關(guān)于推進檔案安全保障體系建設(shè)的思考

文?齊懷寧

關(guān)于推進檔案安全保障體系建設(shè)的思考

文?齊懷寧

檔案安全是檔案工作的底線，直接關(guān)系到檔案工作可持續(xù)發(fā)展和檔案作用的有效發(fā)揮。當(dāng)前檔案信息化進展迅速，檔案資源數(shù)量龐大，檔案工作發(fā)展不均衡，檔案安全面臨前所未有的挑戰(zhàn)。在檔案工作中，雖不乏安全設(shè)施與制度，但安全體系建設(shè)不完善，貫徹落實不到位，存在不少檔案安全漏洞和風(fēng)險。為此，各級檔案部門必須進一步加強檔案安全工作，從物質(zhì)、技術(shù)、政策法規(guī)等方面加快檔案安全保障體系建設(shè)，確保檔案實體安全和檔案信息安全。

一、物質(zhì)保障體系

作為檔案安全保障體系中的基礎(chǔ)部分，物質(zhì)保障體系作用是確保檔案材料、信息記錄材料等檔案實體的安全性，主要涉及到檔案材料、檔案環(huán)境及其資源等多方面內(nèi)容。由于檔案材料、信息記錄材料一旦損毀無法逆轉(zhuǎn)，因而必須進行有效的保護。無論是時間推移，還是各種環(huán)境、人為因素的影響，都會導(dǎo)致檔案材料的物理、化學(xué)性能出現(xiàn)變化，難以避免地出現(xiàn)老化、損毀等問題。為了保障檔案材料的安全性，既要從檔案材料選擇、檔案保管環(huán)境等方面出發(fā)，選擇耐久性較好的材料作為檔案信息載體，又要按照《檔案建筑設(shè)計規(guī)范》要求，為各類檔案提供一個適宜、安全的保存環(huán)境。

（一）檔案材料安全保障

對于紙質(zhì)檔案材料來說，種毛纖維、韌皮纖維都是較佳的材料，因而應(yīng)選擇纖維素含量高、耐久書寫紙，以實現(xiàn)長期保存的目的。為了保護字跡，應(yīng)選擇墨、墨汁、墨水等耐久性較佳的書寫材料。同時，注意避光、避高溫、防潮、防有害氣體及酸堿物質(zhì)等。對于聲像、光盤等材料而言，應(yīng)注重保持庫房空氣的清潔度，加強溫濕度控制，并加設(shè)硬質(zhì)紙?zhí)?、加膜保護等，多角度出發(fā)加強保護。對于膠片檔案而言，應(yīng)通過裝具、庫房管理等方面出發(fā)進行實時、科學(xué)保護。裝具最好選擇不銹鋼或防腐處理過的金屬材料。檔案管理部門應(yīng)加快建立專用檔案庫房，配備相應(yīng)的設(shè)施，構(gòu)建檔案特藏室，改善檔案保管條件，優(yōu)化檔案資源配置，加強檔案資源的保護。

（二）檔案環(huán)境及資源保障

檔案庫房應(yīng)科學(xué)選址，確保密閉性、清潔度、空間適宜、環(huán)境良好、抗震防盜，遠(yuǎn)離污染區(qū)，優(yōu)化檔案庫房內(nèi)外部環(huán)境。檔案建筑宜獨立建造，當(dāng)確實需要與其他工程合建時，應(yīng)自成體系并符合建筑規(guī)定。建筑內(nèi)部布局和功能要合理，建筑結(jié)構(gòu)符合抗震、承載等安全要求。檔案庫房應(yīng)配備必要的安全裝備，包括空調(diào)、除塵、溫濕度、殺蟲、消防、修復(fù)設(shè)施等，有條件的應(yīng)配備庫房恒溫恒濕設(shè)備、火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等，建立統(tǒng)一的計算機控制平臺，使檔案館庫、檔案安全設(shè)施設(shè)備的配備與運行、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)運維等與檔案安全要求相匹配。

二、技術(shù)保障體系

技術(shù)保障體系主要涉及到傳統(tǒng)載體技術(shù)安全保障與現(xiàn)代技術(shù)安全保障，前者需要根據(jù)我國傳統(tǒng)檔案安全保障技術(shù)方法的基礎(chǔ)上創(chuàng)新優(yōu)化，形成有效的技術(shù)保障措施，后者則需要引進現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立起信息化技術(shù)保障系統(tǒng)。

（一）紙質(zhì)檔案技術(shù)保障

我國傳統(tǒng)檔案載體多為紙張，為了保障紙質(zhì)檔案的安全性，必須加強保管與修復(fù)工作。一是應(yīng)通過優(yōu)化庫房環(huán)境，加強傳統(tǒng)的“八防”措施，注重檔案裝具、裝幀，避免檔案受到過多的機械磨損，達到防蟲防潮的目的。同時，應(yīng)做好驅(qū)蟲工作，從防、治兩方面出發(fā)，避免有害生物侵蝕紙質(zhì)檔案材料。二是應(yīng)做好紙質(zhì)檔案的修復(fù)工作。對受損檔案，可以采用去污、去酸、加固、裝裱等技術(shù)加以修復(fù)。三是加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作力度。首先，從珍貴檔案、利用率高的檔案入手，逐步實現(xiàn)全部紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，方便利用的同時，減少因頻繁調(diào)閱對檔案造成的損害。其次，確定合理的掃描分辨率和存儲格式，提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，加強數(shù)字化過程中的檔案實體及檔案信息的安全管理。

