電子檔案管理“雙套制”或?qū)⑼顺鰵v史舞臺(tái)

文·李艷娟

隨著人類社會(huì)科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，我們已步入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、智能化時(shí)代，檔案的形式也隨著科技的進(jìn)步不斷發(fā)生變化，實(shí)物的、紙質(zhì)的、數(shù)字的檔案同時(shí)涌現(xiàn)，檔案的保管方式也因此發(fā)生著改變，雙套制、單套制等模式應(yīng)運(yùn)而生。它們的產(chǎn)生有其合理性，消亡也有其歷史必然性。電子檔案的“雙套制”在國(guó)內(nèi)不斷躑躅前行，其優(yōu)點(diǎn)頗多，缺點(diǎn)也很突出。伴隨著區(qū)塊鏈技術(shù)革命的到來(lái)，電子檔案“雙套制”也將很快完成自己的使命，進(jìn)入“檔案”的行列。

一、電子檔案管理“雙套制”

（一）何為“雙套制”。顧名思義，是指一份電子檔案，既要保存其電子格式，也要保存其紙質(zhì)格式，兩套同時(shí)保存?！半p套制”的提出，是基于日常工作中電子文檔的大量涌現(xiàn)，為目前檔案管理機(jī)構(gòu)廣泛接受并采用的一種管理模式。

（二）“雙套制”初衷。電子文件的大量產(chǎn)生，歸檔工作勢(shì)在必行。因?yàn)殡娮游臋n本身的缺陷，再加上紙質(zhì)檔案在信息化特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代表現(xiàn)出的突出弱點(diǎn)，“雙套制”模式在不斷的激烈爭(zhēng)論中應(yīng)運(yùn)而生。

電子文檔的優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)為其所占空間小但信息容量大，信息檢索方便快捷效率高，但缺陷也相當(dāng)多，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露問(wèn)題；對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施的依賴性，降低了人們對(duì)其真實(shí)性和完整性的管控程度；信息的易更改性和可轉(zhuǎn)載性將其置于變異失真乃至全部損毀的風(fēng)險(xiǎn)中，“原文”難辨真?zhèn)?，證據(jù)價(jià)值被大大削弱，憑證作用受到嚴(yán)重影響，法律效力更無(wú)法談及；存儲(chǔ)載體的易損性增加了其不可讀取或丟失的風(fēng)險(xiǎn)；計(jì)算機(jī)病毒的傳播感染，對(duì)電子文檔甚至電腦硬件的完整可用產(chǎn)生了很大的威脅[1]。上述“缺陷”使得電子檔案作為單一保存形式的風(fēng)險(xiǎn)激增，電子文檔完全取代紙質(zhì)文檔之路難以走通。

紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在看得見(jiàn)、摸得著，具有明顯的物理屬性，能得到法律的認(rèn)可。但其弱點(diǎn)也比較明顯，占據(jù)空間大，利用服務(wù)時(shí)查找不便效率低，這些短板在講究高效、便捷的現(xiàn)代信息社會(huì)尤顯突出。而縮微檔案的設(shè)備成本較高，操作較為復(fù)雜，膠片保管條件如溫濕度要求比較嚴(yán)格，再加上容量小、檢索效率不如硬盤(pán)光盤(pán)等缺點(diǎn)，致其利用率普遍低下。

所以，電子檔案與紙質(zhì)檔案各有特長(zhǎng)和短板，應(yīng)取此長(zhǎng)補(bǔ)彼短，使其有機(jī)結(jié)合，互為補(bǔ)充。實(shí)際上，電子檔案證據(jù)作用未在法律上得到承認(rèn)，故其很難取代紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)法律地位。檔案的憑證性需求，需要紙質(zhì)檔案和電子檔案之間“同心協(xié)力”，用以為社會(huì)提供方便快捷的利用服務(wù)。

2002年《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中也明確指出，具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)同時(shí)保存其電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。2014年《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作意見(jiàn)的通知》指出“重要電子檔案實(shí)行異地異質(zhì)備份”。2016年《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中指出“應(yīng)在電子文件擬制、辦理或收集過(guò)程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲(chǔ)等整理活動(dòng)，并同步完成會(huì)議記錄、涉密文件等紙質(zhì)文件的整理?！币陨线@些都為“雙套制”提供了規(guī)范性文件依據(jù)。

（三）“雙套制”的度?！半p套制”管理，其主要目標(biāo)就是保證重要檔案的安全可靠及其真實(shí)性。若不加以區(qū)分，將普通檔案與重要檔案“一視同仁”，一概實(shí)施“雙套”策略，將會(huì)帶來(lái)不必要的人力物力浪費(fèi)，給檔案館室?guī)?lái)額外的負(fù)擔(dān)。選擇性地實(shí)行檔案“雙套制”，是當(dāng)前比較切合檔案工作實(shí)際的管理方式。將比較珍貴、利用價(jià)值和頻率高的檔案進(jìn)行“雙套制”管理，是目前較為普遍的做法。

