臺賬式管理手段與方法在檔案管理中的應(yīng)用
——威海市環(huán)翠區(qū)檔案局臺賬式管理工作調(diào)查

文?叢恒日 孟照偉 柳雯菁

臺賬式管理手段與方法在檔案管理中的應(yīng)用
——威海市環(huán)翠區(qū)檔案局臺賬式管理工作調(diào)查

文?叢恒日 孟照偉 柳雯菁

臺賬是管理學(xué)術(shù)語，其原意是指放在桌子上供人查閱的賬簿。賬簿內(nèi)容主要是某種事情的明細(xì)記錄，它是企業(yè)為了加強(qiáng)某方面的管理、更加詳細(xì)地了解某方面的信息而設(shè)置的一種輔助賬簿。從現(xiàn)代管理的角度看，臺賬式管理屬于精細(xì)管理的一種手段和方法。隨著機(jī)關(guān)改革的深入推進(jìn)和機(jī)關(guān)作風(fēng)的深入轉(zhuǎn)變，臺賬式管理在機(jī)關(guān)工作中不斷得到運(yùn)用，并取得了較好的效果。然而，在檔案管理工作中，臺賬式管理運(yùn)用到面上管理的還不多見，特別是運(yùn)用到二級單位管理的更是少之又少，環(huán)翠區(qū)檔案局為此進(jìn)行了有益的探索。

一、臺賬式管理方法的提出

威海市環(huán)翠區(qū)是威海市中心區(qū)，轄3個(gè)鎮(zhèn)、5個(gè)街道辦事處、126個(gè)（村）社區(qū)居委會。威海市地處沿海發(fā)達(dá)地區(qū)，環(huán)翠區(qū)作為威海市中心城區(qū)，各項(xiàng)工作一直奮力爭先、勇爭一流，檔案工作也不例外。然而，由于種種原因，基層檔案工作存在著部分問題一直不好解決，嚴(yán)重制約了檔案工作的提檔升級。一是鎮(zhèn)、街道和區(qū)級部門等一級單位檔案工作成績突出，但是村（居）、企業(yè)等二級、三級單位檔案工作水平參差不齊，有的差距較大。二是不少單位檔案工作雖然整體較好，但是工作不規(guī)范的情況突出，部分單位存在著長板很長、短板很短的問題。比如有的單位歸檔情況很好，但是檔案室溫濕度控制設(shè)備不齊全。三是個(gè)別單位檔案工作人員更換頻換，導(dǎo)致業(yè)務(wù)生疏，該干的工作沒有干上去。

為有效解決上述問題，我們進(jìn)行了廣泛的調(diào)查研究，逐步認(rèn)識到過去二級單位的檔案管理主要是采取面上指導(dǎo)的方式，主要手段是抓兩頭，促中間。這種方法過去行之有效，但是適應(yīng)不了現(xiàn)在全區(qū)上下勇爭一流的工作要求，有必要進(jìn)行改革。經(jīng)過反復(fù)研究，我們決定工作關(guān)口前移、重心下移，直接管理指導(dǎo)到二級單位。

決定做出后，我們在一定范圍內(nèi)征求意見。有的同志提出，目前我局有工作人員8人，如果直接管理指導(dǎo)到二級單位，需要管理指導(dǎo)的單位高達(dá)270個(gè)。人員少、工作量大的矛盾十分突出，操作不好，可能事倍功半。為有效解決上述問題，我們探索出了臺賬式管理的工作舉措，既有效解決了人員少工作量大的矛盾和問題，還提高了工作指導(dǎo)的針對性和科學(xué)性，收到了很好的效果。

二、臺賬式管理的基本方法和手段

在環(huán)翠區(qū)檔案局的工作實(shí)踐中，臺賬式管理分六步進(jìn)行。

第一步，制定規(guī)范文件。2014年，省檔案局印發(fā)的魯檔發(fā)〔2014〕23號《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》（下稱《規(guī)范》）及魯檔發(fā)〔2014〕37號《測評辦法》，對基層檔案管理工作進(jìn)行了科學(xué)規(guī)范。我們結(jié)合基層實(shí)際，制定了適合基層的檔案工作規(guī)范，以此為基礎(chǔ)，形成了《關(guān)于對2014年度檔案歸檔整理工作及檔案規(guī)范化建設(shè)情況開展自查的通知》（下稱《通知》）規(guī)范文件，下發(fā)全區(qū)執(zhí)行。

第二步，全面自查?！锻ㄖ芬?，全區(qū)各級各部門都要對照文件中的工作規(guī)范，以百分制形式打分自查。自查情況限期上報(bào)。

第三步，全面檢查。自查期滿后，組織工作人員對照自查表，對全區(qū)所有單位進(jìn)行全覆蓋式的檢查，現(xiàn)場打分，現(xiàn)場反饋，能糾正的問題立即糾正，不能立即糾正的作為扣分依據(jù)，要求限期解決。

第四步，建立工作臺賬。檢查工作結(jié)束后，我們將檢查結(jié)果匯總，形成了《環(huán)翠區(qū)基層檔案工作臺賬》。除了由局里保管使用的總臺賬外，我們還建立了以鎮(zhèn)街、部門等為單位的分臺賬，分發(fā)給各部門、單位使用。

