企業(yè)印章管理及風險防控工作思考

賈海燕

柳州機車車輛廠，廣西 柳州 545007

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企業(yè)印章管理及風險防控工作思考

賈海燕

柳州機車車輛廠，廣西 柳州 545007

通過柳州機車車輛廠印章體系管理的實踐經驗，本著加強管理的目的，防范印章管理過程中存在的風險隱患，通過對企業(yè)印章管理及風險防控的簡要分析探討，引起企業(yè)對印章管理的重視，加強規(guī)范印章的管理，防范企業(yè)運營中印章管理不當帶來的風險。

印章；印章管理；審批權限；風險防控

印章，泛指圖章，用作取信之物，是企業(yè)在管理活動中行使職權的重要憑證和工具。企業(yè)印章在企業(yè)對外交往、對內行使職權等方面發(fā)揮著關鍵作用。因此，企業(yè)要嚴格管理與使用印章，強調印章使用的規(guī)范性，提高管理人員的素質，增強其法律意識，從基礎抓起、從制度入手，才能有效保障企業(yè)利益，維護印章的權威性。

一、企業(yè)印章管理工作存在的問題

企業(yè)印章作為企業(yè)意思表示的外化標識，是企業(yè)經營管理活動中行使職權、明確企業(yè)各種權利義務關系的重要憑證和工具，在企業(yè)的社會經濟活動中有著重要的地位和作用。企業(yè)印章的范圍主要有公章、內部印章，公章指與企業(yè)營業(yè)執(zhí)照上所載名稱一致的法定名稱章、黨委、紀委、工會印章及合同、財務等專用章；內部印章指僅在企業(yè)內部使用的印章，如部門章、研究會等印章，內部印章的使用管理關注相對較少，但不論是公章還是內部印章，即是企業(yè)的象征，就都具有相應的法律效力，管理不當就會帶來法律、經營風險，給企業(yè)造成損失。

由于印章的特殊作用，企業(yè)的黨政印章(包括黨委公章，行政公章、鋼印、法人簽名章及企業(yè)領導名章)一般由企業(yè)辦公室保管。辦公室必需在企業(yè)授權的范圍內使用，不得隨意擴大使用范圍。但在實際工作中，不重視用印規(guī)范、管理混亂等現(xiàn)象時有發(fā)生，主要存在以下幾個問題。

(一)雖然大多數(shù)企業(yè)都制定了印章管理制度、辦法，但在執(zhí)行的過程中卻大打折扣，甚至還存在著“有法不依”的現(xiàn)象

辦公室有專人負責印章，定點存放。但為了工作方便，多位同志都知道存放印章抽屜鑰匙的地方；有些員工缺乏警惕性，亦或是怕麻煩，放印章的抽屜整天掛著鑰匙，存在著印章被盜用的風險。有時由于工作原因印章管理人員不在，這時如有人來蓋章，辦公室其他同志就幫著蓋了，既無審核，也不登記，這樣造成印章管理混亂，出了錯追究責任，無痕可循；或者印章管理人員沒有進行相應的交接，無人接手此項工作，來人也不給蓋章；也有的印章管理人員賣人情，有制度不執(zhí)行。

(二)“把關不嚴”是當前印章管理中存在的普遍性問題

隨著企業(yè)自身不斷發(fā)展和對外交流的增多，企業(yè)印章使用的頻率大量增加。印章管理人員既要負責印章工作，也有許多其他的工作要做。這就給印章管理人員增加了許多工作量。而且這項工作十分牽扯人的精力，你不知道誰來，什么時候來蓋章，在這個崗位基本上不能離開人，工作非常細瑣，所以有些時候，只憑來人的口頭要求，或者打著領導的旗號，沒有進行相應的核實，就把公章蓋了，審批制度沒有嚴格執(zhí)行。這種情況，在籌備大型會議期間尤為明顯。

(三)印章使用不規(guī)范，影響印章的嚴肅性和權威性

具體表現(xiàn)在加蓋印章前草率馬虎，不注意檢查、核對用印內容，加蓋印章的位置不準確，文字不端正，圖形不清晰，尤其是在發(fā)文件、大型會議文件大批量蓋章的情況下。

(四)印章保養(yǎng)維護不當

一般企業(yè)的印章多為幾年或幾十年不變，是相對穩(wěn)定的工具。由于企業(yè)的印章使用率極高，使用頻繁導致印油添加頻率增加，如不定期對印章進行清理維護，印油與灰塵混攪，油漬滿面，字跡模糊，蓋章時不容易蓋清楚，有損印章的準確性及企業(yè)形象。

二、加強企業(yè)印章管理工作的對策思考

(一)企業(yè)印章管理的原則

一是保護企業(yè)利益原則。明確印章的加蓋范圍，加強印章管理意識，在制定印章管理程序(制度、流程)時，不得違反企業(yè)其他各項制度、流程的規(guī)定，不得損害企業(yè)利益。二是明確流程和權限。具體印章管理部門應明確本部門管理印章的批準人、批準權限、使用范圍、加蓋印章的流程、文件的保存等內容。三是明確管理內容。明確印章的刻制、發(fā)放、啟用、使用、回收、銷毀、備案等流程。

