民政系統(tǒng)檔案利用問(wèn)題與對(duì)策

張春楠

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

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民政系統(tǒng)檔案利用問(wèn)題與對(duì)策

張春楠*

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

民政系統(tǒng)是一個(gè)綜合性的系統(tǒng)，是社會(huì)事業(yè)的重要組成部分，與百姓的切身利益密切關(guān)聯(lián)。在社會(huì)飛速發(fā)展的當(dāng)下，民政工作內(nèi)容也在不斷增加，工作強(qiáng)度也在不斷提高，而檔案工作作為民政工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在民政系統(tǒng)中，如何高效地利用民政檔案，做好檔案管理工作是民政機(jī)關(guān)急需解決的問(wèn)題。本文就民政系統(tǒng)檔案利用問(wèn)題與對(duì)策進(jìn)行了相關(guān)的分析。

民政系統(tǒng)；檔案利用；問(wèn)題；對(duì)策

民政機(jī)關(guān)承擔(dān)著大量雜亂的社會(huì)公共管理實(shí)務(wù)和相關(guān)的大眾服務(wù)工作，然而就目前來(lái)看，民政系統(tǒng)信息化水平低，檔案歸類(lèi)不當(dāng)，基建滯后，從而影響到了民政系統(tǒng)檔案的利用，難以滿(mǎn)足群眾的需求。民政系統(tǒng)檔案工作的好壞不僅關(guān)系到百姓的利益，同時(shí)也關(guān)系到民政機(jī)關(guān)社會(huì)職能的實(shí)現(xiàn)。故此，民政機(jī)關(guān)必須高度重視，必須做好檔案管理工作，積極地實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，從而更好地利用檔案，為群眾提供更好的服務(wù)，促進(jìn)其職能的實(shí)現(xiàn)。

一、民政系統(tǒng)檔案利用中存在的問(wèn)題

(一)檔案分類(lèi)不明確

民政工作涉及到方方面面，如婚姻登記、社會(huì)福利、行政區(qū)劃、地名管理等，也正是因?yàn)槊裾ぷ鲝V泛性，使得民政系統(tǒng)檔案非常多，然而就目前來(lái)看，民政系統(tǒng)檔案分類(lèi)還不夠明確，沒(méi)有根據(jù)民政實(shí)際工作來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)處理，甚至出現(xiàn)不同工作的檔案出現(xiàn)在同一模塊內(nèi)，以至于在檔案利用的時(shí)候比較費(fèi)時(shí)、費(fèi)勁。

(二)基建滯后

在信息化時(shí)代里，信息化已成為社會(huì)發(fā)展的必然，在技術(shù)的依托下，盡管我國(guó)民政檔案管理中硬件環(huán)境得到了改善，檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化管理。但是，民政系統(tǒng)信息化建設(shè)基建還比較滯后，民政檔案的信息化系統(tǒng)所使用的設(shè)備跟不上時(shí)代的步伐，大多是一些過(guò)時(shí)、舊設(shè)備，一些較為先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和設(shè)備還沒(méi)有得到相應(yīng)的應(yīng)用，以至于民政系統(tǒng)檔案利用率不高，一定程度上造成了檔案資源的閑置浪費(fèi)。

(三)人員問(wèn)題

民政機(jī)關(guān)作為我國(guó)社會(huì)事業(yè)的重要組成部分，它是為社會(huì)服務(wù)、為百姓服務(wù)的，也正是因?yàn)槊裾C(jī)關(guān)的這一特點(diǎn)，要求民政工作人員具有一定的社會(huì)服務(wù)意識(shí)。然而就當(dāng)前民政檔案工作來(lái)看，民政工作人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，在實(shí)際工作中缺乏責(zé)任心和主動(dòng)性。另外，由于民政檔案管理體制的不完善，使得工作人員在實(shí)際工作中隨意性、盲目性，使得民政檔案信息資源的收集不能及時(shí)全面，出現(xiàn)了嚴(yán)重的滯后性和缺失性，影響到了民政系統(tǒng)檔案的利用。

