檔案管理利用模式發(fā)展趨勢(shì)研究
——以幾種典型的管理利用模式為例

文/張 燕

檔案管理利用模式發(fā)展趨勢(shì)研究
——以幾種典型的管理利用模式為例

文/張 燕

新中國(guó)成立以來(lái)，檔案管理利用模式經(jīng)歷了“蘇聯(lián)模式”“和縣模式”“數(shù)字檔案”“智慧化檔案”等幾個(gè)重要的里程碑。通過(guò)梳理分析，我們不難看出，智慧化檔案模式無(wú)疑是檔案管理利用模式今后的發(fā)展趨勢(shì)，智慧化檔案模式發(fā)展中出現(xiàn)的若干新問(wèn)題值得我們思考。

檔案管理利用模式；智慧化；趨勢(shì)

回望新中國(guó)成立以來(lái)檔案管理利用模式改革發(fā)展歷程，通過(guò)梳理“蘇聯(lián)模式”“和縣模式”“數(shù)字檔案”“智慧化檔案”等幾個(gè)重要的里程碑，我們看到中國(guó)檔案走信息化、智慧化道路是必然趨勢(shì)。

一、回望——建國(guó)以來(lái)幾種典型的檔案管理利用模式

（一）“蘇聯(lián)模式”

建國(guó)初，我們學(xué)習(xí)了蘇聯(lián)的檔案管理模式，即一切檔案歸國(guó)家所有。1956 年國(guó)務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》中規(guī)定：“檔案工作的任務(wù)就是要在統(tǒng)一管理國(guó)家檔案的原則下建立國(guó)家檔案制度，科學(xué)的管理這些檔案，以便于國(guó)家機(jī)關(guān)工作和科學(xué)研究工作的利用。”并根據(jù)我國(guó)具體國(guó)情，自上而下建立了縱橫交錯(cuò)的檔案管理系統(tǒng)：在管理級(jí)別上，從中央級(jí)、省市級(jí)到地縣級(jí)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)；在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置上，從綜合性檔案館、專業(yè)性檔案館到各機(jī)關(guān)檔案室。遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。［1］專業(yè)檔案實(shí)施的是“條塊結(jié)合”的管理模式，即各級(jí)專業(yè)主管部門根據(jù)需要可以設(shè)立專業(yè)檔案館，專業(yè)檔案館受同級(jí)的專業(yè)主管部門領(lǐng)導(dǎo)并受同級(jí)的檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，“蘇聯(lián)模式”發(fā)揮了重要的作用。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)， “蘇聯(lián)模式”有些已不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展了，如何更好得發(fā)揮檔案工作為當(dāng)前的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和公眾服務(wù)的功能，實(shí)現(xiàn)檔案資源集約化管理，一站式服務(wù)，值得我們思考。

（二）“和縣模式”

面對(duì)“蘇聯(lián)模式”的發(fā)展困境，有些檔案人積極探索改革之路。 2004年安徽檔案局在和縣進(jìn)行了國(guó)家檔案資源整合的試點(diǎn)，將和縣境內(nèi)的城建、房產(chǎn)、交通等單位的各類專業(yè)檔案實(shí)體集中到和縣綜合檔案館，實(shí)行集約化管理，統(tǒng)一提供利用，中共安徽省委秘書(shū)長(zhǎng)張學(xué)平同志稱此為 “和縣模式”。改革進(jìn)行一年后，即到2015年，和縣的檔案工作從館藏量、館藏結(jié)構(gòu)到利用局面都發(fā)生了翻天覆地的變化。楊冬權(quán)同志2010年在全國(guó)檔案館工作會(huì)議上談及安徽的檔案管理模式改革時(shí)提到了“從1：6變成6：1”，意思是從2004年模改開(kāi)始到2008年，短短四年時(shí)間，安徽省縣級(jí)檔案館專業(yè)檔案與文書(shū)檔案的平均比例由原來(lái)的1：6變成6：1。楊冬權(quán)同志對(duì)安徽檔案模式改革給予了極高的評(píng)價(jià)。

“和縣模式”最終因缺少頂層設(shè)計(jì)，未能在全國(guó)形成“燎原之勢(shì)”。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，相信安徽檔案管理模式改革能借助新技術(shù)發(fā)展的東風(fēng)加快推進(jìn)步伐。

（三）數(shù)字化檔案模式

檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。數(shù)字檔案是以數(shù)字技術(shù)處理和存儲(chǔ)傳統(tǒng)載體檔案信息、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)查詢和傳播，解決了傳統(tǒng)檔案利用方式、利用范圍受限問(wèn)題，給檔案工作帶來(lái)了革命性的變革。［2］優(yōu)化服務(wù)是一切檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，如何更好的優(yōu)化檔案服務(wù)目標(biāo)，檔案人必須繼續(xù)前行。