(二)建立健全印章管理制度

首先，印章管理制度的建立是企業(yè)管理的重要一環(huán)。有制度才有執(zhí)行的依據，只有規(guī)范操作，才能避免問題的發(fā)生。首先印章的刻制必需合法合規(guī)，只要在公安部門進行備案，即便發(fā)現(xiàn)有偽造印章的現(xiàn)象，也能及時報案查證。

其次，企業(yè)的印章必需專人負責保管，如企業(yè)規(guī)模較大，還要考慮公章法人章與財章、合同章的管理部門應有不同負責，這就從源頭上避免了多頭管理、權力集中帶來的弊端，也符合專業(yè)管理的原則。

第三，如果在印章管理過程中有人員調動，必須做好交接記錄，直到印章回收、封存、銷毀，必須有書面的記錄備案，保證印章一到企業(yè)即可查詢對應時點管理人。再者，印章的日常管理要做到用前有審批、用完有登記，審批內容與用印文書必需內容一致，審批領導需要對用印文書事前審核、事后負責，一旦出現(xiàn)問題審批人員需要負連帶責任。印章管理人員要確定用印文書的審批權限確在審批領導權限范圍內。同時，事后的登記應載明批準領導、用印事由、用印數(shù)量，便于事后跟蹤。

第四，對企業(yè)用印頻繁，需要經常出差的，印章管理人員應該做到章在人在、章不離手，保證用印的安全。如果印章管理人員因特殊情況需要外出或不在崗，需向辦公室主任或其他人員進行交接，減少或避免來人無法蓋章情況的發(fā)生。實行嚴格的用印審批制度。

第五，如果遇到一些特殊緊急情況，可以給相關的辦公室主任或廠領導電話匯報此事，經廠領導口頭同意后蓋章，便可先蓋章，后補用印審批的手續(xù)，使企業(yè)印章的使用更加合理、高效、安全。對因工作特殊，確實需要提前在空白紙張上加蓋印章、外出套印的，必須經廠長批準，同時應該做好登記，載明帶了幾張空白印章紙，公務結束后由相關人員對使用情況作出說明，用過的提供出相關復印件備案，未用過的及時銷毀。

最后，對電子印章的管理，需要同時配合企業(yè)的信息管理部門，及時關注企業(yè)網絡的運行安全，建立有效的防火墻。

(三)完善、規(guī)范印章管理制度，做到有據可依，有章可循

一是設立了行政用章登記本，每年各一本，根據用印的多少，決定登記本的厚度，同時還節(jié)約了紙張。二是嚴格印章刻制審批程序。隨著企業(yè)不斷發(fā)展，機構也在不斷調整，成立了新的機構，需要刻制公章；一些單位名稱更改或印章受損等原因，需要刻制或更換印章。經領導同意簽批，到辦公室備案后，才能前往公安部門刻制公章。新印章啟用前，廠辦要留新章印模，并收回舊印章，按規(guī)定歸檔案館銷毀或封存。三是定期對印章進行維護清潔。磨損、污漬、印油，都會對印章造成影響，以致印章字跡、圖形不清晰，因此要視情況對印章進行清洗，蓋印時要求印章名稱與用印件的落款一致，印跡端正、清楚、位置適當(一般應蓋在文件的落款與日期之間，騎年壓月處)，以保證蓋章的質量。

(四)風險防控措施

一是全面排查企業(yè)各項印章的現(xiàn)狀，包括保管方式、使用范圍、使用頻率、審批情況等，在全面了解本企業(yè)印章情況的基礎上建立既符合法律規(guī)定又適合本企業(yè)實際情況的《印章管理制度》，明確各項審批流程，并做到嚴格按照制度執(zhí)行、定期審核，設定處罰措施。

二是具體管理措施。專人管理。選擇品德優(yōu)良、責任心強的員工保管印章，不僅要經常教育保管人員堅持原則，杜絕“關系章”、“人情章”，還要注重提高其綜合素質，不斷學習相關法律和業(yè)務知識，增強防范風險的能力；印章存柜加鎖，用印后隨手鎖好并保管好鑰匙；印章一般不得擅自讓他人代管，管印章人員若因事、病、休假離崗，應報經領導批準，同時辦理交接記錄等手續(xù)。

三是建立用印臺賬。除公章應建立用印臺賬外，內部印章的使用也應建立用印臺賬，臺賬中需注明用印申請人、印章名稱、加蓋文件涉及事項、批準人、加蓋日期等，用印臺賬作為永久檔案進行保管，做到每次用印都有據可查。

四是發(fā)生印章遺失、被盜、毀損等異常情況時，首先保護現(xiàn)場并報告直接上級領導，若是遺失、被盜的是企業(yè)公章，還應向公章制發(fā)機關、當?shù)毓膊块T報告，及時采取補救措施，盡可能減少損失和負面影響。

