大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)醫(yī)院檔案管理的冷思考

劉　琦

平頂山市第一人民醫(yī)院檔案管理科,河南　平頂山　467000

?

大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)醫(yī)院檔案管理的冷思考

劉琦

平頂山市第一人民醫(yī)院檔案管理科,河南平頂山467000

摘要：大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我國(guó)信息化水平不斷提高，信息技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足醫(yī)院的需求。如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)，利用其改變醫(yī)院傳統(tǒng)的顯得陳舊、滯后的檔案管理模式，成為醫(yī)院新的命題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化時(shí)代；創(chuàng)新機(jī)制

隨著我國(guó)改革開放的進(jìn)程不斷向前推進(jìn)，國(guó)民經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，各種項(xiàng)目和工程的上馬，醫(yī)院的重要性越來(lái)越凸顯，醫(yī)院的工作飛速發(fā)展，醫(yī)院的規(guī)模普遍得到擴(kuò)大，醫(yī)院的工程資料及其檔案管理的工作也變得越來(lái)越繁重，重要性也越來(lái)越大。信息化背景下醫(yī)院檔案管理急需要新的創(chuàng)新機(jī)制，利用信息化開發(fā)出一套科學(xué)的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。

一、醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理

首先，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理，因?yàn)楸旧頇n案較多，各個(gè)項(xiàng)目之間的檔案需要分檔，傳統(tǒng)的檔案歸檔內(nèi)容十分復(fù)雜。各種資料有原始文件、圖表、圖紙等等眾多資料，而且因?yàn)橐话愎こ袒蛘唔?xiàng)目時(shí)間較長(zhǎng)，資料需要反復(fù)的查閱和使用，累積的資料比較多，檔案歸檔的步驟也相對(duì)會(huì)很復(fù)雜，所有的審批材料，施工備份，文檔不僅僅數(shù)量多，種類也多，醫(yī)院因?yàn)槠湟?guī)模擴(kuò)大，工作量變大，庫(kù)存的檔案數(shù)據(jù)再利用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行管理，不僅僅容易出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，還會(huì)造成工作人員的巨大壓力，總體而言，時(shí)代發(fā)展，醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在醫(yī)院對(duì)檔案管理的要求。

其次，時(shí)間跨度長(zhǎng)，材料變更快，檔案本身體現(xiàn)了醫(yī)院的設(shè)計(jì)水平，許多項(xiàng)目建筑時(shí)間較長(zhǎng)，時(shí)間塊度較大，而需要?dú)w檔的治療不僅僅數(shù)量上很多，同時(shí)在施工階段因?yàn)橐恍﹩?wèn)題，可能會(huì)臨時(shí)的對(duì)一些工程細(xì)節(jié)做出新的調(diào)整和設(shè)計(jì)，歸檔的資料需要翻閱和進(jìn)行新材料的檔案入庫(kù)，傳統(tǒng)的檔案管理，主要是人工操作，這個(gè)過(guò)程將會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力。一些項(xiàng)目變更情況，需要醫(yī)院進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整的，增加了檔案管理歸檔工作的人力財(cái)力物力。

再次，檔案用戶的范圍較廣，設(shè)計(jì)檔案記錄著設(shè)計(jì)專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，醫(yī)院這些檔案有著航企的使用價(jià)值，設(shè)計(jì)檔案有一定的適應(yīng)性，存在資料共享和相互借鑒的可能，在工程設(shè)計(jì)。施工、完工階段，及其后期進(jìn)行新的項(xiàng)目擴(kuò)建，這些資料都能夠提供一定的依據(jù)，一些項(xiàng)目后期會(huì)有維保，同樣這些資料也是可以使用的，因此醫(yī)院的資料可能會(huì)反復(fù)頻繁的再次使用和歸檔，傳統(tǒng)的人工方式針對(duì)這種情況，有著很大的壓力，浪費(fèi)時(shí)間和相對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目資金，這對(duì)檔案管理提出了新的要求。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的方向