（四）智慧化檔案模式

什么是“智慧檔案”，我們可以簡(jiǎn)單理解為是以數(shù)字檔案資源為基礎(chǔ)，依托云技術(shù)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、預(yù)測(cè)、分析、推送，打破原有檔案信息系統(tǒng)條塊分割，消除“信息圍墻”，利用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建虛擬數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)異地處理，資源共享，真正實(shí)現(xiàn)大檔案、大統(tǒng)一、大協(xié)作、大服務(wù)格局，讓檔案利用者享受“一站式服務(wù)、一鍵式檢索”的便利，在檔案信息資源利用方面充分體現(xiàn)“智慧”二字，這就是“智慧檔案”。

二、前瞻——檔案管理利用模式發(fā)展趨勢(shì)

通過(guò)對(duì)以上幾種檔案管理利用模式的梳理分析，我們不難看出，智慧化檔案模式是一場(chǎng)全新的革命。由于新技術(shù)的推動(dòng)，社會(huì)公眾的迫切需求，檔案管理模式往智慧化方向發(fā)展不可抗拒，是大勢(shì)所趨，具體原因有四：

（一）外部環(huán)境

智慧城市建設(shè)的大背景為智慧檔案管理利用模式的發(fā)展創(chuàng)造了一個(gè)良好的外部發(fā)展環(huán)境。當(dāng)下很多城市像北京、上海、天津、杭州等城市都提出了以“感知、互聯(lián)、服務(wù)、整合”為建設(shè)理念的智慧城市建設(shè)概念，檔案作為城市信息資源的重要組成部分，必然要緊跟時(shí)代步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理利用智慧化。

（二）內(nèi)部原因

在和現(xiàn)行檔案行政管理體制不相違背的情況下實(shí)現(xiàn)“一站式”“移動(dòng)式”服務(wù)，是智慧化檔案管理利用模式成為今后檔案管理利用模式發(fā)展方向的內(nèi)因。目前，我國(guó)檔案實(shí)行的仍然是條塊管理，這種分散保管的方式不利于對(duì)檔案資源實(shí)行集約化管理。智慧化檔案模式利用新技術(shù)可以解決這一矛盾，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體分散保管，檔案信息資源集約化管理，區(qū)域內(nèi)整合、挖掘、共享，最終實(shí)現(xiàn)“一站式”、“移動(dòng)式”服務(wù)。

（三）外部動(dòng)力

社會(huì)公眾迫切要求實(shí)現(xiàn)高效、快捷的利用檔案信息資源是智慧化檔案管理模式發(fā)展的外在動(dòng)力。隨著科技的進(jìn)步，人類已經(jīng)進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，很多信息、工作可以足不出戶通過(guò)手機(jī)、電腦等設(shè)備就可以查詢、完成。同樣人們對(duì)檔案信息資源的利用也希望能改變傳統(tǒng)的到館查詢的利用方式，實(shí)現(xiàn)便捷高效的“一站式”“移動(dòng)式”服務(wù)。

（四）技術(shù)保障

云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展是智慧化檔案管理利用模式發(fā)展的技術(shù)保障。智慧化檔案管理模式必須要通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)浩瀚如海的檔案信息資源進(jìn)行挖掘分析，利用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建虛擬平臺(tái)，建構(gòu)數(shù)據(jù)中心，共享數(shù)據(jù)資源。沒(méi)有云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展就沒(méi)有智慧化檔案管理利用模式。

三、思考——智慧化檔案模式發(fā)展面臨的新問(wèn)題

目前，智慧檔案的發(fā)展從理論到實(shí)踐都取得了一定的成績(jī)，理論界近幾年關(guān)于智慧檔案的討論研究越來(lái)越多。在實(shí)踐上，浙江省麗水市以服務(wù)至上為目標(biāo)，統(tǒng)籌構(gòu)建包括全市1市9縣分布式部署的“智慧檔案”系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了“一站式服務(wù)、一鍵式檢索”。

但智慧化檔案模式畢竟還是個(gè)新事物，在“智慧城市”建設(shè)背景下如何更好更快地開(kāi)展“智慧檔案”建設(shè)，還有很多新問(wèn)題值得我們?nèi)ニ伎肌?/p>

（一）注重頂層設(shè)計(jì)和基層探索相結(jié)合

現(xiàn)在有關(guān)“智慧檔案”的成功實(shí)踐已經(jīng)有了，但都是各自為政。如何在全國(guó)全面推廣“智慧檔案”的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，必須要進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)一制定政策法規(guī)，構(gòu)建資源安全系統(tǒng)。當(dāng)然頂層設(shè)計(jì)也必須要以基層探索為依據(jù)，基層探索到一定階段需要頂層設(shè)計(jì)將其制度化、合法化。如上海市檔案局在構(gòu)建上海市民生檔案遠(yuǎn)程協(xié)同服務(wù)機(jī)制時(shí)關(guān)于跨館出具檔案證明的法律憑證和法律效力問(wèn)題的實(shí)踐探索就是一個(gè)很好的基層探索實(shí)例，國(guó)家層面應(yīng)該進(jìn)一步論證其可行性，并將其制度化、合法化，在全國(guó)進(jìn)行推廣。

