海外工程項(xiàng)目文書(shū)檔案的分類(lèi)研究

文/國(guó) 測(cè)

海外工程項(xiàng)目文書(shū)檔案的分類(lèi)研究

文/國(guó) 測(cè)

海外工程項(xiàng)目的文書(shū)檔案，不僅是項(xiàng)目施工的全部記錄，更是在海外規(guī)范的施工管理下，保障中資企業(yè)利益的武器。做好海外工程項(xiàng)目文書(shū)檔案的管理工作，首先從合理的分類(lèi)開(kāi)始。因海外工程項(xiàng)目文書(shū)檔案具有“來(lái)源”相對(duì)集中，且不同“來(lái)源”的檔案作用明顯不同的特點(diǎn)，在管理中，可按照來(lái)源原則進(jìn)行分類(lèi)。通常分為來(lái)自業(yè)主、監(jiān)理、項(xiàng)目上級(jí)單位、分包和日常管理這五個(gè)類(lèi)別。

海外工程項(xiàng)目；文書(shū)檔案；來(lái)源；分類(lèi)

海外工程項(xiàng)目的文書(shū)檔案，即指項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，由書(shū)信往來(lái)、商務(wù)信函、以及日常施工生產(chǎn)中生成的，并最終以文書(shū)檔案的形式保存下來(lái)的文件。海外工程項(xiàng)目的文書(shū)檔案是項(xiàng)目檔案的重要組成部分。［1］海外工程項(xiàng)目的文書(shū)檔案，是項(xiàng)目日常工作進(jìn)行的直接寫(xiě)照，也是在項(xiàng)目進(jìn)行中、結(jié)束后，進(jìn)行變更索賠、項(xiàng)目追責(zé)等工作的重要憑證。

海外工程項(xiàng)目文書(shū)檔案的管理，應(yīng)尊重海外工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，充分利用“來(lái)源”原則，［2］來(lái)指導(dǎo)海外工程項(xiàng)目文書(shū)檔案的管理工作。來(lái)源原則，即檔案館按照檔案的來(lái)源，進(jìn)行整理和分類(lèi)。根據(jù)不同的“來(lái)源”，海外工程項(xiàng)目的文書(shū)檔案，主要可分類(lèi)為來(lái)自業(yè)主、監(jiān)理、項(xiàng)目上級(jí)單位、分包和日常管理這五大檔案來(lái)源。

一、業(yè)主

業(yè)主，是工程項(xiàng)目的所有者，對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)起主導(dǎo)作用，是工程項(xiàng)目的責(zé)任主體，是項(xiàng)目的出資人，對(duì)項(xiàng)目具有絕對(duì)的權(quán)力。

海外工程項(xiàng)目的業(yè)主，通常是當(dāng)?shù)鼐哂袑?shí)權(quán)的機(jī)構(gòu)、部門(mén)。海外工程項(xiàng)目，與這些實(shí)權(quán)部門(mén)業(yè)主之間的文書(shū)檔案，［3］對(duì)項(xiàng)目具有十分重要、甚至決定性的作用。

業(yè)主的文書(shū)檔案主要包括：

（一）項(xiàng)目合同

項(xiàng)目中標(biāo)時(shí)，與業(yè)主簽訂的項(xiàng)目承包合同，是項(xiàng)目最重要的文書(shū)檔案之一，也是貫穿項(xiàng)目始終的文書(shū)檔案。

（二）開(kāi)工令

是開(kāi)工日期時(shí)，由業(yè)主下發(fā)的下達(dá)開(kāi)工的書(shū)面文件，是項(xiàng)目工期開(kāi)始計(jì)算的正式文件，也是標(biāo)志著項(xiàng)目從追蹤、簽約，到正式實(shí)施的重要標(biāo)志。

（三）停工令

指非項(xiàng)目自身原因，被迫停工，業(yè)主下發(fā)的停止施工的證明。

停工令在海外工程項(xiàng)目實(shí)施中，比開(kāi)工令更為重要。在海外施工中，因?yàn)榉琼?xiàng)目自身原因停工的情況屢見(jiàn)不鮮。能夠及時(shí)拿到停工令，將大大降低施工的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）與業(yè)主的往來(lái)文件