首先是檔案內(nèi)容數(shù)字化，之前的檔案包括圖紙、圖表、各種相關(guān)材料，內(nèi)容很多且相對(duì)駁雜，檔案的歸類和存檔工作量都比較大，信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了新的契機(jī)，把這些材料有文字的、圖表的、紙質(zhì)的編程數(shù)字化的，建立電子信息檔案，把這些紙質(zhì)的檔案實(shí)現(xiàn)電子化，進(jìn)行電子化的信息儲(chǔ)存、歸檔。建立相關(guān)目錄方便查詢和再次調(diào)用，紙質(zhì)的檔案可以作為原始資料倉(cāng)儲(chǔ)起來(lái)，進(jìn)行科學(xué)的保管，電子化的檔案方便查閱，調(diào)集，同時(shí)可以打印出來(lái)，金少了工作人員的工作量，極大的提高醫(yī)院資料管理的效率。

其次，管理手段由人工項(xiàng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理，人工分類、歸檔、儲(chǔ)存，不僅僅對(duì)人本身提出了很高的要求，同時(shí)對(duì)于場(chǎng)地的要求也很高，勞動(dòng)強(qiáng)度較大，但是工作的效率卻很低，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)利用與檔案管理，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上自動(dòng)歸檔，相關(guān)資料更加容易共享，提高了工作效率，工程進(jìn)展不會(huì)因?yàn)闄n案問(wèn)題而增加不必要的成本。

再次，傳統(tǒng)的醫(yī)院管理工作，并不一定有專門的檔案管理人員來(lái)進(jìn)行管理，有的就是項(xiàng)目或者工程的相關(guān)負(fù)責(zé)人來(lái)進(jìn)行檔案的管理，著就讓管理相對(duì)比較混亂，傳統(tǒng)的檔案管理人員的素質(zhì)要求也不太高，主要由人工進(jìn)行管理，效率的要求和能力的要求相對(duì)現(xiàn)代信息化管理沒(méi)有那么高，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，信息化管理體系的推廣，對(duì)于管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，大量的資料需要管理人員對(duì)于檔案管理有一定的專業(yè)知識(shí)，檔案管理需要一定的保密性質(zhì)，檔案人員要指導(dǎo)相關(guān)的規(guī)定和法規(guī)，專業(yè)相關(guān)計(jì)算局操作，并能夠在檔案管理中不斷學(xué)習(xí)，不斷的完善其知識(shí)結(jié)構(gòu)，滿足信息化時(shí)代對(duì)于復(fù)合型人才的要求。檔案人員要由以前的單一保管箱科學(xué)管理轉(zhuǎn)變。

三、信息化背景下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新機(jī)制

(一)加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)社會(huì)整體的檔案意識(shí)

加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的宣傳，提高認(rèn)識(shí)，構(gòu)建科學(xué)的宣傳機(jī)制，把宣傳常態(tài)化，于此同時(shí)醫(yī)院本身構(gòu)建相關(guān)的宣傳平臺(tái)。重視檔案管理工作，把檔案管理腦如刀醫(yī)院的全年工作計(jì)劃中，充分調(diào)重各方面的力量，培養(yǎng)全體的檔案意識(shí)，把檔案管理和利用相結(jié)合。加強(qiáng)檔案管理人員和檔案使用人員之間的聯(lián)系。

(二)努力推進(jìn)檔案管理的信息化和制度化建設(shè)

