農業(yè)院校科技檔案服務方法的拓展分析

文/馬國勝

農業(yè)院校科技檔案服務方法的拓展分析

文/馬國勝

在對農業(yè)院?？萍紮n案服務模式和檔案利用狀況調查的基礎上，研究了如何提高農業(yè)科技檔案的服務質量和服務水平，分析了如何拓展農業(yè)高?？萍紮n案服務的方式和方法，總結出了具體有效和操作性強的農業(yè)院校科技檔案系統(tǒng)的服務方式和方法。

拓展；農業(yè)院校；科技檔案；服務方法

農業(yè)科技檔案是一類開放度較高、受眾面較廣、應用價值較大的信息資源。農業(yè)科技檔案的服務要在遵守國家《檔案法》和《保密法》的基礎上，有范圍、有目標地開展服務工作，使之不但要為高校的農業(yè)科研和教學工作提供學術服務，并要為農技推廣部門及廣大農民提供成果應用服務。筆者對涉農高校的科技檔案服務模式和利用狀況進行了調查，結果表明，農業(yè)院校的科技檔案利用率極低。為了提高農業(yè)院?？萍紮n案的利用率，使科技檔案發(fā)揮應有的價值，推廣農業(yè)院校的科技成果，筆者對農業(yè)院校的科技檔案服務方法進行了探索分析，研究總結了農業(yè)院校科技檔案的系列服務方式和方法。

一、編制各種形式的科技檔案檢索查閱工具，提高農業(yè)科技檔案的服務質量

科技檔案的服務質量主要包括科技檔案的查閱檢索速度和查閱檢索的準確性。為了給農業(yè)科技檔案的利用者提供優(yōu)質服務，高校檔案館必須以提高檔案的查閱檢索速度和準確性為切入點。

1. 編寫農業(yè)科技檔案專題索引，提升科技檔案的查閱速度

在當今電子信息化時代，許多檔案館尤其是高等院校的檔案館都實現了檔案的計算機管理，檔案信息的電子數據化不僅可以提高檔案的現代化管理水平，而且，可以實現檔案利用的現代化。為了提高科技檔案的查閱速度和查閱質量，農業(yè)院校檔案館（室）可根據自身的學科特點、專業(yè)設置、科研領域以及優(yōu)勢學科等編制學校專題科技檔案數據庫，根據專題檔案的題名、主要內容或摘要編制出科技檔案專題索引，如：題名索引、關鍵詞索引、研制者索引、成果分類索引等，利用計算機編制檢索工具，使學?？平坦ぷ髡呙鞔_學校科技檔案的資源信息，根據查閱內容按照索引快速找到所需要的專題檔案，提高科技檔案的檢索查閱速度。

2. 編制各類農業(yè)科技檔案目錄，提高科技檔案查閱的準確性

為了提高科技檔案的服務質量，使農業(yè)科技檔案利用者能夠快速準確查找到所需檔案，檔案館有必要對館藏科技檔案進行分類編制目錄。農業(yè)院校檔案館（室）可對館藏農業(yè)科技檔案按照學科專業(yè)或成果形式進行分類，組織人員系統(tǒng)編寫《科技檔案案卷目錄》、《科技成果檔案案卷目錄》、《科研專利檔案案卷目錄》、《科研項目檔案案卷目錄》、《科技論文檔案案卷目錄》、《科技出版物檔案案卷目錄》等科技檔案案卷目錄。科技檔案案卷目錄對科技檔案的利用具有很好的便利性，檔案管理人員在問清楚查閱者所需科技檔案的學科類別或成果形式后，可對照相應的科技檔案案卷目錄快速檢索檔號，利用檢索到的檔號就可準確找到所需科技檔案，提高了科技檔案的服務質量。

3. 編制農業(yè)科技成果檔案專題數據庫，提高科技成果檔案的服務質量

高校的科技成果是利用率較高的檔案，尤其是農業(yè)高校的科技成果，是可直接產生經濟效益的一類檔案。如，某地農業(yè)技術推廣站為了提高當地的農業(yè)經濟而推廣某項農業(yè)科技成果，需要查閱該項科技成果的適宜推廣地區(qū)等檔案信息；學校某位教職工為了申請科研項目或為了個人評定職稱需要查閱科技檔案，就需要準確快速地找到相關科技成果檔案。學校檔案館（室）可結合“南大之星”等檔案管理軟件編制本?？萍汲晒麑ｎ}檔案數據庫，如：西北農林科技大學植物育種成果專題庫、科研專利專題庫、計算機軟件著作權成果專題庫、行業(yè)標準專題庫等，為科技成果檔案利用者準確快速查詢科技成果檔案提供便利，充分發(fā)揮計算機檢索在科技成果檔案查閱過程中的便捷性，為農業(yè)院?？萍汲晒耐茝V應用搭建橋梁，提高農業(yè)科技成果檔案查閱的快速準確性。