第五步，使用臺賬進(jìn)行管理。將臺賬分發(fā)給局里的相關(guān)工作人員，采取分片包干的方式，督導(dǎo)各部門、單位限期解決問題。工作人員督導(dǎo)情況，納入年度工作目標(biāo)進(jìn)行考核。

第六步，臺賬的長期利用。我們規(guī)定，工作達(dá)到規(guī)范要求的，將采取免檢或抽檢的方式進(jìn)行督導(dǎo)，沒有達(dá)到規(guī)范要求的，我們將對照臺賬中的問題反復(fù)進(jìn)行檢查，合格一處，抹掉一處，直至問題全部解決。

三、臺賬式管理的效果和評價(jià)

（一）建立了清晰的可量化的基層檔案工作情況數(shù)據(jù)庫

臺賬共收錄了84個(gè)一級單位、186個(gè)二級單位的檔案工作情況，采錄各種數(shù)據(jù)5400個(gè)，形成總臺賬1本，分臺賬9本。臺賬清晰地反映了基層單位工作情況，成為了工作指導(dǎo)的重要參考依據(jù)。

（二）建立了科學(xué)、準(zhǔn)確的考評體系

我們把臺賬作為考評基層單位檔案工作的重要依據(jù)，規(guī)定凡是考評分值達(dá)不到85分的，一律不得參加區(qū)級評先選優(yōu)；達(dá)不到95分的，一律不推薦參加市級以上的評優(yōu)活動。

（三）建立了可追溯的工作推進(jìn)機(jī)制

基層普遍感到，依據(jù)臺賬開展工作，不僅工作目標(biāo)明確，而且每一點(diǎn)進(jìn)步上級管理部門都看在眼里，記在賬上，很有成就感，所以工作推進(jìn)起來效果很好。

（四）建立了動態(tài)管理機(jī)制

臺賬建立后，改變了過去面上指導(dǎo)一陣風(fēng)、大呼隆的工作模式，由面上指導(dǎo)轉(zhuǎn)變?yōu)辄c(diǎn)對點(diǎn)的指導(dǎo)，由每年兩次例行指導(dǎo)轉(zhuǎn)變?yōu)殡S時(shí)隨地的動態(tài)管理，管理的針對性強(qiáng)、時(shí)效性好，基層滿意度高。

四、臺賬式管理的幾點(diǎn)啟示和經(jīng)驗(yàn)

（一）《規(guī)范》是臺賬式管理工作的基礎(chǔ)

《規(guī)范》是全省檔案系統(tǒng)管理檔案的最主要規(guī)范。對于基層來說，由于“規(guī)范”標(biāo)準(zhǔn)較高，全部達(dá)標(biāo)還有較大的距離。但是，我們認(rèn)為依據(jù)“規(guī)范”，每年制定一個(gè)適合基層實(shí)際的切實(shí)可行的《規(guī)范》要求，逐步推進(jìn)，不失為貫徹落實(shí)《規(guī)范》的有效的工作方法。切不可因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)高固步不前，也不能滿足于每年培養(yǎng)幾個(gè)示范單位而沾沾自喜，必須整體推進(jìn)。

（二）摸清底數(shù)是臺賬式管理的關(guān)鍵

臺賬式管理的動因是加強(qiáng)二級單位管理，臺賬式管理也主要是管到二級單位，因此必須把二級單位的情況摸準(zhǔn)摸透。建立臺賬之初，由于沒有基礎(chǔ)資料，工作壓力較大，需要全體動員，整體協(xié)作，齊抓共管，合力攻堅(jiān)。此時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)意志極為關(guān)鍵。工作中，務(wù)必要抓細(xì)抓小，不能有絲毫的馬虎，以確保數(shù)據(jù)真實(shí)有效。

（三）合理運(yùn)用好臺賬是臺賬式管理成功的重要保障

臺賬建立之初，工作量很大，臺賬建立后，運(yùn)用好臺賬，能夠顯著減少重復(fù)勞動，明顯提高工作效率，起到了事半功倍的效果。因此，切不可忽視臺賬的使用。當(dāng)前，我們重點(diǎn)是從數(shù)據(jù)庫管理、評價(jià)機(jī)制和推進(jìn)機(jī)制建立、動態(tài)管理等三個(gè)方面入手運(yùn)用臺賬的，下一步，我們還將進(jìn)一步增加臺賬內(nèi)容，豐富臺賬管理手段，逐步構(gòu)建適應(yīng)我區(qū)要求的臺賬管理體系，推動檔案事業(yè)跨越發(fā)展，盡快在全區(qū)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)省里提出的科學(xué)化管理的工作目標(biāo)。

目前，我們正在與軟件企業(yè)合作，準(zhǔn)備以臺賬為基礎(chǔ)開發(fā)具有數(shù)據(jù)庫、檢索、自動評價(jià)等功能的管理軟件，進(jìn)一步提高管理效率。

（作者單位：威海市環(huán)翠區(qū)檔案局）