（二）處理好數(shù)字檔案與智慧檔案的關(guān)系

數(shù)字檔案是以數(shù)據(jù)處理技術(shù)為核心，智慧檔案是以感知互聯(lián)技術(shù)為核心的。我們不能把數(shù)字檔案和智慧檔案區(qū)分開(kāi)來(lái)看，它們是一個(gè)概念的延續(xù)。數(shù)字檔案是基礎(chǔ)，智慧檔案是延生，智慧檔案是以數(shù)字化的檔案信息資源為基礎(chǔ)的，只不過(guò)它打破了“數(shù)字檔案”不同系統(tǒng)間信息割裂的弊端，運(yùn)用了云技術(shù)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的感知、互聯(lián)和共享，體現(xiàn)了檔案收、管、用的智能化和智慧化。發(fā)展智慧檔案就必須數(shù)字先行，檔案的數(shù)字化是發(fā)展智慧檔案的基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化的程度和質(zhì)量好壞直接影響著智慧檔案的實(shí)施。

（三）依托新技術(shù)更好的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合、挖掘和共享

現(xiàn)代科技信息技術(shù)將會(huì)給檔案工作帶來(lái)一個(gè)全新的局面，但如何借助先進(jìn)技術(shù)這一工具助力檔案工作更好前行，大多數(shù)檔案人是模糊的。這就需要檔案界自上而下的研究推出一套統(tǒng)一的操作系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與交換格式和數(shù)字化規(guī)范流程等。規(guī)范越簡(jiǎn)單易懂易操作越好，最好能實(shí)現(xiàn)“傻瓜式操作”。

（四）利用社會(huì)公共信息服務(wù)平臺(tái)拓寬服務(wù)渠道

現(xiàn)在社會(huì)上很多的公共信息服務(wù)平臺(tái)，如社會(huì)化網(wǎng)站“百度百科”，還有微博、微信、博客、播客等，檔案工作者可以借助這些平臺(tái)和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，擬制檔案專業(yè)詞條、推送檔案信息、創(chuàng)新檔案利用模式、提升檔案工作的社會(huì)整體形象。這里筆者尤其要提到的是基于APP技術(shù)的移動(dòng)設(shè)備，最常見(jiàn)的就是手機(jī)和平板電腦。一方面移動(dòng)設(shè)備擁有的客戶端較多，另一方面，可以隨身攜帶，不受時(shí)間空間的限制，特別便于檔案信息的隨時(shí)查詢和利用。

（五）重視檔案信息資源安全

檔案信息資源安全是檔案的三大體系之一，是檔案工作可持續(xù)發(fā)展的保障。檔案信息資源泄密，危害之大不容忽視，筆者絕不是危言聳聽(tīng)，裴友泉、張學(xué)輝在《固守還是轉(zhuǎn)身？——國(guó)家檔案管理模式改革專題研究》一文中有詳細(xì)論述。［3］隨著智慧化檔案模式的實(shí)施，檔案信息資源逐步走向集約化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)全面的感知、互聯(lián)和共享。在這過(guò)程中如何實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化利用又不會(huì)出現(xiàn)泄密事件是一件很難把握的事。筆者認(rèn)為首先應(yīng)做好相關(guān)法律法規(guī)的宣傳教育工作，加大泄密事件的懲罰力度。其次要認(rèn)真、及時(shí)做好檔案信息資源的設(shè)密、解密工作。

（六）提高檔案工作人員素質(zhì)，適應(yīng)智慧檔案發(fā)展需要

將現(xiàn)有的檔案人員全部撤換，這顯然是不現(xiàn)實(shí)的。一方面我們可以通過(guò)一些高技術(shù)人才先探索，然后制定出標(biāo)準(zhǔn)化流程，盡量簡(jiǎn)化操作流程，最好實(shí)現(xiàn)“傻瓜式操作”。另一方面我們可以在各級(jí)檔案行政管理部門培養(yǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，每個(gè)片區(qū)確定1到2名業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，該片區(qū)的各類檔案館（室）可以邀請(qǐng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)或遠(yuǎn)程等各種方式對(duì)其進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，從而實(shí)現(xiàn)以點(diǎn)帶面，覆蓋全局的效果。

（責(zé)任編輯：李淑芳）

［1］鄭志平.我國(guó)檔案管理方向和模式的選擇［J］.湖南檔案，2002，（4）.

［2］楊來(lái)青，徐明君，鄒杰.檔案館未來(lái)發(fā)展的新前景：智慧檔案［J］.中國(guó)檔案，2013，（2）.

［3］裴友泉，張學(xué)輝.固守還是轉(zhuǎn)身？——國(guó)家檔案管理模式改革專題研究［J］.檔案學(xué)通訊，2012，（4）.

Research on the Development Trend of Archival Management and Usage

Zhang Yan

G273.5

A

1005-9652（2016）02-0118-03

張 燕（1982—），女，安徽長(zhǎng)豐人，安徽國(guó)際商務(wù)職業(yè)學(xué)院檔案館館員，碩士研究生。