與業(yè)主日常的往來(lái)文件，均是關(guān)乎項(xiàng)目施工的重要內(nèi)容，通常只有業(yè)主有能力處理。這些與業(yè)主間的往來(lái)文件，需妥善保存。因?yàn)槲募袷酵容^統(tǒng)一，所以按照復(fù)文和來(lái)文的方式整理，再按照時(shí)間順序排列即可。

二、監(jiān)理

監(jiān)理，由項(xiàng)目業(yè)主派駐到工程項(xiàng)目，負(fù)責(zé)履行委托監(jiān)理合同的組織機(jī)構(gòu)。監(jiān)理受雇于業(yè)主，對(duì)項(xiàng)目的驗(yàn)工計(jì)價(jià)、材料供應(yīng)商、施工分包商、圖紙審批、施工申請(qǐng)、施工審批、整改要求、安全控制等各個(gè)方面，進(jìn)行全面的管理與監(jiān)控。

（一）驗(yàn)工計(jì)價(jià)

對(duì)施工建設(shè)過(guò)程中已完合格工程數(shù)量或工作進(jìn)行驗(yàn)收、計(jì)量和對(duì)驗(yàn)收、計(jì)量的工程數(shù)量或工作進(jìn)行計(jì)價(jià)活動(dòng)的總稱(chēng)。驗(yàn)工計(jì)價(jià)是項(xiàng)目向業(yè)主收款的唯一渠道，通常是每個(gè)月提交一次。

（二）材料供應(yīng)商審批

項(xiàng)目部使用的鋼筋、混凝土、模板等主要材料，均需通過(guò)監(jiān)理的資格審批，才可以使用。

監(jiān)理針對(duì)每種材料，會(huì)有既有通過(guò)審批的供應(yīng)商，也就有了相應(yīng)的供應(yīng)商名錄、資格審批報(bào)告的文書(shū)檔案。項(xiàng)目根據(jù)實(shí)際施工情況與需求，有時(shí)需要引進(jìn)監(jiān)理尚未審批的材料供應(yīng)商。這時(shí)，項(xiàng)目就需要根據(jù)監(jiān)理的要求，提供全套完整的供審批的文件、資質(zhì)證明、報(bào)告等。待監(jiān)理通過(guò)審批后，方可進(jìn)場(chǎng)使用。

（三）施工專(zhuān)業(yè)分包商審批

海外工程項(xiàng)目中，可以引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的分包商，進(jìn)行某一項(xiàng)專(zhuān)項(xiàng)工程的分包。這些專(zhuān)業(yè)分包商也需要具有監(jiān)理的認(rèn)可，具有資格審核的一系列文書(shū)檔案。與材料供應(yīng)商的審批文書(shū)檔案類(lèi)似。

（四）圖紙審批

海外工程項(xiàng)目中圖紙的審批是一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間且反復(fù)多次的過(guò)程。特別是有些設(shè)計(jì)，會(huì)通過(guò)對(duì)施工方法的修改變更，起到節(jié)省鋼筋、增加混凝土使用量等對(duì)于項(xiàng)目部有利的作用。這時(shí)，會(huì)產(chǎn)生溝通中的描述、說(shuō)明，以及監(jiān)理的認(rèn)可審批等文書(shū)檔案。

（五）施工申請(qǐng)

海外工程項(xiàng)目在進(jìn)行每個(gè)施工之前，均需得到監(jiān)理的同意才可施工。即項(xiàng)目部遞交施工申請(qǐng)，并得到監(jiān)理的同意認(rèn)可。施工申請(qǐng)是所有施工合理、合法、合規(guī)的證明。

（六）施工審批

海外工程項(xiàng)目在完成每一項(xiàng)具體施工后，均需要得到監(jiān)理的認(rèn)可，表示本次施工的材料、技術(shù)等是符合要求的，在工程量的數(shù)據(jù)上是得到認(rèn)定的。這是項(xiàng)目部進(jìn)行驗(yàn)工計(jì)價(jià)的依據(jù)。

（七）整改要求

如果項(xiàng)目在施工過(guò)程中收到來(lái)自監(jiān)理的整改要求，這些整改要求必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)有效處理，否則會(huì)造成被責(zé)令停工整頓、項(xiàng)目罰款等嚴(yán)重后果。針對(duì)每個(gè)監(jiān)理發(fā)放的整改要求，項(xiàng)目部均需做出合理的解釋、說(shuō)明，提出有效的解決措施，以書(shū)面形式提交至監(jiān)理，并得到監(jiān)理的審批。這些會(huì)形成圍繞整改要求的文書(shū)檔案。