（二）現(xiàn)代信息化技術(shù)保障

與傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案的特點決定了其具有更大的不確定性和風(fēng)險性，為了保障電子檔案的安全性，必須識別其安全風(fēng)險，并采取相應(yīng)的技術(shù)措施加以規(guī)避。對于電子檔案而言，其安全風(fēng)險主要源自于電子檔案內(nèi)容不規(guī)范、歸檔程序不科學(xué)、缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)水平低下等方面。因此，必須加快制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的電子檔案安全規(guī)劃，由國家檔案管理部門牽頭，創(chuàng)建專門的機構(gòu)用以研究電子檔案安全保障戰(zhàn)略，構(gòu)建起信息技術(shù)環(huán)境下的綜合防火墻，探索電子檔案風(fēng)險規(guī)避機制，保障電子檔案的完整性、真實性、可靠性、安全性。此外，還應(yīng)注重技術(shù)升級，確保檔案信息安全，積極引入新技術(shù)、新材料、新方法，全面推行等級保護，形成科學(xué)完善的檔案信息安全工作制度，搭建檔案利用信息安全平臺，全面推行基于訪問控制的電子文件加密制度、電子文件數(shù)字簽名制度、檔案信息安全責(zé)任制度，并將責(zé)任落實到人，若存在安全問題并引發(fā)不良后果的，應(yīng)追究其法律責(zé)任。同時，建立電子檔案容災(zāi)備份制度?？茖W(xué)確定備份策略，采取“異質(zhì)多套”的備份方式，將電子檔案按照長期保存、查閱利用、容災(zāi)備份的不同需求，分別將數(shù)據(jù)備份至磁盤、光盤、磁帶等存儲介質(zhì)上，建立在線備份與離線備份相結(jié)合的備份方法，確保電子檔案的絕對安全。

三、政策法規(guī)保障體系

當(dāng)前我國檔案法、國家檔案行政法規(guī)等針對檔案安全都有明文規(guī)定，各級檔案館也制定了相應(yīng)的檔案安全管理規(guī)章制度，但不夠精準(zhǔn)、不能全覆蓋、不成系統(tǒng)。為了構(gòu)建完善的檔案安全保障體系，必須運用法治思維，完善安全管理制度體系。

（一）政策法規(guī)保障

第一，加快修訂、完善檔案法，進一步充實檔案安全的有關(guān)內(nèi)容，加強檔案執(zhí)法檢查，增加行政處罰措施，加強檔案工作的監(jiān)督力度，對于違反法律法規(guī)行為的，應(yīng)依法追究其責(zé)任。第二，針對檔案安全許可制度，應(yīng)及早立法，實行準(zhǔn)入資格許可制，要求檔案新進人員須經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)后持證上崗。同時，應(yīng)推行檔案館建設(shè)許可制，對于違規(guī)、低質(zhì)建筑應(yīng)追求其法律責(zé)任。第三，加大檔案安全經(jīng)費的投入力度。可按照每卷檔案3元的標(biāo)準(zhǔn)配套檔案保護專項經(jīng)費，為檔案安全提供足夠的資金保障。第四，積極采取新手段加強安全管理，加強檔案安全理念和風(fēng)險意識，注重人力資源建設(shè)，提高相關(guān)人員檔案安全技能和水平，為檔案安全工作提供人才支撐。

（二）制度保障

一方面，應(yīng)完善配套安全管理制度，要求各級部門應(yīng)嚴(yán)格加以執(zhí)行，根據(jù)國家檔案局的綜合評估要求，確保制度的完善與落實到位。具體而言，應(yīng)構(gòu)建完善的檔案歸檔、整理、查閱利用、日常管理維護、保密、信息安全管理、鑒定銷毀、出入庫管理、安全追責(zé)等制度，確保責(zé)任到人、落實到崗，嚴(yán)格根據(jù)規(guī)章制度辦理。另一方面，應(yīng)加快推進信息安全保密制度的建設(shè)。堅持上網(wǎng)不涉密、涉密不上網(wǎng)的原則。安裝最新、最高效的防病毒、防木馬、防惡意盜取檔案資源的軟件，限制登錄權(quán)限，定期開展病毒檢查，建立完備的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，做好備份工作。此外，還應(yīng)加強檔案應(yīng)急管理制度的建設(shè)。對于難以避免的自然災(zāi)害，應(yīng)構(gòu)建突發(fā)事件應(yīng)對防范機制，并制定完善、可行的應(yīng)急工作預(yù)案。

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[1]國家檔案局外事辦公室編譯. 永久保護真實電子文件（國際學(xué)術(shù)報告會報告集）[M]. 北京:中國檔案出版社， 2003 : 2931 - 2933.

[2][美]CharleSPPneeger， ShariLawreneoPfleeger（著）. 李毅超， 蔡洪斌， 等（譯）. 信息安全原理與應(yīng)用（第三版）[M]. 北京 : 電子工業(yè)出版社， 2004 : 613 - 614.

[3]肖文建， 戚紅巖. 重大自然災(zāi)害中檔案文獻保護研究現(xiàn)狀及述評[J]. 檔案學(xué)研究， 2010， 11 （05） : 352 - 355.

（作者單位：博興縣疾病預(yù)防控制中心）