關(guān)于民生檔案提供利用情況的探討

文/田 凱 汪 兵

關(guān)于民生檔案提供利用情況的探討

文/田 凱 汪 兵

民生檔案所涉及的都是關(guān)于百姓切身利益的檔案，是社會(huì)活動(dòng)管理中維護(hù)百姓基本權(quán)益的原始憑證，但我國(guó)民生檔案在提供利用方面存在著制度不健全等不足。提高認(rèn)識(shí)、完善管理制度，有利于調(diào)高民生檔案的服務(wù)和利用水平，對(duì)于民生檔案的發(fā)展將起到一定的推動(dòng)作用。

民生檔案；提供；利用

一、民生檔案的概念、類型、特點(diǎn)及民生檔案的利用形式與意義

（一）民生檔案的概念

民生檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)單位、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中形成的歷史記錄，是對(duì)百姓民眾權(quán)益進(jìn)行維護(hù)的歷史憑證，是“百姓民眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的切身權(quán)益問(wèn)題”在檔案管理實(shí)踐工作中的集中表現(xiàn)。民生檔案包括著各種各類和民生相關(guān)的專門檔案，是政府及各機(jī)關(guān)單位對(duì)于保障民生與改善民生的得力工具。［1］生存和發(fā)展是我們社會(huì)上所面對(duì)永遠(yuǎn)不變的話題，我們現(xiàn)在所建設(shè)的社會(huì)主義人文社會(huì)，其本質(zhì)就是對(duì)廣大百姓民眾的民生總體水平進(jìn)行提高，使我們的社會(huì)保障體系變得越來(lái)越優(yōu)越。［2］

（二） 民生檔案的類型

據(jù)天津市西青區(qū)立檔單位及下屬機(jī)關(guān)所保存的民生檔案，我們可將它們分成6大類，共50小類。6大類分別為社會(huì)管理、房屋居住、養(yǎng)老救助、醫(yī)療衛(wèi)生、勞動(dòng)保障、教育管理。其中：

1. 社會(huì)管理下分為：

（1）獨(dú)生子女的管理 （2）再生育行政審批管理（3）征服社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)用 （4）獨(dú)生子女的救助（5）矯正勞教人員 （6）身份證底卡編碼管理 （7）戶籍管理 （8）公證管理 （9）社會(huì)優(yōu)撫 （10）喪葬管理（11）社會(huì)委員會(huì)老干部 （12）收養(yǎng)兒童 （13）婚姻檔案 （14）民族身份更正管理 （15）華僑身份認(rèn)證管理。

2. 房屋居住分為：

（1）拆遷工程管理 （2）產(chǎn)權(quán)抵押管理 （3）房屋鑒定 （4）擠占騰退管理 （5）私房管理 （6）經(jīng)營(yíng)售房管理 （7）保障性住房管理 （8）房屋產(chǎn)權(quán)管理（9）土地登記管理 （10）房改拆遷售房管理。

3. 養(yǎng)老救助分為：

（1）高齡人的審批管理（2）老齡化的日常管理 （3）殘疾人審批管理 （4）殘疾人恢復(fù)救助管理（5）殘疾人的教育及再就業(yè)管理 （6）社會(huì)救濟(jì)的審批管理 （7）社會(huì)專項(xiàng)救濟(jì)管理 （8）社會(huì)臨時(shí)的救助管理。

4. 醫(yī)療衛(wèi)生分為：

（1）醫(yī)療及健康管理 （2）社會(huì)衛(wèi)生監(jiān)督管理。

5. 勞動(dòng)保障分為：

（1）個(gè)體工商人員稅收管理 （2）百姓個(gè)體的稅收管理 （3）個(gè)體工商戶開業(yè)與歇業(yè)管理 （4）社會(huì)知青審批的管理 （5）社會(huì)組織單位招工和錄用管理 （6）社會(huì)福利保險(xiǎn)管理 （7）醫(yī)療救助保險(xiǎn)管理（8）勞動(dòng)仲裁管理 （9）社會(huì)組織單位工傷審批管理（10）勞動(dòng)能力的鑒定 （11）社會(huì)各單位離退休審批管理 （12）人事檔案管理。

6. 教育管理分為：

（1）學(xué)籍的管理 （2）學(xué)生的表彰管理。

（三） 民生檔案的特點(diǎn)

民生檔案除了具備普通檔案的所具有的一般特性，還具備一般特性之外的特點(diǎn)。

1. 廣泛性。

廣泛性是指民生檔案所涉足的群體、范圍、領(lǐng)域之廣泛。目前隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，我國(guó)在養(yǎng)老、醫(yī)療、住房、教育、社會(huì)保障、城鄉(xiāng)改造等惠民政策的不斷發(fā)展與完善，全社會(huì)的公民他們每個(gè)人在辦理每一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)時(shí)都會(huì)形成民生檔案。