（八）安全控制

海外工程項(xiàng)目對(duì)于安全的要求不僅來(lái)自國(guó)內(nèi)政府、施工單位，還來(lái)自當(dāng)?shù)氐恼?。按照監(jiān)理的要求，會(huì)形成日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)及突發(fā)事件報(bào)告等有關(guān)安全控制的文書(shū)檔案。

三、項(xiàng)目上級(jí)單位

項(xiàng)目上級(jí)單位，即項(xiàng)目部在國(guó)內(nèi)的總公司和項(xiàng)目部所在國(guó)的分公司或辦事處等，對(duì)項(xiàng)目部具有垂直領(lǐng)導(dǎo)、或直接領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力。

項(xiàng)目上級(jí)單位向項(xiàng)目部的發(fā)文，大致可以分為針對(duì)項(xiàng)目的文件、對(duì)項(xiàng)目請(qǐng)示事宜的批復(fù)文件、具有普發(fā)性質(zhì)的文件三類(lèi)。［4］

（一）針對(duì)項(xiàng)目的文件和對(duì)項(xiàng)目請(qǐng)示事宜的批復(fù)文件

此類(lèi)文件對(duì)項(xiàng)目有直接的指導(dǎo)、指示作用，需要作為重要的項(xiàng)目文書(shū)檔案予以保存。這一類(lèi)文書(shū)檔案可起到規(guī)避責(zé)任，證明特殊行為合理合法的作用。

（二）普發(fā)性質(zhì)的文件

普發(fā)性質(zhì)的文件，不是只針對(duì)項(xiàng)目的文件。但是因?yàn)槠瞻l(fā)性質(zhì)的文件中的內(nèi)容具有權(quán)威性和嚴(yán)肅性，是合規(guī)的、負(fù)責(zé)的，對(duì)項(xiàng)目具有參考、查考利用價(jià)值。

四、分包

分包，指從事工程總承包的單位將所承包的建設(shè)工程的一部分依法發(fā)包給具有相應(yīng)資質(zhì)的承包單位的行為，該總承包人并不退出承包關(guān)系，其與第三人就第三人完成的工作成果向發(fā)包人承擔(dān)連帶責(zé)任。項(xiàng)目與分包之間的文書(shū)檔案，主要在項(xiàng)目給付分包單位工程款時(shí)使用。

（一）工作安排

項(xiàng)目在與分包單位簽訂分包合同之后，并不是一次性完成所有工作，而是根據(jù)項(xiàng)目推進(jìn)，按照合同，逐步進(jìn)行工作。每一次的工作安排，都詳細(xì)記錄著開(kāi)工時(shí)間、工作內(nèi)容等信息。

（二）材料購(gòu)買(mǎi)

項(xiàng)目部大到鋼筋、混凝土等大宗主材的采購(gòu)，小到木方、防水卷材等小額輔材的采購(gòu)，都需要按照項(xiàng)目進(jìn)度分批進(jìn)行。所以，在每次采購(gòu)前，均應(yīng)形成相應(yīng)的材料購(gòu)買(mǎi)單，詳細(xì)記錄本次采購(gòu)的數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)便于項(xiàng)目對(duì)供應(yīng)商的支付統(tǒng)計(jì)，以及項(xiàng)目的物資管控、和成本核算。

（三）整改通知

項(xiàng)目對(duì)于專(zhuān)業(yè)分包商、勞務(wù)分包商在工作中存在的問(wèn)題，造成的損失，如不構(gòu)成直接罰款程度的，應(yīng)發(fā)放整改通知。通過(guò)整改通知，將問(wèn)題解決在萌芽階段。

（四）罰款通知

項(xiàng)目對(duì)于任何分包商，都具有直接扣款的權(quán)力。在項(xiàng)目下發(fā)整改通知后，如果分包單位不予以重視，或者改正不夠徹底，也可以適當(dāng)下發(fā)罰款通知，予以警覺(jué)。

（五）驗(yàn)工計(jì)價(jià)

項(xiàng)目向業(yè)主、監(jiān)理遞交的驗(yàn)工計(jì)價(jià)，是項(xiàng)目每月收款的途徑。同樣，分包向項(xiàng)目遞交的驗(yàn)工計(jì)價(jià)也是分包單位每月收到自身工程款項(xiàng)的渠道。