二、區(qū)塊鏈之革命性技術(shù)

正如野口悠紀(jì)雄新書(shū)《區(qū)塊鏈革命-分布式自律行社會(huì)出現(xiàn)》中所說(shuō)，區(qū)塊鏈?zhǔn)俏磥?lái)社會(huì)的主角、未來(lái)商機(jī)的寶庫(kù)。

（一）區(qū)塊鏈發(fā)展和技術(shù)特點(diǎn)。區(qū)塊鏈技術(shù)起源于2008年。2016年為其流行元年，很多行業(yè)和個(gè)人開(kāi)始關(guān)注和研究區(qū)塊鏈。2017年是其破冰之年，區(qū)塊鏈技術(shù)開(kāi)始了在眾多行業(yè)和領(lǐng)域的應(yīng)用，顛覆傳統(tǒng)的偉大技術(shù)革命拉開(kāi)了序幕。

區(qū)塊鏈技術(shù)有以下幾大特征：一是去中心化。區(qū)塊鏈技術(shù)不需要中心管理機(jī)構(gòu)，數(shù)據(jù)分布式存儲(chǔ)，分布式節(jié)點(diǎn)自我驗(yàn)證，自我管理。二是高度自治性。區(qū)塊鏈系統(tǒng)的規(guī)范和協(xié)議，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都要一致遵守，保證了區(qū)塊鏈上的所有節(jié)點(diǎn)都“從善如流”。三是數(shù)據(jù)不可篡改。因?yàn)閰^(qū)塊鏈節(jié)點(diǎn)之多使得其中51%的節(jié)點(diǎn)不可能同時(shí)被控制，少數(shù)節(jié)點(diǎn)上的數(shù)據(jù)修改將變得無(wú)效，保障了鏈上數(shù)據(jù)的高穩(wěn)定性和高可靠性。四是數(shù)據(jù)可追溯性。區(qū)塊鏈上的每一筆數(shù)據(jù)都可被追根溯源。

（二）區(qū)塊鏈檔案行業(yè)研究案例。2014年《中國(guó)檔案》有文稱，英國(guó)國(guó)家檔案館（TNA）作為英國(guó)政府官方記錄員，正在研究區(qū)塊鏈的使用情況，以便記錄分享檔案，還將探討區(qū)塊鏈可以在多大程度上解決與檔案管理有關(guān)的緊迫問(wèn)題。TNA在制定該領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐方面處于領(lǐng)先地位[2]。2017年張珊的《區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的適用性和應(yīng)用展望》一文中寫(xiě)道：僅從知網(wǎng)以全文=區(qū)塊鏈 and 全文=檔案 （精確匹配）的檢索結(jié)果中，從2013年首篇相關(guān)論文發(fā)表到2017年1月，僅國(guó)內(nèi)就有89篇文獻(xiàn)發(fā)表[3]。這說(shuō)明，區(qū)塊鏈在檔案管理方面的理論研究國(guó)內(nèi)早已開(kāi)始。2017年5月新聞報(bào)道《墨爾本大學(xué)測(cè)試區(qū)塊鏈學(xué)生檔案管理》中指出，一套區(qū)塊鏈學(xué)生檔案項(xiàng)目正由附屬于麻省理工媒體實(shí)驗(yàn)室的美國(guó)初創(chuàng)企業(yè)Learning Machine研發(fā)，與墨爾本大學(xué)合作7月展開(kāi)初次測(cè)試，2018年全面推出。此區(qū)塊鏈學(xué)生檔案項(xiàng)目，對(duì)國(guó)內(nèi)在區(qū)塊鏈在檔案管理上的研發(fā)實(shí)踐有很大的借鑒意義。

（三）基于區(qū)塊鏈技術(shù)的電子檔案信任體系。區(qū)塊鏈技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的信任體系建設(shè)，就是利用區(qū)塊鏈技術(shù)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)管理等方面的優(yōu)勢(shì)，讓電子檔案可以像紙質(zhì)檔案一樣真實(shí)可信。區(qū)塊鏈技術(shù)的分布式存儲(chǔ)，將電子檔案數(shù)據(jù)廣播發(fā)布到多個(gè)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)，節(jié)點(diǎn)之間通過(guò)加密協(xié)議進(jìn)行通訊，物理上各節(jié)點(diǎn)不受空間和地域的限制，邏輯上又能構(gòu)成一個(gè)整體，互相驗(yàn)證又互為備份。當(dāng)任意節(jié)點(diǎn)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊或出現(xiàn)硬件故障，也不會(huì)造成災(zāi)難性的影響，因?yàn)槠渌墓?jié)點(diǎn)會(huì)繼續(xù)發(fā)揮作用，從而保證了檔案數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)?；趨^(qū)塊鏈的電子檔案管理，可向前延伸到電子檔案的生成階段，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全生命周期安全管理。區(qū)塊鏈的每個(gè)節(jié)點(diǎn)既是參與者又互相監(jiān)管，電子檔案的任意變動(dòng)，都會(huì)在其他節(jié)點(diǎn)進(jìn)行共識(shí)并確認(rèn)，這種高度自治性，確保了區(qū)塊鏈上檔案數(shù)據(jù)的不可篡改性和可追溯性，從而使得電子檔案的真實(shí)性得到良好的保障。