2. 種類多樣性

種類多樣性是指從民生檔案的各大類及每大類下包含的每小類。民生檔案所涉及的群體、范圍、領(lǐng)域之廣泛，對(duì)百姓民眾各個(gè)方面的生活均有觸及，因此使得產(chǎn)生的民生檔案種類之繁多，數(shù)量也很龐大。［3］

3. 動(dòng)態(tài)性

動(dòng)態(tài)性是指關(guān)于百姓民眾的民生檔案工作永遠(yuǎn)是處在動(dòng)態(tài)的變化之中。隨著社會(huì)各單位、各機(jī)關(guān)部門、各組織在給社會(huì)民眾辦理各種民生事宜而產(chǎn)生的民生檔案會(huì)不斷變化，這樣的變化使得民生檔案具備了動(dòng)態(tài)性這個(gè)特點(diǎn)。

4. 人本性

人本性是指在民生檔案形成的過(guò)程中它是以人為基本單位進(jìn)行受理的，人是民生檔案形成的最基本的特點(diǎn)。

5. 現(xiàn)行性

在現(xiàn)實(shí)實(shí)踐活動(dòng)中，民生檔案具有顯著的現(xiàn)行性。民生檔案所具有的現(xiàn)行效力和價(jià)值意義可能會(huì)持續(xù)一個(gè)人的一生或許更長(zhǎng)的時(shí)間。

（四） 民生檔案利用形式及意義

檔案的提供利用工作是直接為建設(shè)社會(huì)主義事業(yè)工作的一種手段和工具，檔案的利用形式和途徑包含有多種：

1. 閱覽室

閱覽室是檔案館（室）集中接待社會(huì)檔案利用者的場(chǎng)所，是最為直接的對(duì)檔案進(jìn)行傳播和獲取檔案信息的地方。進(jìn)行閱覽室的開辟是對(duì)百姓民眾提供檔案服務(wù)最為主要的途徑和方式之一。

2. 外借

檔案的外借方式要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的制度和程序，經(jīng)過(guò)一定的手續(xù)將其帶出檔案館（室）進(jìn)行使用。

3. 制發(fā)復(fù)印本

根據(jù)檔案的原始原件材料對(duì)其制發(fā)各種復(fù)制本，是我們進(jìn)行檔案利用工作的一種重要方式，它包括內(nèi)供復(fù)制和外供復(fù)制。外供的復(fù)制又是實(shí)現(xiàn)科技檔案有償交流的一個(gè)途徑和方法。

4. 展覽

檔案的展覽室根據(jù)一定的需求，并按照一定的主題，較為有序的對(duì)檔案進(jìn)行陳列。通過(guò)介紹和展覽這些有關(guān)檔案的內(nèi)容和物件而達(dá)到提供利用的目的。

5. 制發(fā)檔案證明

檔案證明是一種書面材料的證明，它是檔案的保管單位、組織、機(jī)構(gòu)向來(lái)申請(qǐng)?jiān)儐?wèn)、核查某種事實(shí)與結(jié)果的利用者出具的在所藏檔案中有關(guān)記載材料。

6. 參考咨詢

檔案館（室）的關(guān)于參考咨詢工作，是檔案館（室）組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的工作人員根據(jù)檔案方面的專門實(shí)際知識(shí)和解答使用方面問(wèn)題的方法，向利用者提供一項(xiàng)關(guān)于檔案的利用信息及其情報(bào)的服務(wù)工作。

檔案提供利用的意義重大，對(duì)機(jī)關(guān)單位社會(huì)有重要的查考憑證作用與意義，同樣對(duì)人們社會(huì)生活活動(dòng)中的重要參考起著重要作用，是宣傳教育工作重要的材料來(lái)源。

二、民生檔案提供利用工作存在的問(wèn)題

（一） 民生檔案提供利用的管理制度不健全，管理工作不到位

由于民生檔案出現(xiàn)得較晚，到今天為止我們對(duì)民生檔案工作的任何一項(xiàng)工作指標(biāo)都沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，在一定程度上呈現(xiàn)出一種隨意、散漫的態(tài)度與趨勢(shì)。［4］

（二） 對(duì)于民生檔案的保管工作重視而對(duì)待利用工作態(tài)度輕視

民生檔案的工作人員大多每天都是忙于對(duì)民生檔案的收集、整理、保管、除塵等工作上，而大大忽視了提供利用工作的開發(fā)。［5］

（三） 民生檔案的利用效力低

很大一部分民生檔案存放在檔案館（室）內(nèi)得不到利用，這在很大程度上阻礙了檔案工作的開展和檔案事業(yè)的發(fā)展。［6］

（四） 對(duì)民生檔案產(chǎn)生社會(huì)效益的忽視

在民生檔案提供利用過(guò)程中，各機(jī)關(guān)單位的檔案館（室）的工作人員對(duì)民生檔案大多進(jìn)行借出、歸還數(shù)據(jù)的詳細(xì)記錄，這確實(shí)在客觀上反映了檔案價(jià)值、歸檔情況、檔案利用等情況。［7］但是大多忽略了對(duì)民生檔案提供利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)價(jià)值進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。這在一定程度上也嚴(yán)重阻礙了民生檔案工作的發(fā)展和檔案事業(yè)的進(jìn)程。