在檔案管理中，要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用信息技術(shù)，管理由人工變?yōu)橐孕畔⒒癁橹鳌＜哟笥?jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的應(yīng)用和信息化體系的建立，大大降低了檔案管理人員的工作量。建立電子信息檔案，把這些紙質(zhì)的檔案實(shí)現(xiàn)電子化，進(jìn)行電子化的信息儲(chǔ)存、歸檔。建立相關(guān)目錄方便查詢和再次調(diào)用，紙質(zhì)的檔案可以作為原始資料倉(cāng)儲(chǔ)起來(lái)，進(jìn)行科學(xué)的保管，電子化的檔案方便查閱，調(diào)集，同時(shí)可以打印出來(lái)，金少了工作人員的工作量，極大的提高醫(yī)院資料管理的效率。同時(shí)還要建立起科學(xué)的管理模式，實(shí)施整體化的管理。在相關(guān)項(xiàng)目任務(wù)下達(dá)支出就建立相關(guān)的編號(hào)，等到資料進(jìn)行歸檔，迅速的通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案的錄入。具體的檔案部門根據(jù)其內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的分類，對(duì)這些資料進(jìn)行分類處理，

形成完備、科學(xué)、易于查詢的電子檔案。同時(shí)要制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，檔案歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)和準(zhǔn)確，符合國(guó)家的相關(guān)要求程序，紙質(zhì)的材料要保證其保存的質(zhì)量，制相關(guān)對(duì)于紙質(zhì)材料保存標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格制定，檔案管理部門要嚴(yán)格按照其相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。硬件設(shè)施要完善，不僅僅是信息化管理體系的建立和計(jì)算機(jī)需要一定的運(yùn)行速度，紙質(zhì)的資料保護(hù)需要考慮防火、防盜、防潮等等各個(gè)方面，真正的做到資料的科學(xué)管理。

(三)要做好檔案資源的整合利用及人才儲(chǔ)備、服務(wù)質(zhì)量的提高

整合檔案信息，優(yōu)化資料，對(duì)檔案資料本身進(jìn)行整合提煉，挖掘檔案的各方面價(jià)值。和里的檔案整合，可以分析出很多問(wèn)題，如水利單位相關(guān)資料整合，可以完全變回一些基礎(chǔ)的資料，為工程第一線的后期維保工作提供最基本的便利。不用再浪費(fèi)大量的時(shí)間為一些小問(wèn)題去早相關(guān)的資料。進(jìn)行治療的整合，可意識(shí)整個(gè)檔案的信息價(jià)值出現(xiàn)不斷的增值，現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的存在本身就是一種財(cái)務(wù)和資源，整合相關(guān)檔案，檔案慢慢由保管向利用方向轉(zhuǎn)變，將檔案本身變成一種可再利用的資源。

創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，檔案的管理最終的目的還是為了服務(wù)，但是因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案的低效率，提供服務(wù)有著很大的困難，現(xiàn)在信息化檔案管理模式，需要我們的相關(guān)人員轉(zhuǎn)變檔案管理的思想，加強(qiáng)其服務(wù)理念。建立不同等級(jí)的數(shù)據(jù)庫(kù)。最后，還應(yīng)該加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，提高管理人員的整體素質(zhì)和個(gè)管理員的綜合素質(zhì)，滿足新形勢(shì)下對(duì)管理人員的要求。

四、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我國(guó)信息化水平不斷提高，信息技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足醫(yī)院的需求。如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)，利用其改變醫(yī)院傳統(tǒng)的顯得陳舊、滯后的檔案管理模式，成為醫(yī)院新的命題。所以，大數(shù)據(jù)環(huán)境下的醫(yī)院應(yīng)該不斷改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，推進(jìn)信息化的管理模式不斷深入。

[參考文獻(xiàn)]

[1]王愛(ài)平, 翁友倫. 淺析信息時(shí)代醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的基本策略[J]. 浙江萬(wàn)里學(xué)院學(xué)報(bào), 2010, 23(3):64-66.

[2]路小玉. 新形勢(shì)下檔案管理工作創(chuàng)新機(jī)制探討[J]. 檔案天地, 2014(5):38-39.

中圖分類號(hào)：R197.3

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：C

文章編號(hào)：1006-0049-(2016)06-0227-02