五是印章保養(yǎng)。印章管理人員要注意保養(yǎng)印章，確保蓋印時清晰，具體保養(yǎng)方式按印章材質不同而不同，如原子印章時間久了之后會出現(xiàn)閉孔或溶脹變形，失去滲透能力，還有可能出現(xiàn)堵塞的情況，避免方法就是及時補充印油且最好是同一品牌印油；紅膠印章由塑料材料制作合成的，要防摔壞和腐蝕，每次使用時要小心放置；回墨印章使用時要用力均勻，避免損壞印章內的支架，添加專用的回墨印油，且在不使用的情況下印章離開印臺面。

六是明確印章加蓋要求。在落款處加蓋的印章要蓋在日期上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期年、月、日中間；一頁以上的文件，除特殊要求外，應在簽章頁加蓋印章同時加蓋騎縫章：嚴禁違反規(guī)定在空白信箋、介紹信、合同上加蓋印章，一旦發(fā)生嚴肅處理。

七是建立用印檢查制度，制定檢查、審計標準，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，嚴肅責任追究制度，對于擅自刻制、牟取私利私用公章的，及時移交司法機關追究刑事責任。

(五)作廢印章的管理

根據業(yè)務的發(fā)展、管理的逐步完善，不再使用的印章、毀損遺失的印章不能放之任之，作為“真章”其仍具有對外代表企業(yè)的屬性，缺失管理就可能為不法之人留下可乘之機，給企業(yè)帶來風險。所以，作廢的印章需要管理，且企業(yè)中應有專人負責，嚴格并及時按照流程處理。

其一，作廢印章的收回。印章作廢的情形主要有以下幾種：印章所代表的企業(yè)、單位注銷、部門撤銷；印章所代表的企業(yè)、單位或部門名稱發(fā)生變更；原有印章被盜、毀損或遺失：企業(yè)認為不需繼續(xù)使用該印章等。印章作廢情形發(fā)生后，該印章的使用部門應持企業(yè)相關決定將該印章送交管理專人，對于被盜、遺失的印章，公示后經審批重新刻制。

其二，作廢印章的公示。廢印章的管理專人在接收作廢印章時，應建立臺賬，列明接收時間、印章名稱、送交部門、送交人、作廢原因等；隨后，在企業(yè)范圍內將印章作廢情形及作廢印章進行公示，與該印章有業(yè)務關系的外部單位，也應讓其知曉：若作廢印章是財務印鑒，除履行企業(yè)內部公示外，還應向開戶的銀行做變更登記。

其三，作廢印章的處置。內部印章或不太重要的印章，可采取自行銷毀措施，如用小刀將印章上的重要字破壞，但畢竟是私自操作，從管理角度，將作廢印章交到當?shù)毓膊块T。根據《公安部印章管理辦法》規(guī)定，印章停止使用后，由使用單位的上級主管部門或登記管理機關送印章備案或批準刻制的公安機關，公安機關對其預存兩年，無特殊情況的，預存期滿后予以銷毀。由此可知，作廢印章交回公安部門得當。將作廢印章交到當?shù)乇Ｃ芫稚婷茌d體銷毀中心進行銷毀，作廢印章由其統(tǒng)一銷毀亦可防范風險。

(六)提高全員法律意識提高印章管理人員素質

法律是一把懸在我們頭上的劍，它對我們的日常行為進行規(guī)范，保護著公民的生活有秩序的進行下去。同樣在企業(yè)中，經常性的對員工進行法律培訓、使其增長法律知識、提高法律意識，讓他們知道什么有所為什么有所不為是避免問題發(fā)生的一個有效方法。加蓋印章的文書可能涉及到企業(yè)的發(fā)展大政、可能涉及經濟管理、可能涉及企業(yè)的法律風險、可能涉及投資與決策等等，這就需要印章管理人員加強學習，及時對新出現(xiàn)的業(yè)務知識有所了解，對所加蓋文書的后果能有足夠的分析和預判，并且能夠熟悉本企業(yè)的規(guī)章制度，有效區(qū)分權責范圍，并能堅持原則，有效規(guī)范企業(yè)行為印章管理人員還需要有區(qū)分真?zhèn)蔚哪芰?，對有爭議文書，首先要區(qū)分加蓋的公章是否有被偽造篡改嫌疑，其次能準確找出當時的印章登記以及用印審批，從而還原事實真相。次之，一套行之有效的印章管理制度，一支執(zhí)行有力的管理人員隊伍，加上平日的謹慎嚴格的工作態(tài)度，必然能保證企業(yè)印章合理、合規(guī)、合法使用，最大限度上杜絕風險的產生。

三、結語

印章對于企業(yè)具有非常重要的作用，同時印章也具有非常重要的權限，企業(yè)在日常的管理過程中必須要明白印章的重要性，建立健全印章管理制度，加強印章的日常管理工作，這些都是企業(yè)在日常的管理工作中必須要做到的事情。隨著時代的發(fā)展，對企業(yè)印章管理工作也提出了更多的要求。只有結合實際情況，不斷完善印章管理工作，才能適應企業(yè)發(fā)展的新形勢，與時俱進，更好地為企業(yè)提供服務。

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