以在檔案管理上并沒(méi)有太大的投資。

1.2專業(yè)人員缺乏

雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，但是在醫(yī)療方面并沒(méi)有在相應(yīng)的技術(shù)上有過(guò)硬的要求，醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)化水平明顯不高，而且醫(yī)院檔案管理處多是年紀(jì)較大的或是轉(zhuǎn)崗的人員，他們只會(huì)基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，再加上醫(yī)院對(duì)檔案管理的不重視，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用則可想而知，缺乏專業(yè)性的檔案管理人員的現(xiàn)象較為普遍。

1.3基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)

醫(yī)院檔案想要數(shù)字化模式必須要有先進(jìn)的、齊備的軟硬件系統(tǒng)設(shè)施，這是檔案管理數(shù)字化模式必不可少的基本條件，目前很少有醫(yī)院在數(shù)字化建設(shè)中配套設(shè)施齊全［4］。建設(shè)設(shè)施速度緩慢，技術(shù)力量、技術(shù)基礎(chǔ)以及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等方面較為薄弱是檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中一個(gè)較難的關(guān)卡。

1.4數(shù)字技術(shù)存在安全隱患

由于數(shù)字化技術(shù)不受實(shí)踐和地域的限制，電子文件不受載體的限制，在時(shí)間和空間的變化下，數(shù)字化的信息內(nèi)容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息泄漏的問(wèn)題。雖然數(shù)字化技術(shù)比較方便，但是其存在的問(wèn)題是不容忽視的，在國(guó)家相關(guān)網(wǎng)絡(luò)法律還不健全的情況下，檔案室需要加緊落實(shí)把關(guān)環(huán)節(jié)，建立網(wǎng)關(guān)、防火墻、安裝防病毒軟件等來(lái)維護(hù)電子檔案，保證數(shù)字化信息的安全，保障電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理的有效運(yùn)行［4］。

2　數(shù)字化管理模式的策略

2.1培養(yǎng)專業(yè)化人才

人才培養(yǎng)是數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵，現(xiàn)在醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員中，低學(xué)歷者較多，不喜歡從事檔案管理者居多，缺乏相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)人才，所以要想發(fā)展數(shù)字化管理模式，首要任務(wù)是培養(yǎng)專業(yè)性人才，包括專業(yè)人員、管理人員以及后續(xù)儲(chǔ)備人員［5］。要深刻認(rèn)識(shí)到自己人力資源缺乏，首先在現(xiàn)有的人員中進(jìn)行信息素質(zhì)培養(yǎng)，有關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)培養(yǎng)，使之緊跟信息時(shí)代的步伐，數(shù)字時(shí)代的醫(yī)院檔案管理人員既要有扎實(shí)的傳統(tǒng)檔案知識(shí)，又要具備一定的醫(yī)學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，同時(shí)與管理人員進(jìn)行有效的溝通，化解心理障礙。

2.2提高思想認(rèn)識(shí)

醫(yī)院要摒棄檔案管理與醫(yī)療水平無(wú)關(guān)就不重視的想法，檔案管理作為醫(yī)院的基礎(chǔ)工作，應(yīng)該引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理列入醫(yī)院工作的日程，對(duì)檔案管理工作者增加保障力度，根據(jù)規(guī)定安排合理規(guī)范的檔案管理工作室。醫(yī)院可以建立自己的局域網(wǎng)絡(luò)，這為信息資源共享提供了有利契機(jī)，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案工作人員隨時(shí)提供信息查詢的通道，提高檔案利用水平，通過(guò)系統(tǒng)化聯(lián)網(wǎng)，提供信息在線檢索和閱檔服務(wù)，為檔案工作人員提供便利。