（六）人員手續(xù)辦理單

在海外的工程項(xiàng)目施工中，勞務(wù)人員的招聘成本遠(yuǎn)大于國(guó)內(nèi)的施工。其中主要體現(xiàn)在簽證成本和機(jī)票成本。簽證成本中包括簽證的直接費(fèi)用，和因?yàn)楹炞C所產(chǎn)生的屬地化經(jīng)營(yíng)等相關(guān)費(fèi)用。人員手續(xù)的有關(guān)文書(shū)檔案，可成為海外工程項(xiàng)目文書(shū)檔案的一個(gè)獨(dú)立分類(lèi)。

五、日常管理類(lèi)檔案

日常管理類(lèi)檔案，指項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，由項(xiàng)目的工作人員形成的各類(lèi)文件，主要包括合同、周會(huì)紀(jì)要、月度匯報(bào)等。這類(lèi)文書(shū)檔案與國(guó)內(nèi)工程項(xiàng)目頗為相似。針對(duì)海外工程項(xiàng)目，值得一提的是合同和月度匯報(bào)。

（一）合同

合同在海外工程項(xiàng)目的施工中，利用率非常高。海外工程項(xiàng)目的合同一般可分為供應(yīng)、服務(wù)、分包、人員等幾個(gè)大類(lèi)。這些合同在簽訂之后，都需要一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間的履行過(guò)程。

（二）月度匯報(bào)

海外工程項(xiàng)目的施工地點(diǎn)在海外，對(duì)于國(guó)內(nèi)總公司而言，最直接了解工程情況的材料就是月度匯報(bào)。在編制月報(bào)的過(guò)程中，要全面覆蓋項(xiàng)目部人、材、機(jī)的實(shí)際情況，重點(diǎn)突出驗(yàn)工計(jì)價(jià)、工程進(jìn)度、變更索賠等項(xiàng)目等關(guān)鍵方面，同時(shí)要格外突出項(xiàng)目所在地的特殊情況對(duì)項(xiàng)目的影響。月度匯報(bào)需要整合項(xiàng)目的方方面面，也要根據(jù)項(xiàng)目各類(lèi)文件，形成負(fù)責(zé)的各類(lèi)數(shù)據(jù)。月度匯報(bào)對(duì)海外工程項(xiàng)目而言，是最重要的門(mén)面工程。

中資企業(yè)的“出海”，在承攬項(xiàng)目時(shí)，不僅要和老牌的美國(guó)公司、德國(guó)公司競(jìng)爭(zhēng)，還要與新晉的土耳其公司、印度公司競(jìng)爭(zhēng)，靠的不是背景，而是施工的實(shí)力、技術(shù)的實(shí)力，融資的實(shí)力。在海外工程項(xiàng)目收取驗(yàn)工計(jì)價(jià)款、完成變更索賠、索要質(zhì)保金時(shí)，靠的更不是背景，靠的是證據(jù)、是文書(shū)檔案。保存好海外工程項(xiàng)目的文書(shū)檔案，將為中資企業(yè)的“出?！鄙弦粚颖ｋU(xiǎn)，為企業(yè)維護(hù)自身利益提供堅(jiān)實(shí)的保障。有條理地保存好海外工程項(xiàng)目的文書(shū)檔案，從合理正確的分類(lèi)開(kāi)始。

（責(zé)任編輯：李淑芳）

［1］ 邵淑英. 海外工程承包建設(shè)檔案管理工作淺析［J］. 機(jī)電兵船檔案，2010，（5）.

［2］ 張麗君. 如何做好海外工程檔案工作［J］. 中國(guó)檔案，2010，（1）.

［3］ 楊淑娥. 試析多元化經(jīng)營(yíng)條件下海外工程檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策［J］. 檔案，2014，（6）.

［4］ 李本強(qiáng). 透過(guò)海外工程項(xiàng)目檔案工作看檔案意識(shí)的重要性［J］. 蘭臺(tái)世界，2011，（10）.

Archival Classification of Overseas Construction Projects

Guo Ce

G275

A

1005-9652（2016）02-0090-03

國(guó) 測(cè)（1987—），女，河北保定人，中國(guó)土木工程集團(tuán)有限公司館員，碩士。