4. 利用農業(yè)科技檔案編研產品，提升農業(yè)科技檔案的服務質量

科技成果的編研是提升農業(yè)科技檔案服務質量的有效方式，農業(yè)科技檔案利用者可借助編研產品快速準確篩選出所需科技成果。農業(yè)院校檔案館（室）可組織檔案管理人員在校內和涉農單位進行農業(yè)科技檔案編研的專題調研，在對本校科研動態(tài)和農村生產實踐認真調研和分析的基礎上，對照本校館藏科技成果檔案進行系統(tǒng)研究，掌握本校科研工作、教學工作以及地區(qū)農業(yè)生產中急需的農業(yè)科技成果檔案和科研動態(tài)，有針對性地進行科技檔案信息的搜集和匯總。科技檔案編研時，要集合一些實用、適用、有一定的農業(yè)經濟效益和推廣價值的農業(yè)科技成果檔案進行專題檔案編研，要使科技檔案編研產品既能對本?？蒲薪虒W工作產生啟發(fā)借鑒作用，又要對農業(yè)科技成果具有推廣意義，還要對農業(yè)生產具備一定的經濟效益。

二、采取多種形式宣傳科技檔案信息資源，提升農業(yè)科技檔案的服務水平

我國的科技成果尤其是農業(yè)科技成果的推廣率普遍偏低，許多農業(yè)科技成果被束之高閣，究其原因，主要是科技成果的宣傳工作未做到位。因此，對于農業(yè)科技檔案信息進行廣泛宣傳，提升農業(yè)科技檔案的服務水平，可擴大和提高科技成果的推廣面和推廣力度。

1. 與高校各學科和管理部門密切協作，宣傳農業(yè)科技檔案資源

高校檔案館（室）要與各專業(yè)學院、科研管理部門、農業(yè)科技推廣部門加強聯系，使各專業(yè)學院、科研管理部門、農業(yè)科技推廣部門明確檔案館（室）的館藏科技檔案資源，發(fā)揮它們的工作特點和優(yōu)勢，將學校最新農業(yè)科技成果和科研動態(tài)，及時有效地宣傳給學?？平倘藛T、學生、農業(yè)生產管理部門以及廣大農村，擴大農業(yè)科技檔案資源信息的宣傳面，使學校科教人員、學生、農業(yè)管理部門、農技推廣單位及時掌握學校最新科研成果的信息。這樣既為學?？平倘藛T展示了最新科研成果，也為農業(yè)管理部門和農技推廣單位提供了最新科技成果信息。

2. 與各級農業(yè)科技管理部門合作，拓展農業(yè)科技檔案的服務面

農業(yè)高校檔案館（室）要加強與地方農業(yè)管理部門、農業(yè)科研單位及科技推廣單位的交流與合作，［1］如與咸陽市農科所或寶雞市農業(yè)技術推廣站合作，將學校編印的各類科技檔案的案卷目錄，如：《科技成果檔案案卷目錄》、《科研專利檔案案卷目錄》、《科研項目檔案案卷目錄》以及學?？萍紮n案的編研產品介紹給這些單位，通過他們再介紹宣傳給廣大農民和農村市場，及時宣傳推介學校的最新農業(yè)科技成果和培育的農作物新品種，使各級農業(yè)管理部門、農業(yè)科研單位、科技推廣單位、農村專業(yè)合作社及廣大農民了解學校的館藏農業(yè)科技檔案資源及最新科技成果信息，如最新育成的蔬菜或果樹新品種，由此拓寬農業(yè)高?？萍紮n案的服務面并推廣高校的科技成果。

3. 建設農業(yè)科技檔案展覽室，擴大農業(yè)科技檔案的服務面

農業(yè)高校檔案館（室）在條件具備的情況下，要發(fā)揮檔案館（室）科技成果信息準確、全面、權威的優(yōu)勢，可建設農業(yè)科技成果和植物新品種展覽室。展覽要集合學校的優(yōu)秀科技成果、最新科技成果及實用科技成果，將這些科技成果以圖文并茂的形式進行生動形象地宣傳展示，使來校辦事、交流訪問、參加會議的各級各類人員充分了解學校的農業(yè)科技成果及科研動態(tài)，及時有效地將學校的農業(yè)科技成果信息宣傳出去，擴大農業(yè)科技檔案的服務面并有效推廣學校的科技成果。［2］