三、區(qū)塊鏈淘汰“雙套制”是歷史的必然

在區(qū)塊鏈技術(shù)真正落地應(yīng)用到檔案行業(yè)之前，不可否認(rèn)，電子檔案“雙套制”在解決紙質(zhì)檔案和電子檔案證據(jù)作用強(qiáng)弱上的矛盾，摒棄雙方劣勢(shì)發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)上，起到了重要的作用。不過(guò)，從歷史角度看，“雙套制”僅能算作一種過(guò)渡手段或模式。區(qū)塊鏈技術(shù)憑其不可篡改性與數(shù)據(jù)可完整追溯的特性，很快將以壓倒性態(tài)勢(shì)淘汰掉“雙套制”。

區(qū)塊鏈技術(shù)從1.0版本，已發(fā)展到現(xiàn)在的3.0版本，應(yīng)用領(lǐng)域已從金融擴(kuò)展到社會(huì)各個(gè)行業(yè)。各行業(yè)積極擁抱區(qū)塊鏈技術(shù)，以期給自己帶來(lái)突破性甚至革命性的改變。區(qū)塊鏈不再依靠第三方作信用背書(shū)的特點(diǎn)，尤其會(huì)給檔案行業(yè)帶來(lái)巨變。

除了墨爾本大學(xué)區(qū)塊鏈學(xué)生檔案項(xiàng)目和英國(guó)國(guó)家檔案館對(duì)區(qū)塊鏈的應(yīng)用研究，2017年，國(guó)家檔案局在“科技項(xiàng)目立項(xiàng)選題指南”中首次提到區(qū)塊鏈技術(shù)用于電子檔案管理的研究方向，引導(dǎo)檔案行業(yè)和科技企業(yè)著重投入到這方面的應(yīng)用研究上來(lái)。2018年，人民大學(xué)檔案學(xué)院《區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用研究》、江蘇省檔案館《基于區(qū)塊鏈技術(shù)的電子檔案長(zhǎng)期保存和共享利用系統(tǒng)建設(shè)研究》和合肥市檔案局聯(lián)合安徽某科技公司《“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下區(qū)塊鏈技術(shù)在 “廣域數(shù)字檔案館體系”中的應(yīng)用》，三個(gè)項(xiàng)目分別列入國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目計(jì)劃。這些重要事件預(yù)示著區(qū)塊鏈技術(shù)成功應(yīng)用到檔案行業(yè)的腳步越來(lái)越近。當(dāng)然，這些研究并不是一蹴而就的，到真正應(yīng)用到實(shí)際，還需要一定的過(guò)程，不過(guò)以當(dāng)今的技術(shù)發(fā)展速度，相信過(guò)程不會(huì)很長(zhǎng)。

從目前發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用檔案行業(yè)是必然的事情。不過(guò)，區(qū)塊鏈技術(shù)能夠保障檔案真實(shí)性這一事實(shí)，還需要得到法律層面的認(rèn)可，需要等待相應(yīng)的制度和措施保障。

在區(qū)塊鏈技術(shù)中被廣泛應(yīng)用的“智能合約”，作為取代或部分取代傳統(tǒng)法律合同的相關(guān)規(guī)范正在積極籌備。以美國(guó)為例，2016 年佛蒙特州通過(guò)了一項(xiàng)法案，允許區(qū)塊鏈注冊(cè)的數(shù)字記錄在法庭上受理。美國(guó)其他州也在 2017 年將智能合約和區(qū)塊鏈技術(shù)提上立法日程，涉及區(qū)塊鏈技術(shù)的法案或決議正在通過(guò)內(nèi)華達(dá)州、夏威夷州、新罕布什爾州和伊利諾伊州的立法機(jī)構(gòu)。緊隨佛羅里達(dá)和內(nèi)布拉斯加州，2018 年初美國(guó)田納西州立法者已經(jīng)提交了一份區(qū)塊鏈簽名合法化的新法案，擬承認(rèn)區(qū)塊鏈簽名是合法的電子記錄[4]。

綜上，為保障電子檔案法律效力而以犧牲人力財(cái)力為代價(jià)的“雙套制”，遭遇以不可篡改性和歷史可追溯性為特征的區(qū)塊鏈技術(shù)后，其作為電子檔案管理的一種過(guò)渡模式，在可以預(yù)見(jiàn)的未來(lái)幾年內(nèi)將退出歷史舞臺(tái)。