2.3加強(qiáng)硬件設(shè)施，保障信息安全

要實(shí)施數(shù)字化檔案管理模式，對(duì)醫(yī)院的硬件設(shè)施也有較高的要求，硬件靠譜，數(shù)字化發(fā)展才能有序進(jìn)行。醫(yī)院要建立一整套完整的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)，這樣才可以為醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)留下發(fā)展的空間。內(nèi)部設(shè)施完善后還需要外部的配合，包括打印設(shè)備、掃描設(shè)備、拷貝等方便信息的輸入、輸出和利用。

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，使得以數(shù)字為載體的信息安全性較低，由于不受時(shí)間空間的限制，電子文件不受載體的限制，在時(shí)間和空間的變化下，數(shù)字化的信息內(nèi)容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息泄漏的問(wèn)題［6］。加強(qiáng)硬件設(shè)施還可以保障信息的安全性。有必要建立醫(yī)院數(shù)字化檔案信息的安全保障系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案的安全和完整，應(yīng)采用相應(yīng)的信息安全技術(shù)，在技術(shù)上應(yīng)加強(qiáng)防范，可以使用防火墻、防病毒軟件、認(rèn)證與授權(quán)技術(shù)等［7］。要加強(qiáng)對(duì)檔案中價(jià)值較大的文件的保護(hù)，價(jià)值較大、保密性強(qiáng)的文件容易遭到黑客的侵襲，醫(yī)院有必要最大限度的加強(qiáng)防范。

3　結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)在大型醫(yī)院的檔案數(shù)字化管理模式還是比較廣泛的，數(shù)字化建設(shè)為檔案的管理開發(fā)和利用創(chuàng)造了空前有利的條件，使得檔案在醫(yī)院中的價(jià)值得以體現(xiàn)，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理模式是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，符合醫(yī)院現(xiàn)代化管理的發(fā)展，是新時(shí)代檔案管理的必由之路，現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的發(fā)展是代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案工作模式必然趨勢(shì)，這樣才能夠促進(jìn)醫(yī)院快速全面的發(fā)展。

［1］趙全立.醫(yī)院檔案管理工作運(yùn)用數(shù)字化的探索與實(shí)踐［J］.管理觀察，2014（3）：98-99.

［2］羅娟，高江苓，符峰釗，等.醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化管理［J］.解放軍醫(yī)院管理雜志，2014（5）：439-441.

［3］鄭玲玲.醫(yī)院實(shí)施檔案數(shù)字化管理的分析研究［C］//檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集.2014：257-259.

［4］馬清.檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用［C］//今日財(cái)富雜志社.2016年第一屆今日財(cái)富論壇論文集.今日財(cái)富雜志社，2016：1.

［5］沈燕.醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的探討［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013（9）：173，175.

［6］李霞.醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用檔案管理模式的分析［J］.中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016（6）：180-182.

［7］彭伊麗.新時(shí)期下檔案的數(shù)字化管理模式分析［J］.才智，2015（10）：325.

Analysis of Hospital File DigitalM anagement Model

WANG Kun
Tonghua Tuberculosis Hospital，Tonghua，Jilin Province，134001 China

In the current hospital file management，the digital management model has become themain stream of hospital filemanagement，and the digital management model conforms to the present digital information era，the digitalmanagement refers to the file and management of various files in the hospital in a database form.Compared with the traditional file management method，the digital management is inevitable，which greatly improves the work efficiency.Currently，with the rapid development of science and technology and gradual maturity，the global digital era has become the trend，and the hospital file management has also taken an earth shaking change，and the traditional file management mode has failed to meet the demands of hospital file management，the analysis shows that the hospital file carrier still changes，and the information form taking paper as carrier has gradually been replaced by the information technical storage method，and the digital file management has already been the trend of hospital file management reform.The paper analyzes the status，issue and strategies of hospital file digital managementmode and puts forwards the hospital file digital management mode in order to improve the hospital file management level and better satisfy the hospital development demands.

Hospital；Filemanagement；Digital

R7

A

1672-5654（2016）08（b）-0179-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.23.179

2016-05-13）

王坤（1975.1-），女，吉林通化人，大專，管員。