完善基層民政檔案管理工作的思考和建議

劉 冰

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

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完善基層民政檔案管理工作的思考和建議

劉 冰*

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

民政部門作為管理檔案的職能部門，應(yīng)對民政檔案實施有序與有效管理，從而保障各項職能得以順利進行，維護人民群眾的利益。近幾年，隨著社會的發(fā)展，相關(guān)部門對檔案管理的重視程度日益提高，并不斷創(chuàng)新檔案管理的手段、模式等。然而基層民政部門在檔案管理方面仍存在部分問題。本文就基層民政檔案管理工作尚存的不足進行探討，并提出相應(yīng)的解決措施與建議。

基層；民政部門；檔案管理；建議

采用科學(xué)的管理方法管理民政檔案，能在保障民政檔案管理工作有效實施的同時，為深入改革民政檔案管理工作奠定牢固的基礎(chǔ)。檔案工作通過收集、整理、統(tǒng)計、保管等活動來為各部門提供服務(wù)性管理。作為重要的政府部門，基層民政部門承擔(dān)著多項職能，如安置優(yōu)撫、救濟救災(zāi)、社會福利、慈善事業(yè)等，因此又被稱為“第二政府”。檔案管理具有繁雜性系統(tǒng)性的特點，在整理瑣碎分散、數(shù)量龐大的文獻檔案時，需要大量的人力物力，對基層民政部門而言是一大考驗。

一、基層民政檔案管理存在的不足

(一)檔案收集缺乏完整性。由于民政檔案管理中的資料收集環(huán)節(jié)是幾個科室共同完成的，因此在工作步調(diào)上會存在一定的差異。由于步調(diào)不一致，導(dǎo)致信息收集不全。另外，更為嚴(yán)重的現(xiàn)象是部分工作人員考慮到自身今后的發(fā)展，將重要的資料私自保存，造成檔案缺失，給民政檔案的完整性帶來了極為不利的影響。此外也不利于檔案信息的挖掘與使用，降低了檔案的價值。

(二)工作人員對檔案的重視度不高。民政檔案管理工作未得到民政部門較高的重視。雖然在民政檔案管理工作上，上級單位已經(jīng)就民政檔案管理的相關(guān)工作達成了共識，但個別基層單位尚有工作人員輕視民政檔案管理工作。部分工作人員較缺乏檔案管理相關(guān)的法律知識與管理知識，仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式進行管理，對工作抱有輕視的態(tài)度，僅重視業(yè)務(wù)工作，這會對基層民政檔案管理工作效率造成不利影響。

(三)檔案的利用率較低。民政檔案涉及較大的管理數(shù)量，且檔案的種類繁雜，因此檔案在收集的過程中會出現(xiàn)較多的問題。由于檔案信息存在缺漏，進而影響檔案的利用效率。例如由于檔案信息收集不全面，阻礙了婚姻登記、優(yōu)待撫恤、復(fù)轉(zhuǎn)軍人安置等工作的進行，給民政部門的工作效率產(chǎn)生不利影響。

(四)民政檔案缺乏信息化?，F(xiàn)階段，在修改、刪減、傳閱、整理民政檔案等方面，仍以人工抄寫為主，基層檔案管理工作缺乏綜合型的信息技術(shù)人才，對檔案管理工作的效率產(chǎn)生較大影響。另外仍存在部分檔案管理部門管理知識匱乏，缺乏現(xiàn)代設(shè)備操作技能等問題，難以適應(yīng)信息化時代的發(fā)展要求。

二、完善基層民政檔案管理工作措施及建議

(一)檔案收集規(guī)范化。為滿足時代發(fā)展的需要，檔案的收集形式應(yīng)豐富化。民政部門應(yīng)合理運用權(quán)利，借助合同、法律、監(jiān)理等方法保證檔案資料收集完整，同時能夠有效地進行管理與利用，實現(xiàn)檔案收集工作的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、全面、有效。除此之外，還應(yīng)使檔案資料的收集方法多樣化，除進行文字檔案的收集與保存外，還應(yīng)采用其他形式進行資料的收集，從而使檔案資料的形式順應(yīng)時代的發(fā)展要求。

(二)增強對基層民政檔案的重視與管理。民政部門的管理人員應(yīng)提高對基層檔案管理工作的重視程度，同時賦予檔案管理部門一定的職能權(quán)限，以表明其重要性。運用科學(xué)的宣傳手段增強各部門的協(xié)調(diào)配合，盡量實現(xiàn)檔案管理工作的步調(diào)一致，減少檔案收集過程中出現(xiàn)信息不全面等問題。提高對檔案管理工作的認識與重視程度是解決各類檔案管理問題的基礎(chǔ)，此外相關(guān)工作人員也要提升工作的積極性，管理層領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)積極地為檔案管理工作制定計劃，并給予一定的支持，以加快基層民政檔案管理工作的發(fā)展進程。

(三)加強對檔案的開發(fā)與利用。檔案資源具有重要的使用價值，為了最大限度地發(fā)揮檔案資源的價值，必須進一步提升檔案資源的利用效果。在實際的檔案管理工作當(dāng)中，為了更好地向社會提供更為全面的檔案信息服務(wù)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案資源的主次來梳理檔案資源，并進行合理分類，優(yōu)化檔案資源的社會價值。新形勢下，檔案管理工作人員注重提升服務(wù)質(zhì)量，采用多樣化的服務(wù)來充分挖掘與利用基層民政檔案的價值。

(四)實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與基層民政事業(yè)信息化的同步。為順應(yīng)時代發(fā)展的需要，民政檔案工作者也應(yīng)將信息化運用到檔案管理當(dāng)中。針對基層檔案管理人員缺乏信息化操作技術(shù)與科學(xué)知識(如ERP系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng))等問題，基層民政檔案部門應(yīng)克服困難，踴躍加入到信息化建設(shè)當(dāng)中，將電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合，運用電子檔案將檔案資料進行保存，借助信息技術(shù)改進并完善檔案管理工作，實現(xiàn)基層民政檔案管理工作的科學(xué)有效發(fā)展。

三、結(jié)語

現(xiàn)階段基層民政檔案管理工作仍存在較多的問題與不足，對此相關(guān)部門應(yīng)以積極的心態(tài)面對困難，運用科學(xué)有效的方法解決問題，不斷完善檔案管理工作，真正實現(xiàn)為民謀福利的目的。為了適應(yīng)社會發(fā)展的需要，現(xiàn)代檔案管理工作應(yīng)重視標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，同時采取多樣化的措施創(chuàng)新管理方式，緊緊圍繞促進民生發(fā)展的主題開展各項活動，真正做到為民辦事，切實維護人民群眾的利益。

[1]王真.民政檔案的重要性及科學(xué)管理方法[J].商，2015(15).

[2]王麗敏.民政檔案管理問題以及優(yōu)化途徑[J].科技資訊，2015(10).

[3]李雪梅.新形勢下對提升民政系統(tǒng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015(24).

劉冰(1971-)，男，漢族，吉林洮南人，大專，洮南市民政局，館員，研究方向：檔案管理。

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