二、民政系統(tǒng)檔案利用問(wèn)題的對(duì)策

(一)提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理

民政檔案管理工作作為民政工作活動(dòng)的記錄，民政系統(tǒng)檔案關(guān)系百姓的利益，加強(qiáng)民政系統(tǒng)檔案管理，促進(jìn)檔案資源的利用可以更好地滿(mǎn)足百姓的需求。故此，民政機(jī)關(guān)必須高度重視民政系統(tǒng)檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作，將檔案管理納入到日常工作中來(lái)，要加大投入，為檔案管理工作提供保障，從而更好地促進(jìn)檔案資源的利用。

(二)做好檔案的分類(lèi)工作

在民政系統(tǒng)檔案利用中，做好檔案分類(lèi)工作十分重要，只有將民政檔案分類(lèi)整理，在使用檔案資源的時(shí)候才能更加便捷，促進(jìn)檔案資源的利用。為此，民政檔案部門(mén)要根據(jù)民政工作，建立相應(yīng)的檔案系統(tǒng)，保證檔案的完整性，促進(jìn)檔案專(zhuān)題建設(shè)，如婚姻登記工作，建立婚姻登記系統(tǒng)，從而有針對(duì)性進(jìn)行檔案管理，促進(jìn)檔案資源的更好利用。

(三)加大投入，促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)

在現(xiàn)代社會(huì)里，信息化建設(shè)已成為社會(huì)發(fā)展的一種必然和趨勢(shì)。在民政檔案工作中，民政檔案部門(mén)也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，積極地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展。作為民政機(jī)關(guān)，要加大投入，為民政檔案管理信息化建設(shè)提供資金保障。在資金問(wèn)題得到解決后，民政檔案管理部門(mén)要配置先進(jìn)的設(shè)備，根據(jù)部門(mén)工作的需要，按照標(biāo)準(zhǔn)力所能及地解決檔案管理所需的設(shè)備，加大檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)民政檔案管理的信息化發(fā)展，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用。

(四)加強(qiáng)人員的管理與教育

在民政系統(tǒng)檔案利用中，檔案人員水平的高低直接影響到了檔案資源的利用效率，為了促進(jìn)民政系統(tǒng)檔案資源的利用，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案人員的管理與教育。一方面要加強(qiáng)檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)教育，提高他們的檔案管理水平和能力；另一方面，要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高檔案人員的服務(wù)水平，要教導(dǎo)服務(wù)人員要有超前服務(wù)意識(shí)，要主動(dòng)地投入到檔案工作中去，為群眾提供更好的檔案信息服務(wù)。

(五)加強(qiáng)制度建設(shè)

脫離制度的工作是很難取得應(yīng)有的效果，對(duì)于民政系統(tǒng)檔案工作而言，要想更好地促進(jìn)檔案資源的利用，民政檔案管理部門(mén)就必須加強(qiáng)制度建設(shè)，以制度來(lái)促進(jìn)檔案資源的更好利用。檔案管理部門(mén)要根據(jù)檔案工作來(lái)制定切實(shí)可行的管理制度，針對(duì)不適宜的制度要及時(shí)清理，以制度來(lái)約束行為，要落實(shí)責(zé)任制，將檔案工作相關(guān)責(zé)任落實(shí)到檔案人員的身上，做到轉(zhuǎn)入、借出、接收材料有記錄，查閱、借閱檔案有登記等，確保民政檔案資料的安全。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，民政系統(tǒng)檔案關(guān)系了百姓的利益，加強(qiáng)民政系統(tǒng)檔案管理，促進(jìn)民政系統(tǒng)檔案的利用可以更好地促進(jìn)民政機(jī)關(guān)職能的實(shí)現(xiàn)，滿(mǎn)足群眾的需求。在民政系統(tǒng)檔案工作中，民政管理部門(mén)要高度重視檔案管理工作，要加強(qiáng)人員教育，提高他們的服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化制度建設(shè)，積極地實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，從而促進(jìn)民政系統(tǒng)檔案資源的優(yōu)化配置。

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張春楠(1988-)，男，大專(zhuān)，吉林省洮南市民政局，助理館員，研究方向：檔案管理。

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