（五）在民生檔案提供利用過(guò)程中，只記錄其利用單位，而未對(duì)其深層次進(jìn)行了解

在民生檔案提供利用過(guò)程中，各機(jī)關(guān)單位的檔案館（室）的檔案工作人員應(yīng)該還需對(duì)其借閱利用目的進(jìn)行深度挖掘，如“工作參考”、“提供升職依據(jù)”等等，這都是對(duì)檔案工作進(jìn)行一個(gè)信息反饋。

三、解決民生檔案提供利用方面問(wèn)題的相關(guān)對(duì)策

（一） 對(duì)民生檔案利用工作的制度進(jìn)行完善

我們應(yīng)建立健全一個(gè)完善的民生檔案提供利用工作的管理制度，這樣就會(huì)使得我們的民生檔案提供利用工作能夠得到更好的發(fā)展，使得我們的檔案事業(yè)得到更好的發(fā)展。

（二） 對(duì)民生檔案提供利用工作提高認(rèn)識(shí)，努力進(jìn)行觀念上的創(chuàng)新

各機(jī)關(guān)單位檔案館（室）工作人員應(yīng)努力提高對(duì)民生檔案作用的認(rèn)識(shí)，提高民生檔案工作對(duì)民生檔案利用價(jià)值的認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新觀念。

（三） 加強(qiáng)對(duì)民生檔案的宣傳，滿足百信民眾的需求

民生檔案提供利用工作效率之所以低，很大程度上在于多數(shù)百姓民眾對(duì)民生檔案的認(rèn)知少。各機(jī)關(guān)單位檔案館（室）應(yīng)利用社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)加大宣傳，從而推動(dòng)民生檔案工作的發(fā)展。

（四） 加強(qiáng)對(duì)民生檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益與價(jià)值進(jìn)行記錄

我們今后民生檔案提供利用方面的工作還要對(duì)民生檔案提供利用工作所產(chǎn)生的巨大社會(huì)效益與價(jià)值進(jìn)行詳細(xì)的記錄。這些數(shù)據(jù)能促進(jìn)民生檔案提供利用工作的改善。

（五） 對(duì)民生檔案利用工作進(jìn)行深層次挖掘

在民生檔案提供利用工作過(guò)程中，要對(duì)其進(jìn)行深層次的挖掘。在民生檔案編研工作時(shí)，我們要做到既重編又重研，結(jié)合實(shí)際情況，從眾多的檔案信息中找出有規(guī)律性的。

四、民生檔案利用工作的展望

今后民生檔案提供利用的工作方向要向服務(wù)民眾方向發(fā)展，要樹立“服務(wù)民生與服務(wù)業(yè)務(wù)并重，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與服務(wù)群眾并重”的利用觀念。綜上所述，民生檔案涉及千家萬(wàn)戶，和每個(gè)人的利益相關(guān)，在百姓的利益得到合法保護(hù)的情況下，去促進(jìn)推動(dòng)社會(huì)主義社會(huì)發(fā)展。

（責(zé)任編輯：李淑芳）

［1］ 嚴(yán)永官.論"民生檔案"［J］.檔案管理，2009，（1）.

［2］ 李利華.關(guān)于建立民生檔案工作的幾點(diǎn)思考［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2010，（3）.

［3］ 曹航，宗培嶺.民生檔案：概念質(zhì)疑與思考［J］.浙江檔案，2009，（2）.

［4］ 蘆鴻雁.檔案利用工作存在的問(wèn)題與應(yīng)對(duì)措施［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2010，（1）.

［5］ 肖少芬.高校檔案利用工作的制約因素及對(duì)策［J］.機(jī)電兵船檔案，2009，（3）.

［6］ 張煜明.關(guān)于檔案利用問(wèn)題的思考［J］.檔案學(xué)研究，2006，（3）.

［7］ 曹航，宗培嶺.民生檔案的概念解析與價(jià)值指向［J］.檔案管理，2009，（2）.

An Exploration of The Utilization of Livelihood Archives

Tian Kai Wang Bing

G273.5

A

1005-9652（2016）02-0087-03

田 凱（1991—），男，天津人，天津師范大學(xué)，碩士研究生。汪 兵（1965—），女，天津人，天津師范大學(xué)管理學(xué)院檔案學(xué)系，副教授。