4. 制作各類形式的科技檔案載體，提升農業(yè)科技檔案的服務層次

農業(yè)院校檔案館（室）對館藏的信息性科技成果，如旱地小麥水肥調控栽培技術等，可制作成光盤、多媒體音像、圖表等形式進行宣傳展示。［3］對于物化性科技成果，如西北農林科技大學育成的小麥或玉米新品種，可通過與學校農作物育種課題組協商制作標本進行實物展示，向學?？平倘藛T和各級農業(yè)技術推廣人員及社會宣傳展示學校的最新育種成果和農業(yè)科技獲獎成果，為科技成果檔案的利用者和館藏科技檔案搭建橋梁，推廣農業(yè)院校的最新科技成果，促進地方農業(yè)經濟的發(fā)展。

5. 積極參與各類農業(yè)科技活動，開拓農業(yè)科技檔案服務新局面

要及時了解和積極參加與學校相關的各類農業(yè)科技活動，如每年3月份舉辦的“科技之春”宣傳月活動，積極主動參與這類農業(yè)科技活動。在科技活動中要采用各種方式，如廣播宣傳、舉辦專題活動、印發(fā)宣傳冊、宣傳單等，廣泛宣傳學校檔案館（室）的農業(yè)科技檔案資源。使參與科技活動的各類人員充分了解學校檔案館（室）的館藏科技檔案資源、科技成果信息，并使他們代為宣傳，由此拓展農業(yè)科技檔案的宣傳面，及時有效地推廣學校最新農業(yè)科技成果，如將西北農林科技大學最新培育的植物品種或最新研制的某類農作物栽培技術，及時宣傳推介給適宜地區(qū)的廣大農民和農技推廣單位。

6. 上網發(fā)布最新科技成果信息，提高農業(yè)科技檔案服務水平

在當今信息網絡化時代，我國農村尤其是城市近郊農村基本實現了寬帶網絡覆蓋，農業(yè)高校檔案館（室）要加強農業(yè)科技檔案信息的網絡化建設。在遵循國家《檔案法》和《保密法》的基礎上，有計劃、有步驟地建設農業(yè)院?？萍紮n案共建共享協作網。在網絡建設中，農業(yè)高校檔案館（室）應根據自身的特點結合學校網絡發(fā)展，使自己的網絡能與當地政府網站或當地科技信息網或國家科技信息網鏈接，以實現科技信息資源共享，［4］在其網站發(fā)布學校最新農業(yè)科技成果信息，促進高?？萍汲晒霓D化，并推動科技檔案信息資源共享。

通過拓寬科技檔案服務的方式方法，可搭建起農業(yè)高?？萍紮n案和利用者之間的橋梁，使農業(yè)科技檔案充分發(fā)揮其應有的價值。提升農業(yè)科技檔案的服務質量和服務水平，不僅可推動農業(yè)高校教學和科研工作的更好發(fā)展，并可有效推廣高校的農業(yè)科技成果，促進農業(yè)科技成果盡快轉化為現實生產力，提高廣大農民收益，進而促進我國農業(yè)經濟的健康發(fā)展。

（本文系西北農林科技大學科學研究基金［中央高?？蒲袠I(yè)務費專項資金資助］項目“農業(yè)院?？蒲袡n案創(chuàng)新型服務模式研究”的成果，項目編號：2014RWYB28）

（責任編輯：楊秋梅 ）

［1］ 王纓.農業(yè)科研檔案資源開發(fā)淺析［J］.科技檔案，2005，（1）.

［2］ 帥雅娟.淺談科技檔案信息的開發(fā)利用［J］.科技檔案，2006，（4）.

［3］ 宮清.淺談農業(yè)科技檔案的資源共享［J］.蘭臺世界，2010，（12）增刊.

［4］ 閔慶翠.農業(yè)科技檔案開發(fā)利用的思考［J］.蘭臺世界，2006，（4）.

Extension of Sci-Tech Archival Service Methods in Agricultural Universities

Ma Guo-sheng

G275.3

A

1005-9652（2016）02-0093-03

馬國勝（1970 —），男，陜西楊凌人，西北農林科技大學檔案館館員，碩士。